1. BÜRO YÖNETİMİ VE YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI
SEKTÖR UYGULAMALARI
SEKRETERİN BÜRO HİZMETLERİ VE
İMAJ YÖNETİMİ
SİNAN URAM NURŞAH YILDIZ

2. Sekreterin Büro Hizmetleri İmaj
Yönetimi
BÜRO İÇİNDE YONETİCİ SEKRETERİN GÖREVLERİ
Toplum yapısı karmaşıklaşıp, iş bölümü artınca;
uzmanlık alanları büyük önem kazanmaya
başlamıştır. Günümüzde sekreterlik mesleği iş
yerlerinde yerini almış,iş yerleri ile sekreterlik
birbirlerini hem etkilemiş hem de
tamamlamışlardır. İşyerlerinin varlık ve gelişme
etkeni olan yönetici sekreterlerin çalıştıkları
bürolarda yerine getirmek zorunda oldukları
birtakım görevler bulunmaktadır.

4. Telefon görüşmeleri: Profesyonel bir sekreterin, beceri ve
yeteneğini göstereceği faaliyetlerin başında, telefon
görüşmeleri gelmektedir. Telefon görüşmelerinde her
şeyden önce telefonun etkin bir biçimde kullanımı için
makinenin uygun bir yerde bulunması gerekmektedir.
Sekreterler, arayanların en az yarısıyla kendisi
görüşebilmeli, onlara organizasyonun faaliyetleri
konusunda yeterli bilgi verebilmelidir.

6. İş yerinin ilk temsilcisi sekreter olduğu için gelen
ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler
Bırakabilmek için şu hususlara dikkat edilmesi
gerekmektedir:
Daima temiz, şık, abartısız giyinmeli,
Ziyaretçileri güler yüzle karşılamalı,
Bilmediği veya tanımadığı kişileri ilk gözlemiyle
sınıflayabilmeli,
İkram için hazırlıklı bulunmalı,

7.  Ziyaretçilerin karşılanması: ziyaretçilerin
karşılanması büyük önem taşımaktadır. Ziyaretçi
geldiğinde çekingen, sinirli yada ön yargılı olabilir. Bu
yüzden ona oldukça kibar ve ilgili yaklaşmak
gerekmektedir.
Ziyaretçi İsimlerinin Kaydedilmesi:
Seyahat Organizasyonu:
Evraka Yönelik Dosya ve Arşiv Düzenlenmesi

9. İmaj Yönetimi
İmaj yönetimi, bireylerin başkaları üzerinde bıraktıkları
izlenimleri etkilemeye çalıştıkları bir süreç olarak ifade
edilmektedir. İmaj yönetimi bireyin kendi kendini yönetimidir.
Aslında bireyin kendini nasıl gördüğü, nasıl görmek istediği,
başkalarının bireyi nasıl gördüğü ve başkalarının bireyin nasıl
görmek istediğinin yönetimidir.
İmaj yönetiminde esas olan bireyin kendini, kişiliğini
tanımasıdır. Kişiliği bilmek neyi yapıp neyi yapamayacağımızı,
zaaflarımızı ve zayıflıklarımızı, güçlü yönlerimizi, öncelikli
değerlerimizi bilmek anlamına gelmektedir Kendimize olan
inancımız, duygularımızı, duygularımız düşüncelerimizi,
düşüncelerimiz de davranışlarımızı değiştirmemize yardımcı
olmaktadır. Başkalarının bizi algılaması bizim kendimizi nasıl
algıladığımıza bağlıdır. Başarılı bir imaj yönetimi imajı oluşturan
öğelerin bilinmesiyle yakından ilgilidir. İmajı oluşturan öğeler
başkalarının izlenimlerini etkileyebilme imkanı vermektedir.

11. İmajı Oluşturan Öğeler
 İmaj, bireylerin izlenimleri sonucunda zihinde vuku bulan olumlu
ya da olumsuz değerlendirmelerden oluşmaktadır. İmaj planlı bir
izlenim oluşturma sürecidir. İzlenimlere dayanarak bireyleri
birbirlerinden farklılaştırır ve onlara nasıl davranacağımızı
belirleriz. Yani izlenimlerimize dayanarak iletişim kurar
etkileşime gireriz. Bir kişi hakkındaki karar, ilk izlenime bağlıdır
ve 3 saniye gibi çok kısa bir sürede verilmektedir. İlk izlenimin %
93’ünü beden dili ve ses tonu oluşturmaktadır. Yalnızca % 7’si ne
söylendiği ile oluşturulmaktadır .
 İmajı oluşturan pek çok öğe vardır. Beden dili, mesafe kullanımı,
renk tercihi, giyimi, makyajı, fiziksel özellikleri, kokusu, sesi yani
insan ile ilgili her bir ayrıntı imajın bir parçası olarak karşımıza
çıkmaktadır. İmaj sözel ve sözel olmayan ipuçlarına bağlı olduğu
için, imajın öğelerini sözel ve sözel olmayan olarak
sınıflandırabiliriz. Sözel olmayan iletim kaynağı beden dilidir.
İmajın oluşturulmasında beden dilinin önemli bir yeri vardır.
Duyguların ve düşüncelerin kelimelere dökülmediği durumlarda
bir bakış, bir mimik binlerce kelimeden daha fazla anlam
taşımaktadır.

13. Sözsüz öğeler
 Beden dili: beden dilimiz hislerimizi anlatma çabamızı
desteklemekte, imajımız hakkında bilgi iletmektedir.
Olumlu bir imaja sahip olabilmek için beden dilini iyi bilmek
ve bilinçli bir şekilde kullanmak gerekmektedir. Yüz
ifadelerimiz, jestlerimiz ve insanlar arasına koyduğumuz
mesafelerimiz beden dilimizin birer parçasıdır.
 Giyim: İmajı oluşturan öğelerden biri de giyimdir ve etkili bir
imaj için giyim kilit rol oynamaktadır. Giysiler bireyi anlatan
bir reklam aracı görevini görmektedir. Bireyin giysilerine
bakarak sosyal kimliği, statüsü, değerleri ve düşünceleri
hakkında bir kanıya varmak olasıdır. Örneğin, muhafazakâr
giyinmiş genç bir bayana bakarak onun bir anne mi, iş kadını
mı yoksa bir öğrenci mi olduğu tahmin edebilir, maddi
durumu hakkında çıkarımlarda bulunulabilir

14. Makyaj:makyaj bakımı sağlıklı bir ifade için imaja yardımcı
olmaktadır
Renk
Koku
Fiziksel görünüm

15. Sözel öğeler
 İmajın sözel öğelerini sesin vurgusu, tonu, hızı ve sözel
ifadeler oluşturmaktadır. Türkçede sözcük ve cümle
vurgusu olmak üzere iki vurgu vardır. Cümle
vurgusunda, belirtmek istenen durum daha baskılı
söylenmektedir. Ton, sözcüklerin anlam farklılıklarını
belirlemek için kullanılmaktadır. İletişimdeki farklı ses
tonları, farklı kişilik özelliklerini ve farklı iletişim
biçimlerini yansıtmaktadır. Yüksek ses tonuyla
konuşan bir bireyin otoriter bir kişilik yapısı olduğu
düşünülmektedir

17. İmaj kırıcılar
 İmaj kırıcılar, birey hakkında negatif düşüncelere neden
olmaktadır. Negatif düşünceler, negatif duyguların ve
davranışların saikalarıdır. Birine karşı nasıl davranacağımız
onu nasıl algıladığımızla ilgilidir. Eğer tembel beceriksiz
olarak algılanıyorsak kimse bizimle çalışmak
istemeyecektir. Unutulmamalıdır ki nasıl algılanıyorsak
öyle biliniriz. Olumlu bir izlenim bırakmak ve olumlu
algılanmak için imaj kırıcı davranışlardan kaçınmak
gerekmektedir. Olumlu imaj kariyer basamaklarında
ilerlemenin önünü açarken, olumsuz imaj kariyerin
bitmesine neden olabilmektedir. Sigara içmek, el cepte
dolaşmak, çiklet çiğnemek, ağzı kapamadan esnemek,
gerinmek, geğirmek imajı olumsuz etkileyen birer imaj
kırıcıdırlar.

18.  TEŞEKKÜRLER!