Valonian projektipäällikkö Riikka Leskisen esitys: Kestävät julkiset hankinnat osana resurssiviisasta yhteiskuntaa

1. Kestävät julkiset hankinnat osana resurssiviisasta yhteiskuntaa
Riikka Leskinen 30.10.2014
27.10.2014

2. Cleantech
Resurssiviisaus
Innovaatiot
Hankintojen merkittävyyttä ei ymmärretä
Tukea
prosessiin
Osaamisen kehittäminen
Työkaluja seurantaan
Vertaistuki
Yhteistyö
Alueellinen yhteistyö
Tavoitteet
1 Haasteet
2 Tarpeet
Alueellisuus
Markkinat
Toimialat
Käyttäjät
Verkostot
Viestintä
Seurannan kehittäminen
Hankkeet
Koulutukset
Julkinen keskustelu
Yhteinen portaali
3 Mahdollisuudet

3. •Valtioneuvoston periaatepäätös kestävien ympäristö-ja energiaratkaisujen (cleantech-ratkaisut) edistämisestä julkisissa hankinnoissa
–”Julkisen sektorin tulee edistää cleantech-ratkaisujapainottuen ensimmäisten ja ensimmäisiin lukeutuvien referenssikohteiden syntymiseen ja käyttöönottoon kaikissa hankinnoissaan, mutta erityisesti rakentamisessa, energiasektorilla, liikkumisessa sekä jätehuollossa.”
–”Valtioneuvosto edellyttää, että kaikissa valtion julkisissa hankinnoissa tavoitteena on kokonaisratkaisu, joka edistää energia-ja ympäristötavoitteita sekä hyödyntää cleantech-ratkaisujakokonaistaloudellisesti parhaalla tavalla”
–”Valtioneuvosto suosittelee, että kaikki muut julkiset hankintayksiköt (kunnat) noudattavat edellä mainittuja periaatteita ja tavoitteita.”
–Lisäksi periaatepäätös sisältää konkreettisia tavoitteita eri toimialoihin ja toimintoihin liittyen. Taustamateriaaleissa mainitaan tavoitteena, että yksi prosentti hankintojen kokonaisarvosta tulisi käyttää cleantech-ratkaisujenreferenssikohteisiin.
Valtioneuvoston periaatepäätös (13.6.2013)
Kuntien hankintojen kehittämisen taustalla

4. •Merkittävä määrä resursseja siirtyy kunnilta yrityksille
–Mahdollisuus vaikuttaa merkittävästi cleantech-ratkaisujenkotimarkkinoiden kasvuun
–Mahdollisuus edistää innovaatioiden ja cleantech-ratkaisujenkehittymistä Suomessa
–Mahdollisuus vähentää ilmasto-ja ympäristövaikutuksia sekä tehostaa resurssitehokkuutta kunnissa
Periaatepäätöksen merkitys
320 kuntaa
Hankinnat vuodessa 18,18 mrd.€
?

5. Haasteet
1

6. •Hankintojen merkitystä kunta-ja aluetalouden kannalta ei ymmärretä
–vähäinen resursointi
–ei aikaa, ei yhteyshenkilöitä, ei selkeitä vastuita
–hajanaisuus kuntien/kaupunkien sisällä
–ei strategista tukea hankintojen kehittämiseen
–ei tarpeeksi osaamista
–keskitytään vääriin asioihin
•Hankintojen seuraaminen ja mittaaminen on puutteellista
•Hankintalain ja markkinaoikeuden pelko
•Ei osata etsiä apua tai haetaan sitä liian myöhään
Lähde: asiantuntijahaastattelut
Keskeisimmät haasteet kunnissa
©Janne Riikonen

7. Hankintojen ulkoistaminen
(kunta noin 17 000 asukasta)
Case
1
”Hankinnat mielellään ulkoistetaan,
jolloin kukaan ei oikein tiedä, kuka vastaa mistäkin.
Tekninen sektori hoitaa omansa, he eivät kaipaa muilta apua.”

8. •Hankintojen merkitystä kunta-ja aluetalouden kannalta ei ymmärretä
–Vähäinen resursointi
•Hankintojen seuraaminen ja mittaaminen on puutteellista
•Tieto on hajanaista, ei selkeää roolijakoa
•Selkeää kokonaisvastuun ottajaa/kokoajaa ei ole
Lähde: asiantuntijahaastattelut
Keskeisimmät haasteet kansallisesti

9. KUNTATASO
ALUETASO
Kuntien resurssiviisaat hankinnat: keskeiset toimijat
Tekes,
Huippuostajat-ohjelma
YM,
kestävät hankinnat
Hankintarenkaat
Alueelliset kehittäjät,
esim. Valonia
Toimialat
Keskitetty hankinta
Hankinta-asiamies,
nyt 6 maakunnassa
Kunnan johto
Alueelliset kehittämisyhtiöt
Sitra,
Kohti resurssiviisautta -kokonaisuus
TEM,
cleantech-hankinnat
Motivanhankintapalvelu
SYKE,
tietyt hankkeet
Kuntaliitto, julkisten hankintojen neuvontayksikkö
Käyttäjät
Päättäjät
KANSALLINEN TASO
YKSITYISET PALVELUNTARJOAJAT
Kuntien verkostot, asiantuntijayhteistyö
Alueelliset verkostot ja hankintarenkaat
Yhteistyötä ja rooleja olisi selkiytettävä

10. •Jotta hankintoja voidaan kunnassa kehittää, on ymmärrettävä hankintoihin liittyvä kokonaisprosessi (kaksi seuraavaa diaa)
•Uudenlainen näkökulma prosessista asettaa merkittäviä haasteita kunnissa
–Koko työ on järjestettävä ja aikataulutettava uudelleen
–Resurssit eivät ole muuttuneet uusien haasteiden myötä
•Julkisten hankintojen sääntelyuudistus on parhaillaan käynnissä. Uusi hankintalaki tulee voimaan keväällä 2016.
–Myös lakiin tullaan kirjaamaan vaatimuksia esimerkiksi sidosryhmiin, viestintään ja kestävään kehitykseen liittyen
–Uuden lain myötä pyritään muun muassa lisäämään innovaatioita sekä edistämään pk-yritysten mahdollisuuksia osallistua julkisiin hankintoihin
Kokonaisprosessiin liittyvät haasteet
Hankintaprosessi

11. Kilpailutuskeskeinen näkemys
•Hankinnat = Kilpailutus (alkaa tarjouspyynnöstä päättyy sopimukseen)
•Hankintojen ydin on kilpailutusprosessin toteuttamisessa
•Hankintojen resurssit on keskitetty kilpailutuksen toteutukseen
PERINTEINEN NÄKEMYS JULKISESTA HANKINNASTA
Hankinnan suunnittelu ja valmistelu
Toimittajasuhteen hallinta
KILPAILUTUS

12. Hankinnan suunnittelu ja valmistelu
Toimittajasuhteen hallinta
KILPAILUTUS
Yhteistyökeskeinen näkemys: hankinta osana toimitusketjun hallintaa
•Hankinnat on tilaajan ja toimittajien välistä yhteistyötä yhteisten päämäärien saavuttamiseksi
•Hankintojen ydin on toimittajasuhteen hallinnassa
•Hankintojen resurssit keskittyvät suunnitteluun ja toimittajasuhteen hallintaan
UUSI NÄKEMYS JULKISESTA HANKINNASTA

13. •Lainsäädäntö asettaa puitteet, kaikki on periaatteessa mahdollista
•Kun hankinnat suunnitellaan hyvin, on mahdollista hankkia lähiruokaa, puhdasta tekniikkaa, kestäviä rakennuksia jne.
•Kunnan strateginen ja operatiivinen taso tulee olla liitoksissa toisiinsa, jotta kehittämistyöhön on johdon tuki
•Hankintojen kehittämisessä kannattaa pitää laaja näkemys, koska eri tavoitteet (innovatiivisuus, kestävyys, resurssiviisaus, hyvä hankintaprosessi) tukevat toisiaan
•Keskeistä on:
–Markkinavuoropuhelu
–Tilaajatason/käyttäjien mukaan ottaminen suunnitteluun
–Toimialojen sitouttaminen
–Avoin, tasapuolinen ja oikea-aikainen viestintä eri sidosryhmien suuntaan
•Tärkeää olisi satsata resurssit strategisesti merkittäviin hankintoihin, kuten urakat, tekninen sektori, sote
Keskeinen viesti kuntiin
Julkiset hankinnat

14. Innovatiivisuus
(kunta noin 50 000 asukasta)
Case
2
”Uuden teknisen ratkaisun hankintaprosessi käynnistyi sillä, että suunnittelu
aloitettiin yhteistyössä sidosryhmien kanssa, eikä vain niiden perinteisten,
vaan mukaan haluttiin laajalti eri toimijoita. Ei haluta hankkia perinteistä ratkaisua,
vaan tavoitellaan uutta innovatiivista ratkaisukokonaisuutta.”

15. Tarpeet
2

16. •Vertaistuki
–Eniten luotetaan vertaiseen, eli muiden hankintayksiköiden ihmisiin
–Kaivataan luontevaa verkostoa, jossa tutustuu kollegoihin ja tietää, mistä löytyy eri toimialojen osaamista
–Hyvät esimerkit ovat tarpeellinen työkalu, mutta esimerkkejä tarvitaan runsaasti, jotta löytää omaan tilanteeseen sopivan
•Viestintä
–Kunnissa on epäselvää, minne kannattaa ottaa yhteyttä,
–Viestintä eri työkaluista ja palveluista kaipaa selkeyttämistä ja kokoamista
•Alueellinen yhteistyö ja verkostot
–Monille kunnille, sekä suurille, että pienemmille, olisi luontevaa tehdä tiiviimpää yhteistyötä alueellisesti. Tähän kaivataan tukea.
Kuntien tarpeita

17. •Tukea prosessiin
–Kunnissa on alettu ymmärtää, että hankintaprosessia täytyy kehittää kokonaisuudessaan. Tukea ja työkaluja kuitenkin tarvitaan:
•Markkinavuoropuhelun toteuttamiseen
•Toimialojen sitouttamiseen
•Loppukäyttäjien kuulemiseen
•Osaamisen kehittäminen, koulutusmahdollisuudet
–Osaamista olisi kehitettävä kaikin tavoin, koska suuri osa hankintoja tekevistä ei ole saanut työhön soveltuvaa koulutusta
–Osaamisen kehittämistä kaivataan kaikilla tasoilla: johto ja toimialajohto, luottamushenkilöt, yksiköiden vastaavat, hankintoja tekevät, yritykset
•Työkaluja hankintojen vaikutusten seuraamiseen
–Tarvitaan työkaluja hankintojen ilmasto-tai yritysvaikutuksien seuraamiseen. Kun tietoa vaikutuksista ei ole, on kestäviä hankintoja hankala perustella kaikille osapuolille (luottamushenkilöt / johto / toimialajohto / hankkijat)
Kuntien tarpeita

18. •Markkinavuoropuhelu
–Tärkeintä on tasapuolisuus ja avoimuus
–Viestintä aloitettava ajoissa
–Esimerkiksi avoimen foorumin järjestäminen sidosryhmille
•Toimialojen sitouttaminen
–Oltava pysyvä työryhmä, jossa kaikki toimialat mukana
–Toimialojen yhteistyö auttaa osaamisen juurruttamisessa kuntaan
•Loppukäyttäjien kuuleminen
–Loppukäyttäjät on saatava mukaan hankinnan suunnitteluun jo varhaisessa vaiheessa, jotta itse hankinnassa keskitytään todelliseen tarpeeseen ja tuloksellisuuteen
–Esimerkiksi ekotukitoiminta voi olla yksi työkalu loppukäyttäjien sitouttamiseen
•Viestintä
–Viestintä oltava avointa ja tasapuolista
–Onnistuu parhaiten, kun ollaan ajoissa liikkeellä ja mietitään erilaiset mahdolliset sidosryhmät
Miten?

19. Markkinavuoropuhelu
(kunta noin 170 000 asukasta)
Case
3
”Hankintaryhmä, jossa mukana kaikkien palvelualueiden päälliköt sekä apulaiskaupunginjohtaja. Hankintaillat kaksi kertaa vuodessa, missä kerrotaan mitä hankintoja on käynnistymässä.
Hankintafoorumi kuusi kertaa vuodessa, jossa mukana yrittäjäjärjestö, hankinta-asiamies,
kaupunki ja kehittämisyhtiö.”

20. Yrittäjäystävällisyys
(kunta noin 30 000 asukasta)
Case
4
”Yrittäjäystävällisyys on arkipäiväisiä asioita. Kunnan tarjouspyynnöt ovat lyhyitä,
enintään 2 sivua. Kestävän kehityksen näkökulma on konkreettisesti mukana.
Tämän kokoinen kunta ei ole kasvoton, osataan etsiä sopiva henkilö
kuhunkin asiaan liittyen.”

21. Mahdollisuudet
3

22. 1.Julkinen keskustelu
2.Koulutukset
3.Yhteinen portaali/nettisivut
4.Vertaisverkosto
5.Seurannan kehittäminen
6.Hankkeet
Ratkaisuja –ehdotuksia

23. •Hankintojen merkitystä niin kansantalouden, aluetalouden, kuntatalouden, työllisyyden, innovaatiopotentiaalin kuin ympäristövaikutustenkin osalta on nostettava vahvemmin esille
•Aihe tulisi nostaa esille niin alueellisissa kuin valtakunnallisissakin medioissa, jotta syntyisi keskustelua kuntien hankinnoista ja eri näkökulmista niihin liittyen
•Eduskuntavaalit 2015 ja niiden myötä uusi hallitusohjelma on merkittävä mahdollisuus nostaa esille julkista keskustelua
•Keskeisimpien kansallisten toimijoiden sekä omalta osaltaan alueellisten toimijoiden tulisi huolehtia julkisen keskustelun herättämisestä
1. Julkinen keskustelu
Ratkaisuja –ehdotuksia

24. •Olennaisin haaste on, että koulutus ei tavoita koulutuksen tarpeessa olevia
•Yksittäiset seminaaripäivät eivät auta osaamisen kasvattamisessa, niistä on apua lähinnä verkostoitumiseen
•Koulutusta tarvitsevat kaikki osapuolet: hankintahenkilöstö, toimialavastaavat, tilaajat, luottamushenkilöt ja tarjoajat/yritykset
–Selkeintä kuitenkin olisi kohdistaa koulutukset hankintahenkiöille ja toimialojen vastaaville
•Eri tahojen tarjoamat koulutusmahdollisuudet tulisi olla koottuna yhdelle sivustolle
2. Koulutukset
Ratkaisuja –ehdotuksia

25. Kehitettäviä koulutuspalveluita:
•Valmennukset
–8–12 kuukautta kestävä kokonaisuus, jossa yhdistyisi virtuaalinen oppimisympäristö ja lähiopetus
–Osallistuja tulisi mukaan konkreettisen, ajankohtaisen hankinnan kanssa, joka toteutettaisiin valmennuksen aikana.
–Asiantuntijavalmentajalta saisi apua ja näkökulmia ja valmennusryhmältä vertaistukea
–Olennaista olisi se, että koulutus olisi vaivatonta toteuttaa työn ohessa
•Täydennyskoulutus
–Olisi tärkeää, että oppilaitokset (esim. AMK) tarjoaisivat nimenomaan julkisiin hankintoihin suunnattua täydennyskoulutusta. Ongelmana on myös se, että suoraan alalle soveltuvaa korkeakoulututkintoa ei ole.
•Lisäksi koulutusta kaivataan muun muassa
–markkinavuoropuhelun toteuttamiseen, viestintään, strategiseen kehittämiseen sekä käyttäjien ja sidosryhmien osallistamiseenliittyen
2. Koulutukset
Ratkaisuja –ehdotuksia

26. •Tiedon ja toimijakentän hajanaisuus on akuutti ongelma
•Olisi tärkeää saada koottua yhteen kaikki keskeiset
–Toimijat
–Työkalut
–Hyvät esimerkit
–Koulutukset
–Palveluntuottajat
•Mukaan olisi saatava palvelut sekä tilaajille, että tarjoajille
•Työ on iso ja vaatii ylläpitoa ja vastuunottajaa. Tällä hetkellä resursseja kuitenkin valuu hukkaan, kun tuotettu tieto, työkalut, materiaalit, kuntaesimerkit tai tarjottavat palvelut eivät löydä käyttäjää
3. Portaali/nettisivut
Ratkaisuja –ehdotuksia

27. •Ihminen luottaa vertaistensa näkemyksiin, niin myös hankinnoissa – luotettavimpia ovat sellaiset asiantuntijat, jotka työskentelevät hankintayksikössä
•Olemassa / kehitteillä olevia verkostoja hankintoihin liittyen:
–Hankintarenkaat
–Ekohankintaverkosto
–Kymppi-kaupunkien hankkijat
–Sitran kaupunkiverkosto / RV-toimintamalli
–Hankinnat.fi-neuvontapalvelu(lähinnä juridista neuvontaa)
–Hankintamappi-työkalun käyttäjäkunnat
–Huippuostajat-ohjelmanhankintayksiköt
4. Vertaisverkostot
Ratkaisuja –ehdotuksia

28. •Vertaisverkostoja tarvitaan, mutta myös niiden tulisi profiloitua selkeästi
–Kun on useita rinnakkaisia vertaisverkostoja, voi niiden merkitys jäädä vähäiseksi
–Alueellista näkökulmaa kannattaa hyödyntää. Alueellinen verkosto voi olla toimivampi, kuin laaja valtakunnallinen. Se kuitenkin vaatii jonkinlaisen veturin tai raamin verkoston aktivoimiseksi
–Alueellisilla verkostoilla kuitenkin tulee olla kytkös valtakunnallisiin verkostoihin, jotta tieto vaihtuu. Valtakunnallinen koordinaatio ei kuitenkaan saa viedä keskustelun pääpainoa pois kunnilta itseltään.
–Verkostoissa voisi olla mahdollisuus myös erikoistua esim. eri toimialoihin. Tällöin olisi tärkeää yhteisesti tietää, mistä löytää kunkin toimialan erityisosaamista.
4. Vertaisverkostot
Ratkaisuja –ehdotuksia

29. •Mittareita ja seurantaa on kehitettävä, jotta hankintojen merkitys voidaan ymmärtää sekä valtakunnallisesti, että kuntatasolla
–Ympäristö-ja päästövaikutukset
–Yritysvaikutukset
–Pitkän aikavälin taloudelliset vaikutukset (mm. elinkaarikustannukset)
•Seuranta tulisi kehittää sellaiseksi, että se on mahdollisimman luonteva osa hankintaprosessia, esimerkiksi osaksi Hilmaa tai muuta hankintatoimeen tai talousarvioon liittyvää työkalua. Seuranta ei saisi aiheuttaa ylimääräistä, irrallista työtä.
•Eri sopimusjärjestelmien ja ohjelmien raportointivelvoitteita tulisi yhdistää
5. Seurannan kehittäminen
Ratkaisuja –ehdotuksia

30. •Toistuvasti selvityksen aikana nousi esille ajatus jonkinlaisesta kuntakiertueesta hankintoihin liittyen
•Tarkoituksena olisi tehostetun kampanjan myötä innostaa kuntia hankintojen kehittämiseen. Kunnassa kiertue voisi kohdistua erityisesti johtoryhmään, päättäjiin ja toimialajohtoon.
•Kohteena voisivat olla esimerkiksi noin 10 000–40 000 asukkaan kunnat, myös alueellinen rajaus voisi olla mahdollinen
•Kiertueen voisi kytkeä julkisen keskustelun aktivoimiseen
•Myös muiden ehdotusten hankkeistaminenkannattaa, kunhan se tehdään vuoropuhelussa keskeisten toimijoiden kanssa.
6. Hankkeet
Ratkaisuja –ehdotuksia

31. •Alueellisten verkostojen merkitystä tulee korostaa, koska valtakunnallinen koordinaattori ehtii vain niukasti perehtyä kentän tilanteeseen. Vastuuta ja resursseja tulee ohjautua myös muualle kuin keskitetylle koordinaatiolle, jotta toiminnan avoimuus ja tasapuolisuus ei kärsi.
•Toiminnan tulee selkeyttää kuntien resurssiviisaus-ja ilmastotyöhön liittyviä palveluita, ei tuoda uutta, päällekkäistä lenkkiä
•Toiminta tulee perustua avoimelle vuoropuhelulle, jotta toiminta aidosti levittäytyy kentälle saakka.
•RV-koordinaationtulee tunnustaa muiden organisaation osaaminen ja vahvuudet sekä tehdä tiivistä ja avointa yhteistyötä, jotta vähäiset resurssit tulee käytettyä parhaalla mahdollisella tavalla –ei kilpailuasetelmaa
•Raportoinnissa tulisi välttää päällekkäisiä ja irrallisia raportointijärjestelmiä, olisi keskityttävä selkeisiin mittareihin, jotka ovat yhteensopivia muiden järjestelmien kanssa. Kunnilta kannattaisi kuitenkin edellyttää esimerkkejä toteutuneista hankinnoista.
Huomioon otettavaa
Sitran kehittämä Resurssiviisaustoimintamalli

32. Riikka Leskinen, projektipäällikkö
VALONIA–Varsinais-Suomen kestävän kehityksen ja energia-asioiden palvelukeskus
www.valonia.fi
30.10.2014