Quy trình nhập khẩu của công ty thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu thép Hoàng Gia.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
VÀ DỊCH VỤ SAO NAM VIỆT
1.1.Quá trình hình thành và phát triển
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SAO NAM VIỆT
Mã số thuế: 0309264505
Địa chỉ: 184/36/26 Bãi Sậy, Phường 04, Quận 6, TP Hồ Chí Minh
Tên giao dịch: SAO NAM VIET CO.,LTD
Giấy phép kinh doanh: 0309264505 - ngày cấp: 31/07/2009
Giám đốc: TRẦN NGỌC YẾN PHƯỢNG
Lĩnh vực hoạt động của công ty là sản xuất, mua bán và phân phối sắt thép, lưới
rào B40, kẽm gai các loại …
Tính đến nay, Công ty có gần 11 năm kinh doanh trong lĩnh vực sắt thép. Lúc
đầu Công ty là một cửa hàng kinh doanh sắt thép nhỏ, dần dần cửa hàng đã khẳng
định được vị trí của mình trên thị trường. Nắm bắt được xu thế phát triển của thị
trường sắt thép, cửa hàng Hoàng Gia ngày càng mở rộng quy mô và quyết định thành
lập nên Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Thép Hoàng Gia
vào cuối năm 2007. Hiện tại, Công ty là nguồn cung ứng sắt thép cho các doanh
nghiệp và cửa hàng vật liệu xây dựng lớn nhỏ ở trong thành phố và các tỉnh thành lân
cận thành phố Hồ Chí Minh như Đồng Nai, Bình Dương, Bình Phước, Tây Ninh,
Long An và đặc biệt là các tỉnh miền Tây.
1.2.Chức năng hoạt động của Công ty
Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là sản xuất, mua bán và phân phối
thép cuộn
Chủng lọai, các thông số kíchthước: Chủng loại: Φ5.5- Φ16
Các thông số kích thước:
۰ Đường kính ngoài cuộn: Φ1200 mm
۰ Đường kính trong cuộn: Φ 900 mm
۰ Trọng lượng cuộn: 2000-2100kg
０ Buộc 4 dây đai 7.0

1.3.Cơ cấu tổ chức của Công ty
1.3.1.Sơ đồ tổ chức
Hình 1.1.: Sơ đồ tổ chức Công ty Hoàng Gia
(Nguồn: từ tài liệu quản lý nhân sự của Công ty)
1.3.2.Chức năng của từng bộ phận trong công ty
Nhân sự tuyển dụng được bố trí theo từng mục đích cụ thể và mỗi công việc đều
có tầm quan trọng cho những công việc tiếp theo. Thành công của mỗi cá nhân tùy
thuộc vào nhiều khía cạnh, nhưng điều cơ bản là mỗi người phải nhận thức được rõ
ràng công việc của mình và hoàn thành nó một cách xuất sắc. Thành công sẽ đến khi
người ta nhận thức điểm mạnh của họ ở đâu. Thật vậy, mỗi vai trò trong sơ đồ tổ
chức nhân sự của công ty Hoàng Gia được định nghĩa một cách rõ ràng với những
mục tiêu cụ thể:
Giám đốc
Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ công ty.
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên. Tổ chức thực hiện
kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.

Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các
chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng
thành viên.
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ
tịch Hội đồng thành viên.
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty.
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. Tuyển
dụng lao động.
Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định trong hợp đồng lao động mà giám
đốc ký với công ty theo quyết định của Hội đồng thành viên.
Phó Giám Đốc
Phó Giám Đốc hiện tai của công ty là ông Trần Doãn Nhật Quang.
Phó Giám Đốc là người dưới quyền Giám đốc, giúp việc cho giám đốc trong
quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc. Phó
giám đốc được phân công phụ trách một số mãng, lĩnh vực như: kinh doanh, nhận sự,
hành chính, đầu tư, đối nội đối ngoại. Phó giám đốc chủ động và tích cực triển khai,
thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả
các hoạt động của công ty.
Phòng kinh doanh
Nhân viên phòng kinh doanh là những người trực tiếp mang doanh thu về cho
công ty, góp phần lớn vào sự phát triển của doanh nghiệp. Nhân sự trong phòng kinh
doanh luôn phải chịu áp lực khá cao do phải đáp ứng doanh số của công ty đề ra. Cụ
thể phòng kinh doanh đảm nhiệm các công việc sau :
- Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện
- Giao dịch trực tiếp với hệ thống Khách hàng, hệ thống nhà phân phối
- Thực hiện hoạt động bán hàng nhằm mang lại Doanh thu cho Doanh nghiệp
- Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Quản lý kho... nhằm mang đến
các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng.
Phòng nhân sự

Nhân viên phòng nhân sự đảm nhiệm các công việc :
- Tuyển dụng lao động, bố trí sắp xếp quản lý lao động
- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của toàn Công ty
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán là những người có chuyên môn nghiệp vụ thực hiện chức
năng theo dõi tình hình sử dụng các nguồn vốn, tài sản của công ty dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của Kế toán trưởng ; Xử lý và cung cấp thông tin hữu ích giúp Hội đồng
quản trị, Ban Giám đốc điều hành họat động sản xuất kinh doanh, đảm bảo các nguồn
lực trong công ty được sử dụng đúng mục đích và đạt hiệu quả cao; thực hiện các
nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về kế toán, thống kê.
Nhân viên hành chính văn phòng
Nhân viên hành chính văn phòng thực hiện các công việc do ban lãnh đạo công
ty giao cho một cách trực tiếp hoặc các công việc đã được lãnh đạo trù liệu từ trước,
là thuộc nhóm công việc trợ giúp. Nhân viên văn phòng của công ty hiện là nhân viên
văn thư có chức năng soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận,
đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, thanh toán các chi phí văn phòng, trực lễ
tân…
Quản lý kho
Quản lý kho là những người trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý tất cả nhân viên
bốc xếp hàng hóa tại công ty và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hàng hóa, sản phẩm
trang thiết bị và tài sản của công ty. Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật tư, công
cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, tài sản, hàng hoá theo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý,
hàng năm và cùng với bộ phận kế toán kiểm kê kho định kỳ.
1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm vừa qua
Bảng 1.1.Một số kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2016 -2018)
TT Chỉ Tiêu Đơn vị 2016 2017 2018
1 Doanh thu Đồng 263.046.529.772 406.983.874.159 392.041.336.712

2 Vốn chủ sở
hữu
Đồng
8.039.477.819 8.555.193.261 8.828.570.207
3 Số lao động Người 155 128 117
4 Thu nhập
BQ
Người/
tháng
3.600.000 4.300.000 4.800.000
5 Lợi nhuận
trước thuế
Đồng 128.577.655 774.483.398 567.282.549
6 Tỷ suất lợi
nhuậntrước
thuế (trên
vốn chủ sở
hữu)
%
1,6% 9,1% 6,4%
(Nguồn: Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2016 -2018)
Nhận xét:
Thông qua bảng về kết quả sản xuất kinh doanh về doanh thu của Công ty Hoàng
Gia ta thấy:
Doanh thu của Công ty qua các năm tăng lên một cách đáng kể từ năm 2016 đến
2018. Cụ thể: Năm 2017, doanh thu tăng 54,72% so với năm 2016, tương ứng với số tiền
tăng khoảng 144 tỷ đồng, doanh thu năm 2018 so với năm 2017 giảm 5,68%, tương ứng
với số tiền giảm khoảng 15 tỷ đồng. Tại thời điểm này, Công ty gặp một số khó khăn về
cơ cấu tổ chức cũng như nhân sự, đồng thời chịu ảnh hưởng biến động của thị trường thép,
giá phôi thép biến động thất thường. Thêm vào đó thời gian này thị trường bất động sản
đóng băng, đầu tư xây dựng chững lại dẫn đến nhu cầu thép xây dựng giảm, đã làm cho
doanh thu của Công ty giảm sút. Tuy nhiên, nhìn chung doanh thu của năm 2018 so với
2016 tăng 49,04%, tương ứng số tiền tăng 129 tỷ đồng. Điều này chứng tỏ doanh thu của
Công ty biến chuyển theo chiều hướng thuận lợi với tốc độ phát triển doanh thu bình quân
đạt giá trị cao.

Thu nhập bình quân của lao động cũng tăng lên một cách đáng kể từ năm 2016 đến
2018. Chứng tỏ công ty đã phát triển mạnh hơn so năm trước và đã vượt qua được khó
khăn.
Đồng thời vốn chủ sở hữu của Công ty cũng tăng lên từ 8.039.477.819 (năm 2016)
lên 8.828.570.207 (năm 2018), nhưng mức độ tăng không nhiều. Có thể thấy Công ty cần
phải đề ra nhiều chính sách hơn nữa, ký kết thêm nhiều hợp đồng có giá trị cao để thúc
đẩy vốn chủ sở hữu của công ty.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU THÉP HOÀNG GIA
2.1. Quy trình nhập khẩu của công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập
khẩu thép hoàng gia
Sơ đồ 2.2 Quy trình hoạt đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Thương Mại Và Dịch
Vụ Xuất Nhập Khẩu Thép Hoàng Gia
2.1.1 Bước đầu khâu thanh toán
 Hình thức TTR trả trước:
Công ty thường thực hiện thanh toán bằng phương thức TTR trả trước đối với
những đối tác thân thiết có quan hệ làm ăn lâu dài.
Sơ đồ 2.3 Quy trình thanh toán TTR trả trước
Công ty chuẩn bị bộ hồ sơ và đến nộp cho ngân hàng:
+ Đơn đề nghị mua ngoại tệ (mẫu ngân hàng)
+ Lệnh chuyển tiền nước ngoài (mẫu ngân hàng)

+ Hợp đồng ngoại thương (bản sao) thể hiện rõ hình thức thanh toán là TT trả
trước.
+ Giấy phép nhập khẩu bản sao
Ngân hàng sau khi kiểm tra hồ sơ nếu hợp lệ sẽ thực hiện chuyển tiền bằng điện
cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài, đồng thời thông báo cho công ty biết đã
thực hiện thành công lệnh chuyển tiền qua email.
Công ty sau khi nhận được thông báo đã chuyển tiền của ngân hàng thì sẽ email
cho người XK chuẩn bị giao hàng và gửi bộ chứng từ (thường là qua đường hàng không)
để công ty có thể nhận hàng.
 Hình thức L/C
Đây là hình thức thanh toán quốc tế được sử dụng nhiều nhất và an toàn nhất đối
với công ty.
+ Công ty chủ yếu sử dụng L/C trả tiền ngay (at sight) và không huỷ ngang
(Irrevocable). Với một số đối tác tin cậy hoặc đã hợp tác nhiều lần, công ty lại kí hợp
đồng theo điều kiện 30% T/T trả trước và 70% còn lại thanh toán sau khi nhận được bản
sao vận đơn B/L.
+ Ngân hàng giao dịch là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Xuất nhập khẩu Việt
Nam (EXIMBANK).
+ Thời gian mở L/C tùy thuộc vào quá trình đàm phán, được quy định cụ thể trong
hợp đồng , thông thường thời gian mở L/C tối đa của công ty là 15 ngày kể từ ngày ký
kết hợp đồng.
+ Thời gian hiệu lực: đối với những mặt hàng nhập từ Trung Quốc, Hàn Quốc,..
quy định hiệu lực L/C là 10 ngày, những mặt hàng nhập từ Úc, Ấn Độ quy định 15 ngày
tính từ thời hạn giao hàng chậm nhất trong hợp đồng.
+ Địa điểm hiệu lực: quy định ở nước của người thụ hưởng L/C.
Sơ đồ 2.4 Quy trình mở L/C

Công ty nộp cho Phòng Thanh toán quốc tế của EximBank bộ chứng từ mở L/C
bao gồm:
+ Thư yêu cầu phát hành L/C trả ngay (theo mẫu của ngân hàng)
+ Hợp đồng ngoại thương bản sao thể hiện rõ hình thức thanh toán là L/C.
Thực thi ký quỹ: Ngân hàng căn cứ vào uy tín và mối quan hệ hợp tác giữa hai bên
mà đề ra mức kí quỹ khác nhau, thường công ty sẽ ký quỹ từ 10% -50% trị giá lô hàng.
+ Nếu số dư tài khoản ngoại tệ của công ty còn tồn nhiều hơn số tiền ký quỹ: kế
toán ngân hàng sẽ làm ủy nhiệm chi chuyển khoản từ tài khoản tiền gửi sang tài khoản ký
quỹ với nội dung “Ký quỹ mở L/C thanh toán cho lô hàng…….” trình giám đốc ký duyệt
và chuyển cho ngân hàng thực hiện lệnh chuyển tiền.
+ Nếu số dư tài khoản ngoại tệ của công ty không đủ với số tiền ký quỹ thì công ty
có hai cách giải quyết để ký quỹ:
Công ty vay tín dụng ngoại tệ: thực hiện theo quy định của ngân hàng.
Công ty mua ngoại tệ bằng tiền mặt: nhân viên NK chuẩn bị bộ hồ sợ bao gồm: phiếu đề
nghị thanh toán, bản sao thư yêu cầu phát hành L/C, bản sao hợp đồng ngoại thương cho
kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền mặt và chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Nhân viên NK
mang tiền mặt và giấy đề nghị bán ngoại tệ (mẫu ngân hàng) điền sẵn các thông tin như
số lượng ngoại tệ, mục đích sử dụng,…và đề nghị chuyển thẳng ngoại tệ bán vào tài
khoản ký quỹ của công ty.
Khi ngân hàng kiểm tra kĩ các thông tin từ hợp đồng và thư yêu cầu phát hành
L/C là hợp lý thì sẽ báo với ngân hàng nhà xuất khẩu. Ngân hàng của nhà xuất khẩu sẽ
báo với nhà xuất khẩu để xác định thông tin. Nếu có nội dung nào không phù hợp thì
ngân hàng sẽ báo với công ty và giải quyết.
Khi nhà xuất khẩu phản hồi thông tin với ngân hàng nhà xuất khẩu thì ngân hàng
nhà xuất khẩu sẽ thông báo cho ngân hàng nhập khẩu. Ngân hàng nhập khẩu tiếp nhận
thông tin để phát hành L/C. Ngân hàng thông báo cho công ty đến nhận L/C trễ nhất 02
ngày kể từ ngày phát hành . Công ty phải đóng phí mở L/C là 0.2% lô hàng.

Sau khi nhận được L/C, công ty kiểm tra kĩ nội dung L/C một lần nữa để có thể tu
chỉnh kịp thời trước khi gửi mail và bản sao thông báo cho nhà xuất khẩu công ty đã mở
L/C và đôn đốc nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa và chứng từ.
Tu chỉnh L/C:
Khi L/C đã phát hành và còn hiệu lực mà vì lý do nào đó cần tu chỉnh như sai sót
hay cần thay đổi quy định trong L/C thì bên tu chỉnh phải thông báo và được sự đồng ý
của bên còn lại và phải được sự thông qua và xác nhận của ngân hàng phát hành L/C và
đồng thời trả phí yêu cầu tu chỉnh L/C.
2.2.2 Thuê phương tiện vận tải
Do Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Thép Hoàng Gia
thường nhập khẩu theo điều kiện FOB nên công ty sẽ là bên đứng ra thuê tàu; với việc
chủ động quyền quết định thuê phương tiện vận tải thì công ty sẽ dễ dàng trong việc
thương lượng giá cả vận tải tiết kiệm được chi phí và tránh được việc để cho bên bên xuất
khẩu thuê tàu kém chất lượng nhằm tiết kiệm chi phí mà ảnh hưởng đến hàng hóa.
Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Thép Hoàng Gia lựa
chọn thuê tàu chợ để góp phần tiết kiêm chi phí và chọn thuê tàu hay đại lý hãng tàu lớn
như: Maersk Line, OOCL, KMTC, HBT, Evergreen Line,…
 Quy trình thuê tàu chợ của công ty gồm các bước sau:
+Bước 1: công ty sẽ thông qua người môi giới thuê tàu để vận chuyển hàng hóa.
Người môi giới sẽ thỏa thuận với hang tàu về các điều kiện xếp dỡ và vận chuyển
+ Bước 2: bên công ty sẽ nhận được kết quả lưu cước từ thông báo của người môi
giới. Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Thép Hoàng Gia thường
sử dụng hợp đồng lưu cước theo quý với hang tàu.
+ Bước 3: Công ty là người giao dịch với hang tàu nhưng không phải là người giao
hàng nên công ty cần phải chỉ định hàng tàu cho người xuất khẩu, quá trình thông báo
cho người xuất khẩu như sau:
 Lựa chọn và lập thông báo chỉ định tàu bao gồm tên tàu, số hiệu, lịch trình,
quốc tịch, ngày đi, ngày đến. và quan trọng nhất là ngày dự kiến tàu vào nhận

hàng, tên người phụ trách và tên của hang vận tải kèm theo số điên thoại hoặc
fax liên hệ tại quốc gia bên xuất khẩu
 Theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa hàng tàu và nhà xuất khẩu
+Bước 4: công ty thanh toán cước phí cho hãng tàu và ủy quyền cho bên xuát khẩu
lấy vận đơn sau khi hàng đã xếp lên tàu.
2.2.3 Mua bảo hiểm hàng hóa
Tùy theo tính chất hàng hóa và tuyến đường vận chuyển mà công ty sẽ tiến hành
mua bảo hiểm với những điều kiện bảo hiểm thích hợp.
Với những hợp đồng nhập khẩu mà trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về nhà nhập
khẩu thì công ty tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình. Công ty thường xuyên
mua bảo hiểm theo điều kiện A của tập đoàn bảo hiểm PJICO, AIG, …những một tập
đoàn bảo hiểm lớn ở Việt để đảm bảo tốt nhất cho hàng hóa và quyền lợi của công ty khi
có rủi ro xảy ra.
Sơ đồ 2.4 Quy trình mua bảo hiểm hàng hóa
- Bước 1: công ty soạn giấy yêu cầu mua bảo hiểm hàng hóa gửi cho công ty bảo hiểm.
Nội dung giấy yêu cầu mua bảo hiểm bao gồm:
+ Thông tin công ty
+ Thông tin lô hàng cần mua bảo hiểm
+ Thông tin về phương thức và lộ trình vận chuyển
+ Tổng số tiền bảo hiểm
+ Địa điểm thanh toán bồi thường thiệt hại
+ Điều kiện mua bảo hiểm

- Bước 2: Công ty bảo hiểm tiếp nhận Giấy yêu cầu mua bảo hiểm và soạn hợp đồng
bảo hiểm để hai bên tiến hành ký kết
- Bước 3: Công ty căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn GTGT và giấy đề nghị
thanh toán để thanh toán hợp đồng qua hình thức chuyển khoản ngân hàng
- Bước 4: Công ty bảo hiểm phát hành Giấy chứng nhận bảo hiểm hay Đơn bảo hiểm
và gửi về cho công ty. Công ty tiến hành kiểm tra thật kỹ thông tin trên Giấy chứng nhận,
nếu có sai sót thì phản hồi với công ty bảo hiểm để sửa đổi.
Trên thực tế, hàng nhập phải đi một quãng đường dài thì bảo hiểm là điều vô cùng
cần thiết cho quyền lợi của công ty nhưng các lô hàng nhập tất cả đều chưa gặp những sự
cố, bất trắc, có thể nói đây là một trong những khâu công ty đã làm rất tốt.
2.2.4 Làm thủ tục hải quan
Sau khi có được các thông tin và chứng từ cần thiết, nhân viên giao nhận sẽ tiến
hành khai báo tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Hàng kinh doanh phải khai báo trên các phần
mềm điện tử. Mẫu tờ khai hàng nhập khẩu sẽ bao gồm một số thông tin cụ thể: Chi cục
Hải quan đăng kí tờ khai, chi cục hải quan cửa khẩu nhập, số tờ khai, ngày, giờ đăng kí,
tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, tên người được ủy quyền, số vận đơn, cảng
xếp hàng, cảng dỡ hàng,…
Ngoài ra, đính kèm với tờ khai chính sẽ bao gồm các phụ lục tờ khai, tùy thuộc
vào số lượng hàng hóa nhiều hay ít mà người khai sẽ sử dụng số lượng tờ khai phụ lục
tương ứng.
Khi nhận được BCT dịch vụ tiến hành khai hải quan điện tử theo các bước sau:
Bước 1: Từ giao diện chính của chương trình, vào menu: “Tờ khai xuất nhập
khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập.
Bước 2: Khai trước thông tin tờ khai
Bước 3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan
Bước 4: Nhận phản hồi từ cơ quan Hải quan
Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan
hàng hóa. Nhân viên dịch vụ tiếp tục nhấn vào chức năng “Lấy kết quả phân luồng, thông
quan”. Thông thường tờ khai sẽ được phân thành 03 luồng (3 mức):

Luồng xanh (Mức 1): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng vàng (Mức 2): Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Tức
là nhân viên dịch vụ xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ cho cơ quan hải quan để
kiểm tra.
Luồng đỏ (Mức 3): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Mức 3a: Kiểm tra toàn bộ lô hàng.
Mức 3b: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng. Nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc
kiểm tra. Nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ
vi phạm.
Mức 3c: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng. Nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc
kiểm tra. Nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ
vi phạm.
Thực tế hàng cuẩ công ty là hàng hóa chờ kiểm tra nên thường là luồng vàng. Lúc
này, nhân viên giao nhận sẽ sẽ chuẩn bị BCT giấy và tiến hành nộp hồ sơ cho cơ quan
Hải quan để kiểm tra. Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, công chức Hải quan cập nhật kết
quả kiểm tra vào hệ thống. Đồng thời thực hiện việc in, đóng dấu, ký xác nhận vào Tờ
khai hàng hóa nhập khẩu.
Sau đó, nhân viên giao nhận đến khu kiểm hóa tập trung viết số tờ khai vào giấy
nộp cho hải quan, đến khi đọc đến tên công ty thì sẽ lên nhận lại tờ khai và list container
đã đóng dấu thông quan, tờ khai này được dùng để đi thanh lý cổng.
2.2.5 Nhận Hàng
Liên hệ hãng tàu lấy lệnh giao hàng D/O và phiếu cược container
 Đối với hàng đi trực tiếp qua hãng tàu
Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice), nhân viên giao nhận
sẽ mang B/L gốc (Ogriginal B/L), giấy giới thiệu của công ty đến hãng tàu đổi lấy lệnh
giao hàng D/O. Để nhận được lệnh, công ty phải thanh toán tất cả các chi phí có liên quan
như: phí thực hiện D/O, phí xếp dỡ, vệ sinh container, phí cân bằng container (phí CIC –
Container Imbalance Charge),…Những chi phí này sẽ được đề cập trong giấy thông báo
hàng đến, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra và chuẩn bị trước để thanh toán cho hãng tàu.

Sau khi thanh toán và kiểm tra các giấy tờ cần thiết, nhân viên hãng tàu sẽ đưa
lệnh D/O và yêu cầu nhân viên giao nhận kí tên, ghi số điện thoại, tờ này sẽ do hãng tàu
giữ lại. Ngoài ra, nhân viên giao nhận sẽ phải thực hiện bước tiếp theo là đăng kí phiếu
cược container. Phiếu này nhằm mục đích đảm bảo cho người nhập khẩu trả lại container
rỗng cho hãng tàu sau khi dỡ hàng. Mức phí cược container sẽ tùy thuộc vào loại hàng
hóa và loại container chuyên chở, thông thường mức phí cho container 20ft là 500.000
đồng đến 1.000.000 đồng và container 40ft là 1.000.000 đồng đến 1.500.000 đồng.
Phiếu cược container do hãng tàu cấp gồm có 4 liên: 1 liên do hãng tàu giữ lại và
nhân viên giao nhận sẽ giữ 3 liên, trong đó 1 liên được sử dụng để lấy tiền cược
container, 2 liên còn lại sẽ giao cho người chuyên chở để đi lấy hàng cũng như trả
container rỗng.
Như vậy, bộ chứng từ mà nhân viên giao nhận có được sau khi hoàn thành các thủ
tục bao gồm: Lệnh giao hàng D/O, hóa đơn thanh toán các chi phí do hãng tàu cấp và
phiếu cược container.
 Đối với hàng hóa qua forwarder
Nhân viên giao nhận sẽ cầm B/L house đến forwarder nhận lấy lệnh house và giấy
giới thiệu rồi mới mang đến hang tàu đóng các chi phí liên quan, cược cont và đóng dấu
giao thẳng hay gia hạn.
 Đóng phí và lấy phiếu giao nhận container (phiếu EIR)
Nhân viên giao nhận mang phiếu cược container (bản sao) và lệnh D/O xuống văn
phòng hãng tàu tại cảng. Tại đây, hãng tàu sẽ đóng dấu ghi nơi trả container lên phiếu
cược, bản này sẽ được sử dụng để trả container rỗng, còn bản chính thì được giữ lại để
lấy tiền cược sau khi rút hàng xong. Đồng thời, nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu giao
thẳng lên lệnh D/O. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ cầm lệnh này và phiếu cược đến
Phòng thương vụ cảng để đóng phí nâng hạ container và phiếu chuyển bãi để được nhận
phiếu EIR. Trước khi rời khỏi quầy, nhân viên cần kiểm tra chính xác thông tin số
container, số seal, vị trí container, thời hạn xuất nhập bãi.
 Thanh lý cổng

Nhân viên giao nhận đến Văn phòng đội giám sát cổng nộp: Tờ khai và list
container đã được đóng dấu thông quan, bản sao tờ khai và list container, phiếu EIR, lệnh
giao hàng D/O và bản sao B/L. Sau khi kiểm tra, nhân viên giao nhận sẽ nhận lại tờ khai
bản chính, list container được đóng mộc đỏ “đã qua khu vực giám sát” và phiếu EIR đã
được Hải quan giám sát cổng đóng mộc, ký tên để lấy container ra khỏi cảng.
 Nhận hàng
Nhân viên giao nhận sẽ giao phiếu EIR đã đóng dấu và phiếu cược container của
hãng tàu cho người chuyên chở để kéo container về kho hoặc địa điểm giao hàng. Người
chuyên chở cần lưu ý đến trước thời gian ghi trên phiếu EIR khoảng 2 tiếng để làm một
số thủ tục như cân đo trọng tải xe kéo container tại cổng, nhận BAT để tìm vị trí
container hàng,…
Người chuyên chở sẽ kéo container chứa hàng về kho hoặc địa điểm giao nhận đã
thỏa thuận.
Trả container rỗng và nhận lại tiền cược container
Sau khi dỡ hàng tại kho hoặc địa điểm giao nhận, người chuyên chở sẽ trả lại
container rỗng cho hãng tàu tại địa điểm quy định, trong thời gian quy định được ghi trên
phiếu cược container. Người vận chuyển sẽ nhận giấy xác nhận tình trạng container khi
trả, sau đó nhân viên giao nhận sẽ đem giấy này cùng với phiếu cược container đến hãng
tàu để lấy lại tiền cược.
Nếu trên phiếu có bất kì ghi chú như container hư hỏng, bẩn, lõm đáy,…nhân viên
hãng tàu sẽ tính toán và trừ vào tiền cược container.
2.2.6 Kiểm tra hàng nhập khẩu
Trước khi nhận hàng, việc kiểm tra hàng hoá được tiến hành. Kiểm tra hàng hoá
đặc biệt là với công ty là những nguyên vật liệu dùng trong sản xuất được nhập là một
việc tối quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng sản phẩm của công ty.
Sau khi hàng về đến kho, nhân viên của Cơ quan giám định xuống kho lấy mẫu
ngẫu nhiên và giao cho NV giao nhận Biên bản lấy mẫu.
Khi có kết quả kiểm tra, Cơ quan giám định liên lạc với NV giao nhận đến đóng
phí kiểm nghiệm và nhận Giấy thông báo kết quả kiểm tra chất lượng. NV giao nhận

mang 1 bản Giấy thông báo kết quả kiểm tra chất lượng nộp tại Phòng lưu trữ hồ sơ để
Hải quan trích lục hồ sơ. Nếu đạt yêu cầu thì Hải quan đóng dấu Thông quan lên tờ khai
mới.
Sau khi đã hoàn tất thủ tục Hải quan và đưa hàng từ cảng về kho, Công ty dựa trên
Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói để kiểm tra chất lượng, trọng lượng,
mẫu mã, tình trạng bao bì có phù hợp hay không và nếu có tổn thất, hư hỏng, mất mát…
mà lỗi thuộc về người vận chuyển thì lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại, đòi
bồi thường đối với người vận chuyển trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng.
Kiểm tra hàng hoá không chỉ là một thủ tục của việc thực hiện hợp đồng mà nó
còn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh cũng như uy tín của công ty
cũng chính là một cơ sở để giải quyết khiếu nại sau này (nếu có).
2.2.7 Làm thủ tục thanh toán
Tùy theo đặc điểm của đối tác mà công ty lựa chọn phương thức thanh toán phù
hợp. Các phương thức thanh toán mà công ty thường sử dụng nhất:
 Phương thức thanh toán TTR trả sau
Sơ đồ 2.5 TTR trả sau
Nhà XK sau khi gửi hàng sẽ thông báo và gửi chuyển phát nhanh bộ chứng từ cho
công ty.
NV NK kiểm tra bộ chứng từ, nếu đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành thực hiện thủ tục
hải quan, nhận hàng.
Công ty chuẩn bị bộ hồ sơ và đến nộp cho ngân hàng:
+ Đơn đề nghị mua ngoại tệ (mẫu ngân hàng)
+ Lệnh chuyển tiền nước ngoài (mẫu ngân hàng)
+ Hợp đồng ngoại thương (bản sao) thể hiện rõ hình thức thanh toán là TT trả
trước.

+ Hóa đơn thương mại (Invoice)
+ Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
+ Phiếu đóng gói (Packing list)
Ngân hàng sau khi kiểm tra hồ sơ nếu hợp lệ sẽ thực hiện chuyển tiền bằng điện
cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài, đồng thời thông báo cho công ty biết đã
thực hiện thành công lệnh chuyển tiền qua email.
Công ty sau khi nhận được thông báo đã chuyển tiền của ngân hàng thì sẽ email
cho người XK thông báo đã thanh toán hết trị giá hợp đồng.
 Phương thức thanh toán nhờ thu (D/P)
Sơ đồ 2.6 Thanh toán bằng nhờ thu
Với phương thức này sau khi công ty chấp nhận trả tiền cho người bán thì ngân
hàng nhờ thu của người bán mới giao cho công ty bộ chứng từ để nhận hàng.
Nhà XK sau khi giao hàng sẽ gửi bộ chứng từ kèm hối phiếu cho ngân hàng nhờ
ngân hàng thu tiền công ty hộ.
Ngân hàng khi có bộ chứng từ sẽ gửi Giấy thông báo D/P, thời hạn thanh toán và
nhận bộ chứng từ cho công ty.
Khi nhận được Giấy thông báo D/P từ ngân hàng, NV NK điền vào số tài khoản
của công ty và số tiền yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản để thanh toán cho nhà XK và
trình cho giám đốc ký duyệt.
NV NK mang bộ hồ sơ đến ngân hàng bao gồm:
+ Giấy đề đị mua ngoại tệ
+ Giấy thông báo D/P có chữ ký của giám đốc công ty
+ Hợp đồng bản chính
+ Bộ chứng từ bản sao được nhà XK gửi qua email

NV ngân hàng kiểm tra kỹ và chi tiết bộ chứng từ bản chính và bộ hồ sơ NV NK
nộp. Nếu hợp lệ tiến hành thanh toán D/P, thanh toán phí chứng từ và giao bộ chứng từ
bản chính cho NV NK.
NV NK kiểm tra bộ chứng từ và thông báo cho người XK đã thanh toán hết trị giá
hợp đồng.
 Phương thức thanh toán thư tín dụng (L/C)
Sơ đồ 2.7 quy trình thanh toán bằng L/C
Thông thường công ty tiến hành thanh toán một lần 100% giá trị hợp đồng khi đã
hoàn tất nghiệp vụ về kiểm tra chứng từ và khi bộ chứng từ đã hoàn toàn hợp lệ. Tuy
nhiên, cũng có những hợp đồng mà công ty chỉ thanh toán 90% trị giá bằng L/C, số còn
lại theo qui định trong hợp đồng công ty sẽ thanh toán với nhà cung cấp qua phương tiện
chuyển tiền.
Khi nhà XK giao hàng và ngân hàng nhận được bộ chứng từ thì ngân hàng sẽ kiểm
tra tính hợp lệ của bộ chứng từ và gửi Giấy thông báo cho công ty đến để thanh toán tiền
hàng và nhận bộ chứng từ.
NV NK mang hồ sơ đến ngân hàng bao gồm:
+ Giấy thông báo của ngân hàng
+ Giấy giới thiệu của công ty
+ Giấy đề nghị mua ngoại tệ
Tại ngân hàng, NV NK sẽ phối hợp cùng NV ngân hàng kiểm tra thật kĩ bộ chứng
từ với các tiêu chí: đầy đủ chứng từ yêu cầu trong hợp đồng, thông tin thể hiện trên chứng
từ chính xác và đồng nhất với nhau.

+ Nếu chứng từ hợp lệ thì ngân hàng sẽ thực hiện lệnh thanh toán hết tiền hàng và
giao bộ chứng từ cho NV NK. NV NK nhận bộ chứng từ và thông báo cho người XK đã
thanh toán hết trị giá hợp đồng.
+ Nếu chứng từ chưa hợp lệ thì công ty có quyền không thanh toán và không nhận
bộ chứng từ.
2.2.8. Khiếu nại và tiến hành giải quyết khiếu nại
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty có thể khiếu nại:
+ Đối với nhà XK khi vi phạm hợp đồng về việc không giao hàng, giao hàng chậm,
thiếu, không đúng chất lượng theo hợp đồng.
+ Đối với hãng tàu khi giao hàng chậm trễ, làm hư hỏng hay mất mát hàng hóa.
- Địa điểm xác lập vi phạm:
+ Tại cảng: khi Hải quan kiểm hóa cùng NV giao nhận kiểm tra hàng hóa mà có nghi
ngờ về số lượng hay chất lượng hàng thì lập tức NV giao nhận báo với Cơ quan bảo hiểm
và giám định đến kiểm tra và lập biên bản và xác nhận lỗi thuộc về ai và hàng hóa có
được bảo hiểm bồi thường không.
+ Tại kho công ty: nếu hàng về kho mới phát hiện hư hỏng mất mát thì liên hệ với Cơ
quan bảo hiểm và giám định đến kho kiểm tra và lập biên bản, chụp hình và xác nhận lỗi
thuộc về ai và hàng hóa có được bảo hiểm bồi thường không.
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất,
đổ vỡ, thiếu hút, mất mát gì thì thông thường công ty sẽ thỏa thuận với nhà cung cấp để
tìm ra cách giải quyết thỏa đáng. Chỉ trong những trường hợp thực sự cần thiết công ty
mới lập đơn khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại.
Đa số hàng nhập khẩu về của công ty đều rất ít xảy ra rủi ro nên tranh chấp là
không đáng kể. Trong trường hợp hàng về không đúng với hợp đồng và được phát hiện
trong khi giám định mở kiện hàng tại hiện trường. Công ty và bên bán sẽ kiểm tra những
sai sót đó, lập biên bản cụ thể với chữ ký của hai bên. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, công
ty sẽ xác định đối tượng khiếu nại.
Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao
hàng bị vi phạm thì công ty khiếu nại người bán.

Nếu bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất do lỗi của người
vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán, sau đó người bán sẽ gửi đơn khiếu
nại công ty vận tải và cơ quan nhận trở hàng cho người bán phải chịu trách nhiệm.
Nếu hàng bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây
nên nếu thuộc phạm vi bảo hiểm đã mua thì công ty sẽ khiếu nại công ty bảo hiểm.
Công việc hoàn thiện các thủ tục để tổ chức thực hiện hợp đồng về phía Công ty
TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Thép Hoàng Gia được hoàn thiện một
cách nhanh. Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên là những người có trách nhiệm và chuyên
môn. Mỗi công việc đều được giao cho một người cụ thể, nên có trách nhiêm hoàn thành
công việc mình được giao. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp đồng được nhanh chóng
và chuyên môn, giúp rút ngắn được thời gian và đảm bảo được thực hiện một cách hiệu
quả.
Thực tế, trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu xảy ra những vi phạm hợp đồng
hay những trường hợp phát sinh thì công ty và nhà XK cùng nhau thương lượng để đi đến
hoà giải và trên thực tế thì chưa có vụ việc nào xảy ra khiếu nại đối với công ty phải giải
quyết bằng con đường toà án. Đây là điểm rất tốt của công ty và cần duy trì và phát huy

Quy trình nhập khẩu của công ty thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu thép Hoàng Gia.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Quy trình nhập khẩu của công ty thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu thép Hoàng Gia.docx

Similar to Quy trình nhập khẩu của công ty thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu thép Hoàng Gia.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥰🥰 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥰🥰 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤ (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Quy trình nhập khẩu của công ty thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu thép Hoàng Gia.docx