Procediments

COMFERUNPROCEDIMENT?
COM FER UN
PROCEDIMENT?

Un procés és un conjunt d’activitats interelacionades que
actuen per tal de convertir una entrada de recursos en una
sortida de resultats amb un valor afegit.
Les activitats d’un centre educatiu es poden reflectir com un
conjunt de processos.
El més important i la raó de ser de les escoles i Instituts és
el procés d'Ensenyament i Aprenentatge.
La qualitat del servei educatiu passa per la millora del
procés d’E/A
DEFINICIÓ DE PROCÉS

3
CARACTERITZACIÓ D’UN PROCÉS
QUÈ, PER A QUÈ I
PER A QUI?
Entrades Sortides
Recursos
Normes
Guies
Proveïdors Clients
Organització
Quan serà de
Qualitat?

4
VALOR DEL PROCÉS D' ACOLLIDA
PROCÉS
D' ACOLLIDAAlumnat matriculat
Alumnat acollit
EL PROCÉS ÉS EFICAÇ?
Satisfet?

VALOR DEL PROCÉS
PROCÉS E/AAlumnat
Alumnat
format
ÉS EFICAÇ SI ASSOLEIX ELS OBJECTIUS DEFINITS?
ÉS EFICIENT SI ASSOLEIX ELS OBJECTIUS AMB ELS
RECURSOS PREVISTOS
Eficaç= Assoliment objectius
Eficient= Assoliment objectius / recursos esmerçats

6
QUÈ TENIM DINS D’UN PROCÉS?
SUBPROCÉSSOS?
 PR1
 PR2
 PRn
Entrades Sortides
Recursos
Normes
Propietari de
procés???

7
Descripció del conjunt, o part, d’accions d’un
procés, que es realitzen de forma repetida, per
obtenir sempre el mateix resultat sota les mateixes
circumstàncies.
Forma especificada de portar a terme una activitat
DEFINICIÓ DE PROCEDIMENT
Fa referència a aspectes de l’organització que
interessa tenir sota control
No tot s’ha de procedimentar.
ISO 9001 determina només 6 procediments

EXEMPLES DE PROCEDIMENTS
ISO 9001:
- Control de documents i registres -2-
- Accions preventives i correctives -2-
- Producte/servei no conforme
- Auditoria
Propis dels centres:
- Manual de servei
- Pla de formació
- Compres
- Actuació en cas d’accident

12
ISO 9001:2008 diu que el sistema de gestió de la
qualitat ha d’incloure:
- 4.2.1, c: Els procediments documentats requerits
per la norma.
- 4.2.1 d: Els documents que necessiti
l'organització per assegurar l’eficaç planificació,
execució i control dels seus processos...
- 4.2.3 Control de documents: Cal establir un
procediment per tal definir els controls per tal de
... aprovar abans del lliurament, revisar i aprovar
de nou quan sigui necessari, siguin identificables,
s’utilitzen les versions vigents, són llegibles, ...
CONTROL DOCUMENTAL

0. Gestió del document -revisió, aprovació i modificació. Identificació de canvis. Llista de distribució-
1. Objectiu o propòsit -definir clarament l’activitat que regula el procediment i la finalitat que
persegueix-
2. Abast -l’àmbit d’aplicació del procediment-
3. Documentació de referència –Documents que guien i orienten l’acció. Ubicació dins del
mapa de processos de l’institut-
4. Responsabilitats -En aquest punt s’han d’indicar les responsabilitats específiques de totes les
persones que realitzen les activitats regulades pel procediment, utilitzant les funcions més que els noms-
5. Vocabulari -
6. Descripció del procediment: cal incloure la informació necessària ...
Diagrama de flux, text, taules, …
7. Registres
8. Annexos
ELABORACIÓ DE PROCEDIMENTS: QUÈ DIU ISO
66925:2002 -Directrius per a la documentació del SGQ-

14
- Processos estratègics
- Procediment elaborar el Pla Estratègic -text-
- Processos clau
- Procediment d’FCT -diagrama-
- Procediment d’FCT -taula-
- Processos de suport
- Manteniment informàtic -diagrama-
EXEMPLES DE PROCEDIMENT
Quan Qui Què Registre de la informació
Inici de curs Coordinador FCT El coordinador informa als tutors de totes les empreses que
han sol·licitat alumnes en pràctiques del seu cicle i fa el
seguiment pertinent.
Calendari d’aula
Inici de curs TUTOR FCT El tutor planifica la FCT dels seus alumnes i busca les
empreses adequades per cada un d'ells: primer entre les
que han sol·licitat alumnes en pràctiques, després en les de
cursos anteriors i ,si cal ,en busca de noves. El coordinador
, si el tutor ho necessita li facilita un llistat de les empreses
homologades.
-
Inici de curs TUTOR FCT El tutor fa la 1ª visita a les empreses
Durant el curs Coordinador FCT El coordinador inicia el procés d'homologació de les
empreses:introdueix les dades i quan està validat imprimeix
R2 i R3 i li dona al tutor.
Documentació oficial R2 I
R3
Durant el curs TUTOR FCT El tutor torna al coordinador els R2 i R3 signats Documentació oficial R2 I
R3
Després de
retornar els R2 I
R3 signats
Coordinador FCT El coordinador acaba el procés d'homologació de l'empresa
Durant el curs Coordinador FCT El coordinador introdueix els alumnes al qbid qbid
Quan es realitza
un conveni
TUTOR FCT El tutor fa els convenis d'FCT :4còpies del conveni i 3 del
pla d'activitats
Conveni i pla d’activitats
Durant les
pràctiques
Alumne, Tutor
FCT
L'alumne introdueix al sistema l'activitat diària i li dona
l'informe mensual al tutor perquè l'introdueixi.
Informe mensual
Durant les
pràctiques
TUTOR FCT El tutor signa telemàticament els informes mensuals i els
arxiva
QBID
Durant les
pràctiques
TUTOR FCT El tutor ha d’introduir al qbid els 3 contactes amb les
valoracions corresponents
QBID
Quan acaben les
pràctiques
ALUMNE quan acaba el conveni, l'alumne realitza l'enquesta QBID
Quan acaben les
pràctiques
TUTOR FCT el tutor fa: la valoració del dossier,els resultats
d'aprenentatge i introdueix l'enquesta a l'empresa.
QBID
Després visita a
una empresa
TUTOR FCT el tutor confirma la homologació de l'empresa o s'inicia el
procés de deshomologació que seguirà el coordinador
QBID
Final de les
pràctiques
TUTOR FCT Si ja ha fet totes les hores de la FCT posarem la qualificació
final del crèdit
SAGA

6.- Descripció del procediment –Elaborar el PE-
- 1.- En acabar un mandat de director, el nou equip directiu que resulti del procés de selecció haurà presentat un
“Projecte Específic de Direcció” per al període de mandat corresponent.
- Es tindrà, així doncs, en compte els objectius que s’intenten assolir i les línies estratègiques principals d’actuació
establertes pel nou equip directiu.
- 2.- El Projecte Específic del director, segons la normativa vigent, han de ser avaluat per una Comissió “adhoc” formada
per una representació elegida democràticament pel Claustre del Professor i del Consell Escolar i presidida per un
inspector.
- 3.- Els objectius establerts a les línies estratègiques han de ser clars, concrets i avaluables, d’acord amb el Projecte
Educatiu del Centre i amb la Missió, Visió i Valors de l’Institut.
- 4.. El nou equip directiu elaborarà i presentaran al Comitè de Qualitat de l’Escola del Treball, l’avantprojecte del Pla
Estratègic, per al seu estudi i revisió.
- Una vegada estudiat i revisat l’avantprojecte de Pla Estratègic pel Comitè i, per tal de preservar la transparència del
procés, s’informarà:
- a) als Caps de departaments, de seminari i coordinadors, en reunió convocada a tal efecte amb membres de l’equip
directiu,
- b) al Claustre de professors per al seu pronunciament, podent recollir d’aquesta manera noves propostes, idees i
suggeriments.
- c) al membres del Consell Escolar per al seu estudi.
- 5.- L’avantprojecte haurà de tenir una durada plurianual, la qual es procurarà que coincideixi amb el període del mandat
del nou director seleccionat.
- 5.- El Pla estratègic del centre haurà d’estar en consonància i, per tant, ha de resultar compatible i convergent amb la
continuïtat de les línies no acabades de desenvolupar del Pla Estratègic anterior, amb el PEC i amb el Projecte Específic
de direcció presentat pel
- director seleccionat.
- 7. Correspon al Consell escolar, aprovar el Pla Estratègic del Centre.
- 8.- El Consell escolar podrà presentar o corregir-lo presentant esmenes, si ho considera
- oportú, abans de la seva aprovació.
- 9.- D’acord amb l’avaluació dels objectius previstos i dels resultats dels diferents
- processos i procediments de l’Institut, la direcció del centre, el Claustre o el Consell
- Escolar podran presentar proposta de revisió parcial del Pla Estratègic.
PROCEDIMENT TEXT

16
EXEMPLES DE PROCEDIMENT DE TAULA
Quan Qui Què Registre de la informació
Inici de curs Coordinador FCT El coordinador informa als tutors de totes les empreses que
han sol·licitat alumnes en pràctiques del seu cicle i fa el
seguiment pertinent.
Calendari d’aula
Inici de curs TUTOR FCT El tutor planifica la FCT dels seus alumnes i busca les
empreses adequades per cada un d'ells: primer entre les
que han sol·licitat alumnes en pràctiques, després en les de
cursos anteriors i ,si cal ,en busca de noves. El coordinador
, si el tutor ho necessita li facilita un llistat de les empreses
homologades.
-
Inici de curs TUTOR FCT El tutor fa la 1ª visita a les empreses
Durant el curs Coordinador FCT El coordinador inicia el procés d'homologació de les
empreses:introdueix les dades i quan està validat imprimeix
R2 i R3 i li dona al tutor.
Documentació oficial R2 I
R3
Durant el curs TUTOR FCT El tutor torna al coordinador els R2 i R3 signats Documentació oficial R2 I
R3
Després de
retornar els R2 I
R3 signats
Coordinador FCT El coordinador acaba el procés d'homologació de l'empresa
Durant el curs Coordinador FCT El coordinador introdueix els alumnes al qbid qbid
Quan es realitza
un conveni
TUTOR FCT El tutor fa els convenis d'FCT :4còpies del conveni i 3 del
pla d'activitats
Conveni i pla d’activitats
Durant les
pràctiques
Alumne, Tutor
FCT
L'alumne introdueix al sistema l'activitat diària i li dona
l'informe mensual al tutor perquè l'introdueixi.
Informe mensual
Durant les
pràctiques
TUTOR FCT El tutor signa telemàticament els informes mensuals i els
arxiva
QBID
Durant les
pràctiques
TUTOR FCT El tutor ha d’introduir al qbid els 3 contactes amb les
valoracions corresponents
QBID
Quan acaben les
pràctiques
ALUMNE quan acaba el conveni, l'alumne realitza l'enquesta QBID
Quan acaben les
pràctiques
TUTOR FCT el tutor fa: la valoració del dossier,els resultats
d'aprenentatge i introdueix l'enquesta a l'empresa.
QBID
Després visita a
una empresa
TUTOR FCT el tutor confirma la homologació de l'empresa o s'inicia el
procés de deshomologació que seguirà el coordinador
QBID
Final de les
pràctiques
TUTOR FCT Si ja ha fet totes les hores de la FCT posarem la qualificació
final del crèdit
SAGA

SÍMBOLS BÀSICS PER DIBUIXAR UN
PROCEDIMENT I

18
EXEMPLES DE PROCEDIMENT AMB DIAGRAMA DE FLUX

COM ES FA UN PROCEDIMENT
1. Decidir quin nivell de detall s’ha de posar al procediment.
2. Descriure com es fan les coses, no com ens agradaria que es
fessin. Preguntar als actors, si s’escau.
3. Començar i acabar d’acord amb l’abast del procediment.
4. Identificar què s’ha de fer.
5. Identificar la informació necessària per fer les activitats.
6. Identificar qui ha de fer l’acció.
7. Determinar si es produeix un registre –punt d’inspecció/auditoria-.
8. Identificar els punts de decisions.
9. Dibuixar o editar el procediment.
10. Revisar el procediment -millor fer la prova a tercers-
11. Aprovar i distribuir el procediment.
12. Eliminar procediment obsolet.
13. Informar i formar si s’escau a qui ha de conèixer el procediment.

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT
- No tot s’ha de procedimentar.
- El procediment ha de ser simple.
- Intentar no connectar amb molts procediments.
- Si es pot fer en una pàgina millor.
- Pensar en qui ha d’interpretar el procediment.
- Utilitzar el tipus de procediment més adequat en cada
cas.
- Utilitzar el procediment com a eina i no com a fi.
- Determinar la seqüència de d’alt a baix, d’esquerra a
dreta.
- Vigilar els punts de decisió i els bucles.
- Comprovar el flux del procediment, eliminar punts
morts i tasques supèrflues.

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT II
-diagrama de flux-
-Si és un diagrama de flux tenir en compte no usar molts
símbols diferents.
-Cada símbol té una sortida, tret del símbol de decisions.

-diagrama de flux-
-Les entrades a una acció poden ser més d’una.
-Normalment entren a la línia d’acció i no al símbol.
-Les línies d’unió acaben en fletxes que indiquen el
sentit del flux.

-diagrama de flux-
-Les línies són rectes u horitzontals, mai en diagonal.
-Evitar creuaments de línies.

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT III
-diagrama de flux-
- Fer el diagrama de d’alt a baix i d’esquerra a dreta.
- Els documents o referències entren per la esquerra a les
accions, i els registres surten per la dreta.

A TENIR EN COMPTE EN FER UN PROCEDIMENT IV
-diagrama de flux-
- Indicar què es fa i qui ho fa.
- Utilitzar amb prudència connectors o enllaços a d’altres
procediments.

Procediments word
Professorat
guardia
Estat assistències
Professorat
guardia
Reparteixen
tasquesProfessorat
guardia
Assiteix aulari i
passadisos
Professorat
guardia
Assiteix patis
si
No
És
hora
ri de
pati?
Professorat
guardia
Continuen
Professorat
guardia
Estat assistències
Professorat
guardia
Reparteixen
tasquesProfessorat
guardia
Assiteix aulari i
passadisos
Professorat
guardia
Assiteix patis
si
No
És
hora
ri de
pati?
Professorat
guardia
Continuen
Guardia
Guardia

Procediments i-Grafx per departaments

Procediments i-Grafx
És
substitut
Secretaria
Facilita contacte amb el
professor/a titular i es
notifica i es facilita el
contacte amb coordinació
d'estudis
Director
Realitza l'acollida, explica
les característiques del
centre i ensenya
instal·lacions
Secretaria
Dades personals i
professionals
Secretaria
Introducció de dades en el
programa de gestió
Obertura expedient
Còpia nomenament
Fitxa i expedient a
l'arxiu


Dades
informatitzades
No
Sí
Guia del
professor/a
Professor/a acollit
Horari
Professorat
nouvingut

Procediments online

Procediments Excel

Procediments
- Igrafx UPC:
http://upcommons.upc.edu/video/handle/2099.2/2188
-http://www.youtube.com/watch?v=9TMauo1gm1w
- Exemple diagrama de flux:
http://www.youtube.com/watch?v=hNpLN2TcPQ8
- Exemple 2:
http://www.youtube.com/watch?v=uvOcf3crzRQ&feature=related.
- Brainstorming: https://bubbl.us/
- http://www.gliffy.com/gliffy/#templateId=blank&signup=1
- https://cacoo.com/diagrams/PBHjVeqnhreoRQ0m/edit
- https://creately.com/app/#
- Lucidchart
- Edraw
- Igrafx

33
La importància de la gestió per processos
FI de les paraules
La part més difícil ve ara…

Procediments

More Related Content

Viewers also liked

Similar to Procediments

More from Projecte de Qualitat

Procediments