IL WELFARE DIGITALE PROGETTO AREA WELFARE E PROMOZIONE BENESSERE DI COMUNITA - UFFICIO TUTELE COMUNE DI BOLOGNA

1. Il Welfare Digitale.
Strumenti per semplificare l’attività della PA
nel percorso di protezione giuridica delle persone fragili:
dalla firma digitale alla video-conferenza con il Tribunale.
Il modello dell’Ufficio Tutele del Comune di Bologna presso l’Area Welfare
e promozione del Benessere di Comunità: Digitalizzazione dell’archivio
corrente, Uso della firma digitale del Pubblico Tutore, Telematizzazione del
flusso da e per le Autorità Giudiziarie in materia di TUTELE E
AMMINISTRAZIONI DI SOSTEGNO, Sistema di Video-conferenza per le Udienze
con il Tribunale.
INDICE
1. Descrizione della soluzione
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
4. Descrizione dei destinatari della misura
5. Descrizione della tecnologia adottata
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati,
investimenti necessari)
7. Tempi di progetto

2. 1. Descrizione della soluzione
Strumenti digitali e telematici per semplificare l’attività della PA nel percorso di
protezione giuridica delle persone fragili in carico all'Ufficio Tutele:
-Digitalizzazione dell’archivio corrente
-Uso della firma digitale del Pubblico Tutore
-Telematizzazione del flusso da e per le Autorità Giudiziarie in materia di Tutele e
Amministrazioni di Sostegno
-Sistema di Video-Conferenza per l’audizione dei cittadini e degli operatori sociali nei
procedimenti per cui è richiesta la loro escussione presso il Tribunale in materia di
Amministrazione di Sostegno
-Future progettualità.
IL PROGETTO/LA SOLUZIONE
Dal 1 gennaio 2018, dopo un percorso preparatorio basato su 4 azioni: analisi del flusso
documentale (cartaceo), definizione delle competenze dei funzionari preposti,
semplificazione delle procedure, conversione dei processi analogici al modello
digitale/telematico, ha avuto inizio la sperimentazione in senso compiuto presso
l'Ufficio Tutele del Comune di Bologna
Ciò attraverso 3 diverse direttrici:
a) Digitalizzazione dell’archivio corrente
b) Uso della firma digitale del Pubblico Tutore e dei funzionari preposte
c) Digitalizzazione del documento e Telematizzazione del flusso da e per le Autorità
Giudiziarie

3. a) Digitalizzazione dell’archivio corrente
Ci si è resi subito conto che uno dei vantaggi immediati di una trasformazione dei flussi
documentali in entrata ed in uscita era costituito dalla digitalizzazione dell’archivio
corrente. Queste cartelle, in particolare in materia di minorenni stranieri non
accompagnati, comportano infatti un rapido turn-over (circa 200 posizioni l’anno vengono
sostituite da nuove). Inoltre, anche quelle che rimangono attive per più anni, possono
essere meglio archiviate in formato digitale (con un salvataggio costante del disco fisso su
server dedicato). Ciò comporta non sono comodità, maggiore certezza conservativa ma
anche un importante e non trascurabile risparmio di carta, sia per il documento trattato
che per la protocollazione conseguenza, dato che segue anch’essa le regole del mezzo
telematico per richiesta e acquisizione e delle forma digitale per la produzione.
b) Uso della firma digitale del Pubblico Tutore e dei funzionari preposte
Digitalizzare l’archivio corrente imponeva però di creare i documenti amministravi quali
“nativi digitali”; solo in tale ipotesi infatti l’archivio digitale poteva divenire veramente
utile, dato che archiviare digitalmente un documento nato in formato cartaceo sarebbe
divenuto complesso e dispendioso.
Al contempo ciò comportava la richiesta agli altri Uffici comunali nonchè alle altre
Istituzioni di ricevere (quando possibile) tutte le comunicazioni in formato digitale (e
quindi a mezzo telematico).
Questa premessa, ovvero lo sforzo di lavorare per creare (quando possibile) il documento
amministrativo in formato digitale (e a riceverlo nello stesso formato), è stata la prima
scommessa, anche in merito ad una modifica all’interno del gruppo di lavoro della
lavorazione del “flusso documentale”, che per il numero delle posizioni da lavorare era di
certo importante (migliaia di operazioni all’anno, spesso da evadere in tempi stretti, attesa
la cogenza dei diritti soggetti sottesi).
Per fare ciò, l’Ufficio ha lavorato assieme alla Direzione per creare modelli standard
raccolti per materie a mezzo file; ma non bastava.
Il documento andava firmato digitalmente, tanto quando generato dai funzionari preposti

4. che, soprattutto, quando da sottoscrivere direttamente dal Pubblico Tutore/Curatore.
Anche tale obiettivo veniva raggiunto con la disponibilità e persino l’entusiasmo
dell’Assessore delegato.
Il Sistema così indicato veniva poi integrato da una gestione dei documenti alla firma con
un sistema di cartelle condivise, che permetteva di non usare più le email per chiedere le
firme, che venivano lavorate dalle diverse segreterie accedendo alle sole cartelle (es
documenti da firmare, documenti firmati da spedire, documenti da archiviare, archiviati,
ecc). In questo modo la casella di posta elettronica veniva usata solo per uno scambio
(eventuali) sui contenuti alla firma.
c) Digitalizzazione del documento e Telematizzazione del flusso da e per le Autorità
Giudiziarie
Completata la fase della digitalizzazione del documento amministrativo prodotto era il
momento di concentrarsi sul come inviarlo ad altri Uffici, in particolare alle Autorità
giurisdizionali preposte.
Attraverso una serie di incontri con gli Organi giudiziari citati (in primis Tribunali e Procure)
si è concordato di inviare e ricevere i documenti in modalità telematica, attraverso 2 canali
(quasi esclusivi):
- Consolle Giustizia, presso il Tribunale Ordinario dove è già operativo il processo civile
telematico
-pec negli altri casi, ovvero: Procura della Repubblica presso il Tribunale Ordinario,
Tribunale per i Minorenni e Procura della Repubblica presso il Tribunale per i Minorenni
Entrambe queste modalità comportavano, come già la sottoscrizione digitale, tempi più
brevi ed una maggiore tracciabilità dell’attività. Con l’aggiunta, nel caso dello scambio
attraverso il processo civile telematico di far confluire in tempo reale il documento nel
fascicolo processuale nonché di ricevere i documenti del Tribunale con valenza di atto
conforme all’originale (evitando spese per marche da bollo e soprattutto per chiedere
personalmente tali atti in cancelleria: file, tempo, utilizzo di risorse umane).

5. I ricorsi in materia di Amministrazione di Sostegno e l’audizione del beneficiario e dei
Servizi Sociali in video-conferenza con il Giudice competente
Uno degli ambiti più interessanti di questo modello (documento nato e firmato
digitalmente e spedito telematicamente) è sicuramente quello relativo alla proposizione
da parte dell’Ufficio Tutele dei ricorsi al Giudice Tutelare (ex artt. 404 e ss) volti a nominare
un Amministratore di Sostegno a favore di cittadini già presi in carico dal Sistema dei
Servizi Sociali locali.
La procedura digitale e telematizzata ha permesso, anche in questo caso, di migliorare la
gestione della pratica: costruire un documento in formato digitale ha infatti l’ulteriore
vantaggio di “concentrarsi” su un processo generativo snello e schematico. Al contempo
l’Autorità Giudiziaria che lo riceve può meglio leggere l’atto (più sintetico e trascritto
digitalmente) e averlo sempre a disposizione, perché confluisce dentro il fascicolo
processuale attraverso la piattaforma del processo civile telematico (cpt).
Più di recente, è in redazione un Protocollo con il Tribunale di Bologna per svolgere le
audizioni dei beneficiari intrasportabili e degli operatori sociali interessati a mezzo di
un sistema di video-conferenza, con evidenti risparmi di tempo, di costi e soprattutto
di vantaggio per il cittadino in stato di fragilità.
Tale sistema è stato già testato e si fonda su un protocollo informatico che collega,
grazie all’accesso ad una piattaforma digitale (cd stanza) il Giudice ed il convocato
all’udienza a mezzo di web-cam. Mentre il Tribunale il Giudice utilizzerà una
connessione LAN ovvero wifi 4g nella residenza del beneficiario intrasportabile è
presente un assistente sociale con una dotazione di cd smart-working, che gli
permette a mezzo di portatile o telefono cellulare di mettersi in contatto con il
Giudice, nel giorno e nell’ora fissata per l’udienza delle parti.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
L'Ufficio Tutele dell'Area Promozione del Welfare e Benessere di Comunità , costituito
nel 2017, è un Ufficio di Staff giuridico alla Direzione della citata Area e cura:
1) Il supporto giuridico-amministrativo nei casi in cui l’Ente è nominato Tutore e
Curatore (con c.ca 600 posizioni attive, con diversi target: minorenni, disabili,
anziani), tra cui le attività preparatorie agli atti autorizzatori, anche a mezzo di
apposito provvedimento dell’Autorità Giudiziaria.

6. 2) Supporto giuridico ai servizi sociali cittadini in materia di tutela dei minori e
delle famiglie, nonché di adulti, anziani e disabili (con c.ca 5.000 prese in carico).
3) Gestione del flusso da e per le Autorità Giudiziarie, in particolare in presenza di
una tutela o curatela aperta ovvero nei ricorsi per la nomina
dell'amministratore di sostegno nei casi di competenza dell’Ente sociale (artt.
404 e ss cc).
Il gruppo di lavoro è formato da giuristi, tra cui il responsabile dell'Ufficio, avvocato ed
esperto in diritto dei minori e dei servizi sociali, che applicano il diritto al Sistema dei
Servizi Sociali e del Welfare di prossimità.
Questo progetto vede come partners, in particolare per il progetto delle udienze in
video conferenza, il Settore Servizi Sociali - Ufficio Non Autosufficienza, afferente alla
medesima Area, e ASP Città di Bologna tramite i nuclei per la domiciliarità e gli
operatori delle strutture residenziali e semiresidenziali, nonché Lepida SPA e i Servizi
Informatici del Comune di Bologna per la parte tecnica.
La presente candidatura si colloca in questo senso tra le Aree 6 “ Giustizia,
trasparenza, partecipazione e partneriati” e 7 “ Alimentazione, Salute e Welfare” del
bando Premio PA Sostenibile; attesa la propria riconducibilità alle caratteristiche
richieste quali: Innovatività, Trasferibilità, Rilevanza, Sostenibilità organizzative ed
ambientale.
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
SEMPLIFICAZIONE AMMINISTRATIVA:
Digitalizzare la documentazione ed inviarla telematicamente, all'esito di una analisi dei
flussi e della rivisitazione delle procedure in essere, ha comportato una evidente
semplificazione.
Ciò con evidente risparmio di tempo, tracciabilità della filiera amministrativa e
archiviazione certa e digitalizzata, anche in merito alla protocollazione.
Oggi sia la gestione quanto l'archiviazione della documentazione viene operata dal
personale assegnato senza spostarsi dalla propria postazione, senza inoltri cartacei e a
ritiri verso/da la cancelleria o le segreterie delle Autorità Giudiziarie interessate.

7. In aggiunta a questo “effetto diretto” l'attivazione della nuova procedura ha prodotto un
effetto domino che riteniamo essere il vero valore di semplificazione.
Telematizzare il flusso documentale fra Comune, altri Uffici pubblici e gli stessi Uffici
Giudiziari ha prodotto inoltre un potenziamento e un'accelerazione della digitalizzazione
di atti e procedure
In particolare, al momento:
-si è introdotto l'utilizzo delle firme digitali su tutti i documenti prodotti dall'Ufficio Tutele,
è stata definita una procedura uniforme fra tutti i servizi sociali a livello cittadino per il
ricorso per la nomina di amministratori di sostegno, con domanda integralmente
telematizzata.
-si è registrata la disponibilità da parte del Tutore pubblico (Assessore delegato) a firmare
digitalmente tutti gli atti di competenza ogni qual volta ciò sia possibile;
-la creazione di atti in formato digitale ha consentito un utilizzo costante del protocollo
elettronico.
L’utilizzo in un futuro prossima della modalità della video conferenza per gestire
parte delle udienze nelle quali i beneficiari di una misura giudiziaria di sostegno,
rappresenta l’evoluzione di un percorso impossibile senza le premesse tecnologiche
già adottate. Questo il senso dello sforzo sin qui in essere, ovvero innovare per le
sfide attuali e per quelle future, anche quelle al momento non preventivabili.
Accanto a semplificazione (e relativo risparmio economico in senso di costi di opportunità,
come appresso meglio descritto) le modifiche adottate rappresentano quindi un concreto
POTENZIAMENTO DELLE CAPACITÀ DI AZIONE DELL'UFFICIO.
Oggi l'Ufficio Tutele gestisce con la dotazione di personale assegnata l'intero flusso
documentale (generazione, gestione, archiviazione) senza delegare funzioni ad altro
personale o a soggetti esterni. Ovviamente ciò comporta un’attività importate delle
singole risorse assegnate a tale ruolo, che destinano più tempo di prima alle procedure in
oggetto; diventando però investimento temporale in termini di effetti di Sistema e di flussi
in senso assoluto, sviluppando risparmi di tempo ed efficientamento per l’intera filiera
documentale.

8. 4. Descrizione dei destinatari della misura
E’ il cittadino il beneficiario ultimo e principale di questo Sistema. Ogni modifica della
Pubblica Amministrazione che non tenda, persegua e pervenga a questo risultato è di fatto
una riforma relativamente utile. Questo progetto parte da un’idea, l’efficientamento delle
procedure passando anche dal processo digitale e telematico, ma solo a condizione che
questi comportino un vantaggio per il cittadino.
In particolare i contesti in cui opera il progetto riguardano procedimento giudiziari
particolarmente complessi e delicati, dove la variabile tempo ha un ruolo dirimente, unito
alla qualità dei servizi da rendere.
Di riflesso è l’Amministrazione della Giustizia, quale contenitore e volano del benessere
della collettività, soprattutto delle fasce più deboli con particolare riferimento alle materia
qui di interesse.
Non da ultimo, telematizzare i flussi con la stessa Autorità Giudiziaria, comporta di ridurre
drasticamente gli accessi agli sportelli e quindi un vantaggio indiretto per l’ottimizzazione
del personale di cancelleria a favore dei cittadini.
Da ultimo l’intero Ente e gli altri Uffici collegati, anche di amministrazioni terze.
5. Descrizione della tecnologia adottata
Il progetto si è innestato sulle strumentazioni digitali e telematiche già in dotazione
all'Ufficio: accesso ad una connessione internet con fibra, posta elettronica, posta
elettronica certificata, uffici pronti alla protocollazione digitale e telematizzata, le firme
elettroniche, smart-working.
A ciò si è aggiunto l'accesso alla Consolle Giustizia Metropolitana, che ha permesso il
Comune e con esso l'Ufficio Tutele di accedere al processo civile telematico, usufruendo
delle diverse utilità connesse.
Mentre per il progetto della video conferenza, il protocollo adottato al momento per
assicurare il servizio Lepida Spa si avvale della piattaforma denominata Lifesize Cloud,
sistema di videoconferenza molto snello e intuitivo.
Per avviare la video-conferenza sarà sufficiente collegarsi (Giudice e cittadino, a mezzo
dell’assistente sociale presente) tramite il link che verrà fornito inizialmente da Lepida
Spa.

9. Considerata inoltre la riservatezza dei contenuti delle udienze, si prevede di proteggere
l'accesso alla stanza virtuale con un codice PIN, che sarà anch'esso comunicato da Lepida
Spa e che sarà noto solo ai giudici ed agli operatori.
I PC utilizzati per attivare la video-conferenza dovranno ovviamente avere accesso ad
Internet (sia tramite rete aziendale, come nel caso del Tribunale, che tramite rete 3G o 4G,
come nel caso degli operatori che utilizzeranno dispositivi mobili) ed il collegamento al
Centro Servizi Videoconferenza Lepida avverrà con protocollo https, al fine di garantire
attraverso la cifratura del canale la riservatezza e la sicurezza della udienza in video-
conferenza.
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari)
RIDUZIONE DEI COSTI/TEMPI/EFFICIENTAMENTO DELLE RISORSE
Riteniamo che il primo e più evidente risparmio, in termini di ore-uomo sia connesso
all'azzeramento dell'impiego di personale per la movimentazione documentale da/verso il
Tribunale.
Questo, per quanto non configuri un risparmio diretto per l'Ufficio (che si appoggiava a
colleghi di altra struttura) semplifica certamente la procedura e produce un risparmio
“assoluto” per l'Ente Locale.
Riteniamo inoltre che una ulteriore prospettiva di risparmio in ore-uomo possa
concretizzarsi con l'aumento di confidenza con lo strumento e la conseguente
massimizzazione delle sue potenzialità, soprattutto in termini di presidio costante e
istantaneo sullo stato dei flussi documentali.
Altri dati di risparmio riteniamo saranno più facilmente quantificabili sulla base di
un'analisi dell'attività di medio periodo. Al momento possiamo dire che “non si lavora
meno, bensì meglio”.
Ancora più evidenti sono i risparmi nell’evoluzione delle udienze in video-conferenze,
in proposito infatti i risparmi riguardano tanto i trasferimenti per e dal Tribunale, di
utenti e operatori sociali, i costi per organizzare ed effettuare questi spostamenti
(ambulanza, taxi, auto di servizio), tempo lavoro impiegato per questi spostamenti ed
ovviamente disagi per l’anziano. Si consideri che nei casi di intrasportabilità grave è il
giudice a raggiungere il beneficiario presso il domicilio, con oneri diversi ma
comunque importanti per la collettività.
Non ultimo, nei casi di rinvio dell’udienza, verrebbero meno le attuali criticità.

10. IN TERMINI DI POTENZIALITÀ ANCORA NON SVILUPPATE
Dal punto di osservazione dell'Ufficio Tutele e delle sue competenze nelle relazioni fra
Servizi Sociali e Uffici Giudiziari, se a livello di azioni in essere si può ritenere di aver
coperto l'insieme degli scambi attualmente telematizzabili, si può però esprimere un
auspicio per la rapida estensione del Processo Telematico ad altri settori del Sistema
Giustizia ed all’implementazione delle funzioni della Piattaforma del processo telematico
adottata (cd Consolle Giustizia), ad esempio con una ripartizione automatizzata dei flussi
di competenza, non solo all’Ufficio tutele ma direttamente ai Servizi Sociali interessati alla
notizia giudiziaria.
Qualora tale estensione coinvolgesse le Autorità Giudiziarie Minorili (Tribunale e Procura),
o la stessa Procura Ordinaria (es casellari giudiziali e dei carichi pendenti), ovvero
l'insieme del Processo Penale, ciò rappresenterebbe infatti una sicura opportunità di
moltiplicazione degli effetti della Piattaforma in termini di semplificazione, efficienza e
risparmio.
Stessa evoluzione potrebbe avere il progetto della video conferenze, mutuabile nel resto
dell’area metropolitano, permanendo la competenza del medesimo Tribunale in materia
di amministrazione di sostegno.
Per quanto sopra descritto, il Progetto “ Il Welfare Digitale. Strumenti per semplificare
l’attività della PA nel percorso di protezione giuridica delle persone fragili” risulta
coerente con quanto dal bando previsto. Ciò per tutti i diversi indicatori richiesti:
Innovatività: è un modello che partendo da una fisiologica modernizzazione degli
strumenti di lavoro , li adotta e li implementa attraverso un metodo innovativo, rendendoli
mezzi e non fini di un percorso di semplificazione ben più articolato. Una semplificazione
che passa dalla digitalizzazione e dalla telematizzazione, mettendo però in risalto il lavoro
dei professionisti interessati e soprattutto l’obiettivo di migliorare il servizio a favore dei
cittadini.
Trasferibilità: è un modello semplice, flessibile, che introduce criteri organizzativi e
gestionali mutabili da ogni altra pubblica amministrazione; tutto si fonda su una analisi
quale premessa e dove la modernizzazione dei mezzi diventa strumento, a volte persino
pretesto, per scandagliare aspetti procedurali spesso rimasti in essere più per
consuetudine che per opportuna “conservazione” delle prassi. Come le future

11. progettualità dimostrano, processi di questo tipo incentivano ulteriori sinergie tra
Amministrazioni diverse che operano i medesimi flussi procedurali e documentali
(tribunali, procure, ASP). Ciò rafforza le relazioni interistituzionali, con una percezione
nuova tra le stesse, in una logica di “orizzontale” nei rapporti intercorrenti tra Autorità
Giudiziarie e Pubbliche Amministrazioni, con un beneficio finale sui Servizi resi ai cittadini.
Rilevanza: è un modello di facile applicazione da parte degli operatori preposti; richiede
un periodo formativo, sia in “aula “ che “ sul campo”, ma prevalgono di gran lunga i
vantaggi sui cd “costi di opportunità”.
Sostenibilità organizzative ed ambientale: Il costo, per renderlo applicabile,
sicuramente dipende dal livello di telematizzazione raggiunto già delle singole
Amministrazioni, ma di norma è relativamente modesto. Rappresenta ad ogni modo più
un investimento che una vera e propria voce di spesa. E in ciò trova copertura anche a
livello normativo (es Agenda digitale).
7. Tempi di progetto
Il progetto qui descritto è operativo dal 1/1/2018. Solo il progetto della video conferenza è
in fase di attivazione, prevista nell’autunno del 2019.
L’attività sopra richiamata, benchè abbia comportato un considerevole sforzo
organizzativo e professionale nonchè di investimento umano per l’intero gruppo di lavoro
(decine di professionisti a diverso titolo coinvolti, assieme alle Direzioni interessate ed
ovviamente agli Organi politici preposti) ha ulteriormente stimolato il dibattito sulle
evoluzioni future possibili e che solo all’interno di un sistema digitale e telematico
potevano essere realisticamente immaginate.
Di qui due evoluzioni nascenti della citata progettazione, che vale la pena di accennare:
1) Estensione del Protocollo d’intesa con il Tribunale Ordinario ed ASP Città di
Bologna (l’Azienda cittadina di servizi pubblici alla persona) per integrare la procedura
digitale e telematica dei ricorsi per la nomina degli Amministratori di Sostegno con
l’audizione dei beneficiari più fragili (cd intrasportabili, per ragioni fisiche, psichiche o
comunque di pregiudizio sanitario) a mezzo di video-conferenza, all’intera Area
Metropolitana.
Si potrà infatti estendere all’intero contesto metropolitano, sempre a mezzo di un sistema
di webcam e presumibilmente del medesimo protocollo informatico, la citata procedura.

12. Anzi, proprio l’allargamento a territorio più lontani dal luogo del Tribunale avrebbe utilità
ulteriori, permettendo di escutere l’anziano o il disabile beneficiando della misura di
protezione mentre si trova al proprio domicilio oppure in diverso contesto (es struttura
residenziale). Ciò, come detto, sempre a mezzo di una dotazione mobile degli operatori
sociali (cd smart-working) ed un supporto informatico fornito da Comune e ASP ai giudici
del Tribunale, che in questa prima fase verrà sperimentato a livello bolognese.
2) Creazione di un Ufficio Tutele Metropolitano: a cui hanno aderito tutti i Distretti
dell’Area Metropolitana, riconoscendo all’Ufficio Tutele del Comune di Bologna quale
Coordinatore di un tavolo tecnico per affrontare a livello unitario (metropolitano) le
questioni tutelari tra cui anche quelle in materia di digitalizzazione dei documenti
amministrativi e di telematizzazione dei flussi da e per le Autorità Giudiziarie, nonché della
citata video-conferenza.