1. De Telefoongids
CASE
tijdsbesparing door automatisering facturenstroom
Inzicht door eenvoud en logica
De vindbaarheid van particulieren en bedrijven verhogen. Dit is al sinds 1881 de
core business van De Telefoongids. Het bedrijf, dat dagelijks bijna twee miljoen
mensen aan informatie helpt, had intern echter problemen met de vindbaarheid
van facturen. Dat was dan ook een belangrijke reden om zowel ISP-Purchase als
ISP-Invoice aan te schaffen. ‘Met ISP hebben we meer grip op onze facturenstroom.’
De Telefoongids BV, uitgever van De Telefoongids & Zoektocht
Gouden Gids, is een multimediaal bedrijf dat beschikt Al ver voor het samengaan met Gouden Gids – dit werd
over de meest complete database van Nederland met eind september 2008 afgerond – was De Telefoongids
relevante informatie over bedrijven, producten, dien- gestart met de zoektocht naar een partij die het
sten en personen. Het bedrijf stelt deze informatie bedrijf kon gaan helpen met elektronische factuur-
beschikbaar via internet, print en mobiel. De Telefoon- verwerking en het geautomatiseerd ondersteunen
gids opereert in de snel veranderende zoek- en adver- van het inkoopproces. De reden? Projectmanager Jan
tentiemarkt en loopt voorop in het ontwikkelen van Willem Lubberhuizen legt uit: ‘Het proces rondom
innovatieve technologieën voor zoek- en vindgemak. de inkoopfacturen vond geheel handmatig plaats.

2. Facts & Figures
Organisatie De Telefoongids BV
Sector Uitgeverijen
CASE
Aantal medewerkers 700
Financieel systeem Exact Globe
Facturen per jaar 12.000 inkoopfacturen
Aantal gebruikers 90
Hierdoor vergde het goedkeuren van facturen veel en Finance. Sinds september zijn alle afdelingen
doorlooptijd. Ook waren vragen over de status van de binnen De Telefoongids aangesloten op de twee pro-
goedkeuring moeilijk te beantwoorden, omdat de fac- ducten van ISProjects. De eerste ervaringen zijn veruit
turen langs diverse personen geleid werden en het niet positief. ‘Afgezien van enige onwennigheid zijn de
altijd duidelijk was wie de factuur behandelde. Boven- medewerkers die vaak met de systemen werken, zoals
dien voerden we een verplichtingenadministratie met de crediteurenadministratie, erg enthousiast. De eerste
behulp van Excel. Een probleem daarmee was dat lang resultaten zijn al zichtbaar: onze facturen raken niet
niet iedereen een inkoopnummer aanvroeg als er iets meer zoek en we boeken tijdwinst door de kortere
besteld moest worden. Op het moment dat de factuur doorlooptijden.’ Niet alleen haalt De Telefoongids veel
binnenkwam, waren we vervolgens een halve dag voordelen uit ISP-Invoice, maar ook merkt Lubber-
bezig om te achterhalen wie de besteller was.’ huizen dat ISP-Purchase meerwaarde heeft. ‘Met
ISP-Purchase hebben we de goedkeuring van bestel-
Vertrouwen aanvragen voor goederen en diensten geautomati-
Een projectteam onder leiding van Lubberhuizen seerd. Goedgekeurde bestelaanvragen worden vervol-
Organisatie
stelde een lijst met eisen op waaraan een elektronisch gens voorzien van een inkoopordernummer. Door de
De Telefoongids BV
factuurverwerkingssysteem moest voldoen. ‘Belang- toekenning van dit inkoopordernummer kunnen de
Naam
rijk was dat de scanner bepaalde velden automatisch facturen veel efficiënter verwerkt worden. Belangrijk is
Jan Willem Lubberhuizen
zou herkennen, de archieffunctie van goede kwaliteit echter wel dat onze medewerkers en leveranciers de
Functie
zou zijn en er een goede koppeling met Exact Globe, inkoopordernummers aanvragen en deze op de factuur
Projectmanager
ons financiële systeem, zou zijn.’ Na het opstellen van vermelden. Het voordeel dat ISP-Purchase biedt valt of
de eisenlijst, benaderde het projectteam zes partijen. staat immers met de discipline van de betrokkenen.’
Een zorgvuldig selectieproces volgde. ISProjects kreeg
‘De eerste resultaten
uiteindelijk de opdracht toegewezen. Best bijzonder, Samenwerking wordt vervolgd
zijn al zichtbaar:
omdat ISProjects als enige van de kandidaten nog een Lubberhuizen is erg blij dat De Telefoongids uiteinde-
koppeling met Exact Globe moest ontwikkelen. Wat lijk de beslissing heeft genomen om de systemen van onze facturen raken niet
was doorslaggevend? ‘ISProjects scoorde op alle ISProjects te implementeren. ‘We raken facturen niet meer zoek en we boeken
punten goed. De goede score in combinatie met hun meer kwijt en de leidinggevenden hebben volledig tijdwinst door de
vertrouwenwekkende presentaties en het feit dat zij inzicht in hun eigen facturen. Ook kunnen partijen als
kortere doorlooptijden’
De Telefoongids als showcase wilden hebben, de crediteurenadministratie en managers veel makke-
zorgden ervoor dat wij hen de opdracht hebben lijker oude facturen te voorschijn halen.’ Met de imple-
gegeven’, licht Lubberhuizen toe. mentatie van ISP-Invoice en ISP-Purchase is de samen-
werking nog niet ten einde. Lubberhuizen: ‘We zijn
Positief onlangs samengegaan met Gouden Gids en de volle-
In het voorjaar van 2008 startte de implementatie van dige systeemintegratie zal in 2009 plaatsvinden. Dat
zowel ISP-Invoice als ISP-Purchase op de afdelingen IT betekent dat ISProjects weer bij ons aan de slag moet.’
Rompertdreef 9 T +31 (0)73 62 33 808 info@isprojects.nl
NL - 5233 ED ’s-Hertogenbosch F +31 (0)73 62 38 340 www.isprojects.nl