IECBW kiest voor EASI Financials als nieuw boekhoudsoftwarepakket

1. Uitdaging
Om jaarlijks meer dan 5.000
facturen van verschillende
leveranciers correct te
verwerken, zocht de IECBW een
nieuwe softwaretoepassing voor
de boekhouding. Een
efficiëntere werkwijze met
minder papier en een versneld
goedkeuringsproces voor
facturen waren een must. Het
pakket moest geïntegreerd
worden met het gebruikte ERP-
pakket.
Oplossing
De IECBW koos voor het
boekhoudpakket EASI
Financials. Voor een vlotte
migratie werden de bestaande
documenten aangepast aan
het formaat van EASI’s
boekhoudsoftware. Ook werd
het goedkeuringsproces van
facturen vereenvoudigd door
een goede integratie met het
bestaande ERP-pakket.
Voordelen
Competitieve prijs, product
beantwoordt aan alle wensen,
consultants van EASI
ondersteunen personeel tijdens
de implementatie, snelle
migratie, goede integratie met
huidig ERP-pakket, verbeterd
goedkeuringsproces voor
facturen.
De IECBW kiest EASI Financials als nieuw
boekhoudsoftwarepakket
De Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon zorgt voor de
waterproductie en –distributie in 13 gemeenten in Waals-Brabant en
Henegouwen. De IECBW werkt samen met verschillende leveranciers om
dagelijks meer dan 200.000 mensen van drinkbaar water te voorzien.
De boekhoudsoftware die de IECBW gebruikte voor de interne
boekhouding en de facturen van leveranciers, was aan vervanging toe.
De nieuwe software moest zowel de algemene, analytische als
budgettaire boekhouding aankunnen en geïntegreerd kunnen worden
met het ERP-pakket. De IECBW gebruikte voorheen een gedeeltelijk zelf
ontwikkelde applicatie voor algemene en analytische boekhouding,
met een aantal bijkomende modules, onder andere voor analytische
gegevensverwerking, het beheer van vaste activa en het importeren
van salarisprogramma’s.
“Het vorige pakket werkte nog, maar draaide op MS-DOS en werd niet
langer ondersteund. Ook voldeed het hoe langer hoe minder aan de
huidige behoeftes binnen onze organisatie, zoals elektronisch
documentenbeheer”, vertelt Emmanuel Gaziaux, administratief en
financieel directeur bij de IECBW. “De nieuwe toepassing moest ook
probleemloos geïntegreerd kunnen worden met het softwarepakket dat
we voor de boekhouding van onze klanten gebruiken en met onze ERP-
software, voor het beheer van klantenrelaties, facturatie, incasso,
bestellingen en aankoop.”
Om de juiste leverancier met de juiste oplossing te kiezen voor de
boekhouding, stelde men een lijvig lastenboek op. De IECBW vergeleek
daarop de voorstellen van zes leveranciers.
“EASI was de enige leverancier die ons een bevredigend antwoord kon
geven op alle vragen en die standaard alle nodige functionaliteiten had
voorzien”, aldus Emmanuel Gaziaux.
Vlotte migratie
Het boekhoudpakket EASI Financials kon meteen bij de IECBW
geïnstalleerd worden: bijkomende bedrijfspecifieke ontwikkeling was niet
nodig. Toch personaliseerde EASI een aantal functies voor de IECBW,
wat vooral interessant was voor de codering van de facturen. Die
personalisering is overigens een standaard functie binnen het pakket.
“Tijdens planningmeetings met een consultant van EASI hebben we het
hele project in kaart gebracht. We wisten dat we, voor de goede afloop
van de migratie, bepaalde stappen moesten volgen. Afhankelijk van het
feit of we die stappen al dan niet volgden, kon de migratie 10 of 100
dagen geduurd hebben. Slechts één voorbeeld: we moesten 8.000
fiches in het nieuwe boekhoudpakket invoeren. We hebben dat proces
geautomatiseerd, maar daarvoor moesten we de formaten eerst
aanpassen. Dat hebben we in overleg met de consultant van EASI
gedaan. Door de goede onderlinge samenwerking, planning en analyse
duurde die hele migratie duurde niet langer dan vijf dagen.”, aldus
Emannuel Gaziaux.

2. Sneller rapporteren en goedkeuren
De IECBW krijgt jaarlijks zo’n 5000 facturen van
leveranciers. Als men vroeger bepaalde informatie
uit een oude factuur wilde opzoeken, moest men
het archief contacteren, het bewuste document
opnieuw opzoeken en het bezorgen aan de vrager.
Die moest het papieren document na consultatie
ook weer ergens kwijt kunnen. Vandaag wordt elke
factuur ingescand, circuleren er met de software
van EASI geen losse documenten meer en gaat het
opzoekingsproces nu veel sneller.
En er is meer: de IECBW heeft nu een uitstekend
rapporteringssysteem en kan heel eenvoudig
‘realtime’ verbinding maken met de EASI databank
vanuit Excel, wat bij andere
boekhoudsoftwarepakketten niet zo evident is. Bij
de IECBW gebruiken vier mensen het
boekhoudpakket dagelijks, terwijl acht collega’s er
onrechtstreeks mee werken voor de goedkeuring
van leveranciersfacturen. Dat gebeurt via web
access van EASI. Om dat goedkeuringsproces zo
efficiënt mogelijk te laten verlopen, worden alle
facturen die ter goedkeuring worden voorgelegd
aan een persoon gebundeld. Die krijgt een keer per
dag een e-mail met een overzicht van alle facturen
die hij moet goedkeuren. Via een hyperlink heb je
toegang tot het intranet om elk document
afzonderlijk te bekijken en goed te keuren. Wanneer
de facturen fouten bevatten, kan de lezer ze
weigeren en eventueel een mededeling toevoegen
met de reden van weigering. Ook facturen die al
werden goed- of afgekeurd kunnen worden
teruggevonden, dankzij de hele historiek. Dat maakt
het gemakkelijker om prijzen en details snel terug te
vinden.
Betere controle over budgetten
Elke verantwoordelijke beheert bij de IECBW zijn
eigen budget. De nieuwe software laat toe
persoonlijk budget in reële tijd te bekijken en dus
beter te beheren. Door de rechtstreekse verbinding
met de database, kan men op elk moment de
meest actuele stand van zaken zien: wat werd al
gefactureerd, wat is besteld maar nog niet
geleverd, maar ook: wat is al geleverd maar nog
niet gefactureerd? Zo kent men ook perfect de
budgetmarges tegen het einde van het jaar en
weet men of er al dan niet nog nieuwe bestellingen
geplaatst kunnen worden.
De integratie met de ERP werd op twee manieren
gerealiseerd. De bestellingen en leveringen,
geëncodeerd in de ERP, worden elke nacht
geëxporteerd naar EASI. De voorlopige en
definitieve bestellingen worden dan door EASI
berekend om het reële beschikbare budget weer te
geven. De ERP software staat ook rechtstreeks in
verbinding met EASI.
Zo zijn er directe controlemechanismen geïnstal-
leerd in de ERP-oplossing, waardoor budget-
overschrijdingen voorkomen worden.
“Het geeft een gevoel van zekerheid. Vroeger
hebben we enkele onaangename verrassingen
meegemaakt door de overschrijding van
budgetten. We zagen pas twee maanden na de
sluiting van de boekhouding de werkelijke staat van
het budget. We liepen dus achter de feiten aan.
Vandaag kunnen we de uitgaven perfect beheren
dankzij deze nieuwe toepassing. Het is onmogelijk
om nu nog een budget te overschrijden zonder dat
de directie hiervan op de hoogte is. We kunnen elke
budgetstatus opvragen met één enkele muisklik”,
zegt E. Gaziaux.
Emmanuel Gaziaux, Administratief en Financieel Directeur bij de
IECBW
Kwalitatief hoogstaande service
Emmanuel Gaziaux spreekt van een geslaagd
project: “Het project is bijna perfect verlopen, van
het begin tot het einde. Om tot zo’n succes te
komen, moet je goed weten wat je wil en in die zin is
het uitgebreide lastenboek zeer nuttig geweest. Het
bood ons een boekhoudpakket binnen het
vooropgestelde budget en met alle functies die we
hebben gevraagd”.
Tijdens de implementatie werden de gebruikers van
het nieuwe boekhoudpakket volledig ondersteund
door medewerkers van EASI. Zo werden er ook drie
opleidingsdagen voorzien en werden de gebruikers
van bij het begin betrokken bij het project.

3. “Bij problemen kunnen we steeds de helpdesk van
EASI bellen, zulke hulp is voorzien in de prijs. En EASI
zorgt ook voor de updates van onze toepassing.
Toen de wetgeving voor onze sector veranderde,
zorgde EASI onmiddellijk voor een aangepaste
versie van de software, conform de nieuwe wetten.
De mensen bij EASI kennen hun producten zeer
grondig. Ik heb van EASI nog nooit gehoord:
“Mijnheer Gaziaux, dat is niet mogelijk”. Die
kwalitatief hoogstaande service en professionaliteit
zijn ongetwijfeld één van hun sterkste troeven”,
besluit, Emmanuel Gaziaux.
Copyright © EASI. All rights reserved
Website: www.easi.net
Mail: info@easi.net
Blog: blog.easi.net
Tel.
- EASI Nijvel: +32 67 28 10 00
- EASI Mechelen: +32 15 28 75 00
- EASI Luxemburg: +352 26 18 58 11
- EASI Frankrijk: +33 1 72 75 73 89
Please Recycle