Cara yang mudah dan betul untuk sediakan minit mesyuarat.

1. PENULISAN MINIT
MESYUARAT
AJES BIN TUAH
KETUA PENOLONG PENGARAH
BAHAGIAN PERANCANGAN STRATEGIK DAN PENYELIDIKAN
DAN
BAHAGIAN GERAK SARAF DAN PENGURUSAN ISU
JABATAN PENERANGAN MALAYSIA SARAWAK

2. MINIT MESYUARAT ( MM )
Satu rekod bertulis tentang
perkara-perkara yang dibincangkan
di dalam sesuatu mesyuarat.

4. PRINSIP PENULISAN
MINIT MESYUARAT

5. Prinsip Penulisan Minit Mesyuarat
Correct
( Betul )
Concise Clear
( Ringkas ) 4C ( Jelas )
Comprehensive
( Lengkap )

6. Betul ( Correct )
Aspek Bahasa :
•Ejaan dan tatabahasa betul.
•Bahasa yang mudah difahami.
•Elakkan ayat yang terlalu panjang hingga
sukar difahami.

7. Jelas ( Clear )
• Format penulisan mengikut kehendak
Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991
• Catatan minit mesyuarat sepatutnya
mengikut agenda
• Kandungan catatan minit:
Perkara, Keputusan dan Tindakan
• Sistem nombor diguna pakai

8. Lengkap ( Comprehensive )
. Maklumat yang dicatat perlulah lengkap.
. Tidak menambah atau mengurangkan perkara-
perkara yang dibincangkan dan yang diputuskan
dalam mesyuarat.

9. Ringkas dan Padat ( Concise )
• Bahasa yang ringkas dan penulisan yang padat
dari segi pengolahan.
• Sekiranya pegawai tidak menghadiri
mesyuarat berkenaan tetapi dengan membaca
minit tersebut, boleh faham dan mengambil
tindakan berasaskan keputusan mesyuarat.

10. Peringatan
MM hendaklah merekodkan :
a. Perkara-perkara penting yang
dibincangkan.
b. Keputusan-keputusan yang dibuat.
c. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil perhatian.

11. FORMAT PENULISAN
MINIT MESYUARAT

12. PENGERTIAN MINIT MESYUARAT
Satu rekod atau kenyataan bertulis secara
formal mengenai catatan ke atas sesuatu
perbincangan dan keputusan yang dicapai
dalam perbincangan tersebut sebagai
bahan rujukan, tindakan susulan dan
pelaporan semula untuk perbincangan
akan datang.

13. PENGHANTARAN / Edaran Minit
Mesyuarat
Minit yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah
diedarkan kepada semua ahli mesyuarat dalam
tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebut
diadakan.

14. FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT
PKPA BIL.2 /1991

15. Minit Mesyuarat Berseri
(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil……………… Tahun…………
(Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan Tahun)
Tarikh :
Masa:
Tempat:

16. Kehadiran :
Senaraikan nama ahli yang menghadiri
mesyauarat berkenaan, bermula dengan nama
Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama
hendaklah mengikut kekananan.

17. Turut Hadir:
Senarai nama pegawai yang bukan ahli tetapi
dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau
telah turut sama menghadiri mesyuarat.
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

18. Urus Setia:
Senaraikan nama-nama pegawai yang menjadi urus
setia mesyuarat dan hendaklah mengikut
kekananan.

19. 1. Perutusan Pengerusi
Ruang ini mengandugi catatan tentang
perkara-perkara penting yang dibangkitkan
oleh Pengerusi.
Perkara-perkara penting ini tidak semestinya
dibangkitkan oleh Pengerusi pada awal
mesyuarat, semasa mesyuarat
membincangkan perkara-perkara berbangkit
atau semasa membincangkan kertas-kertas
kerja.

20. 2. Minit Mesyuarat yang lepas
Catatankan keputusan MM lepas iaitu sama
ada disahkan tanpa pindaan @ disahkan
tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.
Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan.
Pencadang & Penyokong
Bersetuju sebulat suara

21. 4. Perkara-perkara Berbangkit Jika
Berkaitan
a. Ruangan ini mengandungi catatan tentang
perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam
mesyuarat yang lepas.
b. Tajuk utama perkara berbangkit yang
dibincangkan hendaklah dicatatkan.
Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka
surat dan peranggan MM lepas yang
membincangkan perkara yang sama hendaklah
dicatatkan.

22. c. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih
memerlukan tindakan, catatkan juga agensi
atau nama jawatan pegawai yang perlu
mengambil tindakan.
4. Perbincangan –
Agenda / Isu yang Dibincangkan
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru
yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat.
Susunan tajuk adalah mengikut agenda
mesyuarat yang telah ditetapkan.

23. 5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja –
Jika Berkaitan
Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja
dibentangkan untuk perbincangan.
Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah :
a. Tajuk kertas kerja berkenaan.
b. Agensi yang menyediakan kertas kerja.
c. Tujuan utama kertas kerja disediakan.

24. d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam
kertas kerja tersebut.
e. Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan
isu yang dbangkitkan dalam kertas kerja
berkenaan.
f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang
dibangkitkan serta tindakan isu-isu yang perlu
diambil perhatian.

25. 6. Hal-hal Lain – Jika Ada
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain
yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada
mulanya tidak termasuk di dalam agenda
mesyuarat.

26. 7. Penutup Minit Mesyuarat
Ruang ini merekodkan perkara seperti yang
berikut :
a. Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkankan.
b. Ucapan terima kasih Pengerusi.
c. Catatan tarikh mesyuarat yang akan datang
jika tarikh telah ditetapkan.

27. Urus Setia
Catatkan nama Agensi / Bahagian / Unit yang
bertanggungjawab sebagai Urus Setia Mesyuarat.
Tarikh
Catatkan tarikh MM berkenaan disediakan.

28. CONTOH-CONTOH MINIT MESYUARAT
* Contoh Format :- Minit Mesyuarat
* Contoh Minit :- Contoh Minit Mesyuarat.doc,
CONTOH MINIT MESYUARAT (2).doc
* Contoh Maklum Balas Minit Mesyuarat :-
Contoh Borang Maklum Balas Minit Mesyuarat.doc
* Contoh Agenda Mesyuarat :-
Contoh Agenda Mesyuarat.doc

29. APA YANG PERLU DILAKUKAN ?

30. SEBELUM MESYUARAT DIADAKAN
1. Surat pemakluman mesyuarat/ surat memanggil
mesyuarat kepada ahli ( 7 hari sebelum)
i. Nyatakan Tarikh
ii. Tempat Mesyuarat
iii. Jam
iv. Agenda Mesyuarat
2. Bilangan Mesyuarat ke berapa
3. Notis seminggu sebelum mesyuarat
Contoh Surat / Memo Pemakluman Mesyuarat :-
Contoh Surat Panggilan Mesyuarat.docx

31. SEMASA MESYUARAT DIADAKAN
1. Setiausaha
i. Edarkan Borang kehadiran
ii. Mencatit butir-butir perbincangan:-
a. Tulisan
b. Rakaman
iii. Ulangi perkara penting sebelum
mesyuarat ditangguhkan

32. SELEPAS MESYUARAT DIADAKAN
1. Membuat minit :-
i. Deraf minit mesyuarat mesti siap
dalam 3 hari dari tarikh mesyuarat
untuk semakan.
ii. Minit lengkap dan edarkan dalam masa
7 hari untuk perhatian dan tindakan
ahli.

33. FORMAT MESYUARAT
1. Nama Mesyuarat.
2. Mesyuarat Bilangan ke berapa.
3. Tarikh Mesyuarat
4. Masa Mesyuarat
5. Kehadiran
6. Tidak hadir
7. Turut hadir

34. FORMAT MINIT MESYUARAT
BIL PERKARA TINDAKAN
1.0 Aluan Pengerusi/ Perutusan Pengerusi Makluman ahli
2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 1/2012
2.1 Pencadang & Penyokong Makluman ahli
3.0 Perkara-Perkara Berbangkit :-
3.1 Laporan Biro Program/Aktiviti Ketua Biro
3.2 Laporan Biro Sukan & Rekreasi Ketua Biro
3.3 Laporan Kewangan Bendahari
4.0 Hal-Hal Lain
4.1 Cadangan Lawatan Sambil Belajar ke Ketua Biro Sosial
BEO Bintulu. dan Aktiviti.
4.2 Penggunaan Baju Seragam Kelab Setia Presiden dan semua
ahli.
5.0 Penangguhan Mesyuarat Makluman semua.
Mesyuarat akan datang pada _______ ? Semua ahli.

35. SEKIAN, TERIMA KASIH
SELAMAT
BERMESYU AR AT