2. I PUNTI CHIAVE
Rispetta il tempo e gli impegni dei
partecipanti chiarendo il programma,
gli obiettivi e i passi successivi al
meeting
Limita il numero dei partecipanti per
consentire a tutti di intervenire
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3. 1 Decidi se incontrarsi
online è davvero
necessario
3 Restringi il numero dei
partecipanti
2 Riassumi il programma
dell'incontro e gli
obiettivi da
raggiungere
4 Rispetta (e fai
rispettare) l'etichetta
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4. 5 Controlla i requisiti
tecnici 7 Modera la discussione
6 Rispetta il tempo e gli
impegni degli altri 8 Riepiloga i punti
chiave discussi, i passi
successivi, e chi ne
sarà responsabile
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5. DECIDI SE INCONTRARSI
ONLINE È DAVVERO
NECESSARIO
Se devi riunire un gruppo di persone per scambiare idee,
probabilmente il modo migliore di questi tempi è proprio un
meeting virtuale. Ma se devi solo condividere
un'informazione o un aggiornamento – e quindi prevedi un
livello di interazione minimo con i partecipanti – valuta altri
canali (email, messaggio vocale, Google Docs, software di
project management come Asana o Slack).
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6. RIASSUMI IL PROGRAMMA
DELL'INCONTRO E GLI
OBIETTIVI DA RAGGIUNGERE
Questo ti consentirà di mantenere la tabella di marcia e non
andare fuori tema. Condividi programma e obiettivi in
anticipo: in questo modo, chi partecipa potrà approfondire gli
argomenti per tempo e organizzare le idee in vista di un
eventuale intervento.
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7. RESTRINGI IL NUMERO DEI
PARTECIPANTI
Più il gruppo è piccolo, più facile sarà stimolare la
conversazione e permettere a tutti di esprimersi. Una lista
lunghissima di invitati rende l'ambiente caotico e frustrante.
Invita solo le persone strettamente necessarie: chi ha le
informazioni fondamentali per quest'incontro? Chi deve
essere coinvolto per raggiungere gli obiettivi stabiliti?
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8. RISPETTA (E FAI RISPETTARE)
L'ETICHETTA
Disattiva l'audio del microfono se non stai parlando, e ricorda
ai partecipanti di fare lo stesso all'inizio del meeting. Se
possibile, scegli un luogo silenzioso da cui collegarti. Se gli
utenti tendono a interrompersi tra loro o a cambiare
discorso, cerca di riportare l'ordine e ricorda a tutti lo scopo
dell'incontro.
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9. CONTROLLA I REQUISITI
TECNICI
Assicurati di avere una connessione a internet stabile e testa
in anticipo i supporti che userai (cuffie, microfono, webcam).
Tieni a portata di mano i file da presentare o mostrare.
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10. RISPETTA IL TEMPO E GLI
IMPEGNI DEGLI ALTRI
Fai il possibile per iniziare e finire nei tempi stabiliti. Nel caso
di incontri più lunghi (una conferenza, una serie di webinar o
presentazioni), cerca di limitare la durata complessiva a un
solo giorno, e scegli orari in cui i partecipanti non abbiano
altri impegni lavorativi.
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11. MODERA LA DISCUSSIONE
Nel primo punto abbiamo parlato di come il grado di
interazione dei partecipanti ti possa aiutare a decidere tra
organizzare un meeting e mandare un'email. Per questo
motivo, chi coordina l'incontro non dovrebbe monopolizzarlo.
Assicurati che tutti abbiano la possibilità di contribuire, e
quando prendono la parola regola i tempi dei loro interventi
per non sforare.
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12. RIEPILOGA I PUNTI CHIAVE
DISCUSSI, I PASSI
SUCCESSIVI, E CHI NE SARÀ
RESPONSABILE
Questo passaggio finale è fondamentale affinché il meeting
non sia fine a sé stesso. Verifica che i partecipanti abbiano
compreso cosa devono fare e continua a monitorare i
progressi dopo l'incontro.
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