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LAVORARE
PER
PROGETTI
workshop
Dr. Salvatore Barresi

“LAVORARE PER PROGETTI”

UN PROGETTO E’ UN’ATTIVITA’ CHE
HA UN INIZIO E UNA FINE
ED E’ SVOLTA PER CONSEGUIRE
OBIETTIVI STABILITI
RISPETTANDO VINCOLI DI COSTO,
TEMPO E QUALITA’ DATI.


•IL COORDINATORE DI PROGETTO
•IL RESPONSABILE DI PROGETTO
•IL PROJECT MANAGER

RACCOGLIE E OTTIMIZZA LE RISORSE
NECESSARIE PER COMPLETARE
CON SUCCESSO IL PROGETTO


Queste risorse includono:
• le capacità, i talenti e lo sforzo corporativo
di una squadra di persone;
• attrezzature, strumenti ed
equipaggiamento;
• informazioni, sistemi e tecniche;
• denaro.


• Concepire e definire il progetto
• Programmare il progetto
• Realizzare quanto programmato
• Completare e valutare il
progetto


Durante la vita di un progetto,
la gestione si concentra su tre
parametri di base:


Parametri del progetto

Qualità Costo Tempo

Specifiche Budget Termini

Ognuno di questi parametri è definito in dettaglio durante la fase di programmazione


L’origine dei progetti

I progetti nascono
per risolvere i problemi
o
valorizzare opportunità


Quali sono le insidie
e come possono essere evitate?

• Chi inizia un progetto spesso non ha una
chiara visione dei suoi aspetti importanti.

• Non si devono accentuare i propri punti di
vista durante lo stadio di definizione e
strutturazione del progetto.


Una volta formato il nucleo del team del progetto,
il primo punto da affrontare è
chiarire il progetto
ed arrivare a un accordo
fra i membri del team stesso
sulla sua definizione e portata,
nonché sulla strategia
di base per attuarlo.


Fasi di avvio del progetto
1. Studiare, discutere e analizzare
2. Scrivere la definizione del progetto
3. Stabilire risultati finali-obiettivo
finali-
4. Elencare gli imperativi e gli aspetti
desiderabili
5. Generare strategie alternative
6. Valutare le alternative
7. Scegliere un corso di azione


Per mettere a punto strategie
alternative che potrebbero
condurvi al vostro obiettivo si può
provare a fare un

brainstorming
(tempesta dei cervelli)
Il Brainstorming è un processo, libero nella forma,
che attinge al potenziale creativo di un gruppo
favorendo l’associazione di idee.
L’associazione lavora come una corrente a doppia direzione:
Quando un membro del gruppo enuncia un’idea
ciò stimola idee da parte di altri,
il che a sua volta fa emergere nuove idee
in chi ha proposto quella iniziale


Procedure di Brainstorming

Elencare tutte le idee proposte dai membri del gruppo
A questo punto non valutare o giudicare le idee che
emergono
Non discutere immediatamente le idee avanzate, se non per
chiarirne la comprensione
Date il benvenuto alle idee <<che piovono dall’alto>>. E’
più facile eliminarle in seguito
La ripetizione non nuoce. Però non sprecare troppo tempo a
verificare i doppioni
Incoraggiare la quantità. Quante più idee vengono
espresse, tanto maggiore sarà possibile di trovarne
una utile
Non essere ansiosi di chiudere il procedimento. Quando
avete raggiunto un certo limite, lasciare riposare le
cose e ricominciare da capo.


Prima di dare avvio a un progetto
completo,
si deve effettuare uno studio di fattibilità
per verificare la vostra strategia
preliminare
e rispondere alla domanda fondamentale:
<<Funzionerà?>>


A seconda della natura del progetto una o più alternative
aiuteranno a rispondere a questa domanda.
La scelta è tra

• Studio di mercato
• Test pilota
• Simulazione col computer


Fasi della programmazione

Stabilire l’obiettivo del progetto;
Definire una strategia di base per raggiungere l’obiettivo;
Scomporre il progetto in sub-unità o fasi;
Determinare gli standard di performance per ogni sub-unità;
Determinare la sequenza appropriata per completare le sub-unità;
Determinare la sequenza appropriata per completare le sub-unità
e predisporre un calendario per il progetto complessivo in cui siano
indicate le date di inizio e fine delle singole sub-unità;
Determinare i costi di ogni sub-unità e indicarli nel budget del
progetto;
Progettare la necessaria organizzazione del personale, incluso il
numero ed il genere di posizioni e i doveri e le responsabilità di
ciascuno;
Determinare quale addestramento, se necessario, è richiesto per i
membri del team del progetto;
Definire le politiche e le procedure da adottare;


•Programmare la dimensione qualità
•Programmare la qualità richiede attenzione al dettaglio.
•Assicurare che l’output del progetto risponda ai requisiti richiesti.

Programmare la dimensione tempo
L’obiettivo quando si programma la dimensione del tempo è
determinare la scadenza più breve entro cui potrà essere completato il
progetto.
La durata di ogni fase
La data più prossima alla quale una fase può iniziare
La data massima a cui una fase deve iniziare

Programmare la dimensione costo
Componenti tipiche del costo
Lavoro
Spese accessorie
Materiali e Forniture
Noleggio attrezzature
Spese generali e amministrative
Profitto (se applicabile)

Doveri chiave durante l’implementazione
1. Controllare il lavoro in corso
2. Dare un feedback
3. Negoziare per quanto riguarda materiale,
forniture e servizi
4. Risolvere le divergenze


1Portare il progetto a una conclusione di
successo

2 Completamento del progetto

3 Dichiarare il progetto completato

Lavorare per obiettivi
Se non definite i traguardi come
potrebbe la vostra organizzazione
sapere dove vuole andare?

Domanda:
Salireste su un aereo se non sapeste dove andrà ad atterrare?


Che cos’è un traguardo?

<<Un traguardo è una meta o obiettivo finale verso il quale
viene indirizzato uno sforzo specifico e cosciente>>
<<Un traguardo è un risultato specifico e misurabile da ottenere
in un tempo determinato e sotto specifici vincoli di costo>>

Come vengono definiti i traguardi?
• Individuare le opportunità per meglio raggiungere il
traguardo
• Sviluppare i traguardi
• Formulare i piani d’azione


Elaborare un piano…
• È segno di mentalità aperta e flessibile;
• Incentiva il cambiamento e la modifica;
• Chiarisce la vostra concezione della realtà;
• Vi consente di valutare realisticamente le vostre
possibilità di successo, indicandovi quanta strada dovete
percorre e a che velocità.


In tutti i casi fare dei piani:
1. Indica una direzione;
2. Coordina tutti i vostri sforzi;
3. Fornisce degli standard:
vi aiuta a giudicare la vostra
performance;
4. Prepara: vi fornisce gli strumenti
per gestire gli imprevisti;
5. Stimola: vi consente di evitare i
vicoli ciechi …


Le otto fasi fondamentali
1. Valutazione
Cercate di capire dove vi trovate ora e dove volete trovarvi in
futuro.
Chiarite la vostra esigenza di successo per qualunque progetto
decidete d’intraprendere.
2. Impegno
Prendete impegno ad iniziare ad elaborare un piano per il
futuro
3. Indagine
Esaminate tutti gli aspetti interessanti del progetto
4 . Decisione
Decidete cosa volete fare e quando lo volete fare
5 . Organizzazione
Stabilire gli scopi e obiettivi specifici e definite le scadenze
6. Preparazione
Riunite tutte le risorse di cui avrete bisogno per attuare il vostro
piano d’azione
7. Attuazione
Iniziate svolgendo un compito di primaria importanza che vi
consentirà d’avviare l’attuazione del vostro del piano e
verificare tutto quello che fate
8. Risultato

“Cambiare in meglio le cose che
possono essere cambiate.
Gestire saggiamente le cose che non
possono essere cambiate.
E, soprattutto, distinguere sempre
le une dalle altre”.
?


“se vale la pena di fare
qualcosa, vale la pena di
farla con entusiasmo”


Da Attuatore a Progettista

Utilizzando
Piano di fattibilità
Piano d’azione
Modellando il Progetto
Piano della qualità
secondo le esigenze del
territorio


<<Ci son più cose fra cielo e terra,
Orazio, di quanto la tua scienza possa
immaginare>>.
Shakespeare


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