Conduzione, Conclusione e il “dopo” https://www.manager.it/default.asp?page=A_riuniolanati.html

1. 1/19A. Lanati
La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione
 Iniziare in orarioIniziare in orario
 Benvenuto e “riscaldamento”Benvenuto e “riscaldamento”
Introduzione allo scopo della riunione,Introduzione allo scopo della riunione,
illustrazione dell’agenda e degli obiettivi.illustrazione dell’agenda e degli obiettivi.
Quando necessario, attività di integrazioneQuando necessario, attività di integrazione
del gruppo.del gruppo.

2. 2/19A. Lanati
La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione
Lo svolgimentoLo svolgimento
 Qualche accordo preliminareQualche accordo preliminare
 Le Regole di BaseLe Regole di Base
Stabilirle evita che le abitudini di qualcheStabilirle evita che le abitudini di qualche
partecipante diventino parte del funzionamento dellapartecipante diventino parte del funzionamento della
riunione;riunione;
Sono leve per agire sul comportamento del gruppo;Sono leve per agire sul comportamento del gruppo;
Forniscono al gruppo comprensione del modo diForniscono al gruppo comprensione del modo di
funzionamento della riunione.funzionamento della riunione.

3. 3/19A. Lanati
La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione
Lo svolgimento -Lo svolgimento - le regole di basele regole di base
 Come si devono gestireCome si devono gestire
 Si presenta una lista di regole standardSi presenta una lista di regole standard
 Se ne illustra il significato generale e particolareSe ne illustra il significato generale e particolare
 Il gruppo è invitato a discuterne e individuare laIl gruppo è invitato a discuterne e individuare la
propria lista di regole (modifica o integrazione dellapropria lista di regole (modifica o integrazione della
lista proposta)lista proposta)
 Si richiede il consenso di tuttiSi richiede il consenso di tutti
 La lista viene tenuta in bella vista in ogni riunioneLa lista viene tenuta in bella vista in ogni riunione
 Le regole vengono richiamate all’occorrenza per laLe regole vengono richiamate all’occorrenza per la
gestione delle dinamiche del gruppo.gestione delle dinamiche del gruppo.

4. 4/19A. Lanati
La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione
Lo svolgimento -Lo svolgimento - le regole di basele regole di base
 La lista standardLa lista standard
 Si inizia e si finisce in orarioSi inizia e si finisce in orario
 A inizio riunione si concorda la priorità degli argomenti in agendaA inizio riunione si concorda la priorità degli argomenti in agenda
 Messaggi, telefonate, richieste di interruzione aspettano fino alMessaggi, telefonate, richieste di interruzione aspettano fino al
momento di pausa.momento di pausa.
 Si rispetta il programma (tempi e argomenti).Si rispetta il programma (tempi e argomenti).
 Parla una persona alla volta (no conversazioni parallele)Parla una persona alla volta (no conversazioni parallele)
 Si separa l’idea o il commento dal singolo (nessun attaccoSi separa l’idea o il commento dal singolo (nessun attacco
personale).personale).
 Tutti contribuiscono alla discussione e agli obiettivi del gruppo e siTutti contribuiscono alla discussione e agli obiettivi del gruppo e si
impegnano a produrre materiale o attività richieste per i tempiimpegnano a produrre materiale o attività richieste per i tempi
concordaticoncordati
 Gli argomenti non pertinenti vengono registrati nella “Cassetta deiGli argomenti non pertinenti vengono registrati nella “Cassetta dei
Suggerimenti” e affrontati a parte.Suggerimenti” e affrontati a parte.
 Si applica la confidenza, se richiestaSi applica la confidenza, se richiesta
 Il verbale viene fatto a turno, entro 48 ore dalla conclusione dellaIl verbale viene fatto a turno, entro 48 ore dalla conclusione della
riunione.riunione.

5. 5/19A. Lanati
La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione
Lo svolgimentoLo svolgimento
 Qualche accordo preliminareQualche accordo preliminare
(segue)(segue)
 Condividere la priorità degli argomenti in agendaCondividere la priorità degli argomenti in agenda
 Definire e assegnare i ruoli di supporto:Definire e assegnare i ruoli di supporto:
 Leader / conduttore: organizza e conduce la riunioneLeader / conduttore: organizza e conduce la riunione
 Facilitatore / moderatore: assicura una partecipazioneFacilitatore / moderatore: assicura una partecipazione
equilibrata e l’uso degli strumentiequilibrata e l’uso degli strumenti
 Segretario: annota argomenti, idee, decisioni, azioniSegretario: annota argomenti, idee, decisioni, azioni
 Cronometrista: mantiene la riunione in programma, segnalaCronometrista: mantiene la riunione in programma, segnala
quando è tempo di concluderequando è tempo di concludere

6. 6/19A. Lanati
La conduzione della riunioneLa conduzione della riunione
Lo svolgimentoLo svolgimento
 Cuore della discussioneCuore della discussione
 Verificare le azioni definite nella riunione precedenteVerificare le azioni definite nella riunione precedente
 Mantenere la discussione in argomentoMantenere la discussione in argomento
 Coinvolgere tutti nella discussione e nelle decisioniCoinvolgere tutti nella discussione e nelle decisioni
 Cercare il consenso del gruppo a chiusura di ogniCercare il consenso del gruppo a chiusura di ogni
argomentoargomento
 Registrare debitamente ogni decisione e ogni azioneRegistrare debitamente ogni decisione e ogni azione
 Decidere (nel caso sia necessario) se prolungare laDecidere (nel caso sia necessario) se prolungare la
discussione fuori dagli orari prestabiliti o rinviare ad altrodiscussione fuori dagli orari prestabiliti o rinviare ad altro
incontroincontro

7. 7/19A. Lanati
La conclusione della riunioneLa conclusione della riunione
 Riassumere decisioni e azioni a fine riunioneRiassumere decisioni e azioni a fine riunione
 Ogni azione deve avere chiaro l’obiettivo, ilOgni azione deve avere chiaro l’obiettivo, il
responsabile, la scadenzaresponsabile, la scadenza
 Ogni incaricato di un’azione dovrebbe iniziare aOgni incaricato di un’azione dovrebbe iniziare a
segnarla, in attesa di ricevere il verbale.segnarla, in attesa di ricevere il verbale.
 Definire data/orario, luogo, agenda per l’incontroDefinire data/orario, luogo, agenda per l’incontro
successivosuccessivo
 Fare il punto / la valutazione della riunione:Fare il punto / la valutazione della riunione:
 Per individuare meccanismi non positivi del gruppoPer individuare meccanismi non positivi del gruppo
 Per intraprendere azioni di miglioramento delPer intraprendere azioni di miglioramento del
funzionamento della riunione.funzionamento della riunione.
 Terminare in orarioTerminare in orario

8. 8/19A. Lanati
Dopo la riunioneDopo la riunione
 Distribuire il verbale di riunione (entro 48Distribuire il verbale di riunione (entro 48
ore)ore)
 Pianificare e preparare la riunionePianificare e preparare la riunione
successiva.successiva.