OPEN DAYS - La liquidità è servita!

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OPEN DAYS
La liquidità è servita!
GLI E-BOOK PER I FITNESS CLUB

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Sommario
Introduzione
Capitolo 1
Check List
Capitolo 2
Presentazione
Capitolo 3
Come si mantengono bassi i costi pubblicitari
Capitolo 4
Come si fanno ad avere tanti visitatori?
Capitolo 5
L’idea
Capitolo 6
Il materiale pubblicitario e la sua distribuzione esatta
Capitolo 7
Come si fanno possibilmente tanti abbonamenti
Capitolo 8
Come si usano gli indirizzi ricavati
pag. 05
pag. 06
pag. 08
pag. 10
pag. 12
pag. 18
pag. 21
pag. 23
pag. 32

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Introduzione
Come introduzione a questo e-book denso di contenuti, e pieno di soluzioni pratiche
crediamo che non ci posso essere migliore soluzione che riportare la lettera di pre-
sentazione che un nostro socio ha voluto scrivere quando ha saputo che abbiamo
deciso di rendere pubblico tutto il know how per la creazione di un open day, con-
densandolo all’interno di un manuale alla portata di tutti.
Mi presento, mi chiamo Alessandro ed è ormai da 20 anni che sono nel mondo del fitness.
Prima come titolare di un club, e dopo come consulente e relatore di Business Mind, so-
cietà nata dall’unione di alcuni professionisti in vari settori che ha come primo obiettivo
di creare e trovare le giuste soluzioni a tutte le realtà che gravitano all’interno del mondo
fitness.
Qui di seguito racconterò in breve la mia esperienza :
dopo vari tentativi di creare campagne marketing da solo e di buttare soldi ho deciso di
provare quello che un mio carissimo amico aveva già fatto prima di me.
L’incontro che ha cambiato la mia vita
Dopo poco tempo, ricordo che erano i primi di luglio, incontrai Alessandro, un amico
i vecchia data, sarà per l’omonimia che decisi di ascoltarlo: mi suggerì di provare ad
organizzare un open day seguendo un programma dettagliato a prova di errore.
La data: 18 – 19 settembre non si dimentica facilmente
Il risultato: 100.000 Euro di fatturato in 2 giorni
Cosa ho fatto di strano o di eccezionale ?
Assolutamente nulla, ho semplicemente seguito passo passo tutti i consigli che mi
venivano dati e che oggi ho deciso di mettere a tua disposizione grazie a questa gui-
da che mi ha permesso di “spiccare il volo”!

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Capitolo 1 | Check list
Per poter organizzare un OPEN DAY ed essere sicuri di ottenere un grande successo
sicuramente bisogna avere le idee chiare.
Qui di seguito troverete una lista di alcune delle cose che devi preparare per i giorni
della festa, ti potrà essere sicuramente di grande aiuto perché ti permetterà di non
perdere tempo in tante cose futili e di concentrarti solo su quelle che ti porteranno
al successo:
[ ] Fissare la data
[ ] Fissare il programma
[ ] Mezzi per la pubblicità: spedizioni per la posta ( mailing )
[ ] Annuncio sul giornale
[ ] Mailing per clienti e ex clienti
[ ] Cartoline per il sorteggio
[ ] Programmazione del personale (venditori per l’OPEN DAY)
[ ] Formazione del personale
[ ] Compiti per il personale esterno
[ ] Preparare telemarketing dopo l’open day
[ ] Istruttori preparati dopo l’open day
[ ] Informazione per i venditori
[ ] Preparare Flip-Chart
[ ] Organizzare il contenitore per estrazione
[ ] Bevande analcoliche
[ ] Mettere in fresco lo spumante
[ ] Organizzare un baby-parking
[ ] Cartelli di indicazione per strada
[ ] Mettere i palloncini e abbellire il club
[ ] Piano settimanale (appuntamenti da fare)
[ ] Annuncio per la stampa
[ ] Preparare punti di vendita (6 tavoli e 12 sedie)

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[ ] Preparare i portablocchi
[ ] Cartellini con i nomi
[ ] Piccoli regali per i bambini
[ ] Brochure per clienti
[ ] Stampa del programma corsi
[ ] Organizzare le penne
[ ] Moduli di adesione
[ ] Togliere le stecche ai pesi
[ ] Formare luoghi dove fare accordi e appuntamenti
[ ] Preparare modulistica finanziamenti
[ ] Addobbare l’esterno del club per attirare i curiosi

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Capitolo 2 | Presentazione
Bene bene iniziamo a prepararci... ALT!!!
Qual è l’obbiettivo dell’OPEN DAY?
Ehm...
Questo silenzio mi fa pensare…, ok ti aiuto io: fare un sacco di abbonamenti.
NON DIMENTICHIAMOLO MAI: E’ UNA VENDITA NON UNA PRESENTAZIONE.
Gli imprenditori che hanno capito questo hanno già superato il primo ostacolo.
Le esperienze acquisite, ci hanno permesso di raccogliere 4 punti fondamentali:
• Mantenere i costi pubblicitari bassi
• Ottenere possibilmente tanti interessati
• Fare tanti abbonamenti
• Usare gli indirizzi ricavati nel post OPEN DAY
Ci sono imprenditori che, con poco hanno molto, e imprenditori che, spendono molti
soldi e hanno meno. Ci sono imprenditori, che hanno molti interessati e non fanno
abbonamenti, ed altri invece che fanno molti abbonamenti.
Gli imprenditori che hanno un’applicazione personale insufficiente,
falliscono in tutti e 4 i punti.
Ci sono imprenditori invece che sono bravi in uno o due punti,
ma anche questo non e’ sufficiente per ottenere un buon risultato.
La chiave per organizzazare un OPEN DAY di successo è di avere tutti questi 4 punti
bilanciati.
L‘ imprenditore che riuscirà a vedere l’ OPEN DAY non come un bel giorno trascorso
insieme, ma come un’organizzazione promozionale sfruttata al massimo, avrà sicura-
mente più successo.
Un errore nella preparazione dell’ OPEN DAY è il tempo che l’imprenditore deciderà
di investire nell’organizzazione, infatti non preparando adeguatamente le due gior-
nate di vendita otterrà solo il risultato di spendere molti soldi.

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Per una corretta organizzazione occorrono circa 8 settimane.
È preferibile rimandare un appuntamento, organizzando le procedure in maniera cor-
retta, piuttosto che mettere tutti sotto stress e ottenere solo una grande confusione.
Ricordiamo sempre che il vostro obbiettivo non è di preparare un bel giorno per gli
interessati, ma di vendere abbonamenti .
Nei prossimi capitoli avrai dei punti importanti su come organizzare un OPEN DAY.
Se cerchi ulteriori informazioni puoi sempre chiedere ad un consulente specializzato:
BUSINESS MIND
Via Variante Aurelia, 39 (angolo Via Emiliana)
19038 Sarzana (SP)
www.businessmind.it

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Capitolo 3 | Come si mantengono bassi i costi pubblicitari
Aspettare 3 settimane prima dell’OPEN DAY per iniziare ad organizzare i preparativi
non è sicuramente un buon modo per abbattere i costi o per ottenere un buon suc-
cesso.
Non sottovalutiamo mai la forza che un centro fitness può avere nei confronti di
partner, infatti potrai scoprire che, preparando una buona presentazione dell’evento,
molte ditte sono interessate al tuo pubblico giovane e pieno di entusiasmo.
Negozi di sport, boutique, discoteche, parrucchieri, videoteche, concessionari
e molti altri ancora saranno ben felici di poter partecipare all’evento.
Crea una presentazione di tutti i tuoi servizi inserisci la data e tutte le novità che
porterai all’OPEN DAY, inseriscili all’interno di una cartellina con il tuo logo e il bi-
glietto da visita.
ALT... DOVE STAI ANDANDO !!!
Ti sei già dimenticato che il tempo è denaro?
Prima di iniziare a girare tutti i negozi o aziende della città a caso come dei pazzi...
organizziamoci.
Fai una lista di tutte le attività che conosci, se il centro è già aperto cerca fra i tuoi
clienti quelli che hanno un’ attività sarà sicuramente più semplice con loro ottenere
una collaborazione.
A questo punto attraverso una telefonata cerca il responsabile delle aziende selezio-
nate e fissa un appuntamento, in questo modo sarai sicuro di avere una persona a
tua disposizione pronta ad ascoltarti.
Con l’aiuto di questi sponsor avrai la possibilità di finanziare quasi tutto il materiale
pubblicitario.
Alcuni partners importanti per l’OPEN DAY potrebbero essere delle associazioni di
volontariato infatti potresti fissare una piccola percentuale dell’incasso finale da

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devolvere in beneficenza in cambio, oltre che fare una buona azione potresti otte-
nere della pubblicità gratuita.
Bravo, a questo punto hai fatto un primo passo verso l’abbattimento dei costi per
l’investimento pubblicitario.

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Capitolo 4 | Come si fa ad avere tanti visitatori?
Bella domanda, adesso non possiamo sbagliare.
L’esperienza insegna che per avere molti visitatori all’OPEN DAY una buona campa-
gna pubblicitaria potrebbe fare la differenza .
Un consiglio: non improvvisare nulla ma fatti seguire sempre da professionisti e affi-
dati ai loro consigli.
Adesso analizziamo alcuni punti fondamentali che potranno essere utili per non sba-
gliare la tua campagna.
Ecco i 5 punti da cui partire :
• La data
• Il motivo
• Il materiale
• L’idea
• Il programma
I punti qui sopra sono elencati secondo la loro importanza.
La data esatta conta più che una bella presentazione.
Un motivo attraente porta più che una bella offerta.
Offerte speciali o un personaggio famoso portano di più che un’associazione di
volontariato.
Una personalità importante che aiuta un’associazione di volontariato,
porta di più che un buon programma di intrattenimento.

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LA DATA ESATTA
Ovviamente è di importanza vitale.
Una volta che abbiamo deciso e mandato in stampa tutto il marketing non possiamo
più tornare indietro, quindi non possiamo sbagliare.
Per evitare errori devi iniziare a prendere in considerazione alcuni fattori importanti
che potrebbero influire sulla buona riuscita delle giornate.
Innanzitutto il periodo dell’anno in cui posizionare un OPEN DAY, primavera o au-
tunno sono sicuramente le stagioni migliori proprio perché il ritorno pubblicitario è
più alto.
Settembre, ottobre, o inizio novembre per le date dell’autunno.
Un consiglio importante è quello di svolgere l’OPEN DAY
in due giorni in modo tale da permettere a tutte le persone
che il Sabato lavorano di venirci a trovare la Domenica.
Una volta che abbiamo deciso il mese in cui posizionare l’OPEN DAY
non sbagliare weekend.
Si devono evitare date dove ci sono le vacanze scolastiche, o week-end prolungati,
di importanza vitale è verificare che non ci siano festività o ricorrenze (festa di città,
votazioni, autosaloni e concorrenza diretta, partite di calcio importanti ecc.).
Si potrebbe andare al comune e farsi dare una lista delle festività organizzate.
A questo proposito ricordati che nelle due settimane successive all’ OPEN DAY devi
essere bravo ad organizzarti ad accogliere le persone che non sono potute venire in
quei giorni.
Ricapitolando, per trovare la data esatta dovrai stare attenti a questi punti:
1) Controllo sulla contemporaneità di altri eventi
2) Quando il tuo personale ha tempo per la sua formazione.

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IL MOTIVO ESATTO
La tua pubblicità deve risaltare al massimo, deve attirare l’ATTENZIONE su di sé:
Un’immagine dice più di 1000 parole,
allora risparmiatevi le 1000 parole e usate un’immagine.
Un consiglio sempre valido e’ sicuramente quello di non improvvisare, ma di farsi
guidare da professionisti del settore che potranno scegliere per voi le immagini e le
strategie migliori.
A questo proposito sicuramente interessante il corso completo
“Come creare una campagna marketing vincente senza buttare soldi”
al cui interno vengono spiegati tutti i passaggi per creare una campagna marketing
vincente, dalla creazione di immagini a promozioni personalizzate.
alcuni esempi di campagne marketing

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MATERIALE
Un altro punto importante da non sottovalutare per la buona riuscita dell’OPEN DAY
sono tutte le strategie che aiutano i venditori a chiudere i contratti rapidamente.
Qui di seguito analizzeremo alcuni esempi da sfruttare al meglio durante le giornate
di OPEN DAY. Per iniziare ecco un esempio che potrete riutilizzare di mailing per gli
ex clienti e per gli interessati:
esempio di mailing per ex clienti

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Ecco ora altre strategie da utilizzare nella preparazione dell’OPEN DAY:
1. Risparmio di soldi
Per poter aumentare la possibilità di avere un grosso numero di interessati presenti
nei giorni decisi dobbiamo comunicare che presentandosi nei giorni dell’OPEN DAY
a sottoscrivere un abbonamento potranno usufruire di un trattamento veramente
speciale risparmiando soldi sull’ abbonamento o ricevendo buoni omaggi o regali .
Più allettante sarà la proposta e più grande sarà la possibilità di aver successo.
esempio di mailing per ex clienti

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2) Premi per la tombola
Durante l’OPEN DAY a volte vengono sorteggiati premi per un valore di € 25.000.
Alt!!! hai letto bene! € 25.000
no, non siamo impazziti continua a leggere e capirai.
Abbiamo parlato di premi che hanno un valore di € 25.000
il che non vuol dire che devi investire € 25.000 comprando dei premi.
No, normalmente la tombola non ti costerà quasi niente.
Qui il discorso è di premi di un VALORE di € 25.000.
Facciamo un esempio che potrebbe chiarire maggiormente quello che intendiamo:
acquistando una Smart ti costerebbe solo € 200 di leasing al mese, ma il suo valore
è sicuramente superiore a € 10.000, questo potrebbe essere il primo premio.
Successivamente tramite sponsor potresti mettere altri premi dal 2° al 5°,
come una bicicletta, un viaggio, etc...
Altri premi possono essere degli abbonamenti da 12/6/3 mesi, solarium, etc...
Infine altri premi potrebbero essere buoni di 4 settimane gratis.
Questi premi verranno sorteggiati dopo l’OPEN DAY.
Ogni visitatore che all’OPEN DAY non fa un abbonamento,
vincerà un buono di 15 gg o un mese gratis nel club.
A questo punto facciamo due conti:
200 buoni per 14 giorni di fitness o 1 mesi omaggio per un valore di circa € 50,
avrete già premi premi per un valore di € 10.000.
Aggiungiamo la Smart del valore di € 10 000: ecco raggiunto il valore di € 25.000.
Spesso è funzionale inserire nei premi un viaggio, esistono agenzie (come Iperclub)
che con pochi euro permettono di regalare viaggi del valore di migliaia di euro.

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Capitolo 5 | L’Idea
1. PERSONAGGIO IMPORTANTE
La presenza di un personaggio importante nei giorni dell’OPEN DAY è sempre un
qualche cosa che aiuta nell’attirare maggiormente le persone.
Indipendentemente dall’attività svolta (sport, spettacolo, attore, etc...) l’importante è
contattare in tempo l’agente del personaggio e farsi rilasciare il nulla osta all’utilizzo
della sua immagine.
In questo modo avrai la possibilità di inserirla in ogni strumento di marketing che
deciderai di usare.
Anche in questi casi c’è la possibilità di farsi guidare da professionisti del settore
capaci di trattare sui compensi e soprattutto sfruttando al meglio la presenza del
personaggio:
BUSINESS MIND
19038 Sarzana (SP)
www.businessmind.it
2. A SCOPO DI BENEFICENZA
Una strategia che sicuramente permette di dare molto risalto all’ evento è quello di
collaborare con un’associazione umanitaria.
Importante infatti sarebbe poter lavorare con un’associazione benefica devolvendo
così una parte del ricavato a quest’ultima.
Questo tipo di collaborazione oltre che a permetterti di fare un’azione importante ti
permette di avere una grande visibilità e di legare l’evento ad un fatto positivo .
Solitamente più queste organizzazioni sono vicine alla città e meglio è per il club.

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IL PROGRAMMA
Non dimentichiamolo mai: il primo obiettivo dell’OPEN DAY è quello di
fare più abbonamenti possibili quindi organizziamo un programma ad hoc!
Non esiste cosa più irritante che, quando durante il colloquio di vendita, proprio
mentre siamo appena riusciti a creare un’ottima atmosfera e stiamo per pronunciare
la nostra miglior proposta, inizi dalla sala aerobica un concerto heavy metal e l’inte-
ressato non veda l’ora di andare a vedere lo show.
Quindi meglio usare alcune accortezze:
• Mantieni il tuo programma al minimo indispensabile;
• Concentrati per uno show che attiva la vendita di abbonamenti;
• Crea piccoli workshop, che attirino solo persone interessate al fitness.
Qui di seguito un paio di indicazioni per il programma:
Aerobica e altre presentazioni di ginnastica
Queste presentazioni non devono durare più di 7 minuti.
Devono essere sempre un medley di tutte le attività che si hanno nel centro, cosi
avranno già un quadro generale di quello che potranno trovare.
Gli interessati devono avere la possibilità di identificarsi.
Un moderatore deve sapere spiegare quali sono i vantaggi del club o dell’offerta
che noi diamo.
Occuparsi dei bambini
Ecco un altro punto importantissimo che spesso viene dimenticato
facendoci perdere numerosi abbonamenti.
Infatti se ti soffermi a pensare che l’OPEN DAY avviene nei week end probabilmente

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capirai che in quei giorni verranno a trovarti numerose famiglie con i loro bambini.
Tu dovrai essere pronti ad accoglierli ed anzi pubblicherai che durante queste due
giornate nel vostro meraviglioso club si potranno trovare persone che si dedicheran-
no al divertimento dei più piccini.
Proprio per questo nel programma inseriremo:
lavagna per dipingere, truccare il viso(pirata, principessa, clown) giochi per bambini
con piccoli premi (dolci), mago ecc.
Ricorda, principalmente si fa tutto questo
solo perché i genitori abbiano il tempo di firmare un accordo.
Degustazione
Offri un buffet all’OPEN DAY.
Dai a tutti i visitatori un bicchiere di spumante all’entrata (per avere una buona im-
pressione e per sciogliere lo stato d’animo) e provvedi che ogni visitatore al tavolo
della vendita abbia qualche cosa da bere (cosi rimane seduto).
Altrettanto per i bambini.
Video
Si, uno dei più facili e non costosi programmi di intrattenimento sono i video di fi-
tness, che devono stare all’entrata dopo il ricevimento, all’interno di questi video
potrete far passare anche degli spot pubblicitari dei partner che hanno partecipato
attivamente alla costruzione dell’OPEN DAY.

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Capitolo 6 | Il materiale pubblicitario e la sua distribuzione esatta
Per poter ottenere un ottimo risultato è importantissimo non sbagliare il timing delle
uscite e soprattutto utilizzare un numero di strumenti sufficienti a questo proposito
è consigliabile chiedere informazioni ulteriori al proprio consulente.
Ora analizzeremo l’utilizzo di alcuni strumenti consigliando il timing e il numero
da utilizzare:
Volantini
L‘utilizzo di volantini attraverso il sistema della consegna in cassetta aumenta la sua
efficacia se l’ultima mandata viene distribuita una settimana prima dell’OPEN DAY.
Importante, a questo proposito, accordarsi con chi distribuisce sui tempi di consegna.
Potresti anche cercare di allegare i tuoi volantini ai giornali locali, anche in questo
caso, programmiamolo per tempo.
E-mail
Un’affluenza di visitatori all’OPEN DAY viene anche centrata tramite il data base che
hai. Devi sempre ricordarti che ogni nome catalogato nel tuo centro è per te una
fortuna.
Infatti, a costo zero, potrai mandare delle newsletters giornaliere a tutti con un
countdown e con un invito per partecipare all’evento.
Cartelloni
I cartelloni di annuncio devono essere esposti almeno 2 settimane prima dell’OPEN
DAY nei negozi vicini e nei posti di maggior affluenza, come ad esempio: Discote-
che, ristoranti, parrucchieri, agenzie di viaggi e naturalmente all’ interno del club un
po’ da per tutto.
Pubblicità per la città
I palloncini sono il classico simbolo per gli OPEN DAY e per tutte le altre feste.
Appendi i palloncini un po’ da per tutto e fai capire che qui c’è qualche festa,

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in questo modo renderai il tutto molto più visibile anche per quei passanti che non
hanno letto e sentito niente.
Sfrutta anche gli spazi che i comuni mettono a disposizione per le affissioni dei
cartelloni ,anche in questo caso vanno organizzate per tempo perché gli spazi sono
limitati e vanno prenotati.
Importante per far capire che c’è un OPEN DAY è di mettere dei cartelli per la città
che indichino la strada da fare per arrivare al tuo club. I cartelloni devono avere la
scritta ben evidente e con scritto
(solo oggi OPEN DAY + la freccia di indicazione)
Contatto personale ad ogni cliente
Questa operazione che per gli imprenditori più bravi dovrebbe essere giornaliera
nelle settimane prima dell’OPEN DAY si intensificherà ed ogni componente del tuo
staff dovrà contattare giornalmente almeno 10 persone e ricordare loro di venire all’
OPEN DAY e di portare amici.
Solo se si parla personalmente o si fa una lista personale di chi viene si può centrare
l’obbiettivo.
Mailing per tutti i clienti
Il mailing (personalizzatelo con il vostro consulente) lo devi spedire
a tutti i tuoi clienti si deve mandare 3 settimane prima dell’OPEN DAY.
Allega a questa lettera 3 buoni e l’ultima settimana rimanda un’altra lettera
con un altro buono.
In questo modo aumenterai le possibilità che i tuoi clienti portino nuovi amici

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Capitolo 7 | Come si fanno possibilmente tanti abbonamenti
Come mai quando c’è stato l’OPEN DAY da quel fioraio tu non ci sei andato?
Perché non ti ha INTERESSATO! E allora?
SEMPLICE: chi viene al nostro OPEN DAY deve avere INTERESSE!
E a che cosa? AL FITNESS, naturale!
Non aver vergogna di parlare del fitness.
Perché chi viene da te vuol sapere del tema fitness!
I visitatori che vengono agli OPEN DAY hanno delle aspettative,
per questo vengono a trovarci!
Forse questo discorso ti riesce più facile, se pensi, cosa vi aspetteresti se ti arrivasse
un annuncio della Mercedes per un OPEN DAY.
Ti aspetteresti una festa, una grande atmosfera per es. spumante palloncini e cosi
via, ti aspetteresti uno show e della musica, però ti aspetteresti anche che vengano
presentate le auto e che si abbia la possibilità di informarsi su come sono e quanto
costano.
Pensa a quanto si arrabbierebbe un cliente che voleva acquistare un auto e nessuno
gli ha detto che comprando in quel giorno avrebbe risparmiato il 20% del prezzo.
Non devi mai aver paura di essere scortese, frettoloso o fastidioso, vuoi solo infor-
mare quello che si ha nel club e l’offerta che c’è.
Non sarà mai possibile che tra questo gruppo di interessati si abbia un 100% di
conclusioni però l’esperienza dice che è possibile che un 65% degli interessati fac-
cia l’abbonamento al OPEN DAY.
Questa prospettiva si ha se sono stati chiariti alcuni problemi come questi:
• Quando non è chiaro chi è cliente e chi no.
• Pochi venditori
• Pochi tavoli per dare consulenza.
• Formazione del personale approfondita e venditori competenti.

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• Ruota della fortuna (vincite veloci)
• Il visitatore al OPEN DAY non cammina per caso nel vostro club.
• Niente in questi giorni è per caso.
Ogni interessato ha una potenzialità di € 500,00 all’anno.
Non si deve fare scappare questa chance!
Pensa anche a questo: se tu per es. investi 15.000 Euro nella pubblicità
e hai 200 interessati, hai investito € 50 per ogni interessato.
Questo investimento si deve ammortizzare!!
Ad ogni interessato, all’ingresso, gli viene dato il benvenuto e fatta una consulenza
individuale, con l’obbiettivo di vendergli un abbonamento!
L’interessato viene portato a visitare tutto il club e cosi si facilita la vendita.
Il visitatore all’ OPEN DAY attraversa questi seguenti reparti:
a) Il Benvenuto
1) Ricevimento con spumante
Metti un tovagliolo bianco sul tavolo davanti all’entrata.
Metti i bicchieri ,lo spumante e il secchiello del ghiaccio sul tavolo (per i bambini
succo d’arancia o una vostra creazione un club-cocktail).
Cerca una persona attraente e gentile, che si veste per bene e che conosce i clienti
del club, e dai a questa persona il compito di dare il benvenuto sempre gentilmente
e con il sorriso sulle labbra.
Con questo benvenuto viene trattenuto il flusso di persone. Specialmente negli orari
tra le (15.00 e le 18.00) quando c’è un flusso di 20 - 30 persone in una volta, i ven-
ditori sarebbero sovraccaricati e non si potrebbero curare di ogni visitatore
Per lo stesso motivo ci vorrebbe all’entrata un video che trasmettesse immagini di
fitness, macchinari cardio/solarium.
2) Dare la cartolina per la tombola
I venditori girano con gli interessati per il Club e li aiutano a compilare la cartolina

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per il sorteggio. In questo modo avranno l’opportunità di cominciare il colloquio
rompendo il ghiaccio e conoscendo meglio le persone che sono entrate. Il venditore
non deve mai dimenticare che il punto più importante per arrivare alla firma dell’ab-
bonamento è l’analisi del bisogno.
Attenzione agli interessati che entrano con i bambini.
All’inizio del colloquio li dovranno accompagnare al Baby Parking. Ricordati che è
impossibile fare un abbonamento ad interessati che devono stare attenti ai bambini,
così facendo le mamme avranno più tempo e calma per potersi concentrare sul col-
loquio.
Per iniziare la consulenza dovranno accompagnare gli interessati in un posto meno
rumoroso (già preparato in precedenza ), sedersi e cercare di far sentire a proprio
agio il cliente ( offritegli da bere ecc… ).
Dovranno spiegare nuovamente all’interessato gli aspetti positivi del club
per i suoi bisogni, gli orari, i prezzi, e le offerte (solo oggi lei risparmia...).
IMPORTANTE : ‘’...è valida solamente per l’open day ‘’.
Ricordiamo sempre che una buona motivazione di urgenza aiuta nella conclusione
dell’abbonamento in prima battuta.
Dopo l’abbonamento il nuovo socio verrà accompagnato al desk dove un addetto
finirà la parte burocratica dell’ iscrizione ( consegna cartellina , copia abbonamento,
ecc... ) e prenderà un appuntamento per la prima analisi d’ingresso, eventuali test e
il programma di allenamento.
Una nota importante da definire prima dell’inizio del OPEN DAY è sicuramente la
retribuzione per i consulenti, l’ideale è servirsi di un team di professionisti in modo
tale da badgetizzare l’investimento.
3) Assegnazione dell’etichetta con il nome
La persona che accoglierà gli ospiti all’entrata ha altri 2 importanti incarichi,
dare la cartolina per la tombola, e dare l’etichetta per il nome.

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Dopo la consegna dello spumante gli dice che si possono vincere dei premi per un
valore di 25.000 Euro,
e con questa scusa gli chiede il nome.
Poi scrive il nome sulla cartolina della tombola e contemporaneamente sull’etichetta.
Le etichette dovranno essere di 2 colori e cioè per clienti e non clienti
(per es. Verde e giallo), cosi sarà più facile per voi sapere chi è cliente e chi no.
L’etichetta dovrà essere attaccata sul vestito del visitatore, perciò sarebbe bene che
la persona all’entrata fosse donna.
E c’è anche un altro buon motivo: attraverso queste etichette alla fine si può già fare
una statistica di quante persone sono intervenute.
4) Presentazione del consulente
Dopo lo spumante, la cartolina e l’etichetta con il nome il visitatore viene presentato
ad un consulente con l’indicazione: “Il consulente vi farà vedere come si riempie la
cartolina per la tombola”.
I consulenti sono senza eccezione ben curati, vestiti professionalmente e portano
con se un porta blocco. Stanno in una fila, e si orientano al tavolo dello spumante.
: I vestiti
Immaginate un po’, voi come vi presentereste per un colloquio di lavoro?
I vestiti dei consulenti devono avere almeno una somiglianza con il lavoro che si svol-
ge, devono avere un porta blocco e un’etichetta con il nome “consulente fitness”.
: Il portablocco
Lo scopo del porta blocco è: la cartolina della tombola si può compilare senza ap-
poggiarla al muro o ad un attrezzo, la cartolina rimane al consulente e cosi si ha il
controllo del giro, infine il consulente nel porta blocco ha: penna, dépliant, accordo,
finanziamenti e la cartolina sempre con se, cosi può concludere più facilmente un
abbonamento.

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: La linea del ricevimento
Il motivo, per cui i venditori devono essere su una linea, è dovuto a un processo
organico. Al primo sguardo avrete il controllo di tutto, potrete vedere subito la per-
sona all’entrata, se ci sono abbastanza venditori, e se il flusso delle persone si deve
trattenere. La persona all’entrata non deve chiamare nessuno, i consulenti devono
essere già pronti.
: Numero dei venditori
Uno dei più comuni problemi degli OPEN DAY è l’esiguo numero di venditori.
Se durante l’OPEN DAY entrassero dalle 13.00 alle 18.00 200 visitatori, e se ne en-
trassero 150 dalle 14.00 alle 16.00, in media sarebbero 75 visitatori ogni ora, ossia
ogni 40 secondi un visitatore.
E se ogni consulente ha bisogno di 20 minuti per ogni visitatore, allora servirebbero
30 consulenti!
Però i visitatori non seguono nessuna media,infatti loro non entrano a distanza di
ogni 40 secondi, bensì in gruppo. Quindi ne servirebbero di più.
Se ci fosse poco personale per dare consulenza a potenziali interessati verrebbero
persi molti guadagni. Il principio della programmazione del personale all’OPEN DAY
è: “Meglio di più che di meno”.
E’ meglio avere un consulente in più che non fa niente che perdere un abbonamento
perché manca il consulente.
Se per es. tu metti 10 consulenti in meno, che nella media avrebbero fatto 10 col-
loqui di vendita con 33% di conclusioni, sarebbero 33 abbonamenti, allora tu avrai
rinunciato a 13.200 € di fatturato annuale. Non essere avaro con i tuoi consulenti,
meglio che un paio stiano senza far niente che perdere un guadagno di 13.200 €.
Il numero dei consulenti si calcolano dai visitatori che verranno al OPEN DAY un
semplice conto da fare è: Per ogni 2.000 abitanti possiamo contare che vengono 20
visitatori, per cui vi serve un consulente.
Per es. 20.000 abitanti = 200 visitatori = 10 consulenti, (questa è la media). Negli
orari di punta sarebbero anche pochi.
Ovviamente nessuno può improvvisarsi venditore dall’oggi al domani ed infatti noi
consigliamo per questo di affidarsi sempre a dei professionisti del settore o comun-
que formare il proprio personale in modo da poter aumentare le proprie percentuali
di chiusura.

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A tal proposito volevo segnalare “La vendita perfetta”, un corso veramente interes-
sante all’interno del quale trovare tutte le tecniche per migliorare le performance
di chiusura del tuo commerciale, puoi richiedere ulteriori informazioni in merito a:
BUSINESS MIND
19038 Sarzana (SP)
www.businessmind.it
: Personale in totale
All’ OPEN DAY avrai bisogno di questo personale:
1) Persona di ricevimento e controllo
conosce molti clienti, divide i clienti dai non clienti. Dirige i non clienti dai consulenti.
2) Venditori (consulenti)
Accompagnano gli interessati per il club, rimangono sempre all’entrata
3) Amministratore
Ordina gli abbonamenti e raccoglie i soldi
4) Istruttori
Prende gli appuntamenti per la prima analisi
5) Addetta/o alle pulizie
Mantiene tutto il giorno il club pulito
6) Direttore del programma
Si occupa dei programmi (aerobica/show ecc.)
7) Il tutto fare
Sbriga tutti i piccoli inconvenienti che potrebbero comparire.

29
Se il personale viene adeguatamente formato,
i venditori potranno concentrarsi a fare abbonamenti. E tu cosa fai?
È impensabile presentarsi all’OPEN DAY con delle profonde strisce nere sotto gli
occhi, solo perché gli ultimi giorni hai lavorato anche di notte per concludere tutto.
All’OPEN DAY ci si aspetta dal gestore o dal manager che presenti con orgoglio il suo
club e che sia con i clienti sempre disponibile.
Starai attento al tuo team, sarai sempre pronto se non va o manca qualche cosa.
Tu non avrai tempo di scrivere gli accordi. I tuoi occhi saranno sempre sui venditori
e li guiderai come dei militari
b) Il percorso a tappe
Ad ogni interessato che entra verrà chiesto l’indirizzo con la giustificazione che do-
vrete riempire la cartolina per la tombola. In questo modo viene raggiunto il primo
obbiettivo: la firma saltando tutti gli ostacoli della privacy.
Naturalmente l’indirizzo ha una notevole importanza, e cioè se il visitatore non firma
un abbonamento, abbiamo l’indirizzo per poterlo ricontattare.
La cartolina della tombola è anche la prima tappa del percorso.
Il percorso serve per portare il visitatore attraverso varie stazioni del club e ad ogni
stazione il visitatore dovrà rispondere a delle domande e scriverle sulla cartolina.
Solo se riesce a rispondere a tutte le domande allora la cartolina avrà validità
Il percorso a tappe è la strategia migliore per la vendita dell’abbonamento.
Nel percorso a tappe l’obbiettivo è quello di portare velocemente il visitatore che è
venuto senza una sua idea concreta, su un obbiettivo di fitness facendogli vedere
l’offerta dell’OPEN DAY.
Il percorso a tappe viene usato come strategia, per entrare subito e senza dare

30
nell’occhio nel colloquio di vendita con l’interessato.
Poiché il tempo della trattativa non è molto e così facendo è difficile trovare lo sti-
molo per vendergli l’abbonamento, il commerciale si aiuterà con una promo d’urgen-
za: solo oggi può risparmiare 100 € se fa un abbonamento di 12 mesi.
Per questo scopo appenderete all’interno del club manifesti che dicono:
“SOLO OGGI SI RISPARMIANO 100 €!”
È consigliato decidere la promozione migliore con il proprio consulente evitando così
di incorrere in errori che potrebbero inficiare il buon esito dell’OPEN DAY.
c) La conclusione
: La vincita immediata
L’ultima domanda del percorso a tappe dovrà essere:
“Quanto potreste risparmiare oggi?”
Il visitatore scriverà subito la risposta esatta, e voi gli chiederete se sa,
che oggi può risparmiare ancora di più?
A questo punto verrà portato alla ruota della fortuna, dove avrà un’altra possibilità
di vincere (soldi, tempo o percentuali).
In questa fase bisogna far capire all’interessato che questi premi si vincono solo di-
ventando un cliente del club.
Dietro a queste strategie si nascondono 2 obbiettivi psicologici :
I) Se il visitatore accoglie la nostra richiesta ed è interessato a sapere quanto
può risparmiare oggi e viene spontaneamente alla ruota della fortuna,
ha fatto capire senza dire nulla che è interessato ad un abbonamento.
II) Riusciremo a vendere l’abbonamento molto più facilmente,
quando il visitatore avrà vinto (noi faremo in modo che vinca) e saprà

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che il premio potrà averlo solo se firma l’abbonamento.
Con tutti questi stimoli dati contemporaneamente per comprare il vostro
abbonamento diventerà irresistibile.
: Il tavolo della consulenza
a). Creare le condizioni di base
Statistiche di vendite dicono, che le conclusioni salgono del 50% se l’interessato sta
seduto, per fare questo dovrai organizzare dei tavoli e delle sedie mettendo sui ta-
volini dei dei cartellini con la scritta “riservato per consulenti”.
Distribuisci tavolini e sedie in tutto il club. Dovranno esserci almeno 6 tavolini e 18
sedie.
b). La cartella di presentazione
Un aiuto notevolissimo per concludere la vendita è la cartella di presentazione con
tante foto e un quadro attrattivo dei prodotti del vostro club.
Una cartella di presentazione dovrebbe essere su ogni tavolo.
d) Appuntamento finale
Immagina che, all’OPEN DAY facciate 50 abbonamenti, e immaginati che tutti e 50
vengono (lunedì) alle 18.00 e vogliano iniziare con gli allenamenti.
Già soddisfatti certi imprenditori dimenticano che il giorno dopo comincia il vero
lavoro. Perciò è molto importante dare subito un appuntamento.
Questo compito è meglio affidarlo solo a una persona.
Sarebbe ideale se lo facesse il vostro istruttore/receptionist.
: L’amministrazione
Cerca una persona di fiducia che raccolga tutti gli abbonamenti e i soldi.
I venditori non devono essere occupati con queste cose.
: Il programma di intrattenimento
Affida la guida del programma e la responsabilità delle bevande, ad una sola persona,
che avrà la responsabilità tutto fili liscio, eliminando eventuali piccoli imprevisti.
Così i vostri venditori potranno concentrarsi solo sulle vendite!

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Capitolo 8 | Come si usano gli indirizzi ricavati?
: Il dopo OPEN DAY
È la fase che va sfruttata di più, perché agli interessati non devi più spedire annunci
o pubblicità. Noi sappiamo già chi sono, dobbiamo solo ottenere un colloquio.
Però ci sono 2 grandi errori, che gli organizzatori spesso fanno, e che hanno portato
gli imprenditori a pensare che il dopo OPEN DAY non porta niente.
All’interessato viene offerto poco.
Le vincite alla tombola devono essere di minimo 4 settimane!
Le quote di successo più alte sono state effettuate quando si regalano 4 o più setti-
mane. Promozioni inferiori alle 2 settimane non danno uno stimolo tale da indurre i
vincitori a riscuotere il premio.
Vengono contattate troppo poche persone.
Gli interessati devono sapere che hanno vinto un premio principalmente per telefono
e contemporaneamente dovranno ricevere una lettera (spedire solo la lettera non è
sufficiente).

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Speriamo che questo breve e-book ti sia stato utile
nell’organizzazione del tuo fortunato Open Day.
Qualora ne avessi necessità, un nostro consulente professionista,
sarà sempre a tua disposizione.
BUSINESS MIND s.r.l.
Via Variante Aurelia, 39 (angolo Via Emiliana) - 19038 Sarzana (SP)
Contatto diretto 347 44 56 343
info@businessmind.it - www.businessmind.it

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