Funció Publicació núm. 56 (dec 2007). It is the third article published in the magazine 'Funció Publicació' of the Government of Catalonia, december of 2007. Treats of the communities of practical like an option to manage the public knowledge of an organization. Authors: Jesús Martínez and Jordi Graells
«Sols seré si som». Una opció per gestionar el coneixement públic. Fp 56 des ...Jordi Graells
It is the third article published in the magazine 'Funció Publicació' of the Government of Catalonia, december of 2007. Treats of the communities of practical like an option to manage the public knowledge of an organization. Authors: Jesús Martínez and Jordi Graells.
La finalitat d'aquests seminaris és la d'oferir eines precises per treballar des de la mirada sistèmica i poder-les incorporar per millorar la gestió de l'empresa i conduïr-la cap a l´èxit.
1. M09. RECURSOS HUMANS IM09. RECURSOS HUMANS I
DIRECCIÓ D’EQUIPS DEDIRECCIÓ D’EQUIPS DE
RESTAURACIÓRESTAURACIÓ
UF 1. RECURSOS HUMANS EN
RESTAURACIÓ
DETERMINACIÓ DE LLOCS DE TREBALL
Ana de la Torre
2. 1. Concepte d’organització, administració i empresa.
2. Departamentalització. Tipus.
3. Estructures organitzatives pròpies de l’allotjament:
estructures clàssiques i modernes.
4. Disseny d’ organigrames: concepte, propòsit, característiques
i classificació.
2. ORGANITZACIÓ EMPRESARIAL
3. ORGANITZAR
Disposar i preparar un conjunt de persones i de
mitjans per a una finalitat determinada.
Exemple : han organitzat els alumnes de
l'escola per a un recital de poemes .
4. CONCEPTE D’ORGANITZACIÓ
Totes les empreses són organitzacions, però no totes les
organitzacions són empreses, doncs l’objectiu d’aquestes
és, entre d’altres, produir béns i serveis a la comunitat amb
un marge de beneficis, és a dir, amb finalitat de lucre.
L’element bàsic d’una organització és tenir un OBJECTIU
COMÚ, independentment del nombre de treballadors que
la formin, sempre i quan estiguin organitzats. Exemple: un
grup de persones que realitzen la mateixa activitat no
constitueixen una organització a no ser que treballin amb
un objectiu comú.
5. CONCEPTE D’ORGANITZACIÓ
Les característiques que defineixen què és una
organització, sigui quina sigui la seva essència o la base
sobre la que es nodreix són:
Conjunt i combinacions de mitjans humans, tècnics i
financers.
Tenir un objectiu comú.
Existència de relacions, dependències, comunicacions i
responsabilitats.
6. CONCEPTE D’ORGANITZACIÓ
Podem dir que l’empresa, amb els seus objectius, determina
una organització a partir de la qual s’estableix l’estructura
necessària per a la seva consecució.
Per tant, l’estructura ens dóna la coordinació entre unitats i
elements humans dins de l’organització. això es visualitza de
forma clara amb l’organigrama.
7. CARACTERÍSTIQUES
Són institucions socials: formades per individus.
Tenen un sistema d’activitats que realitzen llurs membres.
Permanents: es creen amb la intenció que durin.
Persegueixen una sèrie de finalitats que es concentren en un
objectius.
Els objectius s’assoleixen a través de l’administració,
planificació, organització, integració, direcció i control.
Per coordinar-se necessiten el principi d’autoritat, és a dir,
l’existència d’una jerarquia.
Molt influïdes per l’entorn.
8. ORGANITZACIÓ EMPRESARIAL
Podem resumir-los en tres principis bàsics:
PRINCIPI D’AUTORITAT: és fonamental per a tota
organització, ja que reconeix a les persones la capacitat de
prendre decisions.
PRINCIPI DE DELEGACIÓ: una sola persona no pot prendre
decisions en tots els esdeveniments, per això es cedeix
autoritat o poder.
PRINCIPI D’UNITAT DE DECISIÓ: només la persona a la qual
s’ha delegat, de forma directa i expressa, és l’encarregada
de prendre la decisió.
9. PARTS DE L’ORGANITZACIÓ
Diferenciem quatre parts:
a. NUCLI OPERATIU: grup d’individus que realitza el treball bàsic. No
donen ordres, no tenen autoritat; per sota no tenen ningú que
depengui d’ells.
b. ESTRATÈGIC: conjunt de persones que formen l’alta direcció.
Realitzen la supervisió de tot el sistema.
c. LÍNIA MITJA: són els comandaments intermedis. Fan de connexió
entre els dos anteriors.
d. STAFF: són els que realitzen activitats de suport a l’organització.
Planifiquen i controlen des de fora de la línia jeràrquica. Llur
autoritat sorgeix del seu poder d’experts. Exemple: RRHH,
assessoria jurídica.
12. PARTS DE L’ORGANITZACIÓ
Existeixen diferents tipus d’organització de les empreses.
Això és conseqüència de diversos factors com:
El seu tamany
La complexitat del seu producte
El nombre de treballadors
La tipologia de clients
13. PARTS DE L’ORGANITZACIÓ
No obstant, en tota empresa apareixen i coexisteixen dos tipus
d’organització FORMAL
És l’estructura que intencionadament ha definit l’empresa, és a
dir, la identificació de tasques i el seu agrupament en unitats
organitzatives, l’assignació d’autoritat i responsabilitat i els canals
de comunicació i coordinació.
Dins de l’organització formal hi trobem diferents tipus
d’organització, que són el reflex de les diferents formes que
poden adoptar les estructures organitzatives de les empreses per
a la consecució dels seus objectius.
Dins d’aquesta trobarem les estructures clàssiques i les
modernes.
14. PARTS DE L’ORGANITZACIÓ
No obstant, en tota empresa apareixen i coexisteixen dos tipus
d’organització INFORMAL
Està constituïda per un grup de treballadors que es relacionen
entre sí perquè tenen inquietuds, aficions, preocupacions...etc.,
en comú. Exemple: grup de treballadors que realitzen excursions
els caps de setmana.
Les organitzacions informals que es generin espontàniament a
l’empresa no s’han d’entendre com una amenaça sinó com un
mitjà per aconseguir la satisfacció dels treballadors i de l’empresa
com a conjunt, cosa positiva pel bon funcionament de l’empresa.
Per això és adequat que la pròpia Direcció empresarial recolzi
aquestes organitzacions informals, sempre i quan aquestes no
tinguin com a objectiu pertorbar el funcionament de l’empresa.
15. PROCÉS DE DEPARTAMENTALITZACIÓ
Crear departaments segons
les àrees que l’empresa hagi
definit formalment.
Atribuir persones i tasques als
departaments.
Establir les relacions
interdepartamentals.
16. DEPARTAMENTALITZACIÓ
El concepte de departament sorgeix de la necessitat de
que l’organització s’especialitzi, de tal manera que
s’agrupen les activitats en unitats organitzatives més
reduïdes, que faciliten la coordinació.
Un dels primers passos que es realitzen en l’organització
d’una empresa és la creació de departaments segons les
àrees o seccions que l’organització hagi definit
formalment.
El procés de repartir funcions, de fer les divisions del
treball, és la departamentalització, mentre que els
departaments són el resultat de les unitats organitzatives.
17. DEPARTAMENTALITZACIÓ
Depenent de cada empresa, la denominació de cada
departament s’estableix de manera més o menys
generalitzada, per això mitjançant el nom d’un
departament determinat es poden comprendre les
funcions que s’hi desenvolupen,
D’altra banda, el concepte de departament no té perquè
significar funcions molt simples, sinó que és una
agrupació més o menys àmplia d’activitats o funcions
dins l’organització que es pot especificat en altres unitats
administratives o subdepartaments;.
18. DEPARTAMENTALITZACIÓ
El tamany dels departaments variarà molt entre ells i en
cada empresa, depenent de factors com:
El nivell de tecnologia que posseeix l’empresa.
Els productes i/o serveis que s’ofereixen.
El mercat o mercats a qui va dirigit el producte o servei.
La capacitat de les persones involucrades en el
departament.
19. 2.2. DEPARTAMENTALITZACIÓ
No existeix un tipus de departamentalització comuna a
totes les empreses, ni tan sols en aquelles que són
iguals en tamany, producte o servei, etc.
Caldrà buscarla que millors’adapti a cada empresa, i
fins i tot sovint es barregen diferents tipus de
departamentalització dins d’una mateixa estructura
organitzativa.
20. TIPUS DE DEPARTAMENTALITZACIÓ
PER NÚMEROS SIMPLES
Es basa en col·locar sota la supervisió d’un superior a un
determinat nombre de persones que desenvolupen les
mateixes tasques.
La seva utilització està bastant desfasada ja que
actualment l’agrupació no es realitza per quantitat sinó
per grups especialitzats. Sí que és utilitzada encara quan
el que es precisa és únicament força de treball.
PER TEMPS
Apareix en aquelles empreses on el treball és continu les
24 hores del dia, és a dir, es realitzen torns de treball, ja
sigui desenvolupant les mateixes tasques o no
21. TIPUS DE DEPARTAMENTALITZACIÓ
PER FUNCIÓ
És l’agrupament d’activitats i persones en departaments
homogenis relacionats amb una determinada àrea
funcional.
PER ZONES GEOGRÀFIQUES
Apareix quan l’empresa opera en àmplies zones
geogràfiques i és convenient que unes determinades
activitats s’agrupin en una zona a les quals s’assigna un
gerent. (Per exemple: les cadenes hoteleres).
PER CONSUMIDORS
Es basa en l’agrupació de les activitats d’acord als
diferents tipus de clients, que presenten necessitats
clarament diferenciades. Un exemple són els tipus de
clients en una AAVV: client d’alt poder adquisitiu, client
d’empresa, joves, persones jubilades, etc.
22. TIPUS DE DEPARTAMENTALITZACIÓ
PER PROCÉS
Es basa en l’agrupació de tasques segons línies de
producció. Un exemple seria una gran empresa de
restauració, on apareixen divisions com:
especejament, elaboració, envasat, etc.
PER PRODUCTES O SERVEIS
Es basa en establir departaments per cada un dels
productes o serveis (en empreses que en
produeixen més d’un).
23. RELACIONS INTERDEPARTAMENTALS
Han de ser abordades des de la predisposició a la
cooperació i a la consecució d’objectius comuns. Per
això cal tenir en compte:
Han de ser cordials, comunicatives i respectuoses.
No hi ha departaments més importants que altres.
El client percep el servei des d’una perspectiva global.
En el cas de divergències d’apreciació, cal analitzar la
situació des d’una perspectiva neutral lliure d’interessos
departamentals.
Davant d’una discrepància: NEGOCIACIÓ per trobar
solucions.
25. PROPÒSITS DELS ORGANIGRAMES
Que directius i responsables coneguin llur àmbit de competència,
i els personal en general, llur posició a l’empresa.
Estudiar detingudament l’estructura de l’empresa mitjançant llur
representació gràfica.
Facilitar la realització de modificacions per a millorar l’estructura.
Detectar errors, com les superposicions, duplicitats, dependència
múltiple, incomunicació, etc.
Establir la denominació i, segons els casos, el nom del
responsable de cada divisió, àrea, departament, secció, etc.
Donar el grau de jerarquització i dependència.
Esquematitzar les funcions assignades a cada unitat.
Representar els integrants de l’organització (nom, lloc, nombre de
persones, etc).
26. TIPUS D’ORGANIGRAMES SEGONS LA FORMA
Vertical: és la forma més comuna, senzilla i fàcil
d’entendre l’estructura organitzativa.
Horitzontal: variant de l’estructura organitzativa vertical,
però els nivells més alts estan l’esquerra
Radial: situar el nivell més alt d’autoritat al centre del
gràfic, al voltant, a la mateix distància el segon nivell, i
així successivament. Poc usual perquè és poc clar.
AFNOR: consisteix en col·locar el nivell més alt d’autoritat
a la part superior esquerre; el segon nivell a sota i
desplaçat cap a la dreta, i així successivament.
Finalment, es tracen línies verticals a cada quadrícula i
es numeren, en figures geomètriques els efectius que
pertanyen a cada nivell, de forma que el director General
(o similar) tindrà el total de la plantilla.
32. MANUAL D’ORGANITZACIÓ
Text que descriu detalladament cada lloc de treball, especificant
funcions, tasques, autoritat, responsabilitat i comunicació.
Pot contenir informació general de l’empresa i organigrames
generals específics de cada secció, departament, etc., actuant
aleshores com un manual d’acollida per als treballadors nous,
ja que és la presentació de l’empresa.
Són fonamentalment, un instrument de comunicació.
33. Supòsit pràctic
Penseu com ha de ser l’ organigrama del
restaurant del Celler de Can Roca.
Forma: Vertical
