Dokumen tersebut membahas tiga teknik pengembangan tim, yaitu pembentukan tim, analisis peranan, dan konsultasi proses. Pembentukan tim melibatkan enam langkah untuk membentuk tim yang efektif, analisis peranan digunakan untuk mengurangi ketidakjelasan dan konflik peranan, sedangkan konsultasi proses membantu grup bekerja lebih baik dengan meningkatkan kesadaran akan prosesnya sendiri.

1. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
Pengembangan Tim
Tim Kerja atau gugus tugas seringkali harus dibentuk oleh organisasi guna
menyelesaikan sesuatu program atau proyek. Kecuali untuk program atau
proyek, tim kerja biasanya juga selalu diperlukan walau hanya bagi pekerjaan
yang boleh dikata rutin.
Pokoknya akan diperlukan satu sikap kolaboratif dan koordinatif di antara
sesama anggota organisasi, agar supaya organisasi senantiasa bisa berjalan
dengan mantap dan lancar.
Untuk mencapai situasi kolaboratif dan koordinatif itu Anda perlu
m
o
menerapkan teknik pengembangan tim, 3 teknik di antaranya kita bahas
berikut ini, ialah pembentukan tim, analisis peranan dan konsultasi proses.
.c
n
e
m
je
Karen tim akan terdiri atas anggota yang berasal dari pelbagai disiplin, kan
8. Pembentukan Tim
timbul persoalan tentang bagaimana tim itu bisa bekerjasama dengan baik.
Untuk menjaga agar setiap anggota tim nantinya dapat berpartisipasi
sepenuhnya, tidak bosan dan tidak apatis, tim perlu menyediakan
kesempatan /waktu untuk mengatur proses interaksi, proses kerjasama,
a
n
a
pa yang akan diselesaikan oleh tim dan bagimana proses pengambilan
keputusan akan diselenggarakan.
-m
e
Maka ada 6 langkah yang perlu Anda lakukan untuk membentuk sebuah
tim yang baik :
Langkah 1. Rapat pertama tim.
Rapat pemula dari pengembangan tim biasanya diketuai oleh
manajemen atasan, yang bukan anggota tim, untuk
meresmikan dimulainya pekerjaan tim.
Probema dari tim mungkin sudah diperoleh sewaktu
melakukan program Pengembangan Organisasi yang
terdahulu.
langkah 2.
Menentukan sasaran.
Mungkin sasaran tentang penilaian atas proses bekerjanya tim;
atau bagaimana meningkatkan keefektifannya.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
1
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

2. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
Langkah 3. Mengumpulkan data.
Data atau informasi yang relevan dengan probema seyogyanya
dikumpulkan dari anggota tim dengan berbagai cara, sebelum
rapat berikutnya.
Langkah 4. Merencanakan rapat.
Rumuskan sekali lagi tujuan dan sasaran rapat secara terperinci.
Buatlah acara rapat dengan urutan yang mudah dan logis.
m
o
Langkah 5. Menyelenggarakan rapat.
Rapat sebaiknya diselenggarakan di tempat yang terpisah dari
.c
n
e
m
je
pekerjaan sehari-hari agar tidak terjadi sela menyela (interupsi).
Pada rapat ini segala macam kritik bisa dikemukakan demi
memperbaiki kegiatan fungsional. Pada akhir rapat hendaknya
dibuatkan daftar tentang butir-butir tindakan yang akan
dilakukan, siapa yang harus bertanggung jawab dan jadwal
penyelesaiannya.
Kapan rapat berikutnya akan diadakan untuk menilai
a
n
a
perkembangan dari pelaksanaan tugas, ditentukan sebelum
rapat dibubarkan.
-m
e
Langkah 6. Evaluasi proses pengembangan tim.
Dalam rapat ini tim menilai hasil pelaksanaan tugas, termasuk
tugas yang tidak bisa dilaksanakan dengan sebab-sebabnya.
Kemudian tim menentukan apa yang akan dilakukan, apa
yang tak perlu lagi dikerjakan dan bagaimana cara yang lebih
baik untuk melakukannya.
Apabila banyak anggota dalam sebuah organisasi tidak mengetahui peranan
9. Analisis Peranan
mereka masing-masing, organisasi tersebut dapat dikatakan tidak sehat.
Dan kalaupun mereka mengetahui peranannya, peranan mereka
bertentangan dengan peranan teman sejawatnya.
Sebaliknya dalam organisasi yang sehat setiap anggota mengetahui
peranannya.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
2

3. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
Dan semua peranan tersebut saling berkaitan secara rapi, sehingga
merangsang kerjasama dan mengurangi konflik yang mengacaukan.
Karena itu banyak program Pengambangan Organisasi memerlukan teknik
analisis peranan, yang secara sistematis menjelaskan peranan yang saling
berkaitan. Dalam teknik analisis Peranan digunakan beberapa istilah khusus,
antara lain :
•
peranan
•
harapan
•
konsep peranan
•
ketidakjelasan peranan
•
konflik peranan
a
n
a
m
o
.c
n
e
m
je
-m
e
Peranan
Dalam bidang Pengembangan Organisasi peranan diartikan sebagai
serangkaian perilaku atau sikap yang dikaitkan dengan posisi tertentu dalam
kelompok atau organisasi secara keseluruhan.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
3
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

4. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
Harapan peranan
Harapan peranan adalah perilaku dari seorang anggota yang diharapkan
(atau diharuskan) oleh anggota lainnya. Dari beberapa penelitian terungkap
bahwa sering terjadi kepincangan antara harapan atasan dengan pendapat
bawahan mengenai apa yang harus dikerjakannya.
Analisis Peranan digunakan untuk menghilangkan perbedaan pendapat
tersebut.
Konsep Peranan
m
o
Konsep peranan adalah gambaran orang itu sendiri tentang peranan yang
harus dilakukannya.
.c
n
e
m
je
Ketidakjelasan Peranan
Ketidakjelasan peranan menunjukkan bahwa pemegang peranan tidak
menyadari atau tidak mengetahui harapan orang lain mengenai peranan
yang harus dilakukannya.
Konflik Peranan
a
n
a
Apabila terdapat perbedaan atau ketidaksesuaian antara harapan peranan
dan konsep peranan, timbullah konflik peranan. Para anggota kelompok
berkepentingan terhadap hasil kerja setiap orang.
-m
e
Mereka mempunyai harapan mengenai apa yang harus dilakukan dan apa
yang tidak boleh dilakukan orang dalam menjalankan peranannya.
Teknik analisis peranan dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1.
Analisis Peranan
Pemegang peran (pemeran) mencatat butir-butir peranan yang ia sadari
yaitu: kewajibannya, perilakunya dan tanggung jawabnya (jadi konsep
peranannya). Anggota lainnya menambah atau mengubah daftar itu
sampai semua anggota tim puas dengan uraian peranan tersebut.
2.
Peranan anggota lain yang diharapkan oleh calon pemeran.
Daftar ini menguraikan apa yang ia harapkan dari anggota lain yang
diperkirakan akan mempengaruhi dan memperbaiki prestasinya.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
4

5. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
Lagi-lagi, anggota lainnya akan menambah atau mengubah daftar
tersebut sampai lengkap dengan disepakati bersama.
3.
Harapan peranan
Sekarang anggota lainnya mendaftar butir-butir apa yang mereka
harapkan dari calon pemeran. Daftar ini meliputi apa yang mereka
harapkan untuk dilakukan oleh pemeran agar mempengaruhi prestasi
mereka. Daftar ini juga dimodifikasi sampai disepakati oleh seluruh tim.
4.
m
o
Profil peranan
Setelah definisi peranan disepakati, pemeran bertanggungjawab untuk
.c
n
e
m
je
membuat ikhtisar tertulis yang disebut "profil peranan".
Salinan profil peranan itu dibagikan kepada tiap-tiap anggota tim.
5.
Prosedur 1 s/d 4 itu diulang, untuk pemeran lainnya, demikian
seterusnya sampai masing-masing anggota mempunyai profil peranan
tertulis yang lengkap.
a
n
a
6.
Secara berkala kelompok melakukan review terhadap harapan peranan
dan profil peranan, karena mungkin akan berubah setelah sekian lama,
anggotanya mungkin juga berganti.
-m
e
Menurut Dayal dan Thomas, analisis peranan itu berguna sekali untuk
mengurai jumlah peranan yang mendua dan juga meningkatkan
keefektifan kelompok.
10. Konsultasi Proses
Konsultasi proses merupakan intervensi Pengembangan Organisasi yang
bermaksud membantu grup kerja agar berfungsi lebih baik.
Agar grup kerja sadar akan prosesnya sendiri dalam mempergunakan
kemampuan dan sumberdayanya sendiri serta memecahkan persoalan.
Konsultasi proses umumnya dilakukan oleh agen pengubah dari luar. Agen
pengubah menghadiri rapat-rapat atau kegiatan lainnya dari grup, lalu
membantu anggota agar semakin peka terhadap prosesnya sendiri
ditengah-tengah grup.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
5
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

6. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
Konsultasi proses itu mengembangkan kapasitas grup untuk mendiagnosis
permasalahannya serta merancang intervensinya, antara lain di bidangbidang komunikasi, peranan dan fungsi anggota, pemecahannya
persoalan, pengambilan keputusan, norma grup, pertumbuhan grup,
kepemimpinan, kewenangan, kerjasama dan persaingan antar grup.
Intervensi ini bermaksud untuk mengatasi hambatan dalam kerja sama
Pengembangan
Temu Kelompok
antar grup.
Ia ingin menemukan kesamaan kepentingan dan kesamaan sasaran.
m
o
Jadi menghilangkan situasi "kalah-menang" dan membawa kepada situasi
"menang-menang".
.c
n
e
m
je
untuk mencapai situasi itu perlu diteliti hubungan kerja grup-ke grup,
mengupayakan pemecahan bersama dan mengkonfrontasikan perselisihan
antar grup. Untuk itu ada beberapa cara yang bisa di tempuh.
Di sini diadakan konfrontasi antara kedua grup yang berselisih dan dihadiri
11. Intervensi pihak ketiga
dan Konfirmasi
oleh pihak ketiga. Konfrontasi antara kedua grup itu harus menfokuskan
pada butir yang menyebabkan perselisihan antar mereka.
a
n
a
Sasaran dari intervensi itu diantaranya :
1.
2.
Mencapai kesamaan diagnosis.
3.
Menemukan alternatif untuk menghilangkan konflik.
4.
-m
e
Menyamakan pengertian tentang masalahnya.
Memfokuskan kepada kesamaan sasaran.
Pihak ketiga mewancarai grup bersangkutan sebelum pertemuan,
menyusunkan acara, mengamati dan mewasiti pertemuan.
Pihak ketiga akan dapat mengetahui secara tidak memihak tentang
perbedaan pandangan, persoalan, nilai, sasaran dan sebagainya.
Pihak ketiga lalu bisa menganjurkan sesuatu prosedur untuk mengatasi
perbedaan.
Cermin Organisasi merupakan teknik intervensi untuk mengumpan-balikkan
12. Cermin Organisasi
pandangan pihak lain terhadap grup itu, umpan balik atas apa yang mereka
amati sehari-hari. Informasi umpan balik tadi dikumpulkan oleh pihak ketiga
bisa dengan jalan wawancara, kuesioner atau cara lain.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
6

7. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
Grup yang menerima umpan balik, waktu dipertemukan dengan
pengumpannya, bisa meminta penjelasan tambahan kepada si pengumpan.
Grup penerima umpan lalu mengolah umpan balik tersebut, untuk
menemukan persoalan, yang selanjutnya mencoba menemukan cara untuk
meningkatkan efisiensi operasi mereka.
Dengan teknik cermin organisasi ini, grup kerja yang satu akan menjadi
kawan kerja yang baik dari grup kerja yang lain.
13. Pembentukan Tim
antar grup
Pertemuan grup campuran, bermaksud untuk membuka jalur komunikasi
m
o
dan meningkatkan pengertian dengan grup kerja lainnya yang berselisih.
Dilakukan di tempat yang cocok dengan jenis masalah yang akan dipecahkan.
.c
n
e
m
je
Para anggota dikumpulkan untuk mengurangi kesalah mengertian,
membuka komunikasi dan menemukan mekanisme untuk kolaborasi.
Pertemuan antar grup itu biasanya mengikuti langkah-langkah berikut :
Langkah 1.
Masing-masing grup mula-mula menyusun 3 buah daftar :
a
n
a
1.
2.
Bagaimana kami mengira departemen B memandang kami.
3.
-m
e
Bagaimana kami memandang diri kami.
Bagaimana kami memandang departemen B.
Daftar tersebut ditulis diatas kertas buram dengan huruf yang cukup besar,
lalu ditempelkan pada tembok (flipchart). Isi daftar mungkin seperti tabel
berikut :
Bagaimana kami memandang diri kami :
Menarik
Bersahabat
Dapat dipercaya
Suka menolong
Kerja tim
Partisipatif
Produktif
○
○
○
○
○
○
g.
○
f.
○
e.
○
d.
○
c.
○
b.
○
a.
○
1.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
7
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

8. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
2.
Bagaimana kami mengira departemen B memandang kami :
a.
b.
Tertutup
c.
Bertahan
d.
Naif
e.
Bersaing
f.
Tak mau mengerti
g.
3.
Agresif
Bebas
m
o
Bagaimana kami memandang departemen B :
a.
Adi kuasa
b.
Plintat-plintut
c.
Mulut besar
d.
Keras kepala
e.
Kaku
f.
Tidak realistik
Langkah 2
a
n
a
.c
n
e
m
je
Grup-grup lalu berkumpul dan masing-masing grup memperlihatkan
daftarnya. Waktu grup A, misalnya, sedang menyajikan pandangannya, grup
B tidak boleh mempertahankan, membantah atau menolaknya, tapi boleh
-m
e
meminta keterangan tambahan (misalnya "Apa yang Anda maksud dengan
plintat-plintut?" Dapatkah Anda lebih memrinci tentang adi kuasa ?)
Langkah 3
Masing-masing grup lalu mengadakan diskusi intern mengenai perbedaan
persepsi serta mereaksi atas umpan balik. Dengan umpan balik itu, persepsi
dan tingkah laku yang lebih baik bisa diketemukan.
Langkah 4
Fase berikutnya, dibuat grup-grup baru yang terdiri atas 5 atau 6 orang
campuran dari anggota grup A dan B.
Grup silang ini berupaya untuk mendapatkan kesepakatan tentang butirbutir diagnosis, berupaya menemukan alternatif untuk mengurangi konflik
atau memecahkan persoalan termasuk rencana tindakan lanjutannya.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
8

9. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
Langkah 5
Menentukan jadwal pertemuan di hari kemudian untuk mengevaluasi
tentang apa-apa yang telah tercapai.
Ternyata bahwa teknik intervensi tadi dapat membantu mengurangi konflik
antar kelompok, barangkali sebagai hasil dari efek Howthorne, yaitu bahwa
para peserta organisasi itu menjadi makin termotivasi karena peranaan
mereka benar-benar diperhatikan.
Pengembangan Total
Organisasi
m
o
Kebanyakan dari teknik intervensi yang telah kita bahas di muka dapat
diterapkan terhadap perorangan atau grup tertentu, namun ada juga yang
.c
n
e
m
je
benar-benar dapt diterapkan untuk meningkatkan keefektifan bagi
keseluruhan organisasi seperti halnya dengan Kisi Pengembangan
Organisasi.
Berikut ini kita akan membahas 3 jinis teknik intervensi atas total organisasi,
yakni pertemuan konfrontasi organisasional, manajemen berdasar sasaran
dan survai riset umpan balik.
a
n
a
Intervensi dengan pertemuan konfrontasi organisasi dimaksudkan untuk
14. Pertemuan konfrontasi
Organisasi
mendiagnosis persoalan organisasi secara cepat dan cermat, kemudian
-m
e
mempertegas keterlibatan dan komitmen untuk bertindak bagi anggota
organisasi.
Intervensi itu sebaiknya dilakukan kalau :
1.
Manajemen puncak merasakan perlunya menguji dan memperbaiki
kondisi secara cepat.
2.
Manajemen puncak telah menjanjikan akan mengenali dan
memecahkan persoalan.
3.
Waktu untuk memecahkan persoalan sangat terbatas.
4.
Organisasi telah mengalami banyak perubahan.
5.
Persoalannya berskala besar dan waktunya tidak banyak.
Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam program pertemuan
konfrontasi ialah :
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
9
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

10. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
1.
Menyiapkan aturan main/diskusi, persoalan dan sasaran.
2.
Mengumpulkan informasi, mengenai masalah dan persoalan.
3.
Mengolah informasi, mengadakan kategorisasi atas persoalan dan
masalah
4.
Menentukan prioritas dan rencana tindakan, dari daftar persoalan yang
telah diinformasikan dan dikategorisasikan (langkah 2,3).
5.
Tindak lanjut oleh tim puncak, mereview hasil langkah 4, menentukan
langkah-langkah kelanjutannya lalu mengkomunikasikan kepada grup
yang harus bertugas melaksanakannya.
m
o
6.
Mereview kemajuan; pertemuan periodik dari total grup manajemen
untuk mereview hasil dari tindakan yang telah direncanakan.
.c
n
e
m
je
Dengan teknik intervensi tersebut Anda bisa berhasil memperbaiki teknik,
komunikasi antar unsur organisasi, kepahaman anggota organisasi atas
persoalan yang ada dan menetapkan prioritas penindakan.
15. Manajemen berdasarkan
sasaran
Intervensi Pengembangan Organisasi dengan Manajemen Berdasarkan
Sasaran (MBS) bertujuan untuk mengintegrasikan sasaran individual ke dalam
a
n
a
sasaran organisasi.
Manajer bawahan dan atasan bersama-sama merumuskan sasaran umum.
-m
e
Bidang tanggung jawab masing-masing diukur dengan hasilnya; dan
menggunakan ketentuan-ketentuan tersebut sebagai penuntun bagi unitunit operasi dalam menilai kontribusi dari tiap-tiap anggota.
Dengan adanya intervensi MBS ini, diharapkan terjadi peningkatan pada :
tingkat prestasi, komunikasi, partisipasi, moril, kepuasan kerja serta
pengertian yang lebih jelas mengenai sasaran organisasi.
Langkah-langkah yang akan ditempuh dalam intervensi P.O. dan MBS ialah :
Langkah 1.
Menetapkan sasaran dan penuntun umum.
Langkah 2.
Atasan dan bawahanbersama-sama menggariskan tujuan
dan sasaran yang khas. Khas untuk keseluruhan dan khas
untuk pribadi masing-masing.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
10

11. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
Sasaran itu harus juga dapat diukur dan harus
disepakati oleh atasan dan bawahan.
Langkah 3.
Satu kurun waktu untuk berprestasi, hasilnya diukur dan
diperbandingkan terhadap sasaran individual.
Langkah 4.
Umpan balik atas prestasi individual, bersama-sama
memecahkan masalahnya kalau ada varians/penyimpangan
antara sasaran dan prestasi, menghargai kalau berhasil baik.
Langkah 5.
m
o
Memakai hasil dari penilaian prestasi untuk menetapkan
.c
n
e
m
je
standar atau sasaran baru dan seterusnya sampai seluruh
proses berulang kembali.
Intervensi P.O. dan MBS umumnya bisa menghasilkan peningkatan prestasi
organisasi dan kepuasan kerja individual. Rupanya sebabnya adalah
keikutsertaan masing-masing anggota organisasi dalam mengambil
keputusan.
a
n
a
16. Survai riset dan
umpan balik
Teknik intevensi ini biasanya dilakukan oleh agen pengubah luar yang secara
-m
e
kolaboratif dengan anggota organisasi mengumpulkan data mengenai
organisasinya. Agen pengubah mengedarkan kuesioner kepada semua
anggota organisasi lalu diumpanbalikkan kepada organisasi.
Kuesioner mungkin meliput masalah; kepemimpinan, komunikasi,
pengambilan keputusan, keputusan kerja, hubungan atasan-bawahan.
Data yang dihasilkan oleh kuesioner itu lalu dipakai sebagai landasan untuk
melakukan upaya perubahan.
Proses survai riset umpan balik akan mengikuti langkah-langkah sebagai
berikut :
Langkah 1.
Manajemen puncak dilibatkan dalam penyiapan kuesioner.
Ada juga beberapa anggota lain dari organisasi itu yang perlu
diajak menyusun kuesioner tersebut.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
11
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

12. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
Langkah 2.
Kuesioner survai diadministrasi oleh pihak luar dan
disampaikan kepada semua anggota organisasi
Langkah 3.
Resume dari data yang dibuat oleh agen pengubah dari luar
itu diumpanbalikkan mulai dari manajemen puncak dan terus
menurun sampai kepada tingkat bawahan.
Langkah 4.
Masing-masing manajer lalu mengadakan rapat di
kalangannya sendiri untuk mendiagnosis persoalan yang
m
o
diambil dari data tersebut dan kemudian menyusun rencana
tindakan dan program perbaikan.
.c
n
e
m
je
Pada pertemuan ini agen pengubah juga hadir sebagai
sumber tambahan penjelasan (resource person).
Intervensi cara riset umpan balik ini ternyata dapat menghasilkan perubahan
yang positif pada sikap dan persepsi karyawan. Terbukti juga bahwa makin
banyak karyawan yang dilibatkan dalam proses ini makin banyak pula
perubahannya.
VII.
a
n
a
FASE PEMBEKUAN KEMBALI
-m
e
Selesainya intervensi tidak berarti bahwa Pengembangan Organisasi sudah
selesai dan berhenti di sini. Sesudah fase intervensi ini, yang masih harus
dilaksanakan adalah fase tindak lanjut. Sasaran fase ini adalah :
•
mengevaluasi keefektifan dari program Pengembangan Organisasi.
•
memantapkan perubahan positif yang telah dicapai oleh Program
Pengembangan Organisasi.
Pekerjaan evaluasi tidak mudah. Namun demikian semua orang yang
Mengevaluasi Program
bersangkutan, para peserta program dan manajemen puncak, harus
mengevaluasi apakah mereka benar telah berhasil dengan program tersebut.
Sampai sekarang ini evaluasi merupakan kelemahan yang paling besar dari
program Pengembangan Organisasi.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
12

13. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
Banyak evaluasi yang dilakukan dengan cara yang sangat subyektif, yakni :
•
Evaluasi oleh para peserta sendiri. Mereka tentu cenderung melaporkan
hal-hal yang menyenangkan kalau didengar oleh Agen Pengubah.
•
Evaluasi oleh Agen Pengubah dan atau manajemen puncak.
Mereka sering hanya melihat pada segi-segi yang positif saja.
Evaluasi yang subyektif ini memang mudah dilakukan dan sedikit biayanya.
m
o
tetapi tidak memberi bukti yang kuat tentang keberhasilan atau kegagalan
program Pengembangan Organisasi.
.c
n
e
m
je
Ada juga evaluasi yang agak obyektif, yakni dengan membandingkan hasil
yang benar-benar dicapai oleh program dengan sasaran yang ditentukan
sebelumnya. Tentu saja sejak permulaan sasaran tersebut harus sudah
ditentukan. Selain itu perumusannya harus jelas dan mudah dievaluasi.
Contoh
a
n
a
Sasaran dapat dirumuskan sebagai berikut: "Ahli teknik dan produksi harus
dapat bekerja sama".
-m
e
Rumusan sasaran tersebut agak kabur dan sukar dievaluasi. Sasaran tersebut
dapat dipertegas menjadi :
"Setiap minggu sekali mengadakan pertemuan antara ahli teknik dan
produksi untuk memecahkan persoalan".
Tentu saja akan menjadi lebih jelas lagi apabila persoalan itu diuraikan juga
dalam rumusan sasaran.
Yang paling ideal, para pemakai teknik intervensi harus berusaha
mengevaluasi program mereka dengan menggunakan data yang nyata.
Misalnya dengan membandingkan data sebelum dan data sesudah program Pengembangan Organisasi dilaksanakan. Data tersebut dapat
mengenai kemangkiran, pergantian (turnover) karyawan, keluan, data
keuangan dan sebagainya.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
13
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

14. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
Data tersebut dikumpulkan sebelum Pengembangan Organisasi dilaksanakan
dan dijadikan dasar pembanding dengan data sesudah Pengembangan
Organisasi nantinya.
m
o
a
n
a
.c
n
e
m
je
-m
e
Supaya hasil evaluasi lebih obyektif lagi, kita dapat menggunakan
"kelompok pengendali" untuk dijadikan sebagai sarana pembanding.
Kelompok pengendali ini adalah kelompok yang tidak ikut dalam program
Pengembangan Organisasi.
Secara skematis, pengukuran keberhasilan intervensi dapat dilukiskan seperti
gambar berikut ini :
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
14

15. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
GAMBAR
MENGUKUR KEBERHASILAN INTERVENSI
PENGEMBANGAN ORGANISASI
Sangat
Sangat
Subyektif
1
2
3
Pembandingan
Evaluasi oleh
antara hasil
agen Pengubah
...... dengan sasaran
dan atau Mana
yang ditentukan
jemen Puncak
.....
Peserta
sebelumnya
......
Pembandingan
antara data
Pembandingan
Evaluasi oeleh
Obyektif
5
4
antara data sebe-
•
......
m
o
sudahPengembangan organi-
.c
n
e
m
je
sasi
Penjelasan
lum dan sesudah,
sebelum dan se
dengan menggunakan kelompok
pengendali
Evaluasi yang terdapat dalam kotak paling kiri adalah evaluasi yang
paling subyektif.
•
Evaluasi yang terdapat dalam kotak paling kanan adalah evaluasi yang
a
n
a
paling obyektif.
•
Makin ke kanan makin bertambah besar obyektivitasnya; dan makin
ke kiri makin bertambah besar subyektifitasnya.
-m
e
Memantapkan perubahan
Sebagaimana Anda ketahui, kita perlu mengadakan tindak lanjut terhadap
program Pengembangan Organisasi. Tindak lanjut yang pertama, yakni
mengevaluasi program telah kita bahas. Sekarang marilah kita lanjutkan
kepada tindak lanjut yang kedua, yakni memantapkan perubahan positif
yang telah dicapai.
Program Pengembangan Organisasi bertujuan bertujuan meningkatkan
kerjasama, meningkatkan partisipasi dan meningkatkan produktivitas para
pesertanya. Tujuan ini mungkin dapat dicapai selama program berjalan.
Tetapi bagaimanakah setelah mereka kembali ke tempat pekerjaannya
masing-masing? Kebanyakan mereka kembali lagi kepada kebiasaannya
yang semula. Hasil dari program itu seakan-akan dilupakan saja.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
15
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

16. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
Apabila misalnya, sebelum program mereka tidak pernah mengajak bawahan
untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan, maka selama program
mereka menyadari pentingnya mengajak bawahan berpartisipasi dan juga
mempraktekkannya. Tetapi setelah kembali ke tempat pekerjaan, mereka
kembali lagi kepada kebiasaan semula.
Maka untuk memantapkan hasil positif yang telah dicapai dalam program
Pengembangan Organisasi, manajemen puncak harus menciptakan sistem
yang memungkinkan dimantapkannya hasil positif tersebut.
m
o
Kalau metode pembentukan tim sudah diterima dengan baik dan meluas,
sebaiknya selalu dibentuk tim untuk setiap proyek atau setiap program
.c
n
e
m
je
kegiatan yang baru.
Keberhasilan mengurangi biaya atau mengurangi pergantian karyawan yang
tercapai di bagian yang satu dijadikan contoh keefektifan untuk bagian
yang lain.
a
n
a
Membiasakan memakai kisi manajerial untuk menilai diri, serta membiasakan
pengucapan istilah-istilah yang telah dianggap cocok untuk percakapan
sehari-hari. Dengan demikian perubahan-perubahan yang positif tersebut
-m
e
akan menjadi terintegrasi ke dalam struktur, norma dan budaya dari
organisasi.
VIII. RANGKUMAN
1.
Pengembangan Organisasi adalah suatu kegiatan yang sistematis untuk
mengadakan perubahan berencana dalam organisasi.
Tujuan utamanya adalah :
komunikasi yang lebih efektif
pemecahan persoalan yang lebih baik
kerjasama yang lebih baik
kemauan yang lebih besar untuk berubah.
○
○
○
○
○
○
○
•
○
•
○
•
○
•
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
kepercayaan yang meningkat
○
•
○
2.
○
16

17. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
3.
Model umum program Pengembangan Organisasi adalah proses yang
terdiri atas fase yang secara terus-menerus berputar kembali :
•
fase pencairan (unfreezing)
Dalam fase ini dilakukan diagnosis.
•
fase perubahan
Dalam fase ini dilaksanakan intervensi yang terpilih untuk
meningkatkan keefektifan individu, kelompok dan organisasi.
•
m
o
fase pembekuan kembali (refreezing)
.c
n
e
m
je
Dalam fase ini program Pengembangan Organisasi dievaluasi dan
diambil tindakan untuk memantapkan perubahan yang telah
diperkenalkan.
Kemudian proses ini berulang kembali sebagai bagian dari keterikatan
manajemen untuk merencanakan perubahan.
IX.
a
n
a
LATIHAN
1.
"Sistem pengembangan tim" diperlukan untuk mencapai sasaran :
a.
b.
-m
e
...........................................................................................
...........................................................................................
Sedang teknik intervensi yang dapat diterapkan untuk itu ialah
1.
2.
...........................................................................................
3.
2.
...........................................................................................
...........................................................................................
Sebutkan segenap butir-butir yang harus ada selama sidang/rapat
pembentukan tim.
3.
Intervensi Analisis Peranan perlu Anda lakukan agar mencapai
sasaran :
.................................................................................................
atau dengan istilah : .....................................................................
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
17
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

18. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
Langkah-langkah yang dilakukan pada intervensi ini ialah :
a.
Pemegang peranan membuat 2 daftar :
1.
........................................................................................
2.
........................................................................................
b.
Anggota lainnya membuat sebuah daftar ..............................
c.
Pemeran kemudian membuat ..............................................
...........................................................................................
4.
Pada teknik Konsultasi proses, intervensi umumnya dilakukan oleh
m
o
..............................................................................................
dengan tujuan ..........................................................................
.c
n
e
m
je
.................................................................................................
5.
Untuk memecahkan bersama bila terjadi perselisihan antar grup,
dilakukan konfrontasi yang disebut ..................................
................................................................, dengan menerapkan teknik
intervensi :
1.
...........................................................................................
2.
...........................................................................................
3.
...........................................................................................
a
n
a
-m
e
6.
Harap Anda sebutkan peranan pihak ketiga di dalam proses konfrontasi
antara dua grup yang berselisih.
7.
Menurut pendapat Anda, makna apa yang terdapat pada teknik
intervensi "cermin organisasi"? Mengapa disebut cermin?
8.
Dalam intervensi "pembentukan tim antar grup", harap Anda
sebutkan :
a.
b.
9.
Apa yang harus dilakukan (sebutkan butir-butirnya saja).
Apa yang tidak boleh dilakukan
Butir-butir apa saja yang dapat Anda petik, apabila melakukan
intervensi dengan pertemuan konfrontasi total organisasi? (sebutkan
selengkapnya sejauh yang Anda ketahui).
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
18

19. PENGORGANISASIAN
Proses dan Pengembangan Organisasi
113 - 2 - 10
10.
Dengan menerapkan MBS dalam program P.O.,:
a.
Hasil dan manfaat yang dapat Anda petik ialah (sebutkan
butir demi butir)
b.
Proses-proses penting yang Anda lakukan selama
intervensi (sebutkan intinya saja).
11.
Pada intervensi dengan riset untuk umpan balik, biasanya dilakukan
dengan meminta bantuan "agen pengubah" dari luar.
Pertanyaan kami: tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan oleh
m
o
agen pengubah tersebut?
12.
.c
n
e
m
je
Fase terakhir dari program P.O. ialah :
.................................................. dimana kita akan melakukan:
a.
...........................................................................................
b.
...........................................................................................
Agar proses evaluasi berhasil secara paling obyektif Anda harus
menggunakan sarana. ......................................................
.................................................................................................
a
n
a
Dan agar hasil-hasil program P.O. yang positif itu dapat tertanam secara
mantap pada setiap anggota oegiasisasi, Anda harus menciptakan
kebiasaan- kebiasaan seperti :
-m
e
1.
...........................................................................................
2.
...........................................................................................
3.
...........................................................................................
4.
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
13.
Harap Anda sebutkan sekali lagi, garis besarnya saja tentang:
a.
maksud dari mengadakan program P.O.
b.
sasaran/tujuan program P.O.
c
model umum dan proses program P.O.
d.
Jenis-jenis teknik intervensi dalam program P.).
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
19
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

20. Metodologi Pengembangan Organisasi (2)
m
o
a
n
a
.c
n
e
m
je
-m
e
Hak pengarang dilindungi undang-undang. Dilarang mengutip,
memperbanyak, menyiarkan, memperdagangkan bahan pelajaran ini, sebagian
maupun seluruhnya, dalam bentuk apapun, kecuali dengan izin tertulis dari
Lembaga Manajemen PPM
DW/3/smr/05.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
20