1. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
SASARAN
Setelah Anda selesai mempelajari unit tentang CIRI KHAS ORGANISASI ini
dengan baik, maka Anda diharapkan dapat:
•
memahami arti dan tujuan dari suatu organisasi
•
menyadari perlunya dibentuk organisasi demi kelancaran operasi
•
memahami syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menyusun struktur
organisasi
•
m
o
mampu memilih susunan organisasi yang vertikal, yang horisontal,
.c
n
e
m
je
atau yang konsentris.
PENGANTAR
Sebelum mulai dengan pokok pembahasan yang sebenarnya, marilah kita
terlebih dahulu menelaah kasus berikut ini tentang “Perusahaan Konfeksi
a
n
a
Pak Wira”
Kasus tersebut terdiri atas tiga babak.
-m
e
Babak pertama, menggambarkan awal mulainya perusahaan yang
dijalankan oleh satu orang saja, dan kemudian berkembang setapak demi
setapak.
Babak kedua, menggmbarkan perusahaan setelah berkembang dan
memerlukan seorang tenaga bantuan.
Babak ketiga, menggambarkan perusahaan setelah maju pesat dan
mempunyai organisasi yang lengkap.
PERUSAHAAN KONFEKSI (PAKAIAN JADI) PAK WIRA
I.
KASUS PERUSAHAAN KONFEKSI PAK WIRO
BABAK I : Perusahaan Satu Orang
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
1
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

2. Ciri Khas Organisasi
Pak Wira sudah bertahun-tahun bekerja sebagai tukang jahit pakaian.
Semua pekerjaan dilakukan sendiri, mulai belanja mesin, alat-alat dan bahanbahan, membuat pola, memotong, menjahit, memasang kancing, sampai
kepada menjual hasilnya dan mencatat segala pemasukan dan
pengeluarannya.
Pak Wira sangat kreatif, terutama dalam membuat pola pakaian wanita
remaja. Selalu ada saja model baru yang diciptakannya, yang sangat digemari
oleh anak remaja masa kini. Ia banyak membaca majalah mode, dan sering
mempelajari model-model mutakhir dari dalam negeri maupun dari luar
m
o
negeri. Ia pun tidak segan menyediakan waktu khusus untuk mengikuti
kursus penyegaran. Hal ini semua meningkatkan daya ciptanya.
Catatan 1
.c
n
e
m
je
Karena Pak Wira mengerjakan segala kegiatan sendirian, dan tidak
mempunyai bawahan sama sekali, maka pada saat itu, ia belum mempunyai
organisasi.
Semua jabatan dipangkunya sendiri. Ia pemilik perusahaan merangkap
a
n
a
karyawan. Ia adalah produsen (orang yang membuat barang), merangkap
pemasar (orang yang memasarkan barang), merangkap pemegang buku
(orang yang mencatat pemasukan dan pengeluaran, dan menyusun laporan
-m
e
laba-rugi), dan lain-lain jabatan.
Pada saat itu Pak Wira belum mengadakan pembedaan wewenang dan
spesialisasi. Bisnis satu orang semacam itu dapat dilukiskan dalam bentuk
bagan sebagai berikut :
GAMBAR1
Bisnis satu orang, tanpa pembedaan wewenang dan tanpa spesialisasi.
Pemilik atau Karyawan
pemasar
pemegang buku
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
•
○
•
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
produsen
○
•
○
2

3. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
BABAK II : Deferensiasi Vertikal
Kesibukan Pak Wira semakin hari semakin bertambah banyak. Pesanan
datang dari mana-mana. Akhirnya Pak Wira tidak sanggup lagi mengerjakan
sendirian semua kegiatannya, yang masih ditambah lagi dengan kegiatan
rutin mengunjungi para pelanggan lama dan mencari pelanggan baru.
Kemudian Pak Wira mengangkat dan melatih seorang sahabat karibnya
yang dapat dipercaya, bernama Didi, menjadi asistennya. Ia ditempatkan
di rumah kecil yang disewanya, dan tugas pelaksanaan dipindahkan ke
rumah sewaan tersebut.
m
o
Catatan 2
.c
n
e
m
je
Walaupun Pak Wira tidak membuat bagan organisasi, tetapi sebenarnya
bagan itu dapat dibuat, karena pada waktu ia mengangkat seorang asisten,
maka pada saat itu ada organisasi. Gambar 2 melukiskan pembedaan
wewenang antara Pak Wira dan Didi. Didi adalah bawahan Pak Wira, dan
pak Wira adalah atasannya. Pembedaan wewenang semacam ini dinamakan
pembedaan wewenang “atasan-bawahan” atau pembedaan wewenang
vertikal atau diferensiasi vertikal (dalam bahasa inggris disebut vertikal dif-
a
n
a
ferentiation).
Didi masih mengerjakan berbagai macam pekerjaan; ia membantu Pak Wira
-m
e
dalam bidang produksi, pemasaran dan juga pembukuan. Pada waktu itu
belum ada pengkhususan pekerjaan, belum ada diferensial horisontal.
Gambar 2
Bagan organisasi ‘Dua Orang’ dengan Diferensiasi Vertikal tetapi tanpa
Diferensiasi Horisontal.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
3
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

4. Ciri Khas Organisasi
Pemilik atau karyawan
•
produsen
•
pemasar
•
pemegang buku
m
o
Asisten
Umum
.c
n
e
m
je
BABAK III : Diferensiasi Vertikal dan Diferensiasi Horisontal Dalam bulanbulan berikutnya, bisnis Pak Wira bertambah maju. Pesanan datang dalam
jumlah banyak dari beberapa perusahaan swasta untuk membuatkan pakaian
seragam bagi para karyawan.
a
n
a
Didi pun mulai kewalahan. Pak Wira merasa perlu untuk memberi jabatan
baru bagi Didi sebagai manajer produksi, dan mengangkat serta melatih
seorang manajer pemasaran, Supriadi, yang sudah lama berpengalaman
-m
e
sebagai wiraniaga di perusahaan lain, dan seorang ahli akuntung, bernama
Darmono, sebagai manajer keuangan. Pak Wira sendiri menjabat sebagai
direktur. Pada akhir tahun 19x3 perusahaan Pak Wira sudah mempunyai
karyawan yang cukup banyak, 60 orang, sehingga ia perlu mengangkat
lagi seorang manajer personalia, bernama Anton.
Berkat ketekunannya, pelayanannya yang baik, mode yang selalu mengikuti
perkembangan zaman, mutu produk yang tinggi, dan semangat kerja para
karyawan yang baik, maka perusahaan Pak Wira sekarang ini termasuk
perusahaan konfeksi yang paling terkenal di kota itu. Karena perkembangan
intern perusahan dan perubahan lingkungan yang sering terjasdi, maka
organisasi perusahaan Pak Wira telah mengalami beberapa kali perubahan.
Catatan 3
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
4

5. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
Organisasi perusahaan Pak Wira pada akhir tahun 19x3 sudah menjadi
dewasa. Di dalamnya sudah terdapat dua dimensi dasar, sebagai mana
terdapat dalam setiap organisasi, satu dimensi berupa diferensiasi vertikal
dan satu lagi berupa diferensiasi horisontal.
Diferensiasi vertikal menetapkan rantai komando (Chain of command), atau
hirarki (hierarchy), yakni hubungan antara atasan dan bawahan. Orangorang yang di atas mempunyai wewenang, kekuasaan, dan pangkat yang
lebih tinggi dari bawahannya.
m
o
Diferensiasi horisontal (disebut juga “departementalisasi”) menunjukkan
.c
n
e
m
je
pembagian pekerjaan secara sistematis. Orang-orang diberi jabatan menurut
keahlian mereka akan bekerja sebaik mungkin, karena pekerjaan sesuai
dengan keahliannya.
Organisasi perusahaan Pak Wira pada akhir tahun 19x3 sudah merupakan
organisasi yang dewasa dengan memiliki Diferensiasi Vertikal dan Spesialisasi
horisontal.
a
n
a
GAMBAR 3
BAGAN ORGANISASI
PERUSAHAAN KONFEKSI
-m
e
PAK WIRA
PERUSAHAAN KONFEKSI PAK WIRA
DIREKTUR
Manajer
Manajer
Manajer
Manajer
Produksi
Pemasaran
Keuangan
Personalia
Asisten
Keuangan
○
Daerah II
○
Daerah I
○
Produksi
○
Wk Penjualan
○
Wk Penjualan
○
Supervisor
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
5
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

6. Ciri Khas Organisasi
Perlu Anda perhatikan bahwa sekarang perusahaan Pak Wira sudah
mempunyai dua dimensi dasar :
•
tiga diferensiasi vertikal, yang terdiri dari lapis pertama direktur, lapis
kedua manajer, dan lapis ketiga supervisor, wakil atau asisten.
•
empat bentuk difernsiasi horisontal yang berbeda-beda, yakni pertama
departemen produksi, kedua depaartemen pemasaran, ketiga
departemen keuangan, dan keempat departemen personalia. Maka
m
o
diferensiasi horisontal disebut juga departementalisasi atau spesialisasi
horisontal.
•
.c
n
e
m
je
empat bentuk spesialisasi horisontal yang berbeda-beda, yakni pertama
bagian produksi, kedua bagian pemasaran, ketiga bagian keuangan,
dan keempat bagian personalia.
Empat orang manajer spesialis produksi, pemasaran, keuangan, dan
personalia, sekarang ini mengerjakan tugas yang dulu dilakukan semuanya
a
n
a
oleh Pak Wira. Bayangkanlah betapa bertambah beratnya pekerjaan pak
Wira sebagai direktur, apabila masih ditambah lagi lapis vertikal dan jajaran
spesialis horisontal. maka perlu sekali adanya koordinasi. Pada umumnya
-m
e
Hal ini menimbulkan masalah rentang kendali (span of control), yakni jumlah
bawahan langsung yang dapat dimanajemeni dengan efektif oleh seseorang.
Rentang Kendali
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
semakin banyak spesialisasi, semakin sukar orang mengadakan koordinasi.
○
6

7. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
Dari kasus yang terdiri dari tiga babak di muka, Anda telah mempelajari
Ikhtisar
perkembangan suatu bisnis, mulai dari bisnis satu-orang, sampai kepada bisnis
dengan organisasi yang lengkap. Dari kasus tersebut kita dapat menarik
beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1.
Selama bisnis hanya dijalankan oleh satu orang saja, maka bisnis belum
mempunyai organisasi. Organisasi mulai muncul setelah ada dua orang
atau lebih, yang diatur menurut prinsip-prinsip tertentu.
2.
m
o
Setiap organisasi yang lengkap terdiri dari dua dimensi :
satu dimensi vertikal (atas-bawah) dan
.c
n
e
m
je
satu dimensi horisontal (mendatar).
3.
Dimensi vertikal menunjukkan hubungan antara atasan dan bawahan,
hubungan yang berdasarkan perbedaan wewenang. Orang yang lebih
tinggi wewenangnya atau kekuasaannya ditempatkan di atas. Hubungan
atasan-bawahan ini dinamakan juga hubungan atas dasar pembedaan
wewenang atau pembedaan vertikal (vertical Differentiation).
a
n
a
Dilihat dari segi spesialisasi ini, organisasi dapat terdiri dari beberapa
JENJANG, misalnya jenjang direktur, jenjang manajer, dan jenjang su-
-m
e
II.
pervisor.
4.
Dimensi horisontal menunjukkan spesialisasi atau pengkhususan
keahlihan. Para spesialis ditempatkan dalam jajaran yang mendatar yang
sama tingkatnya.
ORGANISASI
Seperti Anda ketahui dari kasus di atas, untuk mencapai tujuan mendapat
laba, Pak Wira mengatur orang-orangnya, tugas dan pekerjaan mereka,
dan sumber daya dengan cara yang seefisien mungkin. Ia mengatur
hubungan antar mereka melewati suatu sistem wewenang dan tanggung
jawab. Pengaturan ini dinamakan organisasi.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
7
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

8. Ciri Khas Organisasi
Secara lebih ilmiah organisasi dapat didefinisikan sebagai
berikut :
“Organisasi adalah suatu pengaturan secara siste
matis
dari orang dan teknologi untuk mencapai
tujuan tertentu”
Seluruh perusahaan adalah organisasi. Divisi, departemen, bagian atau seksi
dari perusahaan merupakan suatu organisasi juga.
m
o
Organisasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari masukan (Input), proses,
.c
n
e
m
je
keluaran (Output). Orang, uang dan bahan adalah input yang masuk ke
dalam perusahaan yang kemudian diproses oleh perusahaan, dan akhirnya
keluar sebagai keluaran berupa barang atau jasa. Dalam bentuk skema,
sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:
GAMBAR5
a
n
a
Organisasi sebagai Sistem
Orang
-m
e
Pengolahan
Barang
Uang
untuk
Jasa
Bahan
menciptakan
Laba
produk
Input
Proses
Output
Organisasi bersifat dinamis. Baik susunan maupun hubungan antar para
anggotanya, mengalami perubahan terus-menerus. Faktor intern dan ekstern
adalah penyebab perubahan tersebut. Mungkin faktor yang paling penting
yang menyebabkan perubahan, adalah bertambah besarnya dan bertambah
luasnya perusahaan. Beberapa faktor penyebab lain yang mempengaruhi
perkembangan bisnis pada umumnya ialah peraturan pemerintah,
kepentingan dan sasaran perusahaan dan sumber yang tersedia.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
8

9. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
Tiga Bentuk
Bagan Organisasi
Untuk menjelaskan struktur atau susunan organisasi, kita menggunakan
bagan. Bagan organisasi menggambarkan struktur organisasi sari bagan
tersebut kita dapat melihat kaitan antara orang dengan departemen atau
dengan bagian organiasi. Selain melukiskan kaitan, bagan organisasi
menggambarkan juga :
•
garis wewenang (untuk memutuskan, memerintahkan)
•
jenis dan arus pekerjaan
•
rentang kendali, yakni jumlah bawhan langsung yang dapat
m
o
diurusi oleh seseorang secara efektif.
.c
n
e
m
je
Ada tiga macam bentuk yang dapat kita pilih dalam menyusun bagan
organisasi :
1.
bagan vertikal, seperti terlihat dalam gambar 3. Ini merupakan metode
tradisional dalam melukiskan susunan organiasasi perusahaan. Kotakkotak disusun dari atas ke bawah, sehingga kelihatan jelas siapakah
atasan dan siapakah bawahan, siapakah yang lebih tinggi wewenangnya
dan siapakah yang lebih rendah.
a
n
a
2.
bagan horisontal, menggunakan metode biasa untuk membaca huruf
latin, dari kiri ke kanan; metode ini mengurangi sebanyak mungkin
-m
e
gagasan mengenai tingkat yang berbeda-beda, gagasan mengenai
atasan dan bawahan. Dengan demikian, orang yang lebih rendah dalam
organisasi tidak secara jelas diperlihatkan dalam gambar. Hal ini untuk
menghilangkan rasa rendah diri dari karyawan yang lebih rendah
tingkatnya.
3.
bagan yang konsentris, terdiri atas beberapa lingkaran yang sepusat.
Kepala eksekutif berada di tengah-tengah. Bagan ini menunjukkan
sifat dinamis dari hubungan pribadi, dan menghilangkan “perasaan
atasan” dan “bawahan”. Jarak dari titik pusat menunjukkan dekatjauhnya dari kepala eksekutif. Pangsa (segmen) dari lingkaran
menunjukkan departemen yang berbeda-beda.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
9
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

10. Ciri Khas Organisasi
GAMBAR 6
Direktur
Bagan Vertikal
Manajer
Manajer
Manajer
Manajer
Produksi
Pemasaran
Keuangan
Personalia
m
o
.c
n
e
m
je
Manajer
GAMBAR 7
Produksi
Bagan Horisontal
a
n
a
-m
e
Manajer
Pemasaran
DIREKTUR
Manajer
Keuangan
Manajer
Personalia
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
10

11. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
GAMBAR 6
.c
n
e
m
je
Man
ajer
Pem
asar
an
jer
na
an
Ma
ng
ua
Ke
a
n
a
m
o
r
aje i
s
an
M duk
o
Pr
Ma
naj
er
Per
son
alia
Bagan Konsentris
-m
e
Hubungan Hirarki
Dalam kursus ini, kita hanya akan menggunakan bagan vertikal. Pada
dasarnya bagan organisasi vertikal melukiskan hubungan hirarki (jenjang)
antara bawahan dan atasan. Dalam bagan organisasi, orang-orang disusun
atau dikelompokkan sesuai dengan wewenang, kekuasaan, atau pangkat
mereka. Inilah yang dinamakan hubungan hirarki.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
11
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

12. Ciri Khas Organisasi
Hirarki (jenjang) adalah sekelompok orang yang diorganisasi atau diklasifikasi
menurut wewenang, kekuasaan atau pangkat mereka.
Oleh karena bagan organisasi melukiskan hirarki, maka bagan tersebut
digambar mulai dari puncak dan terus menurun. Karena itu, kita harus
mengetahui fungsi utama di dalam organisasi (yang paling penting) untuk
kita tempatkan di puncak. Kita perlu mengetahui juga fungsi sekunder
yang termasuk di dalam fungsi utama tersebut untuk kita tempatkan di
bawahnya.
m
o
.c
n
e
m
je
Berikut ini, ada beberapa pedoman menggambar sebuah bagan organisasi
Petunjuk Menggambar
Bagan Organisasi
yang baik.
1.
Kita harus memperhatikan hubungan hirarki, sehingga orang atau
depaartemen yang mempunyai kedudukan hirarki tertinggi,
ditempatkan di puncak, dan mereka yang mempunyai kedudukan sama
pentingnya, ditempatkan pada tingkat horisontal yang sama tingginya.
a
n
a
Misalnya, jika direktur perusahaan mempunyai kedudukan yang
tertinggi, maka ia harus ditempatkan di puncak bagan organisasi. Dan
jika manajer produksi, manajer pemasaran, manajer keuangan dan
-m
e
manajer personalia mempunyai kedudukan yang sama tingginya, maka
mereka keempat-empatnya harus ditempatkan dalam kotak horisontal
yang sama tingginya.
2.
Diferensiasi vertikal (pembedaan wewenang) dan diferensiasi horisontal
(keahlian) harus digambarkan dengan garis utuh, bukan titik-titik atau
garis yang terputus-putus.
3.
Garis vertikal dan garis horisontal harus memotong kotak di tengahtengahnya, tetapi tidak boleh menerobos kotak tersebut.
4.
Tiap-tiap kotak dalam barisan horisontal yang sama tingginya harus
dilukis sama besarnya.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
12

13. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
5.
Judul yang ditulis dalam bagan harus lengkap, seperti manajer produksi,
manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer personalia.
Untuk apakah kita melukis bagan organisasi? Dengan melihat gambar,
Kegunaan
Bagan Organisasi
biasanya orang dapat lebih mudah memahami penjelasan dari pada hanya
menggunakan uraian kata-kata saja. Penggunaan bagan organisasi
mempunyai banyak manfaat antara lain :
1.
Bagan organisasi melukiskan garis wewenang yang terdapat dalam
m
o
organisasi. Jadi orang mengetahui siapa atasannya dan siapa
bawahannya. Dengan mengetahui garis wewenang ini, karyawan dapat
.c
n
e
m
je
lebih mudah memahami susunan organisasi. Hal ini sangat penting
bagi kelancaran pekerjaan manajemen.
2.
Bagan organisasi berguna untuk memberi penjelasan kepada karyawan
baru tentang susunan organisasi, dan bermanfaat untuk
menggambarkan kesempatan naik pangkat baik bagi calon karyawan,
karyawan baru, maupun karyawan lama.
a
n
a
3.
bagan organisasi merupakan dasar untuk mengadakan perubahan
keorganisasian.
-m
e
Kelembagaan
Bagan Organisasi
Di samping beberapa kegunaan di atas, bagan organisasi mempunyai
beberapa kelemahan, antara lain :
1.
Struktur organisasi cepat menjadi usang. Perubahan di dalam organisasi
itu sendiri dan perubahan di luar seperti perubahan sosial dan ekonomis,
menyebabkan struktur organisasi tidak sesuai lagi dan bagan organisasi
juga harus di ubah.
2.
Bagan organisasi tidak dapat menggambarkan hubungan manusiawi
di antara para karyawan (hubungan persahabatan, permusuhan,
persaingan dan sebagainya).
3.
bagan organisasi menimbulkan hubungan yang kaku, karena orang
cenderung mempertahankan bidangnya dalam bagan organisasi.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
13
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

14. Ciri Khas Organisasi
4.
bagan organisasi menimbulkan persoalan status, orang mungkin tidak
senang dibandingkan dengan orang lain dari segi posisinya dalam
organisasi.
Jika kelemahan tersebut diperhatiaka dengan teliti, maka sebagian besar
kelemahan dapat diatasi. Lagi pula, jika bagan itu disusun dengan hatihati, selalu diperbaruhi, dan hanya dipandang sebagai alat bantu saja, maka
bagan organisasi dapat sangat berguna bagi manajemen.
m
o
Setelah kita mempelajari :
•
pengertian organisasi sebagai suatu sistem, yang teridiri atas
.c
n
e
m
je
masukan -proses - keluaran;
•
tiga macam susunan organisasi: vertikal, horisontal, dan konsentris;
•
beberapa pedoman dasar untuk menyusun bagan organisasi yang
baik; dan
•
beberapa kegunaan dan kelemahan bagan organisasi,
marilah sekarang kita meninjau lebih lanjut ciri-ciri organisasi.
III.
a
n
a
CIRI KHAS ORGANISASI
-m
e
Apabila kita meneliti sifat-sifat organisasi, maka kita dapat menemukan 4
ciri khas yang terdapat dalam semua organisasi, yakni:
1.
2.
tujuan bersama
3.
pembagian pekerjaan dan
4.
Koordinasi Kegiatan
koordinasi kegiatan
hirarki wewenang
Apakah koordinasi itu?
Mengkoordinasi adalah kegiatan menajer menyatupadukan bermacam-macam bagian dari organisasi sehingga bagian-bagian
tersebut dapat bekerja sama ecara harmonis.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
14

15. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
Dengan mengkoordinasi, Anda dapat menghindari timbulnya konflik atau
dapat mengatasi konflik yang ada. Tanpa koordinasi, tiap-tiap bagian dan
karyawan akan berjalan menurut keinginan mereka masing-masing, dan
akan timbul kesimpangsiuran dan kekacauan.
Pada umumnya Anda perlu melaksanakan dua macam koordinasi:
•
koordinasi pikiran dan
•
koordinasi kegiatan
m
o
Anda mengkoordinasi pikiran bawahan lewat komunikasi. Artinya Anda
perlu menyampaikan pengertian dan penjelasan, baik secara tertulis
.c
n
e
m
je
maupun lisan, kepada bawahan Anda. Anda perlu menanamkan pengertian
yang sama mengenai tujuan perusahaan kepada semua bawahan Anda.
Selain mengkoordinasi pikiran, Anda perlu juga mengkoordinasi kegiatan
bawahan Anda. Yakni dengan menyusun rencana kegiatan yang antara
lain mencakup urutan langkah-langkah yang harus di tempuh, peranan
tiap-tiap orang dan kerja samanya.
a
n
a
Jika beberapa orang bergabung menjadi satu menyatupadukan dan
menyelaraskan tenaga mereka, baik pikiran maupun kegiatan, maka dapat
dilaksanakan pekerjaan yang maha besar dan menakjubkan. Ingat saja
-m
e
kepada candi Borobudur, piramida mesir, dan penerbangan manusia ke
bulan. Semuanya ini merupakan pekerjaan raksasa yang jauh di atas
kemampuan satu orang. Dengan mengkoordinasi kegiatan dan pikiran,
orang dapat melaksanakan pekerjaan raksasa tersebut.
Dalam mengadakan koordinasi, kita sering menghadapi kesulitan. Orang
menamdang tujuan kelompok berbeda dengan tujuannya sendiri, dan
metode yang mereka gunakan untuk mencapai tujuan tersebut berbedabeda juga. Hal yang berbeda-beda ini harus kita selaraskan. Maka seorang
koordinator harus pandai menyatu-padukan mereka semuanya, dan harus
pandai memanfaatkan kekuatan dan keahlian masing-masing dalam
mencapai tujuan bersama. Tugas manajer adalah mengurangi perbedaan
kepentingan para bawahannya dan menyelaraskan tujuan bersama dengan
tujuan bawahan masing-masing.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
15
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

16. Ciri Khas Organisasi
Jadi koordinasi merupakan satu ciri khas penting dari organisasi. Tanpa
koordinasi organisasi, tidak akan berjalan lancar, organisasi bisa kandas dan
gagal dalam mencapai tujuan.
Mari kita tinjau ciri khas yang kedua, yakni tujuan bersama. Kita tidak dapat
Tujuan Bersama
mengkoordinasi kegiatan, kecuali apabila mereka yang tergantung menjadi
satu mempunyai kepentingan, tujuan, atau sasaran bersama.
m
o
Tujuan atau sasaran adalah suatu pernyataan menge
nai hasil yang ingin dicapai.
.c
n
e
m
je
Sebelum tujuan atau sasaran dapat dicapai, maka tujuan harus
•
dirumuskan dengan jelas,
•
dimengerti dan
•
diterima baik oleh setiap orang yang berkepentingan dalam
mencapai tujuan tersebut.
a
n
a
Bagaimanakah kita menetapkan tujuan atau sasaran?
-m
e
Sasaran sedapat mungkin dinyatakan secara kuantitatif,
dapat diukur, (atau dibandingkan) dalam bentuk pernyataan tertulis mengenai hasil yang ingin dicapai, dalam
jangka waktu yang ditentukan.
Dengan perkataan lain, sasaran menggambarkan keinginan khusus yang
jelas dan bukan keinginan umum yang samar-samar. Sasaran harus
menentukan apa yang harus dicapai, dan kapan tercapainya. Berikut ini
ada beberapa contoh sasaran yang dinyatakan secara kuantitatif dalam
satuan, rupiah, dan persentase:
•
Menaikan produksi motor dengan 3.000 unit selama tahun
produksi yang akan datang (sasaran dalam satuan).
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
16

17. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
•
Mengurangi jumlah kerugian karena piutang tak tertagih, sebesar
Rp. 10.000.000 selama enam bulan mendatang (sasaran dalam
rupiah)
•
Meningkatkan jumlah penjualan produk A dengan 15 persen pada
akhir Desember tahun ini (sasaran dalam persentase)•
Untuk menguji apakah sasaran sudah cukup khusus, dapat diajukan
pertanyaan berikut ini:
•
m
o
Apakah sasaran ini menjelaskan kepada saya dengan tepat, hasil
yang ingin dicapai?
•
.c
n
e
m
je
Apakah sasaran ini menjelaskan kepada saya kapan hasil ini harus
sudah tercapai?
•
Dapatkah hasil yang ingin dicapai itu diukur secara kuantitatif
(berapa unit, berapa rupiah, berapa persen, dan sebagainya?
Sasarqan yang tidak memenuhi salah satu dari tiga pernyataan ini, bukanlah
sasaran yang baik, dan akan menghambat para manajer dan bukannya
a
n
a
membantu mereka.
Pembagian Pekerjaan
Setelah kita membahas dua ciri khas organisasi, yakni koordinasi dan tujuan
-m
e
selanjutnya marilah kita meninjau ciri khas yang ke tiga, yakni pembagian
pekerjaan (division of labor).
Setiap orang memiliki keahlian dan keterampilan yang berbeda-beda. Ada
orang yang ahli dan terampil dalam memotong besi, ada yang terampil
dalam menggurinda, ada yang ahli dalam mengebor, ada yang ahli dalam
mengecat dan sebagainya. Dengan membagi pekerjaan menjadi bagianbagian khusus yang kecil-kecil, maka perusahaan dapat memanfaatkan
setiap keahlian dan keterampilan orang. Lagi pula dengan pembagian
pekerjaan, setiap karyawan perusahaan dapat menjadi sangat ahli dan
sangat terampil dalam mengerjakan tugas khusus secara berulang-ulang.
Keuntungan pembagian pekerjan telah diketahui orang sejak lama. Salah
satu pendukungnya adalah Adam smith, yang dua ratus tahun yang lalu
menguraikan keuntungan penbagian pekerjaan dalam pabrik peniti.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
17
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

18. Ciri Khas Organisasi
Dalam sebuah bengkel kecil bekerja 10 orang yang membuat peniti. Apabila
mereka melaksanakan sendiri seluruh pekerjaan, tanpa ada pembagian
pekerjaan di antara mereka, maka masing-masing dapat menyelesaikan satu
sampai dua puluh peniti sehari. Kemudian pekerjaan dipecah-pecah menjadi
bagian khusus yang kecil-kecil. Satu orang menarik kawat, seorang lagi
meluruskannya, orang ketiga memotongnya, orang keempat meruncingkan,
orang kelima menggurinda ujungnya untuk dipasangi kepala, dan sebagainya.
Sepuluh orang tersebut ternyata dapat menyelesaikan empat ribu delapan
ratus peniti sehari, atau empat ratus delapan puluh per orang.
m
o
Apa yang menarik Smith bukannya teknologi pembuatan peniti, tetapi ia
.c
n
e
m
je
melihat keuntungan yang besar sekali dalam produktivitas yang diperoleh
dengan membagi-bagi pekerjaan menjadi bagian khusus yang kecil-kecil.
Apa yang telah dicapai dalam pabrik peniti, dapat juga diperoleh di mana
saja.
Pembagian pekerjaan ini merupakan ciri khas yang ketiga yang terdapat
dalam semua organisasi. Tanpa pembagian pekerjaan organisasi tidak akan
a
n
a
berjalan dengan baik. Perusahaan tidak akan dapat berkembang bahkan
akhirnya akan mati, jika direktur menjalankan sendiri semua pekerjaan
perusahaan, jika direktur mengurusi sendiri produksinya, memasarkan
-m
e
sendiri hasilnya, mengurusi sendiri keuntungannya, tanpa mengadakan
pembagian pekerjaan sama sekali.
Hirarki Wewenang
Sampai sekarang kita telah membahas berturut-turut tiga ciri khas
perusahaan:
•
koordinasi
•
tujuan
•
pembagian pekerjaan.
Sekarang marilah kita bahas ciri khas yang ke empat : hirarki wewenang
(hierarchy of aoutority).
Jika sesuatu pekerjaan harus diselesaikan bersama-sama, maka harus ada
orang yang mempunyai wewenang untuk mengawasi apakah tujuan itu
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
18

19. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
telah tercapai. Dan apabila tujuan belum tercapai, maka ia berwewenang
untuk mengarahkan dan memerintahkan bawahannya agar
menyelesaikannya. Apakah sebenarnya wewenang itu? Dan apakah hirarki
wewenang?
Wewenang adalah hak untuk memutuskan atau kekuasaan untuk mengerjakan sesuatu atau untuk menyuruh orang lain mengerjakan sesuatu.
m
o
.c
n
e
m
je
Wewenang ini bertingkat-tingkat. Orang yang menduduki jabatan yang
lebih tinggi mempunyai wewenang yang lebih banyak daripada orang yang
ada di bawahnya. Direktur mempunyai wewenang yang lebih tinggi
daripada manajer; dan manajer mempunyai wewenang yang lebih tinggi
daripada supervisor.
a
n
a
Tingkat wewenang yang berbeda-beda dalam organisasi ini dinamakan hirarki wewenang.
-m
e
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
19
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

20. Ciri Khas Organisasi
Hirarki wewenang ini kadang-kadang dinamakan juga rantai komando
(chain of command). misalnya, seorang manajer toko mempunyai
wewenang atau berkuasa atas asisten manajer, yang mempunyai wewenang
atas kepala departemen, dan ini selanjutnya mempunyai wewenang atas
para karyawan. Tanpa adanya rantai komando, manajer toko sukar
mengawasi pekerjaan setiap karyawan dalam toko tersebut.
Ikhtisar
Dengan meneliti ciri-ciri yang terdapat dalam semua organisasi, kita
menemukan empat ciri khas:
1.
2.
koordinasi kegiatan
3.
pembagian pekerjaan
4.
m
o
tujuan bersama
hirarki wewenang
.c
n
e
m
je
Empat ciri khas ini merupakan syarat mutlak bagi adanya organisasi. Dalam
praktek sering terjadi bahwa usaha mendirikan organisasi itu gagal di jalan,
karena ada sesuatu syarat yang tidak dipenuhi. Misalnya beberapa orang
a
n
a
mendirikan perusahaan. Mereka dapat mengkoordinasi kegiatan,
mengadakan pembagian pekerjaan yang baik, dan ada hirarki wewenang,
tetapi mereka tidak mempunyai tujuan bersama. Anggota A mempunyai
-m
e
tujuan yang berbeda dengan tujuan B, yang berbeda lagi dengan tujuanC.
Karena syarat tujuan bersama ini tidak dipenuhi maka gagallah perusahaan
mereka.
Empat ciri khas perusahaan dapat dilukiskan dengan sebuah lingkaran yang
terdiri atas empat kuadran. Hilangnya satu kuadran menyebabkan
perusahaan berantakan.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
20

21. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
GAMBAR 9
Lingkaran Empat Ciri Khas Perusahaan
Hirarki
Tujuan
Wewenang
Bersama
Pembagian
Pekerjaan
Kegiatan
a
n
a
IV.LATIHAN
m
o
Koordinasi
.c
n
e
m
je
Berikut ini ada beberapa istilah dan pengertian penting; berikanlah definisinya
atau jelaskan artinya!
spesialisasi horisontal
rantai komando
hirarki
wewenang
hirarki wewenang
rentang kendali
8.
koordinasi
9.
organisasi
10.
tujuan
11.
pembagian pekerjaan
○
7.
○
6.
○
5.
○
4.
○
3.
○
2.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
-m
e
diferensiasi vertikal
○
1.
○
PENJELASAN
○
A.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
21
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

22. Ciri Khas Organisasi
B.
Berikut ini ada beberapa pernyataan. Di antaranya ada yang benar (B) dan
BENAR - SALAH
ada yang salah (S). Jika pernyataan itu benar, lingkarilah huruf B yang ada di
depannya, dan jika salah, lingkarilah huruf S.
B - S
1.
Organisasi dapat dikatakan lengkap, apabila sudah mempunyai dua
dimensi: diferensiasi vertikal dan diferensiasi horisontal.
B - S
2.
Difernsiasi vertikal, hirarki wewenang, dan rantai komando
menunjukkan arti yang sama, Yakni urutan wewenang dalam
m
o
organisasi.
.c
n
e
m
je
B - S
3.
Spesialisasi horisontal menambah efeiensi dan efektivitas perusahaan.
B - S
4.
Seorang direktur perusahaan yang mempunyai banyak keahlihan
sebaiknya merangkap sebanyak mungkin jabatan penting dalam
perusahaannya.
B - S
5.
Departementalisasi sama artinya dengan pembagian pekerjaan.
6.
Demi kelancaran perusahaan, maka struktur organisasi harus jarang
a
n
a
B - S
diubah dan harus dipertahankan terus sedapat mungkin.
B - S
B - S
-m
e
7.
Bagan organisasi mempunyai lebih banyak kelemahan dari pada
manfaatnya.
8.
Bagan organisasi dapat digunakan untuk menjelaskan hubungan
manusiawi di antara para karyawan.
B - S
9.
Pernyataan “dalam tahun ini kita harus menaikkan produksi sebesar
mungkin”’ merupakan tujuan yang jelas, karena sudah memenuhi
persyaratan menyusun tujuan.
B - S
10.
Pembagian pekerjaan dapat menimbulkan kebosanan bagi karyawan
dan karena itu mengurangi semangat kerjanya.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
○
22

23. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
Berikut ini ada beberapa pernyataan; masing-masing mengandung sedikit
banyak kebenaran. Pilihlah diantaranya satu pernyataan saja yang menurut
pendapat Anda paling benar Lingkarilah huruf pilihan Anda!
1.
Perusahaan yang sudah dewasa mengalami perkembangan yang lebih
pesat lagi, sehingga perlu mengadakan perubahan. Dalam hal ini
perusahaan sebaiknya
a.
b.
menambah panjangnya rantai komando
c.
menambah spesialisasi horisontal
d.
Memperlebar rentang kendali
e.
menyusun kembali organisasi perusahaan, sesuai dengan kebutuhan
f.
2.
menambah diferensiasi vertikal
melakukan semua kegiatan yang tersebut pada a sampai dengan e.
m
o
.c
n
e
m
je
Dengan mengadakan diferensiasi horisontal
a.
efisiensi kerja dapat meningkat lebih tinggi lagi
b.
para karyawan merasa lebih senang, karena pekerjaan mereka
menjadi lebih mudah
a
n
a
c.
d.
-m
e
para karyawan dapat menjadi lebih terampil
e.
3.
pekerjaan karyawan menjadi lebih sederhana
semua yang tersebut dari a sampai d.
Bentuk bagan organisasi yang paling sedikit menampilkan perbedaan
kedudukan para karyawan dalam organisasi, adalah bentuk
a.
b.
bagan horisontal
c.
bagan konsentris
d.
semua bentuk dari a sampai dengan c
e.
4.
bagan vertikal
tidak ada satu pun bentuk yang disebut dari a sampai dengan c
Berikut ini ada beberapa perumusan tujuan. Pilihlah satu diantaranya
yang menurut pendapat Anda paling banyak memenuhi persyaratan!
a.
menaikkan sebanyak mungkin laba bersih dalam tahun ini
b.
menaikkan jumlah produksi dengan 10.000 potong dalam enam
bulan mendatang
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
23
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○

24. Ciri Khas Organisasi
c.
d.
meningkatkan mutu produk
e.
5.
menurunkan biaya produksi dengan 10 persen
semuanya dari a sampai dengan d.
Perusahaan dapat melaksanakan pekerjaan besar dengan berhasil baik,
jika perusahaan
a.
b.
pembagian pekerjaan
c.
memperkerjakan banyak tenaga ahli
d.
menggunakan tenaga ahli baru
e.
6.
mengadakan koordinasi
semuanya dari a sampai dengan d.
m
o
.c
n
e
m
je
Pembagian pekerjaan di antara manajer produksi, manajer personalia,
manajer pemasaran, dan manajer keuangan dinamakan
a.
hirarki
b.
rantai komando
c.
rentang kendali
d.
spesialisasi
e.
Koordinasi
a
n
a
7.
Pembedaan wewenang di antara direktur, manajer, dan supervisor
-m
e
rentang kendali
spesialisasi
rantai komando
koordinasi
organisasi
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
e.
○
d.
○
c.
○
b.
○
a.
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
dinamakan
○
24

25. PENGORGANISASIAN
Karakteristik Organisasi
113 - 1 - 02
KASUS
WARUNGPADANG
Syarifudin adalah seorang pemilik “Warung Padang”. karena letak
perusahaan yang strategis, pelayanan yang serba cepat, mutu masakan
yang lezat, dan tempat yang bersih, maka perusahaan berkembang cepat.
Syarifudin mulai memikirkan susunan organisasi yang efisien. Ia
menghendaki adanya pembagian pekerjaan yang baik dan berdasarkan
keahlihan, hirarki wewenang yang jelas dan koordinasi yang baik.
Dalam susunan organisasi yang baru dibentuknya, Syarifuddin mempunyai
m
o
beberapa bawahan langsung, yang mengurusi (a) bagian bar; (b) dapur;
dan (c) meja makan. Pemegang buku bertanggung jawab kepada mereka
.c
n
e
m
je
masing-masing, tergantung pada bidangnya. Misalnya, pemegang buku
bertanggung jawab juga langsung kepadanya. Seterusnya empat orang
ini mempunyai satu sampai delapan orang bawahan, yang langsung
bertanggung jawab kepada mereka masing-masing, tergantung pada
bidangnya. Misalnya, pemegang buku mempunyai satu orang bawahan;
sedangkan kepala pelayan ditugaskan mengawasi delapan pelayan yang
mengurusi meja makan.
a
n
a
Organisasi ini nampaknya berjalan efektif dan efisien.
Tugas
-m
e
Gambarkan bagan organisasi “Warung Padang” yang baru saja
dibentuk oleh syarifudin!
Hak pengarang dilindungi undang-undang. Dilarang mengutip,
memperbanyak, menyiarkan, memperdagangkan bahan pelajaran ini, sebagian
maupun seluruhnya, dalam bentuk apapun, kecuali dengan izin tertulis dari
Lembaga Manajemen PPM.
DW/SJT/smr/05.
PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH
Lembaga Manajemen PPM
25
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○