Materi korespondensi

Materi Korespondensi
Selasa, 19 Juli 2016
Materi Korespondensi
KORESPONDEN
SI
UNTUK KELAS X SEMESTER 1

Disusun oleh: Ismalasari
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah S.W.T. yang telah memberikan waktu dan
kesempatan, kesehatan kepada penyusun untuk membuat modul
interaktif sebagai alat bantu bagi peserta didik dalam
pembelajran.
Modul korespondensi merupakan salah satu modul yang harus
dipelajari dan dikuasai oleh peserta didik program keahlian
Administrasi perkantoran. Dengan modul ini diharapkan peserta
didik memiliki kompetensi dalam berkomunikasi baik didalam
maupun diluar kantor. Peserta didik juga diharapkan memiliki
berbagai keterampilan dalam membuat surat seperti surat dinas,
surat niaga dan surat dalam bahasa inggis.
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada pihak SMK
Wikrama yang memberi kesempatan penulis untuk mempublish
modul ini sebagai salah satu modul yang digunakan dalam media
pembelajaran

DAFTAR ISI
KORESPONDENSI
KELAS X SEMESTER 1
1. KD : MENJELASKAN TENTANG KOMUNIKASI LISAN
A. DASAR-DASAR KOMUNIKASI
B. PERALATAN/MESIN KOMUNIKASI
C. TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON
2. KD : MENGIDENTIFIKASI CARA MEMBUAT KOMUNIKASI
TULIS
A. TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT
B. LAY OUT SURAT
C. ISI SURAT
DASAR – DASAR
KOMUNIKASI KANTOR

1. Pengertian Komunikasi
a. Pengertian Komunikasi
Pengertian komunikasi berdasarkan beberapa sumber sebagai
berikut :
1. Menurut Kamus
Menurut kamus umum bahasa Indonesia komunikasi berarti
hubungan
2. Menurut Ensiklopedia
Menurut ensiklopedia pengertian komunikasi adalah
penyelenggara tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari
satu pihak kepada pihak lain.
3. Menurut Astrid Susanto
Astrid Susanto dalam bukunya yang berjudul “Komunikasi dalam
teori dan praktek” menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses
pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti, lambang
adalah sesuatu hal yang mengandung arti tertentu.
4. Pengertian Komunikasi Antar Manusia
Komunikasi antar manusia adalah penyampaian suatu pesan dari
seseorang yang ditujukan kepada orang lain baik secara
langsung atau menggunakan media.
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa :
1. Dalam komunikasi terjadi penyampaian pesan.

2. Penyampaian tersebut merupakan suatu proses.
3. Penyampaian tersebut menggunakan lambang dan media.
Dengan kesimpulan tersebut di atas dapat dirumuskan bahwa
”komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator
kepada komunikan melalui suatu saluran/media untuk mencapai
tujuan/hasil”.
b. Komponen Komunikasi
Menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan
Poerwadarminta, komponen adalah bagian yang berperan dalam
proses komunikasi.
Dalam proses komunikasi pihak ada 5 komponen yaitu :
1. Komunikator
Komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan pada
pelaksanaannya dapat dilakukan oleh perseorangan atau
kelompok.
2. Pesan
Pesan adalah rangsang yang dipancarkan dari komunikator
kepada komunikan. Pesan dapat berupa kata-kata (verbal)
misalnya : pujian, caci-maki, berita. Pesan juga dapat berupa
bukan kata-kata (non verbal) misalnya : body language (bahasa
isyarat), suara, warna, dan sebagainya.
3. Komunikan
Komunikan adalah pihak yang menerima pesan.

4. Saluran/Media
Yaitu alat yang menghubungkan komunikator dengan komunikan.
Misalnya : TV, Radio, Telepon, Surat, Koran, Majalah, dan
sebagainya.
5. Tujuan/Hasil
Yaitu adanya perubahan tingkah laku pada komunikan. Tingkah
laku tersebut dapat berupa pengetahuan, sikap dan perbuatan.
KESIMPULAN
Dari pembahasan tersebut diatas, dapatlah disimpulkan bahwa :
a. Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian
pesan dari komunikator kepada komunikan melalui suatu
saluran/media untuk mencapai tujuan/hasil.
b. Komponen komunikasi terdiri dari :
1. Komunikator 4. Komunikan
2. Pesanan 5. Tujuan/hasil
3. Komunikan

2. Proses Komunikasi
a. Bagan Proses Komunikasi
KOMUNIKATOR
PESAN
MEDIA
KOMUNIKAN
UMPAN BALIK / FEED BACK
b. Penjelasan Proses Komunikasi
Pihak Komunikator
Proses komunikasi diawali dari pihak komunikator.
Komunikator memilih ide/gagasan yang kemudian dirumuskan
dengan hati-hati dan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
Ide/gagasan yang telah dirumuskan tersebut dinamakan
pesan/berita. Setelah pesan sudah siap komunikator memilih
media yang sesuai dengan pesan tersebut sehingga komunikasi
bias efektif. Langkah selanjutnya komunikator menjalankan
tugasnya yaitu menyampaikan pesan kepada komunikan.
Pihak Komunikan

Setelah proses penyampaian pesan dari komunikator, maka
dilanjutkan dengan proses penerimaan pesan oleh dari
komunikan, prosesnya komunikan menerima pesan/berita dari
komunikator dengan jelas, tegap, dan hati-hati, sehingga seluruh
pesan dapat diterima dengan lengkap dan komunikan wajib
memberikan balikan/respon kepada komunikator.
Respon/Tanggapan
Respon adalah umpan balik/tanggapan dari komunikan
kepada komunikator. Ada beberapa jenis umpan balik yaitu :
1. Umpan Balik/tanggapan kosong (zero feed back)
Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan
kepada komunikator, tetapi isi dari umpan balik/tanggapan
tersebut tidak dapat dimengerti olek komunikator. Umpan
balik/tanggapan semacam ini dapat terjadi karena ada
penggunaan istilah bahasa yang tidak sepaham.
2. Umpan Balik/tanggapan positif (positive feed back)
kepada komunikator dan isi baliknya/tanggapan dapat dimengerti
oleh komunikator.
3. Umpan Balik/tanggapn negatif (negative feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan olek komunikan
kepada komunikator, tetapi isi dari balikan/tanggapan tersebut
sifatnya merugikan/memojokkan komunikator.
4. Umpan Balik/tanggapan netral
kepada komunikator dan isi dari balikan/tanggapan tersebut
sifatnya netral dalam arti tidak mendukung juga tidak menentang.
Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu komunikasi
ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :
a. Faktor pendukung keberhasilan komunikasi
1. Kepandaian komunikator dan komunikan
2. Sikap yang baik dari komunikator dan komunikan
3. Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari komunikator dan komunikan
4. Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari komunikator dan
komunikan.
b. Faktor penghambat komunikasi
1. Komunikator dan komunikan tidak memiliki pengetahuan yang
luas.
2. Bahasa yang dipergunakan kurang jelas.
3. Adanya prasangka yang tidak beralasan.
4. Adanya panca indera yang rusak.

5. Adanya alat komunikasi yang rusak.
6. Sikap yang kurang bijaksana.
7. Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan).

3. Media Komunikasi
a. Pengertian Media Komunikasi
Media komunikasi terdiri dari dua kata yang setiap kata
mempunyai arti sendiri-sendiri.Media berarti alat Bantu untuk
mencapai tujuan. Sedangkan komunikasi berarti suatu kegiatan
untuk menyampaikan pesan atau berita. Bila kedua kata tersebut
kita rangkaikan maka secara umum media komunikasi dapat
diartikan sebagai “suatu alat yang dipergunakan untuk
mempermudah dalam penyampaian informasi atau ide-ide dari
seseorang kepada orang lain agar maksud dan tujuan dapat
tercapai dengan baik
b. Fungsi Media Komunikasi
Secara umum untuk media komunikasi mempunyai fungsi
sebagai berikut :
1. Untuk memperjelas informasi yang disampaikan.
2. Untuk mempermudah penyampaian informasi.
3. Untuk mempersingkat waktu untuk menyampaikan suatu
informasi.
4. Untuk membangkitkan daya tarik bagi konsumen.
c. Jenis-Jenis Media Komunikasi
Menurut jenisnya media komunikasi dapat dikelompokkan
sebagai berikut :

1. Media Audio/pendengaran, merupakan meadia komunikasi
yang dapat didengar misalnya : Radio, Tape Recorder, Telepon.
Keuntungan menggunakan media audio :
a. Harganya relatif murah.
b. Mudah dibuat dan digunakan.
c. Dapat membangkitkan fantasi pendengaran.
Kelemahannya :
a. Apabila anda salah/kesalahan harus membuat
naskah baru.
b. Tidak dapat untuk memperkenalkan hal yang
sifatnya ketrampilan.
2. Media Visual/gambar,yaitu media yang dapat dilihat dengan
mata.
Misalnya : Surat, Transparansi, Gambar dan lain-lain.
Keuntungannya :
a. Informasi yang disampaikan jelas.
b. Pembuatan dan penggunaanya mudah.
c. Biaya pembuatan murah.
Kelemahannya :
a. Dapat menimbulkan rasa bosan.
b. Diperlukan waktu yang cukup lama untuk memahami
gambar.

3. Media Audio Visual
Yaitu suatu media yang dapat dilihat dan didengar.
Misalnya : Televisi, Film bersuara, Pertemuan, Wawancara dan
sebagainya.
Keuntungannya :
a. Informasi yang diterima sesuai dengan kenyataan.
b. Mudah cara penyampaiannya.
Kelemahannya :
a. Memerlukan biaya yang mahal.
b. Memerlukan persiapan yang lama.

Kesimpulan :
1. Pengertian media adalah :
Suatu yang dipergunakan untuk mempermudah penyampaian
informasi atau ide-ide dari seseorang kepada orang lain agar
maksud dan tujuan tercapai dengan baik.
2. Fungsi media komunikasi :
a. Untuk memperjelas komunikasi
b. Untuk mempermudah penyampaian pesan.
c. Untuk mempersingkat waktu dalam menyampaikan suatu
informasi.
3. Jenis-jenis media komunikasi :
1. Media audio/pendengaran.
2. Media visual/penglihatan.
3. Media audio visual/pandang dengar.

4. Jenis Dan Prinsip-Prinsip Komunikasi
Jenis komunikasi terdiri dari:
1. Komunikasi verbal dengan kata-kata
Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan
efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak
dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam
berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses
bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat
atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik
sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan
intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak
proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan
(1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat
membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai
hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah
merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan
secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya
sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu
diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang
bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu
untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
2 . Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-
kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada
komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah , Wajah merupakan sumber yang kaya dengan
komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi
seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi.
Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau
tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan
bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar
mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan
kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat
sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal.
Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh,
dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan
melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan,
duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya.
Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri,
dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga
salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat
dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk
komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat
menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas
pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian
total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan
kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara
menunjukkan seseorang dalam keadaan stress
bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan
stress
5. Prinsip – Prinsip Komunikasi
PRINSIP 1 : Komunikasi Adalah Proses Simbolik
Salah satu kebutuhan pokok manusia , seperti dikatakan
Susanne K. Langer, adalah kebutuhan simbolis atau penggunaan
lambang. Manusia memang satu-satunya hewan yang

menggunakan lambang , dan itulah yang membedakan manusia
dengan hewan lainnya. Ernest Cassirer mengatakan bahwa
keunggulan manusia atau mahluk lainnya adalah keistimewaan
mereka sebagai animal symbolicum.
Lambang atau simbol adalah sesuatu yang digunakan untuk
menunjukkan sesuatu lainnya, berdasarkan kesepakatan
sekelompok orang. Lambang meliputi kata-kata (pesan verbal),
perilaku non verbal, dan objek yang maknanya disepakati
bersama. Kemampuan manusia menggunakan lambang verbal
memungkinkan perkembangan bahasa dan menangani hubungan
antara manusia dan objek (baik nyata maupun abstrak) tanpa
kehadiran manusia atau objek tersebut.
Lambang adalah salah satu kategori tanda. Hubungan antara
tanda dengan objek dapat juga direpresentasikan oleh ikon dan
indeks, namun ikon dan indeks tidak memerlukan kesepakatan.
Ikon adalah suatu benda fisik (dua atau tiga dimensi) yang
menyerupai apa yang direpresentasikannya. Representasi ini
ditandai dengan kemiripan misalnya patung Soekarno adalah ikon
Soekarno, dan foto Anda pada KTP Anda adalah ikon Anda.
Berbeda dengan lambang dan ikon, indeks adalah tanda yang
secara alamiah merepresentasikan objek lainnya. Istilah lain yang
sering digunakan untuk indeks adalah sinyal (signal), yang dalam
bahasa sehari-hari disebut juga gejala (symptom). Indeks muncul

berdasarkan hubungan antara sebab dan akibat yang punya
kedekatan eksistensi. Misalnya awan gelap adalah indeks hujan
akan turun, sedangkan asap merupakan indeks api. Namun bila
asap itu disepakati sebagai tanda bagi masyarakat untuk
berkumpul misalnya, seperti dalam kasus suku primitif, maka
asap menjadi lambang karena maknanya telah disepakati
bersama.
Lambang mempunyai beberapa sifat sebagai berikut:
1. Lambang bersifat sebarang, manasuka, atau sewenang-wenang.
2. Lambang pada dasarnya tidak mempunyai makna; kitalah yang
memberi makna pada lambang.
3. Lambang itu bervariasi
PRINSIP 2 : Setiap Perilaku Mempunyai Potensi Komunikasi
Kita tidak dapat berkomunikasi (we cannot communicate).
Tidak berarti bahwa semua perilaku adalah komunikasi. Alih-alih,
komunikasi terjadi bila seseorang memberi makna pada perilaku
orang lain atau perilakunya sendiri.
Cobalah Anda minta seseorang untuk tidak berkomunikasi.
Amat sulit baginya untuk berbuat demikian, karena setiap
perilakunya punya potensi untuk di tafsirkan. Kalau ia tersenyum,
ia ditafsirkan bahagia; kalau ia cemberut, ia ditafsirkan ngambek.
Bahkan ketika kita berdiam diri sekalipun, ketika kita
mengundurkan diri dari komunikasi dan lalu menyendiri,

sebenarnya kita mengomunikasikan banyak pesan. Orang lain
mungkin akan menafsirkan diam kita sebagai malu, segan, ragu-
ragu, tidak setuju, tidak peduli, marah, atau bahkan sebagai
malas atau bodoh.
Ketika anda melihat seorang pria yang berdiri di pantai seraya
memandang laut lepas dengan melipat kedua tangan di dada,
Anda mungkin punya penafsiran khusus terhadap orang itu,
misalnya bahwa ia orang yang sedang frustasi, kesepian,
romantis, ingin sendirian dan tidak mau diganggu, mencari ilham
untuk menulis puisi, dan sebagainya. Seorang tamu restoran
yang makan dengan tidak mengucapkan sepatah kata pun
kepada orang yang ia temui menampilkan perilaku yang potensial
untuk ditafsirkan, misalnya bahwa ia sedang marah, frustasi,
patah hati, sakit gigi atau bisu.
PRINSIP 3 : Komunikasi Punya Dimensi Isi dan Dimensi
Hubungan
Dimensi isi disandi secara verbal, sementara dimensi
hubungan disandi secara nonverbal. Dimensi isi menunjukkan
muatan (isi) komunikasi, yaitu apa yang dikatakan. Sedangkan
dimensi hubungan menunjukkan bagaimana cara mengatakannya
yang juga mengisyaratkan bagaimana hubungan para komunikasi
itu, dan bagaimana seharusnya pesan itu ditafsirkan.

Dalam komunikasi massa, dimensi isi merujuk pada isi pesan,
sedangkan dimensi hubungan merujuk kepada unsur-unsur lain,
termasuk juga jenis saluran yang digunakan untuk
menyampaikan pesan tersebut. Pengaruh suatu berita atau artikel
dalam surat kabar, misalnya, hanya bukan bergantung pada
isinya, namun juga pada siapa, penulisnya, tata letak (lay out)-
nya, jenis huruf yang digunakan, warna tulisan, dan sebagainya.
PRINSIP 4 : Komunikasi Berlangsung dalam Berbagai
Tingkat Kesengajaan
Komunikasi dilakukan dalam berbagai tingkat kesengajaan,
dari komunikasi yang tidak disengaja sama sekali hingga
komunikasi yang benar-benar direncanakan dan disadari.
Kesengajaan bukanlah syarat untuk berkomunikasi. Membatasi
komunikasi sebagai proses yang disengaja adalah menganggap
komunikasi sebagai instrumen, seperti dalam persuasi.
Jadi, niat atau kesengajaan bukanlah syarat mutlak bagi
seseorang untuk berkomunikasi. Dalam komunikasi secara antara
orang-orang berbeda budaya ketidaksengajaan berkomunikasi ini
lebih relevan lagi untuk diperhatikan. Banyak kesalahpahaman
antarbudaya sebenarnya disebabkan oleh perilaku seseorang

yang tidak disengaja yang dipresepsi, ditafsirkan dan direspons
oleh orang dari budaya lain.
PRINSIP 5 : Komunikas Terjadi dalam Konteks Ruang dan
Waktu
Makna pesan juga bergantung pada konteks fisik dan ruang
(termasuk iklim, suhu intensitas cahaya, dan sebagainya), waktu,
sosial dan psikologis. Waktu mempengaruhi makna terhadap
suatu pesan. Kunjugan seorang mahasiswa kepada teman
kuliahnya yang wanita pada malam minggu akan dimaknai lain
bila dibandingkan dengan kedatangannya pada malam biasa.
Kehadiran orang lain, sebagai konteks sosial juga akan
mempengaruhi orang- orang yang berkomunikasi. Pengaruh
konteks waktu dan konteks sosial terlihat pada suatu keluarga
yang tidak pernah tersenyum atau menyapa siapapun pada hari-
hari biasa, tetapi mendadak menjadi ramah pada hari-hari
lebaran. Penghuni rumah membuka pintu rumah mereka lebar-
lebar, dan mempersilahkan tamu untuk mencicipi makanan dan
minuman yang mereka sediakan.
Suasana psikologis peserta komunikasi tidak pelak
mempengaruhi juga suasana komunikasi. Komentar seorang istri
mengenai kenaikan harga kebutuhan rumah tangga dan
kurangnya uang belanja akan ditanggapi dengan kepala dingin
oleh suaminya dalam keadaan biasa atau keadaan santai, boleh

jadi akan membuat sang suami berang bila istri menyampaikan
komentar tersebut saat suami baru pulang kerja dan dimarahi
habis-habisan oleh atasannya hari itu.
PRINSIP 6 : Komunikasi Melibatkan Prediksi Peserta
Komunikasi
Ketika orang-orang berkomunikasi, mereka meramalkan efek
perilaku komunikasi mereka. Dengan kata lain, komunikasi juga
terikat oleh aturan atau tatakrama. Artinya, orang-orang memilih
strategi tertentu berdasarkan bagaimana orang yang menerima
pesan akan merespons. Prediksi ini tidak selalu disadari, dan
sering berlangsung cepat. Kita dapat memprediksi perilaku
komunikasi orang lain berdasarkan peran sosialnya.
Prinsip ini mengansumsikan bahwa hingga derajat tertentu ada
keteraturan pada perilaku komunikasi manusia. Dengan kata lain,
perilaku manusia, minimal secara parsial, dapat diramalkan.
Kalau semua perilaku manusia itu bersifat acak, selalu tanpa
diduga hidup kita akan sulit.
PRINSIP 7 : Komunikasi Bersifat Sistematik
Terdapat dua sistem dasar dalam transaksi komunikasi, yaitu
Sistem Internal dan Sistem Eksternal. Sistem internal adalah
seluruh sistem nilai yang dibawa oleh individu ketika ia
berpartisipasi dalam komunikasim yang ia cerap selama

sosialisasinya dalam berbagai lingkungan sosialnya (keluarga,
masyarakat setempat, kelompok suku, kelompok agama,
lembaga pendidikan, kelompok sebaya, tempat kerja, dan
sebagainya). Istilah-istilah lain yang identik dengan sistem
internal ini adalah kerangka rujukan (frame of reference), bidang
pengalaman (field of experience), struktur kognitif (cognitive
structure), pola pikir (thinking patterns), keadaan internal (internal
states), atau sikap (attitude). Pendeknya, sistem internal ini
mengandung semua unsur yang membentuk individu yang unik,
termasuk ciri-ciri kepribadiannya, intelegensi, pendidikan,
pengetahuan, agama, bahasa, motif, keinginan, cita-cita, dan
semua pengalaman masa lalunya, yang pada dasarnya
tersembunyi.
Berbeda dengan sistem internal, sistem eksternal terdiri dari
unsur-unsur dalam lingkungan di luar individu, termasuk kata-kata
yang ia pilih untuk berbicara, isyarat fisik peserta komunikasi,
kegaduhan disekitarnya, penataan ruangan, cahaya, dan
temperatur ruangan. Elemen-elemen ini adalah stimuli publik
yang terbuka bagi setiap peserta komunikasi dalam setiap
transaksi komunikasi. Akan tetapi, karena masing-masing orang
mempunyai sistem internal yang berbeda, maka setiap orang
tidak akan memiliki bidang perseptual yang sama, meskipun

mereka duduk di kursi yang sama dan menghadapi situasi yang
sama.
Maka dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah produk dari
perpaduan antara sistem internal dan siste eksternal tersebut.
lingkungan dan objek mempengaruhi komunikasi kita, namun
persepsi kita atas lingkungan kita juga mempengaruhi cara kita
berperilaku.
PRINSIP 8 : Semakin Mirip Latar Belakang Sosial-Budaya
Semakin Efektiflah Komunikasi
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang hasilnya
sesuai dengan harapan para pesertanya (orang-orang yang
sedang berkomunikasi). Misalnya, penjual yang datang kerumah
untuk mempromosikan barang dianggap telah melakukan
komunikasi efektif bila akhirnya tuan rumah membeli barang yang
ia tawarkan, sesuai yang diharapkan penjual itu, dan tuan rumah
pun merasa puas dengan barang yang dibelinya.
Dalam kenyataannya, tidak pernah ada dua manusia yang
persis sama, meskipun mereka kembar yang dilahirkan dan
diasuh dalam keluarga yang sama, diberi makan yang sama dan
dididik dengan cara yang sama. Namun kesamaan dalam hal-hal

tertentu, misalnya agama, ras (suku), bahasa, tingkat pendidikan,
atau tingkat ekenomi akan mendorong orang-orang untuk
saling tertarik dan pada gilirannya karena kesamaan tersebut
komunikasi mereka menjadi lebih efektif. Kesamaan bahasa
khususnya akan membuat orang-orang yang berkomunikasi lebih
mudah mencapai pengertian bersama dibandingkan dengan
orang-orang yang tidak memahami bahasa yang sama.
PRINSIP 9 : Komunikasi Bersifat Nonsekuensial
Meskipun terdapat banya model komunikasi linier atau satu
arah, sebenarnya komunikasi manusia dalam bentuk dasarnya
(komunikasi tatap-muka) bersifat dua-arah (sifat sirkuler). Ketika
seseorang berbicara kepada seseorang lainnya, atau kepada
sekelompok orang seperti dalam rapat atau kuliah, sebetulnya
komunikasi itu bersifat dua-arah, karena orang-orang yang kita
anggap sebagai pendengar atau penerima pesan sebenarnya
juga menjadi “pembicara” atau pemberi pesan pada saat yang
sama, yaitu lewat perilaku nonverbal mereka.
Meskipun sifat sirkuler digunakan untuk menandai proses
komunikasi, unsur-unsur proses komunikasi sebenarnya tidak
berpola secara kaku. Pada dasarnya, unsur-unsur tersebut tidak
berada dalam suatu tatanan yang bersifat linier, sirkuler, helikal
atau tatanan lainnya. Unsur-unsur proses komunikasi boleh jadi

beroperasi dalam susanan tadi, tetapi mungkin pula, setidaknya
sebagian, dalam suatu tatanan yang acak. Oleh karena itu, sifat
nonsekuensial alih-alih sirkuler tampaknya lebih tepat digunakan
untuk menandai proses komunikasi.
PRINSIP 10 : Komunikasi Bersifat Prosesual, Dinamis, dan
Transaksional
Komunikasi sebagai proses dapat dianalogikan dengan
pernyataan Herclitus enam abad sebelum Masehi bahwa
“seorang manusia tidak akan pernah melangkah di sungai yang
sama dua kali.” Pada saat yang kedua itu, manusia itu berbeda,
dan begitu juga sungainya. Ketika kita menyebrang sungai untuk
kedua kali, ketiga kali, dan seterusnya pada hari yang lan, maka
sesungguhnya penyebrangan itu bukanlah fenomena yang sama.
Begitu jugalah komunikasi; komunikasi terjadi sekali waktu
kemudian menjadi bagian dari sejarah kita.
Dalam proses komunikasi itu, para peserta saling
mempengaruhi, seberapa kecil pun pengaruh itu, baik lewat
komunikasi verval ataupun lewat komunikasi nonverbal.
Pernyataan sayang, pujian, ucapan selamat, penyesalan, atau
kemarahan akan membuat sikap atau orientasi mitra komunikasi
kita berubah terhadap kita, dan pada gilirannya perubahan
orientasinya itu membuat orientasi kita juga berubah
terhadapnya, dan begitu seterusnya.

Implikasi dari komunikasi sebagai proses yang dinamis dan
transaksional adalah bahwa para peserta komunikasi berubah
(dari sekedar berubah pengetahuan hingga berubah pandangan
dan perilakunya). Ada orang yang perubahannya sedikit demi
sedikit dari waktu ke waktu, tetapi perubahan akhirnya (secara
kumulatif) cukup besar. Namun ada juga orang yang berubah
secara tiba-tiba, melalui cuci otak atau kontroversi agama,
misalnya dari seorang nasionalis menjadi komunis, atau dari
Hindu menjadi Kristen atau Muslim.
Implisit dalam proses komunikasi sebagai transaksi ini adalah
proses penyandian (encoding) dan penyandian-balik (decoding).
Kedua proses itu, meskipun secara teoritis dapat dipisahkan,
sebenarnya terjadi serempak, bukan bergantian. Keserempakan
inilah yang menandai komunikasi sebagai transaksi.
Pandangan dinamis dan transaksional memberi penekanan
bahwa Anda mengalami perubahan sebagai hasil terjadinya
komunikasi. Pernahkan anda terlibat dalam perdebatan sengit
sehingga semakin keras Anda katakan betapa marahnya Anda,
semakin marah pula Anda. Jadi, perspektif transaksional memberi
penekanan pada dua sifat peristiwa komunikasi, yaitu serentak
dan saling mempengaruhi. Para pesertanya menjadi saling
bergantung, dan komunikasi mereka hanya dapat dianalisis
berdasarkan konteks peristiwanya.

PRINSIP 11 : Komunikasi Bersifat Irreversible
Suatu perilaku adalah suatu peristiwa. Oleh karena
merupakan suatu peristiwa, perilaku berlangsung dalam waktu
dan tidak dapat “diambil kembali.” Bila anda memukul wajah
seseorang dan meretakkan hidungnya, peristiwa tersebut dan
konsekuensinya telah “terjadi”; Anda tidak dapat memutar
kembali jarum jam dan berpura-pura seakan-akan hal itu tidak
pernah terjadi.
Senada dengan peristiwa di atas, dalam komunikasi, sekali
Anda mengirimkan pesan, Anda tidak dapat mengendalikan
pengaruh pesan tersebut bagi khalayak, apalahi menghilangkan
efek pesan tersebut sama sekali.
Sifat irreversible ini adalah implikasi dari komunikasi sebagai
proses yang selalu berubah. Prinsip ini seyogianya menyadarkan
kita bahwa kita harus hati-hati untuk menyampaikan pesan
kepada orang lain, sebab, yaitu tadi, efeknya tidak bisa ditiadakan
sama sekali, meskipun kita berupaya meralatnya. Apalagi bila
penyampaian itu dilakukan untuk pertama kalinya. Curtis et al.,
mengatakan bahwa kesan pertama itu cenderung abadi. Dalam
komunikasi massa, sekali wartawan menyiarkan berita yang
tanpa disengaja mencemarkan nama baik seseorang, maka
nama baik orang itu akan sulit dikembalikan lagi ke posisi semula,

meskipun surat kabar, majalah, radioatau televisi telah meminta
maaf dan memuat hak jawab sumber berita secara lengkap.
PRINSIP 12 : Komunikasi Bukan Panasea untuk
Menyelesaikan Berbagai Masalah
Banyak persoalan dan konflik antarmanusia disebabkan oleh
masalah komunikasi. Namun komunikasi bukanlah panasea (obat
mujarab) untuk menyelasaikan persoalan atau tersebut mungkin
berkaitan dengan masalah struktural. Agar komunikasi efektif,
kendala struktural ini juga harus diatasi. Misalnya, meskipun
pemerintah bersusah payah menjalin komunikasi yang efektif
dengan warga Aceh dan warga Papua, tidak mungkin usaha itu
akan berhasil bila pemerintah memberlakukan masyarakat di
wilayah-wilayah itu secara tidak adil, dengan merampas
kekayaan alam mereka dan mengangkutnya ke pusat.
6. Etika Komunikasi
A. Pengertian Etika
Perkataan etika berasal dari bahasa Yunani “ETHOS” yang
berarti norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran
bagi tingkah laku manusia yang baik. Pada perkembangannya
etika dipakai untuk membedakan perilaku yang dinilai baik dan
perilaku yang dinilai kurang baik. Etika juga disebut ilmu
normative, maka dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan

(norma-norma) dan nilai-nilai yang dapat digunakan dalam
kehidupan sehari-hari.
B. Pengertian Etiket
Dua istilah yaitu: Etika dan Etiket dalam kehidupan sehari-hari
kadang-kadang diartikan sama, dipergunakan silih berganti.
Kedua istilah tersebut memang hampir sama pengertiannya,
tetapi tidak sama dalam hal titik berat penerapan atau
pelaksanaannya, yang satu lebih luas daripada yang lain.
Istilah etiket, berasal dari Perancis “ETIQUETTE” yang berarti
kartu undangan yang lazim dipakai oleh raja-raja Perancis apabila
mengadakan pesta. Pada perkembangannya istilah etiket lebih
menitik beratkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara
berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu dan sopan santun
lainnya. Jadi etiket itu adalah aturan sopan santun dalam
pergaulan sehari-hari. Etiket didukung oleh bermacam nilai,
antara lain :
- Nilai kepentingan umum.
- Nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan.
- Nilai harga menghargai, kesopanan.
Nilai diskresi atau nilai pertimbangan, misalnya: Mampu
membedakan sesuatu yang patut dirahasiakan dan yang tidak
patut dirahasiakan. Etiket lebih menitikberatkan pada sikap dan
perbuatan yang bersifat jasmaniah/lahiriah sedangkan etika

menunjukkan seluruh sikap manusia yang bersifat jasmani
maupun rohani.
C. Pengertian Moral
Moral merupakan pengetahuan yang menyangkut budi
pekerti manusia yang berdab. Moral juga berarti ajaran baik dan
buruk perbuatan dan kelakuan. Menurut asal katanya moral dari
kata mores (latin) yang diartikan aturan kesusilaan. Jadi moral
adalah aturan kesusilaan yang meliputi semua norma untuk
kelakuan perbuatan tingkah laku yang baik. Kaitan erat antara
moral dan etika adalah: Moral merupakan kepahaman atau
pengertian mengenai hal yang baik dan hal yang tidak baik.
Sedang etika adalah tingkah laku manusia baik mental maupun
fisik mengenai hal-hal yang sesuai dengan moral itu. Etika tidak
mempersoalkan keadaan manusia melainkan bagaimana
manusia itu harus bertindak.
D. Kode Etika
Sehubungan dengan pengertian etika, kita sering mendengar
istilah kode etik. Kode etik merupakan aturan-aturan susila atau
sikap akhlak yang ditetapkan bersama dan ditaati oleh para
anggota yang tegabung dalam suatu organisasi. Oleh karena itu
kode etik merupakan suatu benuk persetujuan bersama, yang
timbul secara murni dari diri pribadi pada anggota. Kode etik lebih

meningkatkan pembinaan para anggota sehingga mampu
memberikan sumbangan yang berguna dalam pengabdiannya di
masyarakat.

PERALATAN DAN MESIN
KOMUNIKASI
1) PENGERTIAN HUBUNGAN TELEPON
Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai
pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat
telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara.
Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah
peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia
masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung
dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon
mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat
yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon
termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator
dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai
dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat
telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk
menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena
dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun
komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau

informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-
jam, apalagi ber hari-hari.
Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat
Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan
apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tanda
bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Karena itu jika telepon
berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang
menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita
harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan
deringan itu terlalu lama.
Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung
jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan
melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa
ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari
kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah
kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin

komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara
pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan
langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon
merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas
bisnisnya.
2) MACAM – MACAM PESAWAT DAN HUBUNGAN TELEPON
a. Jenis Pesawat Telepon
Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang
digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis
pesawat telepon.
1) Intercom
Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya
komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut
juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Di kantor,
intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk
menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan
organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu
instansi.
2) Pesawat Telepon
Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi
secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik
dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

a. Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa
digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi
tertentu. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat
ekstensi (cabang-cabang). Misalnya, telepon Unesa 031-8280009
(telepon pusat atau hotline), Fakultas Teknik Eks 500, Jurusan
Teknik Sipil Eks 501, Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502, Teknik
Mesin Eks 503, dan Jurusan PKK Eks 504.
Gambar 2. Pesawat telepon tunggal
b. PMBX (Private Manual Branch Excharge)
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan
langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon
harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan
nomor yang telah ditentukan. Setelah menyambung, penelepon
baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar
yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh
penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas).
Gambar 3. Contoh telepon melalui operator
c. PABX (Private Automatic Branch Excharge)

Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung
tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung
ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh
saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor
telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila
diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah
ditentukan.
Gambar 4. Contoh telepon tanpa melalui operator
d. Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone)
Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume
suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan
menggunakan alat ini adalah kita dapat:
· meningkatkan kemampuan kerja.
· meningkatkan efisiensi waktu.
· menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang
ada.
e. Telephone answering machine (mesin penjawab telepon)

Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan
(berita) yang masuk.
f. Voice Mail Kemampuan untuk menerima rekaman pesan suara
pada saat HP tidak aktif, atau ketika Anda tidak mengangkat
telepon.
g. VOIP PBX (Voice Over Internet Protocol)
Komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan
internet, untuk penggunaanya menggunakan jaringan internet
kecepatan tinggi (Broadband)
IP PBX atau Internet Protocol Private Branch Exchange
adalah PABX yang menggunakan teknologi IP. IP PBX adalah
perangkat switching komunikasi telepon dan data berbasis
teknologi Internet Protocol (IP) yang mengendalikan ekstension
telepon analog (TDM) maupun ekstension IP Phone. Fungsi-
fungsi yang dapat dilakukan antara lain penyambungan,
pengendalian, dan pemutusan hubungan telepon; translasi
protokol komunikasi; translasi media komunikasi atau
transcoding; serta pengendalian perangkat-perangkat IP Teleponi
seperti VoIP Gateway, Access Gateway, dan Trunk Gateway
Solusi berbasis IP PBX merupakan konsep jaringan
komunikasi generasi masa depan atau dikenal dengan istilah
NGN (Next Generation Network) yang dapat mengintegrasikan

jaringan telepon konvensional (PSTN/POTS), jaringan telepon
bergerak (GSM/CDMA), jaringan telepon satelit, jaringan
Cordless (DECT), dan jaringan berbasis paket (IP/ATM).
IP PBX membawa kemampuan multilayanan di jaringan IP ke
dunia komunikasi teleponi, sehingga akan memungkinkan
semakin banyak layanan komunikasi yang dapat berjalan di atas
jaringan IP. Multilayanan tersebut adalah Voicemail & Voice
Conference, Interactive Voice Response (IVR), Automatic Call
Distribution (ACD), Computer Telephony Integration (CTI), Unified
Messaging System (UMS), Fax Server & Fax on Demand, Call
Recording System, Billing System, serta Web-based
Management System.
IP PBX dapat mendukung antarmuka trunk Analog FXO/FXS;
Digital E1-MFC R2, ISDN BRI, ISDN PRI; IP (H.323/SIP/IAX); dan
Analog Tie Line E&M. Selain itu, IP PBX dapat mendukung
antarmuka ekstension Analog FXO/FXS; ekstension Digital; ISDN
Interface BRI (2B+D); dan TCP IP (H.323/SIP/IAX).
System VoIP

h. Skype
Skype adalah sebuah jaringan telepon internet (VoIP) peer-
to-peer, didirikan oleh Niklas Zennström dan Janus Friis, pencipta
Kazaa. Pengguna Skype dapat berbicara dengan pengguna
Skype lainnya dengan gratis, menghubungi telepon tradisional
dengan biaya (skypeOut), menerima panggilan dari telepon
tradisional (SkypeIn), dan menerima pesan suara.
Keunggulan : Kegunaan dasar pembicaraan telepon melalui
komputer di mana pun pengguna berada (dengan koneksi
internet) secara gratis. Konferensi antar pengguna sampai
dengan lima pengguna sekaligus
url = Uniform Resource Locator adalah rangkaian karakter
menurut suatu format standar tertentu, yang digunakan untuk
menunjukkan alamat suatu sumber – seperti dokumen dan
gambar – di Internet.
URL merupakan suatu inovasi dasar bagi perkembangan
sejarah Internet. URL pertama kali diciptakan oleh Tim Berners-
Lee pada tahun 1991 agar penulis-penulis dokumen dokumen
dapat mereferensikan pranala ke World Wide Web. Sejak 1994,
konsep URL telah dikembangkan menjadi istilah Uniform
Resource Identifier (URI) yang lebih umum sifatnya. Walaupun
demikian, istilah URL masih tetap digunakan secara luas.
Manfaat skype

Skype adalah aplikasi yang digunakan untuk bersosialisasi
antar teman, kolega, rekan kerja, dosen maupun orang tua baik
yang ada di satu wilayah maupun luar negeri Skype adalah
sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to peer)
yang dapat mempermudah penggunnya berkomunikasi via web
cam dengan bersistem voip yang artinya berhubungan dengan
suara seperti telepon.Dengan Skype kita dapat melakukan
panggilan dengan murah bahkan gratis, baik voice call maupun
video call. Gratis untuk panggilan antar komputer, dan untuk
panggilan ke telepon rumah atau handphone luar negeri lebih
murah bila dibandingkan dengan menggunakan operator lokal.
Jika dibandingkan software serupa Skype memiliki kualitas VoIP
yang lebih baik. Selain untuk panggilan, Skype juga dapat
digunakan untuk chatting, kirim SMS, Conference, Sent File,
Voicemail hingga Call Forward.
POSITIF dr skype : SKYPE mampu mempermudah
komunikasi dengan via chatting, kirim SMS, Conference, Sent
File, Voicemail hingga Call Forward yang dapat memberikan
informasi secara cepat dan akurat dengan adanya gambar dan
suara yang dikirim melalui SKYPE yang menggunakan teknologi
VOIP(voice over IP)
NEGATIVE dr SKYPE : jika skype disalah gunakan untuk
kejahatan seperti yang sekarang ini terjadi misalnya

membocorkan informasi rahasia suatu instasi maka dengan cepat
rahasia itu dapat terbongkar ke publik dan akan berdampak
ketidak nyamanan bagi masyarakat yang melihat dan
membacanya
i. Mobile Phone
Mobile phone adalah perangkat elektronik portabel yang
berfungsi sebagaimana pesawat telepon normal, yang dapat
bergerak pada suatu area yang luas. (bandingkan dengan
cordless phone). Kebanyakan mobile phone saat ini
menggunakan kombinasi transmisi radio dan telephone circuit
switching (PSTN) konvensional, walaupun packet switching
sudah digunakan untuk beberapa bagian jaringan mobile phone,
khususnya untuk layanan akses Internet dan WAP.

TATA CARA MENERIMA PANGGILAN
TELEPON
1. ETIKA BERTELEPON
Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan
“etiket” padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. Etika
adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia
berdasarkan kaidah “baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak.”
Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama,
sopan santun, atau tata pergaulan. Kalau etika membahas “apa
yang benar, salah, jujur, adil dan lain-lain, sementara etiket“ apa
yang sopan dan pantas.” Etiket diterapkan, misalnya dalam
percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, melayani atau
menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.
Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan
pesawat telepon, kita memang tidak berhadapan dengan orang
yang kita ajak berkomunikasi. Dengan demikian, kita tidak perlu
tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana yang up to

date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan
penuh senyum seperti layaknya menerima tamu. Hal yang
terpenting hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan
ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi.
Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi
lebih betah dan senang berkomunisi dengan kita. Walaupun
begitu, penampilan tetap tidak boleh diabaikan, karena tugas
sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon.
Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang
kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh
diabaikan. Adapun hal-hal yang penting dan harus kita
perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket
bertelepon adalah sebagai berikut.
1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal
tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah
dengan sopan. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi
penelepon. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut
dilayani dengan sebaik-baiknya
2. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung
menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita
bekerja. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan bertelepon bila
seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat, tetapi jika kita
berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

Gambar 5. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon
3. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk
kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si
penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda
dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini kita harus mampu
menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya
dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu.
Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu
mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan
telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa
menggangu tugas kita.
4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun
atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang
kita meminta penelpon mengulangi pembicaraan dengan
ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan
bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu,
konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut.

5. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan,
sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin
kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan
melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk
tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai
menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang
sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan
lewat telepon.
6. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan
cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara
diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung
dengannya.
7. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau
terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang
berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi
pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang
akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk
memahami maksud pembicaraan kita. Namun juga jangan
berbicara dengan suara terlalu keras dan perhatikan volume
suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan
yang normal.
8. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan
jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok

pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor
tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara dengan
siapa ya?”
9. Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan
apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara.
Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga
kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.
10. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan
gangguan kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan
maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon tidak boleh
sambil makan atau berdecak.
Gambar 6. Cepat tanggapi jika ada dering telepon
11.Catat poin pesan-pesan yang disampaikan.
12. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika
membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan
telepon.
13. Mengakiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa
mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you

are welcome), dan mengucapkan salam “Selamat pagi” atau
Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan.
14. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.
Q Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi
melalui telepon
[ Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab
atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.
[ Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
[ Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
[ Berbicara terlalu banyak basa-basi.
[ Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
[ Berbicara dengan nada memerintah.
[ Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya
bunyi musik yang diperdengarkan.
[ Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
[ Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.
2. LANGKAH-LANGKAH DAN TEKNIK MENERIMA TELEPON
a. Teknik Mengangkat Telepon
Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan
sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali, sebab akan
mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris
berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus-

menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Oleh
karena itu, kita harus bergerak cepat bila telepon berdering,
walaupun sedang sibuk sekalipun, kita tidak dapat mengabaikan.
Sikap dalam menerima telepon, yakni ketika telepon berdering,
angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri,
tangan kanan siap dengan alat tulis.
Gambar 7. Teknik mengangkat telepon
b. Menyiapkan Buku Catatan
Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang
penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien
dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang
gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang
disampaikan.
c. Memberi Salam Kepada Penelpon
Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian
menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama
kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). Bila
penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian
menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. Tidak cukup hanya
menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, kemudian kita
lanjutkan identitas diri dan perusahaan.

Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak, ibu atau saudara;
tetapi dengan sebutan namanya, misalnya Bapak Djoko.
Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat
mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya
mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau “maaf,”
bolehkah saya mengetahui mengetahui nama
Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti
anak kecil misalnya, “ini siapa sih.” Walaupun percakapan
dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak
menyinggung perasaan penelpon.
c. Membuka Pembicaraan
Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita
ada ditempat kerja, penelpon dimohon untuk menunggu sebentar
karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon
pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu,
maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan
sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Biasanya hal
ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan
rapat, kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan,
misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan sedang
mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan
yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa
dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar.
Pada saat menjawab penelpon, sekretaris tidak perlu

memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup
menginformasikan hal-hal yang inti saja.
Di sini, sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis
setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon
seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakana
bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan
pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan
pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari
Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, anda
dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan
dihubungkan dengan wakil pimpinan.
Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan.
Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan
yang terputus atau ada gangguan. Contoh:
pagi, PT DANA PERTAMA, di sini,” atau
siang, di sini PT DANA PERTAMA,” atau
sore, PT DANA PERTAMA, Fina bicara”
Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima
telepon dapat menjawab sebagai berikut.
• “Selamat siang, dengan Septiani di sini” atau
• “Pesawat 213, selamat siang” atau
• “Administrasi Perkantoran. Septiani di sini.”

Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima
telepon dapat bertanya:
• “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”
• “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”
Hindari pertanyaan seperti berikut.
“Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa
yang bicara?”
d. Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari
Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena
penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai
dengan yang dikehendaki.
Sebagai contoh:
Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi.
Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah.
Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk
memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang
kurang jelas.
e. Menciptakan Kesan yang Baik
1. Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan,
jawablah dengan lembut atau sopan.
· “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”
· “Ya. Pak/Bu, apakah dapat menunggu?”
Hindari ucapan:
· “Tunggu yah” atau

· “Bentar yah.”
2. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan
kepada yang dituju, ucapan: “Terima kasih atas kesabaran
menunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara
dengan Bapak/Ibu ……….”
3. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon
sedang keluar, penerima telepon harus:
· Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak
hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-
hati, dan menyenangkan.
Contoh ucapan yang baik:
- “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”
- “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda menelepon
kembali?”
- “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda meninggalkan
pesan?”
· Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang
identitas penelepon.
4. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon
dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang
kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi

mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat
menjawab dengan bijaksana.
5. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus
mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di
sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan
respon dengan kata-kata:
- “Ya”
- “Tentu”
- “Ya, saya tahu”
- “Benar”, dan sebagainya
6. Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara:
“Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” (identitas
penerima telepon).
b. Mencatat Pesan
Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju,
penerima telepon harus:
a. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan;
b. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap;
c. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya,
hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin
menelepon kembali;
d. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon
dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut;

LEMBAR PESAN TELEPON
Untuk : Tanggal :
Bagian : Jam :
Dari :
Bpk/Ibu......................................................................
Perusahaan
:...................................................................................
No. Telepon
:..................................................................................
Pesan :
Keterangan:
Penting Akan menelpon

Gambar 9. Formulir Lembar Pesan Telepon (LPT)
c. Salam Penutup
Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon,
penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau
“siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon
mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan
atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.
3. LANGKAH DAN TEKNIK MENELEPON
a) Berikut adalah hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum
melakukan telepon keluar:
1. Alat
Agar latihan ini dapat berjalan dengan baik, berikut ini adalah
alat-alat yang dibutuhkan.
[ alat tulis (pulpen, kertas)
[ pesawat telepon
[ meja dan kursi (tempat pesawat telepon dan duduk Anda)
kembali
Minta ditelpon kembali Hanya menelpon
Diterima oleh:
(.................................................)

[ format penerima pesan
2. Bahan
[ Pesan lisan
3. Langkah Kerja
[ Mengangkat gagang telepon ketika telepon berdering.
[ Mengucapkan salam.
[ Menanyakan Keperluan penelepon dengan ramah dan penuh
perhatian.
[ Mencatat pesan pada format penerima telepon.
[ Menyalin pembicaraan dan mengucapkan salam penutup.
[ Mengambil formulir penerimaan pesan dan mencatat pesan telepon
dengan benar.
b) Teknik Menelepon
a. Sebelum Menelepon
1) Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi:
Jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar
yakin nomor telepon yang dituju.
2) Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau
menulis pokok-pokok pembicaraan.
b. Saat Menelepon
Gambar 11. Telepon Model Tekan

Setelah mengamati gambar tersebut, dapat dijelaskan cara-cara
menelpon adalah melalui tahapan sebagai berikut.
1) Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.
2) Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.
3) Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau
internasional. Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan
nomor yang dituju, contoh:
(a) Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon
yang dituju.
Misalnya : (031) 3717684
Kode wilayah Bandung : 031
Nomor yang dituju : 3717684
(b) Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode
negara, kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.
Misalnya : (001) (61) 2 8180765
Kode internasional : 001 atau 008
Kode negara (misalnya Australia) : 61
Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) : 2
Nomor telepon yang dituju : 8180765
4) Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang
sibuk, penelepon menutup telepon beberapa saat, kemudian
dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju atau tekan
tombol “redial”.

5) Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah
mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud
dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
6) Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon
atau kantor penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT
Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko?”
7) Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan
penelepon.
8) Catat semua jawaban yang diterima.
9) Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.
Bagaimanakah bila Anda menelpon ke suatu instansi yang di
dalamnya menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau
PABX? Dalam hal demikian lakukanlah prosedur sebagai berikut.
1. Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.
2. Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.
3. Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau
internasional.
Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang
dituju, contoh:
Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon
yang dituju.

Misalnya : (022) 5245532
Kode wilayah Bandung : 022
Nomor yang dituju : 5245532
Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode
negara, kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.
Misalnya : (001) (61) 2 8180744
Kode internasional : 001 atau 008
Kode negara (misalnya Australia) : 61
Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) : 2
Nomor telepon yang dituju : 8180744
4. Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang
sibuk, penelepon menutup telepon beberapa saat, kemudian
dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju atau tekan
tombol “redial”.
5. Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah
mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud
dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
6. Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon
atau kantor Anda, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta
Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko di bagian … ?” atau
mintalah kepada operator untuk menyambungkan Anda ke
pesawat tertentu, “Minta tolong disambungkan ke pesawat 403”
atau “Bisa disambungkan ke pesawat 403?” Atau jika di instansi
Anda menelpon terdapat jasa PABX, Anda bisa langsung

menekan pesawat yang Anda inginkan begitu Anda telah
tersambung dengan nomor yang Anda tuju.
7. Jika sudah tersambung dengan pesawat yang dimaksud, ulangi
untuk menegaskan identitas Anda sebagai penelpon dan kantor
Anda.
8. Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan
penelepon.
9. Catat semua jawaban yang diterima.
10. Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.
Bagaimana Anda harus menelpon jika di dalam instansi Anda
bekerja digunakan jasa operator yang akan menghubungkan
telepon jika harus menelpon keluar? Dalam hal demikian,
sebelum telepon tersambung keluar yaitu nomor yang Anda tuju,
mintalah operator untuk menyambungkannya. Jadi, setelah Anda
mendengar ada nada pilih, tekanlah nomor yang diprogram untuk
operator, mintalah untuk disambungkan ke nomor tertentu.
Selanjutnya lakukan prosedur yang sama sebagaimana tertulis di
atas.
c. Mengakhiri Pembicaraan
Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh,
berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih, misalnya,

“Terima kasih Ibu Fina, selamat pagi” atau “Terima kasih atas
segala informasi Ibu Fina, selamat pagi.”
d. Meletakkan Gagang Telepon
Apabila pembicaraan selesai, letakkanlah gagang telepon dengan
baik dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah dengan
membanting telepon.
4. HAMBATAN – HAMBATAN DALAM MENANGANI TELEPON
Hambatan terbagi dalam dua hal, yaitu faktor alat dan faktor
komunikasi.
1. Faktor Alat
Hambatan dari faktor peralatan/alat, yaitu:
[ Suara berisik.
[ Suara timbul tenggelam.
[ Suara mengecil.
[ Saat memutar/menekan tombol telepon, tidak terdengan nada
kontak.
[ Nada sambung tidak terdengar.
[ Di tengah-tengah pembicaraan sambungan terputus.
2. Faktor Pemakaian (Komunikan dan Komunikator)
Hambatan dari faktor pemakaian, yaitu:
[Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.
[Berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.
[Meninggalkan telepon sambil bicara kepada orang lain.

[Berbicara terlalu cepat.
[Desah nafas yang terdengar.
[Berbicara kotor atau sambil bersenda gurau.
[Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.
[ Letak gagang telepon terlalu ke atas/ke bawah.

TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT
A. PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Menurut Kamus Besaar Bahasa Indonesia, edisi ketiga tahun
2002, kata surat mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik
kertas sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi
surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu
pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas
nama organisasi atau perusahaan
Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar
si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat. Oleh sebab
itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si pengirim/ si
pembuat surat, maka dalam membuat surat harus memenuhi
kriteria sebagai berikut :
1. Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik
2. Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti,
tidak bertele-tele dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
3. Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat
membingungkan pihak penerima
4. Isi langsung kepada pokok permasalahan
5. Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik
Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara
terus – menerus dan tidak mendapat tanggapan, maka dapat

diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak berhasil dan
tidak berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan surat
menyurat. Oleh karena itu, surat-menyurat atau korespondesi
adalah gubungan komunkasi tertulis yang dilakukan secara terus-
menerus, secara timbal bailik antara yang satu dengan yang
lainnya.
Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi
2 macam, yaitu :
1. Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang
dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar
2. Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar
pejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan dapat juga antar
kantor cabang dan pusat atau sebaliknya

B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT
Manusia dalam melakukan tugas dan pekerjaannya pasti
memiliki tujuan, baik itu untuk kepentingan dirinya atau untuk
tujuan bersama. Bagitu pula dalam surat-menyurat, tentu memiliki
tujuan
Adapun tujuan membuat surat adalah ;
Ø Untuk menyampaikan pesan/informasi
Ø Untuk memperlancar arus informasi
Ø Untuk membuat sipenerima paham dan mengerti terhadap isi
surat sehingga kominkasi dapat berkelanjutan
Disamping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi
mempunyai 7 fungsi :
1. Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat
Disini surat berperan menjadi pembawa misi untuk
menyamnpaikan isi surat mewakilik si penulis surat. Sipenulis
surat tidak perlu datang sendiri untuk menmui orang yang dituju
cukup diwakili oleh surat yang dibuatnya
2 Alat pengingat / berpikir
Apabila suatu saat isi surat diperlukan kembali dapat diambil
kembali dari surat yang telah disimpan atau diarsipkan
3. Bukti Hitam Putih

Dalam sebuah organisasi apabila terjadi suatu masalah, maka
surat dapat dijadikan sebagai hitam di atas putih seperti contoh :
surat perjanjian, kuitansi, faktur, surat tanda terima dan lain-lain
4. Dokumen Historis
Arsip yang telah di simpan lama dapat digali kembali untuk
mengetahui sejarah masa lampau
5. Jaminan keamanan
Surat keterangan jalan adalah contoh surat yang akan
memberikan jaminan keamanan dalam perlajanan
6. Pedoman dan Dasar Bertindak
Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat tugas adalah
surat sebagai pedoman dan dasar untuk melakukan
tindakan/pekerjaan yang diberikan atasannya
7. Alat promosi
Dalam Kop surat akan tertera nama perusahaan dan jenis usaha
untuk dapat dilihat oleh si penerima surat yang sekaligus
berfungsi sebagai promosi
C. JENIS-JENIS SURAT
Jenis-Jenis surat ternyata tidak hanya satu tetapi ada
bermacam-macam jenis surat. Surat-surat dapat dikelompokan
berdasar pada sifat surat, wujud surat, kemanan isinya, proses

penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan
tujuannya serta dinas pos. Mari kita membahasnya satu persatu
1. Jenis surat berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5 macam, yaitu
surat pribadi, surat niaga, surat sosial dan surat resmi. Dibawah
ini kita akan membahasanya satu persatu
v Surat Pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama pribadi
) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi
dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat
kekeluargaan ( misalnya surat dari anak kepada orang tuanya,
surat perkenalan dengan seseorang , surat dari dan untuk
saudara dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi (
misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak
masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang sisinya
tentang permohonan cuti dan sebagainya) Surat Pribadi yang
bersifat resmi dapat disebut pula setengah resmi
v Surat Niaga
Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia
niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari satu badan
usaha/perusahaan ditujukan kepada badan usaha/perusahaan
lainnya. Contoh : Surat perkenalan, surat permintaan penawaran,
surat penawaran dan lain-lain

v Surat Dinas Pemerintah
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya
mengenai soal kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat
jabatan karena surat tersebut dibuat dan di tanda tangani
seseorang atas nama jabatanya dalam suatu instansi ( bukan
atas pribadi ) contoh : surat tugas, surat instruksi, surat perintah,
surat keputusan dan sebagainya.
v Surat Sosial
Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang
isinya tentang kegiatan sosial dan bukan mencari keuntungan
semata-mata
v Surat Dinas Swasta
Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang
isinya menyangkut kepetingan instansi swasta tersebut. Contoh :
surat undangan rapat rutin /berkala, surat panggilan pegawai,
surat peringatan untuk pegawai.
2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat dibagi
menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum dan nota, telegram dan teleks. Hal ini akan kita
bahas sekarang satu persatu-satu
v Kartu Pos

Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15
Cm yang digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan
tidak bersifat rahasia, Kartu Pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan
Giro atau pihak swasta. Biasanya penggunaan kartu pos in untuk
surat yang isinya tidak menyangkut rahasia pribadi ataupun
rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau terbaca oleh orang
yang tidak berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak
manapun
v Warkat Pos
Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga
apabila dilipat dapat berupa sebuah amplop dan apabila dibuka di
dalamnya dapat digunakan untuk menuls surat. Warkat Pos
hanya di lekuarkan oleh Perum Pos Dan Giro
Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu :
a. Bagian lurar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu :
~ Bagian depan ; untuk menulis alamat yang dituju
~ Bagian belakang : untuk menulis alamat si pengirim
b. Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat
sehingga kalau
sudah dilipat terlihat seperti amplop surat
v Surat Bersampul

Adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran
kertas terpisah, kemudian dilipan dan disimpan/dimasukan dalam
sampul tertutp / amplop. Ada 3 kegunaan sampul surat ialah :
a. Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak
berkepentingan
b. Mengemas surat / berita yang terdiri dari beberapa lembar
c. Sebagai alas an kesopanan/kepantasan
v Memorandum dan Nota
Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk kantor
atau suatu organisasi yang berisi tentang permintaan dan
pemberian informasi dan petunjuk. Apakah memorandum dan
nota berbeda ? Jawabnya Ya. Perbedaannya terletak pada siapa
yang membuatnya dan ditujukan kepada siapa memo dan nota
tesebut.
Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada
bahwahn atau sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf,
sedangkan Nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada
bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam suatu kantor.
Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengan folio
atau setengah kuarto
v Telegram dan Teleks

Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh.
Sedangkan Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari
jarak jauh
3. Jenis Surat Berdasarkan kemanan isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4
macam, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat
konfidensial ( terbatas ) dan surat biasa. Mari kita membahasnya
masing-masing dari surat tersebut satu persatu.
v Surat Sangat Rahasia
Surat Sangat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh
diketahui oleh orang yang tidak berkepentingan dan biasanya
berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat
dengan keamanan negara Contoh : Lembar soal Ujian Nasional
maupun dokumen negara lainnya.
Biasanya surat sangat rahasia diberi kode SRHS atau SR lalu
dilak ban dimasukan ke sampul kedua yang beri kode SRHS atau
SR kemudian dimasukan ke dalam sampul ketiga tanpa dilak
maupun tanpa kode SRHS atau SR
v Surat Rahasia
Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh
orang yang tidak berkepentingan karena mengandung
kerahasiaan

Surat Rahasia diberi kode RHS atau R. Berbeda dengan surat
sangat rahasia, surat rahasia ini dikirimkan mengunakan dua
buah sampul, sampul pertama diberi kode RHS atau R dan dilak
Kemudian dimasukan ke dalam sampul kedua tanpa dilak dan
tanpa diberi kode RHS atau R. Sampul kedua tersebut
merupakan sampul biasa
v Surat Konfidensial ( Terbatas )
Surat konfidential adalah surat yang isinya hanya boleh
dikethui oleh pejabat yang bersangkutan
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya boleh di ketahui oleh
orang lain karena tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang
membacanya
4. Jenis Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Berdasarkan Proses penyelesaiannya, surat di bagi menjadi 3
macam yaiut surat sangat segera, surat segera dan surat biasa.
Kita akan membahas masing-masing surat tersebut satu persatu
v Surat Sangat Segera
Surat sangat segera adalah surat yang cara pengirimannya
mendapat perioritas pertama agar segera sampai kepada
penerimnya. Oleh karena itu penyelesaiannya dan pengirimannya
harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya . Untuk
kepetingan itu maka surat-surat lain dapat di kalahkan.

v Surat Segera
Surat Segera adalah surat yang harus disampaikan kepada
penerimanya, tapi bukan berarti yang mendapat perioritas
pertama
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada
penerimnya, tetapi tidak mendapat perioritas utama seperti yang
terjadi pada surat sangat segera dan surat segera
5. Jenis Surat Berdasarkan Jumlah penerimanya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran
yang dituju dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu surat biasa,
surat edaran dan surat pengumuman
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dirimkan kepada seseorang
atau kepada seorang pejabat suatu organisasi
v Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat yang dikrimkan kepada beberapa
pejabat atau beberapa orang tertentu
v Surat pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk
sejumlah orang atau pejabat yang namanya tidak disebukan satu
per satu

6. Jenis Surat Berdasarkan maksud dan Tujuannya
Berdasar maksud dan tujuannya surat dapat dibagi menjadi
beberapa macam, seperti surat pemberitahuan, surat perintah,
surat instruksi, surat permohonan, surat panggilan, surat
peringatan, surat pengantar, surat tugas, surat keputusan, surat
panggilan, surat perinatan, surat penganar, surat penawaran,
surat pesanan, surat pengiriman barang. Mari kita membahasnya
masing-masing jenis surat tesebut
v Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud
untuk memberitahukan tentang segala hal yang menyankut
kepentingan bersama
v Surat perintah
Surat Perintah adalah surat yang mempunyai maksud
memberi perintah kepada bawahan dengan tujuan untuk
melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. Dengan adanya surat
perintah ini, penerima berhak memperoleh fasilitas-fasilitas yang
telah ditetapkan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan
efisien dan efektif
v Surat Instruksi
Surat Instruksi pada dasarnya, pengrtiannya sama dengan
surat perintah
v Surat permohonan

Surat Permohonan adalah surat yang mempunyai maksud
untuk memohon suatu hal, seperti memohon untuk cuti,
memohon untuk memakai suatu kendaran milik perusahan dan
lain sebagainya dengan tujuan untuk kepentingan pribadi maupun
untuk kepentingan bersama
v Surat Panggilan
Surat Panggilan adalah surat yang mempunyai maksud untuk
memanggil seseorang dengan tujuan tertentu tergantung dari
siapa yang memanggil orang tersebut
v Surat Peringatan
Surat Peringatan adalah surat yang diberikan kepada
seseorang dengan maksud untuk memberikan peringan kepada
orang yang bersangkutan karena orang tersebut melakukan
sesuatu yang melanggar ketentuan. Biasanya surat peringatan ini
diberikan sebanyak 3 kali kepada orang yang bersangkutan
v Surat pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu
instansi tertentu dengan maksud memberi suatu pengantar
apabila orang atau barang telah sampai kepada instansi yang
dimaksud
v Surat Tugas

Pada dasarnya, pengrtian surat tugas itu sama dengan
pengertian surat perintah dan surat instruksi
v Surat Keputusan
Surat Keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang
berwenang dengan maksud memberi suatu keputusan mengenai
hal-hal yang dianggap penting dan perlu dengan tujuan agar
dapat dilaksanakan secepat mungkin
v Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirmkan oleh
penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang atau
jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon
pembeli terjadi karena adanya permintaan penawaran dari calon
pembeli aau dapat juga tanpa adanya permintaan penawaran dari
calon pembeli
v Surat Pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan
tujuan untuk memesan barang atau jasa kepada pihak penjual
dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan
v Surat pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan
tujuan untuk memesan barang atau jasa kepada pihak pnejual
dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan .
v Surat Pengiriman Barang

Surat Pengiriman barang adalah surat yang di buat dengan
maksud dan tujuan agar pembeli mempunyai persiapan untuk
penerimaan barang tersebut karena sangat mungkin apabila
barang pesanan tersebut memerlukan tempat penyimpanan (
tempat barang ) khusus
7. Jenis Surat Berdasarkan Dinas Pos Surat
Berdasarkan dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi
5 macam, yaitu surat kilat khusus, surat kilat, surat biasa, surat
tercatat, dan surat berharga. Mari kita membahas masing-masing
jenis jenis surat yang telah kita sebutkan di atas
v Surat Kilat Khusus
Surat Kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya
disampaikan kepada penerimanya secara tercatat. Surat Jenis ini
dikirimkan paling dahulu dan biasanya dibuatkan resinya sebagai
tanda bukti penririmannya. Pengiriman surat kilat khusus ini
biasanya hanya dapat dilayani pada kantor pos besar
v Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang harus secepatnya disampaikan
kepada penerimanya secara biasa. Surat ini harus didahulukan
dibandingkan dengan surat biasa lainnya, tetapi tidak secara
tercatat. Pengirimannya dapat dilayani di setiap kantor Pos
v Surat Biasa

Surat Biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada
penerimanya secara biasa menggunakan sampul biasa dan
biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat jenis ini berdasrkan
urutan surat yang ada
v Surat Tercatat
Surat Tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa,
tetapi ada tanda buykti pengiriman yang diberikan kepada
pengirim surat. Pengiriman Surat tersebut di catat oleh pegawai
Pos
v Surat Berharga
Surat Berharga adalah surat yang dapat dipercaya
kebenarannya, seperti akte kelahiran, akte tanah, surat
perjanjian, sertifikat tanah, surt izin mendirikan bangungan

D. BAHASA SURAT
1) Bahasa yang jelas
Yang dimaksud dengan jelas adalah bahas yang tidak
memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahas
dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran
yang sama tentang suatu maksud .
Faktor penyebab ketidakjelasan adalah mulai dari kesalahan
dalam penulisan ejaan sampai ketidak rapihan penataan alenia.
2) Bahasa yang lugas
Lugas dapat diartikan sederhana, simple, langsung pada
masalah. Dalam dunia bisnis orang selalu menginginkan segala
sesuatu serba cepat dan seca praktis atau lugas. Sehingga setiap
penulisan gagasan, penyelesaian masalah dilakukan tidak
bertele-tele atau berbelit-belit. Penggunaan bahasa harus padat
dan hemat tetapi tetap mengandung makna yang lengkap dan
jelas.
3) Bahasa yang umum
Yang dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini
adalah bahas resmi yang memasyarakat, bahasa baku yang
dipakai di depan umum, bahasa yang dipahami oleh semua
lapisan masyarakat. Bahasa umum juga dapat dikatakan sebagai
bahas standar.
4) Kata yang baku

Yang dimaksud dengan kata baku atau standar adalah kata
yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan
pengucapannya.
5) Ungkapan tetap
Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik
adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih
yang berpola tetap (konstruksinya berbentuk frasa, dan disebut
frasa transisi)
6) Pemakaian EYD
a)Penulisan huruf
b)Penulisan kata
c) Penulisan unsur serapan
d)Pemakaian tanda baca

E. BENTUK – BENTUK SURAT
1) LURUS PENUH (Full Block Style)
Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat
yang menunjukkan identitas instansi asal dari suatu surat. Kepala
surat dapat diketik secara sentering horisontal, blok, atau pivot
tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi baik
pemerintah maupun swasta.
Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum
diberi ruang 10 kali kait (enter) untuk menggunakan kertas kuarto
dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas folio jika menggunakan
jarak baris 1.
Pengetikan surat bentuk lurus penuh (full block) adalah
pengetikan surat yang semua bagian surat diketik lurus sebelah
kiri atau memulai dari pasak kiri. Pengetikan bentuk surat ini
sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat
lainnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan di bawah ini.

2) BENTUK LURUS (BLOCK)
Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti
pengetikan bentuk surat lurus penuh (full block), kecuali tanggal
dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga, nama yang akan
menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari tengah
kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut
terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line),
maka diketik secara sentering horizontal.
Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan
amplop atau sampul. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga
kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima surat lebih
mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau
amplop atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop.
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan
amplop/sampul sebelum mengetahui tata cara pengetikan surat
bentuk lurus (block style):

3) BENTUK SETENGAH LURUS
Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama
dengan bentuk lurus (block), perbedaan terletak pada pengetikan
isi saja yaitu setiap alinea, diketik setelah masuk 5 (lima) spasi.
Untuk lebih jelas perhatikan berikut ini:

4) BENTUK BERTAKUK
Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style)
dan bentuk surat setengah lurus tidak jauh berbeda .
Perbedaannya hanya terletak pada cara penulisan alamat tujuan.
Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut
bertakuk.
Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin
kiri. Awal baris kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari
awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai setelah masuk lima
hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya

5) Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)
Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang
menggantung. Jika pada model lain awal alenia dimulai dari
margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model ini hanya
awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris
berikutnya masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.

6) Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )
Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-
bagian surat yang khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh
instansi pemerintah dan masyarakat umum.

7) Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Offical Style)
Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan
bentuk resmi Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi
tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap pada posisinya,
yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap
ditempatkan di sebelah kanan atas.
Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama
dengan bentuk resmi lama. Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri,
turun beberapa spasi dari isi perihal. Pengetikan nama kota tidak
masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.
Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama
organisasi yang mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan
jabatan penanda tangan surat. Rangkaian penulisan bagian surat
itu tidak ditulis centering, melainkan ditulis secara block.

D. BAGIAN – BAGIAN SURAT
1. Kepala Surat
a. Terletak di bagian atas surat
b. Berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang
bersangkutan
c. Identitas:
1. nama instansi
2. lambang/logo
3. alamat lengkap
4. nomor telepon, faksimil atau e-mail
Contoh :
WIKRAMA
Yayasan Prawitama
Sekolah menengah
kejuruan
· Bisnis & Manajemen
· Teknologi Informasi
Jl. Raya Wangun Kel.
Sindangsri Bogor
Po. Box 1 Ciawi Bogor 16720
Telp./Faks. (0251) 242411
e-mail :smk-
wikrama@telkom.net
2. Nomor Surat
Berguna untuk:
· pengarsipan
· mengetahi banyaknya surat keluar
· tahun rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
Berisikan :
· nomor urut surat
· kode surat

· angka bulan
· angka tahun
Contoh:
Nomor : 045/KOP-GG/VI/05
3. Tanggal Surat
· Nama tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum
dalam kepala surat.
· Nama bulan dan angka thun ditulis lengkap
Contoh : Bandug, 6 September 2005
6 September 2005
4. Lampiran
a. sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya
keterangan tambahan selain surat itu sendiri.
b. Bila tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.
c. Pencatuman jumlah lampiran dengan huruf atau angka.
Contoh :
Lampiran : satu berkas
Lampiran : 3 helai
5. Hal Surat
bicarakan dalam surat

n singkat, jelas dan menarik
c. Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital
unakan titik
Contoh :
Hal : Undangan Rapat Panitia
6. Alamat Surat
a. Alamat dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik
bagi penerima surat maupun pengirim.
b. Alamat luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap
Contoh :
Yth. Endang Taurin
Jalan Asia Afrika 123
Bandung 40111
7. Salam Pembuka
a. Sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.
b.Digunakan agar surat tidak terasa kaku.
Contoh :
Dengan hormat,
Ibu Rina yang terhormat
8. Isi Surat
a. Terbagi atas :
1. Alinea pembuka, sebagai isi dan alinea penutup

Contoh :
v Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…………..
v Membalas surat Ibu tanggal
Contoh salah :
Dengan ini kami mengajukan surat lamaran untuk ……………….
Bersama ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………
2. Alinea Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud
penulisan surat, ketentuan :
a. Urutan sistematis
b.Setiap alinea mewakili satu gagasan utama
c. Bahasa sopan dan menarik
d.Perhatikan penulisan ejaan
e. Hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.
3. Alinea penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih
atau selamat
Contoh :
Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
Contoh (salah) :
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih
9. Salam Penutup

uf awal ditulis dengan huruf kapital
hiri dengan tanda koma
Contoh :
Hormat kami,
10. Pengirim Surat
a. Pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan
surat
b. Sebutkan identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.
c. Nama pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.
Contoh :
Hormat kami,
Ttd
Marcelina Utamia
Sekretaris Panitia
11. Tembusan Surat
a. Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain.
b. Disusun berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)
c. Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan
Contoh :
Tembusan :
1. Kakanwil Depdiknas Jawa Barat
2. Kakandep Depdiknas Cirebon
12. Inisial

a. Singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.
b. Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh :
MU/YE
Marcelina Utami (Pengonsep)
Yustina Eka (Pengetik)
E. PENGGUNAAN KERTAS
1. Macam-macam kertas untuk surat
a. Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
b. Kertas tips atau doorslag untuk tembusan
c. Onionskin paper, kertas ini tipis namum kuat, digunakan untuk
surat-surat yang dikirim ke luar negri.
d. Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah
banyak.
2. Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang
pendeknya isi surat. Unuk surat yang panjang digunakan kertas
berukuran folio dan untuk surat yang sedang atau pedek

digunakan kertas berukuran kuarto. Selain kertas folio dan kuarto,
yaitu kertas skimo, oktavo, kertas A4, A5, A6 dan sebagainya.
Adapun ukuran kertas tersebut adalah sebagai berkut:
a. Folio brukuran 204 X 330 mm
b. Kuarto berlukuran 204 X 254 mm
c. Sikmo berlukuran 204 X 165 mm
d. Oktavo berukuran 204 X 127 mm
e. Memo berukuran 204 X 127 mm
Di samping ukuran kertas diatas, dalam kegiatan surat menyurat
dikenal pula ukuran kertas internasional yaitu;
a. A4 berukuran 210 X 297 mm
b. A5 berukuran 148 X 210mm
c. A6 berukuran 105 /x 148 mm
d. A7 berukuran 74 X 105 mm

F. TANDA KOREKSI
Tanda-tanda koreksi digunakan untuk memperbaiki kesalahan
dari pekerjaaan surat. Bentuk tanda koreksi bermacam-macam
disesuakan dengan kebutuhan.
Bentu-bentuk tanda koreksi dan kegunaannya.
. PFELTGT = dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan/menyisipkan
bagian yang kurang
Contoh :
Pesanan kami meliputi kertas HVS, pensil warna,
v Dengan sangat mnyesal kepada Saudara bahwa pesanan Saudara
tidak dapat kami penuh,
v Pesanan Saudara akan kami kirimkan pembayaran dilunasi.
= tukar tempat
contoh :
v Siapa jawaban surat tersebut?
v Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ika
kepada kami.
uruf besar
Contoh :
Atas perhatian , kami ucapkan terima kasih
nona Ria rosalina tidak dapat masuk kerja hari ini
pindah ke kanan
Contoh :
1. Jl. Kakap Raya 16 Rawamangun Jakarta Timur.
2. Agar pesann dapat segera kami lakukan Kami mohon
Saudara segera mengirimkan brosur dan daftar harga.
e. Koreksi tidak jadi (coretan dibatalkan)
Contoh ;:
1. Setelah kami coba ternyata sabun cuci dan sabun mandi cap
segi tiga cukup baik.
2. Kami hara barang-barang terebut kami terima pada bulan yang
akan datang.

f. = Sisipkan = Paragraf Baru
Contoh ;

E. LIPATAN SURAT
1. Lipatan tunggal (Single fold)
Caranya : Kertas di bagi dua bagaian sama besar, lalu dilipat.
2. Lipatan Baku (Standar Fold)
Caranya : Keras di bagi tiga bagian sama besar, lalu dilipat sehingga AB
tepat di EF, lalu ketas dilipat dengan sumbu EF.
3. Lipatan Baku Rendah (Low Standar Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga bagian ( 90,90 dan 74 mm), lalu dilipat
sehingga AB tepat pada EF, kemudia ketas dilipat dengan sumbu
lipat EF
4. Lipatan Akordion (accordion Fold)
Caranya : Kertas di bagi tiga bagian sama besar. Dengan sumbu CD
tepi kertas AB dilipat ke arah atas tepat padaEF, dan dengan
sumbu EF kertas dilipat ke arah bawah sehingga GH tepat pada
CD.
5. Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga bagaian (dua bagian lebih kecil). Kertas
dilipat dengan sumbu EF ke arah atas dan dengan sumbu CD ke
arah bawah.
6. Lipatan Perancis (French Fold)
Caranya : Kertas dibagi dua bagian. Dengan sumbu CD
kerktas dilipat sehingga AB berhimpit dengan EF, dan dengan
sumbu GH kertas dilipat ke arah kiri.
7. Lipatan Baron (Baronial Fold)
Caranya : Kertas dibagi dua sama besar dan dilipat dengan CD
sebagai sumbu. Lalu kertas dibagi tiga bagaian sama, dan
dengan sumbu Ij kertas dilipat ke arah kiri, serta dengan sumbu
Gh ke arah kanan.
8. Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)

Caranya : Kertas dibagi dua bagian sama besar lalu
dilipat, dan dibagi dua bagian sama, lalu lipat lagi.
Diposting oleh Ismala Sari di 05.56
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Posting Lebih Baru Beranda
Langganan: Posting Komentar (Atom)
Mengenai Saya
Ismala Sari
Lihat profil lengkapku
Arsip Blog
 ► 2017 (1)
 ▼ 2016 (1)
o ▼ Juli (1)
 Materi Korespondensi
Tema Kelembutan. Diberdayakan oleh Blogger.

Materi korespondensi

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (15)

Similar to Materi korespondensi

Similar to Materi korespondensi (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Materi korespondensi