1. LOGO
ขอต้อ นรับ คณะอาจารย์แ ละนัก ศึก ษา
สาขาวิช าสารสนเทศศาสตร์
คณะมนุษ ยศาสตร์แ ละสัง คมศาสตร์
มหาวิท ยาลัย ขอนแก่น
ด้ว ยความยิน ดีย ง แ ละสารสนเทศ
ิ่
ส่ว นจดหมายเหตุ
สำา นัก วิท ยบริก าร มหาวิท ยาลัย
มหาสารคาม

2. การจัด การสารสนเทศและจดหมายเหตุ
LOGO
ดิจ ิท ัล :
สำา นัก วิท ยบริก าร มหาวิท ยาลัย
มหาสารคาม
Information and Digital Archives
Management :
Case Study of Mahasarakham มะลิว ัล ย์ น้อ ยบัว ทิพ ย์
หัว หน้า ส่ว นจดหมายเหตุแ ละ
University สารสนเทศ

3. การแบ่ง หน่ว ยงานภายในสำา นัก
วิท ยบริก าร
 สำา นัก วิท ยบริก าร
1.สำานักงานเลขานุการ
2.หอสมุด
3.ศูนย์สารนิเทศอีสานสิรินธร
4.นวัตกรรมและเทคโนโลยีสารสนเทศ
5.ส่วนจดหมายเหตุและสารสนเทศ
มหาวิทยาลัย
(เริ่มดำาเนินงานจดหมายเหตุ พ.ศ. 2547 สังกัดกลุ่ม
งานเทคนิค)
www.themegallery.com

4. การแบ่ง หน่ว ยงานภายในส่ว น
จดหมายเหตุฯ
 ส่ว นจดหมายเหตุแ ละสารสนเทศมหาวิท ยาลัย
1. ฝ่า ยพัฒ นา จัด ระบบสารสนเทศและ
จดหมายเหตุม หาวิท ยาลัย
งานพัฒ นาทรัพ ยากร ได้แก่ สำารวจ/
จัดหา /ขออภินนทนาการ/ผลิต/คัดเลือก ประเมิน
ั
คุณค่า/ลงทะเบียน/ทำาสำาเนา/บันทึกภาพ/ทำากฤต
ภาค/เอกสารบรรณารักษศาสตร์/เตรียมเอกสารก่อน
ออกให้บริการ
งานพัฒ นาฐานข้อ มูล วิเคราะห์ ให้หว
ั
เรื่อง คำาสำาคัญ รหัสเอกสาร/บันทึกรายการ/ทำา
เอกสารดิจิทล upload ไฟล์/ ตรวจสอบ แก้ไข
ั
ปรับปรุงระเบียน
www.themegallery.com

5. วัต ถุป ระสงค์
เพื่อรวบรวมสารสนเทศและเอกสารจดหมายเหตุ
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
เพื่อพัฒนาระบบการจัดเก็บและค้น
คืนสารสนเทศและ
เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย
เพื่อมหาสารคาม อมูลสารสนเทศและเอกสาร
จัดสร้างฐานข้
จดหมายเหตุ
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม (University
Information and Archives Database)
เพือจัดให้บริการ
่
และเผยแพร่

6. ขอบเขตของการรวบรวม
1. เอกสารสารสนเทศและจดหมายเหตุของ
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ซึ่งเป็นเอกสารที่
ผลิตโดยหน่วยงานสังกัดมหาวิทยาลัย ได้แก่
คณะ สถาบัน สำานัก โครงการจัดตั้ง และ
โรงเรียนสาธิตของมหาวิทยาลัย
2. จัดเก็บเอกสารที่ผ่านการประเมินคุณค่า
ไม่จำากัดอายุของเอกสาร

7. ขั้น ตอนการดำา เนิน งาน
1. สำารวจเอกสารจดหมายเหตุ
2. จัดหาเอกสารในสำานักวิทยบริการที่เป็น
เอกสารจดหมายเหตุ
มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
3. จัดหาเอกสารจดหมายเหตุ จากหน่วย
งานต่าง ๆ
4. ประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ
5. การวิเคราะห์และทำารายการ
6. เตรียมข้อมูล การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล
ไฟล์
7. บันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล
8. ตรวจสอบข้อมูล

8. กระบวนการจัด หาเอกสาร
จดหมายเหตุ
1. วิธ ก ารจัด หา ได้แก่ การรับมอบ การรับ
ี
บริจาค การรับฝาก การซื้อ การยืม
การทำาสำาเนาหรือจำาลองเอกสาร
2. เครื่อ งมือ /สือ กลาง สำาหรับการจัดหา
่
ได้แก่ - การ
มีนโยบายการจัดหาเป็นลายลักษณ์อักษร
- ตารางกำาหนดอายุ
เอกสาร
- แบบฟอร์มต่าง ๆ

9. 3. กระบวนการจัดหา ได้แก่ 4. การลงทะเบียนควบคุม
เอกสารจดหมายเหตุ มีข้อมูล
- กำาหนดขอบเขตของเอกสาร ดังนี้
ที่จะจัดหา
-เลขทะเบียน
- เสาะแสวงหาแหล่งว่าเอกสาร
นั้นอยู่ที่ใด -แหล่งที่มา
- เจรจาตกลงขอรับมอบ -คำาอธิบายคุณลักษณะของ
เอกสาร
- ประเมินคุณค่าเอกสาร -ชื่อผู้มอบ
-ว.ด.ป.
- ลงทะเบียนเอกสาร -หมายเลขการ
จดหมายเหตุ -ปริมาณ จัดหา
- จัดเตรียมเอกสารบรรจุกล่อง -สภาพการจัดเรีย-วดป.ที่ได้รับ
ง
พร้อมจัดทำาบัญชี-เงื่อนไขการใช้ - ชื่อผู้ลง
เอกสาร ทะเบียน
-ที่เก็บ

10. ระบบการจัด เก็บ
การจัด เก็บ เอกสารจดหมายเหตุ
สถาบันที่ดำาเนินงานเอกสาร
จดหมายเหตุโดยทั่วไปจัดเก็บเอกสาร ในสอง
ลักษณะ คือ จัดเก็บตามระเบียบเดิมของเจ้าของ
เอกสาร และ จัดเก็บตามแหล่งที่มา ส่วนระบบ
การจัดเก็บ เนื่องจากวัตถุประสงค์ในการจัดเก็บ
และเอกสารของแต่ละหน่วยงานมีความแตกต่าง
กัน ดังนั้นหน่วยงานส่วนมากจึงสร้างระบบของ
ตนเอง เช่น การกำาหนดสัญลักษณ์ และการ
กำาหนดชือแฟ้ม เป็นต้น
่
www.themegallery.com

11. ประเภทสารสนเทศและ
จดหมายเหตุท ี่จ ัด เก็บ
1. ประวัติผู้บริหาร
2. บุคคลที่สร้างชือเสียง
่
3. อาคาร สถานที่
4. เอกสารการบริหาร
5. เอกสารการประชุม
6. เอกสารทางกฎหมาย
7. หลักสูตร
8. สิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง ของมหาวิทยาลัย
ได้แก่ วารสาร(Journal) จุลสาร
(Pamphlet) จดหมายข่าว
(Newsletter) แผ่นพับ
(brochure)
9. กฤตภาคข่าวมหาวิทยาลัย

12. สารสนเทศที่จ ัด เก็บ (ต่อ)
11. โสตทัศนวัสดุ
1. วีดิทัศน์ 5. สไลด์
8. ภาพเขียน
2. วีซีดี 6. แผนที่
9. ภาพถ่าย รูปภาพ
3. ซีดีรอม 7. โฮมเพจหรือ
เว็บไซต์
4. เทปบันทึกเสียง
10. อื่น ๆ เช่น โปสเตอร์, แผ่น
โฆษณา, ใบปลิว (Poster, Advertising )
บัตรอวยพร , ส.ค.ส. , บัตรเชิญ
( Postcard , Invitation card)

13. ระบบการจัด เก็บ สารสนเทศ
การจัดเก็บสารสนเทศ จัดเก็บในรูปแบบ
ฐานข้อมูลดิจิทล เป็นหลักยกเว้นเอกสาร
ั
บางประเภทจะจัดเก็บต้นฉบับจริงไว้ด้วย
การจัด หมวดหมู่ แบ่ง เป็น 2 ระบบ คือ
1. เอกสารประเภททัว ไป จัด วิเ คราะห์
่
รายการด้ว ยระบบทศนิย มของดิว อี้ ลง
รายการแบบ MARC (การลงรายการทาง
บรรณานุก รมทีอ ่า นได้โ ดยคอมพิว เตอร์
่
Machine-Readable Cataloging) บัน ทึก
รายการลงในฐานข้อ มูล กลางของสำา นัก วิท ย
บริก าร และบัน ทึก ในฐานข้อ มูล
จดหมายเหตุม หาวิท ยาลัย ด้ว ย
2. เอกสารหรือ ทรัพ ยากรสารสนเทศที่

14. การวิเ คราะห์ร ายการทรัพ ยากรสารสนเทศ
 สำาหรับทรัพยากรสารสนเทศที่มีลักษณะพิเศษ โดยการ
กำาหนดตัวอักษรเพื่อจำาแนกประเภททรัพยากรสารสนเทศ
ซึ่งเทียบเคียงจาก คู่มือการลงรายการในระบบห้องสมุด
อัตโนมัติ ตามด้วยเลขทะเบียนของทรัพยากร ดังตัวอย่าง
อักษรย่อของทรัพยากร
 อัก ษรย่อ แทนประเภททรัพ ยากรสารสนเทศ
ทรัพ ยากรสารสนเทศ อัก ษรย่อ
ที่ใ ช้
จดหมายข่าว (Newsletter) MSU
เอกสารออกเฉพาะกิจ (Pamphlet) PPA
หลักสูตร (Curricular materials) SCA
กฤตภาคข่าว (Clipping) CPA
โปสการ์ด (Postcard) PCA www.themegallery.com

15. www.themegallery.com

16. ช่อ งทางการทำา งานของเจ้า หน้า ที่
www.themegallery.com

17. ช่อ งทางการทำา งานของเจ้า หน้า ที่
www.themegallery.com

18. ช่อ งทางการทำา งานของเจ้า หน้า ที่ worksheet
www.themegallery.com

19. ช่อ งทางการทำา งานของเจ้า หน้า ที่ worksheet
www.themegallery.com

20. ช่อ งทางการทำา งานของเจ้า หน้า ที่ (อัพ โหลดไฟล์
แนบ)
www.themegallery.com

21. ช่อ งทางการทำา งานของเจ้า หน้า ที่
www.themegallery.com

22. ช่อ งทางการทำา งานของเจ้า หน้า ที่
www.themegallery.com

23. การสืบ ค้น
www.themegallery.com

24. การแสดงผลการสืบ ค้น 1
www.themegallery.com

25. การแสดงผลการสืบ ค้น 2
www.themegallery.com

26. การแสดงผลการสืบ ค้น 3
www.themegallery.com

27. การแสดงผลการสืบ ค้น
www.themegallery.com

28. การให้บ ริก าร
ระบบบริก าร
1. บริการในรูปแบบฐานข้อมูลออนไลน์ (Online)
โดยให้สืบค้นได้ไม่เสีย
ค่าใช้จ่าย อาจมีการจำากัดสิทธิในการสืบค้นตาม
ประเภทของเอกสารและประเภทของผูใช้บริการ
้
2. บริการตอบคำาถามและช่วยค้นคว้า
2. บริการเอกสารต้นฉบับ แบบชันปิด้
3. จัดนิทรรศการจดหมายเหตุ

29. LOGO