Download to read offline
Uploaded byBoonlert Aroonpiboon
Digital archives Managment & Concept
การบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ (ดิจิทัล)
More Related Content
Similar to Digital archives Managment & Concept
Digital archives Managment & Concept
- 1. การบริหารจัดการ เอกสารจดหมายเหตุ (ดิจิทัล) บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ รองผู้อานวยการฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สานักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ http://www.thailibrary.in.th, http://stks.or.th http://facebook.com/boonlert.aroonpiboon boonlert@nstda.or.th
- 2. จดหมายเหตุ - Archive •A collection of historical documents or records providing information about a place, institution, or group of people. • Repository holding documents or other material, usually those of historical and/or rare value. http://en.wikipedia.org/wiki/Archive
- 3. จดหมายเหตุ - Archive •The documentary by-product of human activity maintained for their long-term value. http://www.ica.org
- 4. เอกสารจดหมายเหตุ สานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ “ข ้อมูลทุกรูปแบบที่หน่วยงานผลิตขึ้นใช ้ในการปฏิบัติงาน แต่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว และได ้รับการประเมินว่ามีคุณค่า ในฐานะเป็นข ้อมูลชั้นต ้นที่แสดงถึงการดาเนินงานและพัฒนาการของ หน่วยงานนั้นๆ ซึ่งมีความสาคัญต่อประวัติศาสตร์ของประเทศ ทั้งนี้หมาย รวมถึงเอกสารส่วนบุคคลที่รับมอบจากบุคคลสาคัญหรือทายาทด ้วย” เอกสารจดหมายเหตุ ถือเป็นหลักฐานชั้นต ้นสาหรับใช ้เป็น หลักฐานอ ้างอิงทางประวัติศาสตร์ด ้านการบริหารงานของหน่วยงานของ รัฐ และเป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติที่บรรจุความทรงจา และ พัฒนาการทุกๆ ด ้านของบ ้านเมือง
- 5. เอกสารจดหมายเหตุ พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. ๒๕๕๖ เอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานและได ้รับการประเมินคุณค่าควรแก่ การเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว ้เพื่อเป็นมรดกทางวัฒนธรรมด ้าน ประวัติศาสตร์ของชาติ และเพื่อประโยชน์ในการศึกษา การ ค ้นคว ้า หรือการวิจัย ซึ่งกรมศิลปากรได ้จัดทาทะเบียนไว ้เป็น เอกสารจดหมายเหตุ
- 6. เอกสารจดหมายเหตุ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด ้วยงานสารบรรณ •ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด ้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 • ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด ้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 2 พ.ศ.2548 • หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐาน หรือเรื่องที่ต ้องใช ้สาหรับศึกษาค ้นคว ้า หรือ หนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให ้เก็บไว ้เป็นหลักฐาน ทาง ราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม ศิลปากร กาหนด • ทุกปีปฏิทินให ้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี นับ จากวันที่ได ้จัดทาขึ้นที่เก็บไว ้ณ ส่วนราชการใด พร ้อมทั้งบัญชีส่ง มอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให ้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม ศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป
- 7.
- 8. เอกสารจดหมายเหตุ พระราชบัญญัติข ้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 หมวด๔ เอกสารประวัติศาสตร์ มาตรา ๒๖ ข ้อมูลข่าวสารของราชการที่หน่วยงานของรัฐไม่ประสงค์จะเก็บรักษาหรือมีอายุครบ กาหนดตามวรรคสองนับแต่วันที่เสร็จสิ้นการจัดให ้มีข ้อมูลข่าวสารนั้น ให ้หน่วยงานของรัฐส่ง มอบให ้แก่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรหรือหน่วยงานอื่นของรัฐตามที่กาหนดในพระ ราชกฤษฎีกา เพื่อคัดเลือกไว ้ให ้ประชาชนได ้ศึกษาค ้นคว ้า กาหนดเวลาต ้องส่งข ้อมูลข่าวสารของราชการตามวรรคหนึ่งให ้แยกประเภท ดังนี้ (๑) ข ้อมูลข่าวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ เมื่อครบเจ็ดสิบห ้าปี (๒) ข ้อมูลข่าวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมื่อครบยี่สิบปี กาหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปได ้ในกรณีดังต่อไปนี้ (๓) หน่วยงานของรัฐยังจาเป็นต ้องเก็บรักษาข ้อมูลข่าวสารของราชการไว ้เองเพื่อประโยชน์ใน การใช ้สอย โดยต ้องจัดเก็บและจัดให ้ประชาชนได ้ศึกษาค ้นคว ้าตามที่จะตกลงกับหอจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร (๔) หน่วยงานของรัฐเห็นว่า ข ้อมูลข่าวสารนั้นยังไม่ควรเปิดเผย โดยมีคาสั่งขยายเวลากากับไว ้ เป็นการเฉพาะราย คาสั่งการขยายเวลานั้นให ้กาหนดระยะเวลาไว ้ด ้วย แต่จะกาหนดเกินคราว ละห ้าปีไม่ได ้ การตรวจสอบหรือทบทวนมิให ้มีการขยายเวลาไม่เปิดเผยจนเกินความจาเป็น ให ้เป็นไปตาม หลักเกณฑ์และวิธีการที่กาหนดในกฎกระทรวง บทบัญญัติตามมาตรานี้ มิให ้ใช ้บังคับกับข ้อมูลข่าวสารของราชการตามที่คณะรัฐมนตรีออก ระเบียบกาหนดให ้หน่วยงานของรัฐหรือเจ ้าหน้าที่ของรัฐจะต ้องทาลายหรืออาจทาลายได ้โดย ไม่ต ้องเก็บรักษา
- 9. ข ้อมูลข่าวสารของราชการ • สิ่งที่สื่อความหมายให้รู้เรื่องราวข ้อเท็จจริง ข ้อมูล หรือสิ่งใดๆ ไม่ ว่าการสื่อความหมายนั้นจะทาได ้โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือโดย ผ่านวิธีการใดๆ และไม่ว่าจะได ้จัดทาไว ้ในรูปของเอกสาร แฟ้ม รายงาน หนังสือ แผนผัง แผนที่ ภาพวาด ภาพถ่าย ฟิล์ม การ บันทึกภาพหรือเสียง การบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่น ใดที่ทาให ้สิ่งที่บันทึกไว ้ปรากฏได ้ • ที่อยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ ไม่ ว่าจะเป็นข ้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการดาเนินงานของรัฐหรือข ้อมูล ข่าวสารเกี่ยวกับเอกชน
- 10. ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ • เอกสารจดหมายเหตุประเภท ลายลักษณ์อักษร (Textual Archives) •เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio–Visual Archives) • เอกสารจดหมายเหตุประเภท แผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives) • เอกสารจดหมายเหตุประเภท วัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine - Readable Archives) • เอกสารจดหมายเหตุตาม พรบ. ข ้อมูลข่าวสารของ ราชการ • เอกสารจดหมายเหตุตาม ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด ้วยงานสารบรรณ • เอกสารจดหมายเหตุส่วน บุคคล
- 11. เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร • เอกสารที่สื่อความหมายเนื้อหาด ้วยลายลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเป็น ตัวเขียน หรือตัวพิมพ์ • เอกสารโต ้ตอบ • เอกสารประชุม • แผนงาน • โครงการ • รายงาน • บทความ • ฯลฯ
- 12. เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ • เอกสารที่สื่อความหมายด ้วยภาพหรือเสียง •ภาพถ่าย • ฟิล์มเนกาตีฟ • สไลด์ • โปสเตอร์ • ปฏิทิน • บัตรอวยพร • แถบบันทึกเสียง • แถบบันทึกภาพ • ฟิล์มภาพยนตร์ • ฯลฯ
- 13. เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง • แผนที่ •แผนผัง • แบบแปลน • พิมพ์เขียว • ฯลฯ
- 14. เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ • เอกสารที่บันทึกข ้อมูลและค้นหาข ้อมูลที่บันทึกไว ้นั้นด ้วยเครื่อง คอมพิวเตอร์ • ดิสก์เกตท์ • ซีดี • วีซีดี • ดีวีดี • ฯลฯ
- 15. รูปแบบของเอกสารจดหมายเหตุ ... ณวันนี้ Traditional Format • สิ่งพิมพ์ • ภาพถ่าย • แผนที่ • วัตถุต่างๆ Born-Digital Format • เอกสารที่สร ้างด ้วยโปรแกรม คอมพิวเตอร์ • Microsoft Office • Adobe PhotoShop • เอกสารที่ส่งออก (Export) หรือแปลง (Convert) จาก ต ้นฉบับดิจิทัล • PDF • ภาพถ่ายจากกล ้องถ่ายภาพ ดิจิทัล • สื่อมัลติมีเดีย
- 16. รูปแบบของระบบจดหมายเหตุ ... ณวันนี้ Personal Digital Archive • บุคคล • หน่วยงาน • เน้นนาเสนอ • เก็บรายละเอียด • บันทึก “ปูม” ประจาวัน Digital Archive • คลังจัดเก็บตามระบบ • ระบบปิด • ระบบเปิด • ระบบบริหาร • นาเข ้าข ้อมูลจาก Personal Digital Archive • จัดหมวดหมู่ • ลับ • เผยแพร่สาธารณะ • เผยแพร่ • สืบค ้น • Visualization • Timeline
- 17. แนวคิดใหม่ของการบริหารจัดการ “จดหมายเหตุ” • ไม่ต้องรอเวลา ... 25 ปี 30 ปี • เอกสารวันนี้ สามารถประเมินคุณค่าการเป็นจดหมายเหตุ ได ้ทันที • ดาเนินการบริหารจัดการ “เอกสารที่ประเมินคุณค่า” แล ้ว ค ้นหารวบรวมเอกสาร ประเมินเอกสาร ดาเนินการแปลงดิจิทัล ให ้ข ้อมูล นาเข ้าระบบ สร ้างเอกสาร ประเมินเอกสาร ให ้ข ้อมูล นาเข ้าระบบ
- 18. ลักษณะเฉพาะของเอกสารจดหมายเหตุ จัดแสดง และอธิบายแบบ “กลุ่มหรือภาพรวม” ไม่ใช่รายชิ้น Hall of Frame
- 19.
- 21. Personal Digital Archive •Social Media/Social Networking • Facebook • Blog • Wiki • Timeline
- 22.
- 23.
- 24. เอกสารจดหมายเหตุของท่าน ?????? • ประเด็นพิจารณา •รูปแบบที่ต ้องการดาเนินการ • เป้าหมาย • กฎหมาย/กฎระเบียบที่ เกี่ยวข ้อง • งบประมาณ • ทีมงาน • ความรู้ความสามารถด ้าน เทคนิคคอมพิวเตอร์ • การประเมินจากคุณค่า ของเอกสาร • ด ้านกฎหมาย • ด ้านการบริหาร • ด ้านการเงิน • ด ้านวิชาการ
- 25. Raw Data :Storage & Backup System Digital Archives Management System Document Management System Digital Library / IR – Institutional Repository / Digital Repository / Research Repository / KM ระบบปิด ระบบเปิด Data Exchange & Interoperability ? ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ Machine Readable
- 26. Raw Data :Storage & Backup System Digital Archives Management System Document Management System Digital Library / IR – Institutional Repository / Digital Repository / Research Repository / KM ระบบปิด ระบบเปิด Data Exchange & Interoperability ? ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ Z39.5 OAI-PMH XML Services
- 27. Raw Data :Storage & Backup System Digital Archives Management System Document Management System Digital Library / IR – Institutional Repository / Digital Repository / Research Repository / KM ระบบปิด ระบบเปิด Data Exchange & Interoperability ? ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ Word PDF PDF/A ฝังฟอนต์ Word ฝังฟอนต์ JPG High Quality Z39.5 OAI-PMH XML Services
- 28. Raw Data :Storage & Backup System Digital Archives Management System Document Management System Digital Library / IR – Institutional Repository / Digital Repository / Research Repository / KM ระบบปิด ระบบเปิด Data Exchange & Interoperability ? ระบบเอกสารดิจิทัลต่างๆ Word PDF PDF/A ฝังฟอนต์ Word ฝังฟอนต์ JPG High Quality Z39.5 OAI-PMH XML Services
- 29. Metadata for DigitalCollections Library Museum Archive eLearning Data Structure MARC, DC CDWA EDA, ISAD(g) DC Data Content AACR2, RDA CCO DACS LOM Data Format XML XML XML XML Data Exchange Z39.5, OAI OAI OAI OAI
- 30. Software เฉพาะ • ICA AtoM •Archivon • Collectives อื่นๆ • Joomla • Wordpress • Dokuwiki • MediaWiki • DSpace • Omeka • Drupal
- 31. กระบวนการบริหารจัดการ • ประเภทของทรัพยากร นิยาม ลักษณะเฉพาะฟอร์แมต • การได ้มา ลิขสิทธิ์ • กระบวนการดาเนินการ • ความยั่งยืน • การเผยแพร่ ประเด็นที่ควรใส่ใจ • สื่อดิจิทัลไม่ได ้กาหนด มาตรฐานร่วมกัน • การทางานซ้าซ ้อน เสียเวลา • ระบบคลังดิจิทัล ไม่รองรับ มาตรฐาน • การละเมิดลิขสิทธิ์ • Software, Content, Font, Image
- 32. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner •เลือกเครื่องสแกนเนอร์ให ้เหมาะสมกับประเภทของเอกสาร • สวมใส่ถุงมือขณะดาเนินการ • กาหนดค่า Config ของ เครื่องสแกนเนอร์ให ้อยู่ ในระดับสูง • Resolution มากกว่า 300 dpi • โหมดสี CMYK/RBG/Grey • บันทึกในฟอร์แมต • TIFF • Best Quality JPG • PNG • เก็บข ้อมูลไว ้หลายสาเนา
- 33.
- 34.
- 35.
- 36. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner กระบวนการRetouch + เอกสาร PDF ต ้นฉบับ
- 37. การสแกนเอกสารด ้วย Scanner กระบวนการเอกสารPDF เผยแพร่
- 38. การบริหารจัดการ Born-Digital Media •เอกสารจาก Microsoft Office สร ้างเอกสารแบบ Style กาหนด Metadata บันทึกเอกสารแบบฝังฟอนต์ ส่งออกเป็น PDF/A
- 39. การบริหารจัดการ Born-Digital Media •ภาพถ่ายดิจิทัล ตั้งค่าวัน/เวลาของกล ้องถ่ายภาพดิจิทัล ถ่ายภาพด ้วยค่า Config ในระดับสูง นาภาพมาบันทึก IPTC, XMP Metadata
- 40.
- 41. แนวทางการดาเนินการจดหมายเหตุ • แนวทางที่ 1 •ดาเนินการในรูปแบบหอเกียรติยศ • การจัดแสดง + สื่อดิจิทัล • แนวทางที่ 2 • ดาเนินการจัดทาสิ่งพิมพ์จดหมายเหตุหน่วยงาน หรือเหตุการณ์สาคัญๆ • เพิ่มการนาเสนอในรูปแบบ eBook, ePub • แนวทางที่ 3 • ดาเนินการจัดทาจดหมายเหตุดิจิทัลหน่วยงาน หรือเหตุการณ์สาคัญ • ใช ้เครื่องมือในกลุ่ม Blog โดยให ้ความสาคัญกับ “วัน/เวลาที่ของเหตุการณ์” • นากระบวนการของจดหมายเหตุตาม “พรบ./ระเบียบที่เกี่ยวข ้องมาผสมผสาน” • แนวทางที่ 4 • ดาเนินการทุกรูปแบบ โดยกาหนดกรอบ ขอบเขตเรื่อง และระยะเวลา ดาเนินการเป็นระยะ