Laporan Prakrind Asma Ul Husna

1. LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI
PROSES ORDER SAMPAI DENGAN PENGARSIPAN
Disusun sebagai salah satu syarat mengikuti sidang Praktik Kerja Industri
DISUSUN OLEH:
NAMA : ASMA UL HUSNA
NIS : 18.1700
JURUSAN : AKUNTANSI
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-AZHAR BATAM
JL. GUNUNG BROMO NO. 1 BALOI INDAH - BATAM
TP.2019/2020

2. KATA KATA MUTIARA
Jangan bandingkan prosesmu dengan orang lain
Karena,
“ Tidak semua bunga tumbuh dan mekar bersamaan ”
MOTTO
Tidak ada tekanan,Tidak ada berlian.
ii

3. HALAMAN PENGESAHAN INDUSTRI
PROSES ORDER SAMPAI DENGAN PENGARSIPAN
Laporan ini telah disahkan dan disetujui
Pada tanggal ….…………. Di Batam oleh:
Koordinator Prakerind Du/Di
Sumilah
Pembimbing Du/Di
Jon Kenedi
Pimpinan Perusahaan
Ambar Prawidiyanto
Kepala Cabang
iii

4. HALAMAN PENGESAHAN SEKOLAH
PROSES ORDER SAMPAI DENGAN PENGARSIPAN
Laporan ini telah disahkan dan disetujui
Pada tanggal …………….. di Batam oleh:
Koordinator Prakerind Guru Pembimbing
H.Muhammad.Rusdi,S.Ag,M.Sy Indra Azianti.S.HI
Nuptk. 5749752655200002 Nuptk. 493776866913008
Megetahui
Kepala SMK AL-AZHAR BATAM
Afrinaldy,S.Kom.,MOS
Nuptk. 1753764665130212
iv

5. KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga penulis
dapat menyelesaikan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) yang bertempat di PT SUCOFINDO
CABANG BATAM, selama empat bulan dengan baik. Sekaligus penulis dapat menyusun laporan
ini sebagai kewajiban pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKRIND) di instansi ini.
Dengan adanya Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) ini, penulis dapat menambah
wawasan dan pengalaman ,serta dapat mempraktekkan ilmu yang telah Bapak/Ibu guru berikan di
sekolah sebagai penunjang selama mengikuti PRAKERIND. Dengan di adakannya PRAKERIND
ini, siswa tidak canggung dalam menghadapi dunia usaha sesungguhnya. Laporan ini merupakan
bukti tertulis bahwa penulis telah melaksanakan kegiatan PRAKERIND di tempat ini. Penulis
mengucapkan banyak terimakasih yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu , membimbing dan memberikan dukungan kepada penulis dalam melaksanakan
pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND).
Dengan terselesaikannya laporan ini , penulis ingin mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Afrinaldy,S.Kom,MOS selaku Kepala SMK Al-Azhar Batam.
2. Bapak Ambar Prawidiyanto selaku Pimpinan (Kepala Cabang) PT SUCOFINDO.
3.Ibu Indra Azianti S.H.I selaku Pembimbing dari pihak SMK Al-Azhar Batam.
4.Bapak Jon Kenedi selaku Pembimbing dari pihak PT SUCOFINDO.
5.Ibu Helda Fahyuti selaku Kaprodi jurusan Akuntansi SMK Al-Azhar Batam.
6.Ibu Fatmalasari,S.Pd selaku Wali Kelas XI Akuntansi SMK Al-Azhar Batam.
7.Bapak H.Muhammad Rusdi,S.Ag,M.Sy selaku Koordinator Prakerind SMK Al-Azhar
Batam.
v

6. 8. Bapak Teuku Mahawira Nohan,S.T, M.I.T selaku System Administrator SMK Al-
Azhar Batam
9. Seluruh Pengajar PRAKERIND yang telah senantiasa mengajar dan membimbing
penulis.
10. Seluruh Karyawan PT SUCOFINDO yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan
PRAKERIND.
11. Bapak/Ibu guru, kakak kelas dan adik kelas penulis yang telah memberi dorongan
material maupun spiritual.
12. Keluarga dan Saudara-saudara penulis, serta semua pihak yang telah banyak
membantu dalam pembuatan laporan ini yang tidak penulis sebutkan satu per satu.
Dalam menyusun laporan ini penulis telah berusaha semaksimal mungkin, tetapi
penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari kesempurnaan. Namun hal tersebut menutup
adanya kelebihan dan kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis
harapkan untuk perbaikan.
Batam,… 2020
Asma Ul Husna
NIS. 18.1700
vi

7. DAFTAR ISI
KATA MUTIARA DAN MOTO ii
HALAMAN PENGESAHAN PIHAK INDUSTRI iii
HALAMAN PENGESAHAN PIHAK SEKOLAH iv
KATA PENGANTAR v
DAFTAR ISI vii
DAFTAR GAMBAR ix
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan 3
1.3 Manfaat 4
1.4 Rumusan Masalah 5
1.5 Waktu Pelaksanaan 5
BAB II TINJAUAN UMUM 6
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan 6
2.2 Visi dan Misi Perusahaan 8
2.3 Struktur Organisasi 9
2.4 Peraturan dan Tata Tertib 10
BAB III TINJAUAN KHUSUS 12
3.1 Landasan Teori 12
3.2 Pembahasan Masalah 17
vii

8. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 22
4.1 Kesimpulan 22
4.2 Saran 22
DAFTAR PUSTAKA 23
viii

9. DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 2.1 PT Sucofindo Cabang Batam 6
GAMBAR 2.2 Struktur Organisasi 9
GAMBAR 2.3 Contoh Baju Seragam 11
GAMBAR 3.1 Purchase Order 17
GAMBAR 3.2 Subjek File 18
GAMBAR 3.3 Surat Tugas 19
GAMBAR 3.4 Peroforma Invoice 19
GAMBAR 3.5 Contoh Invoice 20
GAMBAR 3.6 Rekapitulasi File Order 21
GAMBAR 3.7 Lemari Arsip 21
ix

11. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia teknologi saat ini sangat pesat seiring dengan peningkatan
kebutuhan layanan yang cepat dan efisien. Pada suatu kegiatan usaha seperti pada sebuah
perusahaan, sangat membutuhkan sumber daya manusia yang mampu memanfaatkan
teknologi sebagai alat untuk menopang kualitas maupun produktivitas usaha tersebut.
Sumber saya manusia merupakan modal utama dalam kegiatan tersebut. Maka dari itu
kualitas tenaga kerja harus dikembangkan dengan baik. Salah satu caranya adalah
memberikan kesempatan pada siswa siswi untuk lebih mengenal dunia kerja dengan
mengikuti kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL). SMK AL - AZHAR adalah salah stau
instansi pendidikan yang mengajarkan tentang dunia kerja dan mengharuskan siswa siswinya
untuk mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL).
Sekolah sebagai pusat pemeliharaan dan pengembangan ilmu pengetahuan turut
mempunyai peranan dalam mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana yang tercantum
dalam pembukaan UUD 1945 Alinea ke-4 dengan cara mendidik siswa dengan ilmu
pengetahuan dan keterampilan agar kelak berguna bagi Bangsa dan Negara.
Dalam rangka mendekatkan kesesuaian antara mutu dan tamatan pendidikan
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), perlu adanya dukungan dari berbagai pihak yang
terkait dengan bidang keahlian yang dibutuhkan oleh lapangan kerja. Salah satu pihak yang
ikut serta dalam menghasilkan tamatan dan mutu pendidikan yang berkualitas dan
berdedikasi tinggi serta berdisiplin ilmu adalah pihak DU/DI ( Dunia Usaha/Dunia Industri ).
Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian siap kerja.
Oleh karena itu diadakan suatu program Pendidikan Sistem Ganda (PSG), yaitu dengan
melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) agar setiap siswa lulusan SMK
1

12. mempunyai pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha yang
sesungguhnya setelah tamat sekolah.
Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat Pendidikan Menengah
Kejuruan, pola penyelenggaraan di SMK belum secara tegas dapat menghasilkan tamatan
sebagaimana yang di harapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari kondisi pembelajaran yang
belum kondusif untuk menghasilkan tenaga kerja yang professional, karena keahlian
professional seseorang tidak semata-mata diukur oleh penguasaan unsur pengetahuan dan
teknik bekerja, tetapi harus dilengkapi dengan penguasaan kiat (arts) bekerja yang baik.
Ada dua pihak yaitu lembaga pendidikan dan lapangan kerja ( industri/perusahaan
atau instansi tertentu ) yang secara bersama - sama menyelenggarakan suatu program
keahlian kejuruan. Dengan demikian kedua belah pihak seharusnya terlibat dan bertanggung
jawab mulai dari tahap perencanaan program, tahap penyelenggaraan sampai penilaian dan
penentuan kelulusan siswa.
2

13. 1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Pembuatan Laporan
Adapun tujuan dari pembuatan laporan prakerind ini antara lain :
a. Sebagai bukti tertulis bahwa siswa telah melaksanakan prakerind
b. Sebagai syarat wajib untuk mengikuti sidang prakerind
c. Agar siswa mampu mengembangkan dasar-dasar teori yang didapatkan
dari sekolah yang berhubungan dengan hasil prakerind
d. Siswa dapat menuangkan pikiran kedalam tulisan yang dapat diuji
kebenarannya
1.2.2 Tujuan Praktek Kerja Industri
Adapun tujuan dari praktek kerja industri yaitu :
a. Mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan di sekolah.
b. Membentuk pola pikir yang membangun siswa dan siswi prakerind.
c. Melatih siswa untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara professional di
dunia kerja yang sebenarnya.
d. Membentuk semangat kerja yang baik bagi siswa-siswi prakerind.
e. Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang dimiliki
oleh siswa dan siswi prakerind sesuai bidangnya masing masing.
f. Menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar dapat
dikembangkan dan di implementasikan dalam kehidupan sehari hari.
g. Menjalin kerjasama yang baik antar sekolah dengan dunia industri ataupun
dunia usaha.
3

14. 1.3 Manfaat
Jika ditinjau dari tujuan prakerind ,maka prakerind ini memiliki manfaat besar bagi siswa
itu sendiri, diantaranya :
a. Menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki keahlian professional, dengan
keterampilan, pengetahuan, serta etos kerja yang sesuai dengan tuntutan zaman.
b. Mengasah keterampilan yang diberikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).
c. Menjalin kerjasama yang baik antar sekolah dan perusahaan terkait, baik dalam
dunia usaha maupun dunia industri.
d. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih tenaga
kerja yang berkualitas.
e. Sebagai bentuk pengakuan dan penghargaan bahwa pengalaman kerja sebagai
bagian dari proses pendidikan.
f. Mengenalkan siswa siswi pada pekerjaan lapangan di dunia usaha dan industri,
sehingga pada saatnya mereka terjun ke lapangan pekerjaan yang sesungguhnya
dapat beradaptasi dengan cepat.
g. Menambah teman selain di lingkungan sekolah.
h. Meningkatkan citra sekolah dan perusahaan terkait.
i. Memberikan keuntungan pada pihak sekolah dan siswa siswi itu sendiri, karena
keahlian yang tidak diajarkan di sekolah didapat di dunia usaha atau industri.
4

15. 1.4 Rumusan masalah
Bagaimana alur proses order sampai dengan pengarsipan di PT SUCOFINDO BATAM ?
1.5 Waktu Pelaksanaan
Adapun waktu pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) sama dengan waktu
pelaksanaan kerja para karyawan dan karyawati PT SUCOFINDO BATAM, yaitu :
- Masuk kerja hari Senin s.d Jumat
- Libur kerja hari Sabtu, Minggu dan Hari Libur Nasional
- Jam masuk pukul 08.00 WIB
- Untuk hari Senin s.d Kamis jam Istirahat, Sholat, Makan (ISHOMA) pukul 12.00 s.d
13.00
- Untuk hari Jumat jam istirahat, Sholat, Makan (ISHOMA) pukul 11.30 s.d 13.30
- Jam pulang kerja pukul 17.00 WIB
5

16. BAB II
TINJAUAN UMUM
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Gambar 2.1 PT Sucofindo Cabang Batam
PT Superintending Company of Indonesia (Persero) (selanjutnya disebut SUCOFINDO)
merupakan Badan Usaha Milik Negara yang dibangun antara Pemerintah Republik Indonesia
dengan SGS, Perusahaan inspeksi terbesar di dunia yang berpusat di Jenewa, Swiss.
Berdiri pada tanggal 22 Oktober 1956 berdasarkan Akta Notaris Johan Arifin Lumban
Tobing Sutan Arifin Nomor 42, awalnya SUCOFINDO hanya berfokus pada layanan jasa
Pemeriksaan dan Pengawasan di bidang perdagangan, terutama komoditas pertanian, serta
membantu pemerintah dalam menjamin kelancaran arus barang dan pengamanan devisa
negara dalam perdagangan ekspor impor. Seiring dengan perkembangan kebutuhan dunia
usaha, SUCOFINDO melakukan langkah kreatif dan inovatif serta menawarkan jasa-jasa
terkait lainnya.
6

17. Komposisi kepemilikan saham SUCOFINDO beberapa kali mengalami perubahan. Tahun
1961, komposisinya berubah menjadi 20% SGS dan 80% Pemerintah Indonesia, kemudian
berubah menjadi 5% SGS dan 95% Pemerintah Indonesia hingga saat ini.
Berbagai layanan baru pun ditawarkan oleh SUCOFINDO, seperti pergudangan,
dan penerusan, laboratorium analitik, industri dan teknik kelautan, pengasapan dan
kebersihan industri. Keanekaragaman jenis jasa SUCOFINDO dikemas secara terpadu,
didukung oleh tenaga professional yang ahli di bidangnya, kemitraan usaha strategis dengan
beberapa institusi internasional serta jaringan kerja laboratorium, cabang dan titik layanan
yang tersebar di berbagai kota di Indonesia telah memberikan nilai tambah terhadap layanan
yang diberikan oleh SUCOFINDO.
SUCOFINDO telah mengembangkan jasa di bidang usaha inspeksi dan audit, pengujian
dan analisis, sertifikasi, konsutasi, dan pelatihan dalam bidang pertanian, Kehutanan,
Pertambangan (Migas dan Nonmigas), Konstruksi, Industri Pengolahan, Kelautan, Perikanan,
Pemerintah, Transportasi, Sistem Informatika dan Energi Terbarukan.
Kompetensi dan pengalaman SUCOFINDO tak perlu diragukan lagi. Tahun 2017, dengan
didukung oleh budaya kerja yang tinggi, peningkatan kompetensi melalui knowledge
management dan pengembangan jasa yang inovatif, diharapkan dapat mengembangkan bisnis
yang berorientasi kelas dunia. Dengan perjalanan panjang yang dilalui, SUCOFINDO melalui
visi dan misi bertekad untuk terus menjadi perusahaan inspeksi terdepan dan terbesar di
Indonesia.
7

18. 2.2 Visi Dan Misi
2.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan Kelas Dunia yang kompetitif, andal, dan terpercaya di
bidang inspeksi, pengujian, sertifikasi, konsultasi dan pelatihan.
2.2.2 Misi Perusahaan
Menciptakan nilai ekonomi kepada para pemangku kepentingan terutama
pelanggan, pemegang saham dan karyawan melalui layanan jasa inspeksi,
pengujian, sertifikasi, konsultasi serta jasa terkait lainnya untuk menjamin
kepastian berusaha.
8

19. 2.3 Struktur Organisasi
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
9

20. 2.4 Peraturan Dan Tata Tertib
Kewajiban yang harus di taati oleh setiap pegawai antara lain :
1. Setiap insan sucofindo wajib mengikuti sosialisasi etika usaha dan tata
perilaku , baik sosialisasi melalui tatap muka / morning call , ataupun melalui
media elektronik seperti KM Portal, email, website sucofindo.
2.Setiap insan sucofindo wajib membaca, memahami dan menerapkan etika
usaha dan tata perilaku dalam semua aktifitas perusahaan.
3. Menempatkan serikat pekerja sebagai mitra perusahaan.
4. Menjual produk sesuai dengan persyaratan pelanggan dan standar mutu yang
telah ditetapkan.
5. Melakukan persaingan yang sehat dengan mengedepankan keunggulan produk
dan layanan yang bermutu.
6. Melaksanakan pembayaran kepada pemasok dengan tepat waktu dan tepat
jumlahnya.
7. Melakukan analisis resiko dan manfaat sebelum melakukan ikatan perjanjian
kerjasama.
8. Membina hubungan dan komunikasi yang baik.
9. Memberi informasi yang relevan dan berimbang kepada Media Massa.
10. Saling menghargai, menghormati, jujur dan sopan.
11. Menjaga kerahasiaan data maupun informasi tentang pelanggan.
12. Mengamankan harta perusahaan dari kerusakan dan kehilangan.
13. Bersikap netral dan tidak memberikan perlakuan istimewa kepada
stakeholders tertentu dalam memberikan layanan.
10

21. 14. Dilarang untuk melakukan kegiatan perjudian, perbuatan asusila,
penyalahgunaan narkotika dan obat terlarang (narkoba) serta minuman
beralkohol.
15. Setiap insan sucofindo wajib datang tepat waktu.
16. Setiap insan sucofindo wajib menggunakan seragam sesuai hari yang telah
ditetapkan.
Gambar 2.3 Contoh Baju Seragam
17. Setiap insan sucofindo yang muslim wajib melaksanakan sholat fardhu.
18. Setiap insan sucofindo wajib berpakaian yang rapi,bersih, dan wangi.
19. Selalu menggunakan alat - alat keselamatan kerja dan selalu mencegah
terjadinya tindakan atau keadaan yang dapat menimbulkan bahaya.
20. Melakukan check-in pada saat masuk kerja dan check-up pada waktu pulang
kerja.
21. Selalu menggunakan atau membawa kartu tanda pengenal pegawai.
22. Melakukan tugas atau pekerjaan dengan sebaik baiknya , penuh pengabdian,
kesadaran, dan tanggung jawab.
23. Menjadi contoh serta teladan yang baik terhadap bawahannya.
24. Setiap insan sucofindo wajib mematuhi peraturan yang telah di tetapkan.
11

22. BAB III
TINJAUAN KHUSUS
3.1 Landasan Teori
3.1.1 Pengertian Proses Order ( Purchase Order )
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk
menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. Purchase Order juga
merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual
mengenai barang yang ingin di beli oleh pihak pembeli.
3.1.2 Aspek-Aspek dalam Purchase Order
Selain informasi yang memperlihatkan detail perusahaan yang terlibat dan tanggal
pesanan, purchase order juga berisi rincian penting tentang barang yang akan dibeli
oleh pihak pembeli termasuk nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga, dan juga
ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon. Purchase order adalah sebuah
surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.
3.1.3 Purchase Order Setelah Dikirim
Setelah purchase order telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian
memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika purchase order diterima,
penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga
yang ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice)
kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.
12

23. 3.1.4 Fungsi Purchase Order
Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari pemasok dengan
menggunakan purchase order, namun pesanan pembelian dengan PO tersebut akan
memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan
ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan
Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order:
1. Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam
purchase order.
2. Cantumkan detail apa saja yang akan di pesan, seperti merek, nama barang,
jumlah, dan informasi lainnya.
3. Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang di pilih.
4. Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa
perlu).
5. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah
daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
6. Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga
cara pengiriman yang di inginkan.
7. Cantumkan nomor PO (purchase order). Nomor ini sangat penting untuk
melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.
13

24. 3.1.5 Pengertian Invoice
Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak
pembeli atau dalam hal ini pelanggan sesuai kesepakatan yang tertera di Purchase
Order. Atau yang lebih dikenal dengan surat pemesanan yang dikeluarkan setelah
terjadi booking atau pesanan antara penjual dengan pembeli. Invoice berisi rincian
dari setiap barang atau produk yang ditawarkan dengan harga sesuai kesepakatan PO.
Masyarakat umum Indonesia lebih mengenal faktur daripada invoice.
Sebagaimana termuat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa
faktur merupakan daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama,
jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan. Faktur juga bisa diartikan
sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada konsumen.
Semua yang terlibat dalam bisnis baik perdagangan produk, jasa atau yang lainnya
pasti membutuhkan invoice. Di perusahaan jasa invoice biasa disebut dengan Notice
atau kwitansi. Invoice ini merupakan bukti transaksi antara penjual dan konsumen.
3.1.6 Fungsi Invoice
Fungsi dari invoice maupun faktur tidak jauh berbeda. Yang lain hanyalah satu
fungsi invoice yaitu sebagai alat bukti pembelian sekaligus sebagai surat penagihan
hutang pembelian.
1. Sebagai informasi tagihan yang harus dibayar.
2. Menjadi rujukan yang sah jika barang/ jasa akan dijual lagi.
3. Sebagai rekomendasi ketika menambahkan transaksi ke pembukuan.
4. digunakan sebagai rujukan yang resmi sebagai faktur pajak.
14

25. 3.1.7 Jenis-Jenis Invoice
Dokumen invoice dibagi menjadi beberapa jenis. Semuanya, sering digunakan
untuk bertransaksi oleh pengusaha dan pebisnis kelas atas maupun menengah. Berikut
ini jenis-jenis yang dimaksud yakni :
1. Invoice Biasa
Invoice biasa adalah dokumen penagihan hutang yang paling umum.
Biasanya catatan ini digunakan untuk transaksi yang sederhana. Karena
itulah, format surat juga simpel. Hanya berisi nama barang dan harga
jualnya saja.
2. Invoice Peroforma
Invoice peroforma disebut juga invoice sementara. Biasanya, surat ini
diberikan ketika suplai produk masih belum rampung. Maka dari itu,
ciri invoice jenis ini adalah diberikan kepada pembeli secara bertahap.
Sebagai bukti, kalau sebagian produk sudah dikirimkan.
3. Invoice Konsuler
Jenis yang ketiga adalah invoice yang paling eksklusif yang
disebut invoice konsuler. Biasanya dokumen ini disertakan untuk
transaksi besar kelas antar negara. Yang paling sering menggunakan
dokumen ini adalah transaksi ekspor dan impor. Sedangkan syarat
keluarnya invoice, harus ada persetujuan tertulis dari atase perdagangan
dari negara yang bertransaksi.
15

26. 3.1.8 Pengertian Pengarsipan
Pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut
sistem pengarsipan tertentu.
3.1.9 Tujuan Pengarsipan
Adapun di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu:
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
keterangan.
2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil
kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
3. Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
4. Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.
5. Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.
3.1.10 Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis
dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi
huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:
1. Sistem Alfabet
2. Sistem Nomor
3. Sistem Grafik
4. Sistem Kronologi
5. Sistem Subjek
16

27. 3.2 Pembahasan Masalah
3.2.1 Alur Proses Order Sampai dengan Pengarsipan
A. Penerimaan dan Pencatatan Order
Dalam tahapan penerimaan dan pencatatan order ada beberapa hal
yang harus di isi, yakni Nomor order, Nama Pelanggan, Jenis Kegiatan.
Setelah semua terisi, selanjutnya memasuki tahap Kelengkapan Dokumen.
Dalam tahap ini, pembeli juga diberikan hak untuk melakukan penawaran
harga ( Quotation ). Setelah quotation di terima dan disepakati, masuk ke
dalam proses pembuatan PO/WO/IWO.
Gambar 3.1 Purchase Order
17

28. Selanjutnya order di terima dan di buatkan Order Confirmation (OC), ini
bertujuan sebagai tanda bahwa permintaan telah di sepakati atau diterima.
Setelah semua selesai Subjek file diberikan ke Operasi.
Gambar 3.2 Subjek File
B. Pelaksanaan Order
Setelah subjek file diterima oleh operasi, tahap selanjutnya adalah
pembuatan surat tugas , surat tugas ini berguna sebagai bukti bahwasannya
petugas yang bertugas ke lapangan,benar-benar telah diberi izin untuk
bertugas dan telah melakukan inspeksi ke perusahaan yang bersangkutan.
Jika surat tugas telah diterbitkan, barulah masuk ke tahap
pelaksanaan pekerjaan. Setelah itu, akan dibuatkan atau di cetak :
- Draf Laporan/HPL/HAL - Media Invoice (Peroforma)
- Draf Setrifikat - Berita Acara
18

29. Setelah semua di cetak Subjek File diserahkan kepada PPS(Petugas
Pencetakan Sertifikat).
Gambar 3.3 Surat Tugas Gambar 3.4 Peroforma Invoice
C. Pencetakan Sertifikat
Setelah subjek file diterima oleh PPS, petugas akan membuatkan
Check List/Verifikasi Dokumen. Jika syarat yang di tentukan belum
terpenuhi, maka tidak bisa melakukan pencetakan sertifikat dan invoice.
Jika syarat telah terpenuhi,selanjutnya adalah pencetakan sertifikat,
sertifikat ini adalah tuangan dari HPL. Selanjutnya adalah pencetakan
invoice. Jika invoice sudah di terbitkan, maka subjek file akan di serahkan
ke operasi.
19

30. Gambar 3.5 Contoh Invoice
D. Pendistribusian Dokumen
Setelah subjek file diterima, copy sertifikat dan data teknis.
Setelah di copy, sertifikat dan invoice diserahkan ke pelanggan. Subjek file
diserahkan ke operasi.
E. Pengarsipan
Setelah subjek file diterima di operasi, selanjutnya pemberian label
atau dibuatkan rekapitulasi file order.
20

31. Gambar 3.6 Rekapitulasi File Order
Setelah file order di cetak, subjek file akan di simpan di lemari
pengarsipan. Jika telah 1 tahun, subjek file akan dipindahkan kedalam
gudang pengarsipan.
Gambar 3.7 Lemari Arsip
21

32. BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dari hasil laporan ini, dapat disimpulkan bahwa proses order sampai dengan
pegarsipan adalah proses kegiatan mulai dari awal pemesanan sampai dengan
selesainya semua kegiatan, dokumen dan administrasi yang bersangkutan hingga
pangarsipan dokumen ke dalam lemari penyimpanan. Dalam proses order sampai
dengan pengarsipan ada 5 tahapan yang harus dikerjakan yaitu penerimaan dan
pencatatan order, pelaksanaan order, pencetakan sertifikat, pendistribusian dokumen
dan pengarsipan.
4.2 Saran
Dokumen yang diberikan ke klien adalah dokumen yang asli, sedangkan yang di
arsipkan di subjek file adalah dokumen yang copy. Apapun yang di cetak, harus di
copy atau di scan untuk pegangan perusahaan, sehingga jika terjadi kesalahan atau hal
yang berhubungan dengan itu, perusahaan punya dokumen pegangannya sendiri.
22

33. DAFTAR PUSTAKA
Husna,asma,ul,2020.Laporan Praktik Kerja Industri : proses order sampai dengan invoice.Batam
https://www.beecloud.id/pengertian-dan-contoh-invoice-bagi-perusahaan/
https://cpssoft.com/blog/akuntansi/pengertian-invoice/
https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-purchase-order/
https://smkn1-ketapang.sch.id/index.php?id=artikel&kode=39
http://kiperkece.blogspot.com/2017/10/tata-cara-mengarsip-dan-pengertiannya.html?m=1
23