kintoneで実現する働き方改革支援事業 サテライトシェアオフィス「New Work」
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kintone hive 大阪 東京急行電鉄株式会社
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kintoneで実現する働き方改革支援事業 サテライトシェアオフィス「New Work」
- 3. 不動産事業 2
- 4. 事業展開 3
- 6. 「NewWork」による働き方改革 5 ダイバーシ ティ グローバル化 少子高齢化 時間だけでなく、働く場所の自由度も高めた テレワークによる働き方改革 時代の変化に合わせた柔軟な働き方の必要性
- 11. kintone選定理由 10 スピード カスタマイズ コスト 2015年12月 システム検討開始 2016年2月 開発スタート 2016年5月 サービスローンチ
Editor's Notes
- 東急電鉄の野﨑と申します。 本日は当社で今年の5月より新たにスタートいたしました、企業の働き方改革を支援するシェアオフィスサービスNewWorkにおける、 kintoneの活用事例をご紹介させていただきます。 私どもも実はkintoneと出会ってから1年がたっておらず、 まだまだ活用しきれていない部分も有るかと思いますが、 今回の内容が少しでも皆様の参考になればと思いますので、 本日はよろしくお願いいたします。
- 当社の鉄道は渋谷を起点とし、横浜方面、城西南地区に、8路線を展開しております。 総線路長は約100kmとなり、1日あたり約300万人の方にご利用をいただいております。
- また現在渋谷駅周辺の再開発がピークを迎えておりますが、 その他にも沿線におけるオフィスや商業施設など駅周辺の再開発事業をすることにより、 沿線の利便性向上、沿線価値向上を目指しております。
- その他にもグループ会社では全国に広がるホテルや百貨店のほか、 電力事業やケーブルテレビ、ホームセキュリティなどえんせん住民の方々の生活をより便利にするサービスを展開しております。
- そのような東急電鉄では今年の5月から新事業として法人向けの会員制シェアオフィスサービスNewWorkを開始いたしました。 NewWorkは当社沿線を中心として当社直営のシェアオフィスを出店するほか、 都心近郊の居住地や都心部の他、地方都市のシェアオフィスやコワーキングスペース、さらにはカラオケ店やホテルと提携をすることにより、 にどこでも使えるシェアオフィスネットワークを展開し、企業の働き方改革を支援するサービスとなっております。
- 近年、ダイバーシティやグローバル化、少子高齢化という社会環境の変化に合わせて柔軟に働き方を変化させ、より効率的に働くことが求められるようになってきております。 昨今連日のように話題になっている働き方改革ですが、NewWorkは「働く場所」という観点からテレワークを推進し、働き方改革に寄与するサービスです。
- 企業はNewWorkを利用することにより主に3つのメリットを得ることができます。 1つ目は人材の確保です。少子高齢化により各社にとって人材の確保は重要な課題となっております。 そのような中で、従業員のライフスタイルに合わせて様々な場所で働くことができるという、魅力的な職場環境を確保することにより、 これまでであれば出産や育児を理由に退職を余儀なくされてきた優秀な女性従業員の流出抑制や、 より柔軟な働き方を求める優秀な若い世代を確保することが可能となります。 2つ目は生産性の向上です。 前述の通り様々な場所において職場環境を整備することにより、 移動時間が削減されることによる生産性の向上、ひいては残業時間の削減、 これまでの職場環境では得られなかった個人ワークにおける集中環境の確保、 さらには朝夕の通勤ラッシュ時間を自宅近くのシェアオフィスで執務していただくことによる通勤ストレスの緩和などが可能となります。 3つ目はBCP対策です。 地震大国日本において企業のBCP対策は非常に重要な課題とも言えますが、 自然災害時等、本社や支社以外に執務環境を確保することにより、事業継続に寄与するほか、 首都直下型大地震など首都圏が壊滅状態になった場合であっても、 全国に広がるNewWorkのシェアオフィスネットワークが地方都市における事業継続に寄与いたします。
- さて、このNewWorkは従来のシェアオフィスサービスとは異なる大きな特徴が3つございます。 1つ目は全国に広がる店舗ネットワークです。 従来のシェアオフィスサービスにおいては、利用可能店舗が特定店舗のみであったり、店舗展開エリアが限定的なものがほとんどでした。 NewWorkは全国で30を超える提携店をどこでも制限なく利用可能となっており、 まさに全国どこでも働ける環境を提供いたします。
- 2つ目の特徴は完全会員制かつ法人向けサービスという点です。 従来のシェアオフィスサービスはドロップインや時間貸しなどでフリーランサーや個人事業主、学生など不特定多数の利用者が来店するものでした。 その点NewWorkについては契約企業のみが保有するICカードがなければ、入退室することができないため、 部外者の侵入が制限され、安全な執務環境が確保されます。
- 3つ目の特徴は、kintoneを利用した勤怠管理が可能な点です。 従来のシェアオフィスにおいては、あくまで人の手による受付をしてりようするというもので、 利用実態については当人の自己申告によるものがほとんどでした。 NewWorkでは前述のICカードによる入退室により、その実績を各企業に開示し、WEB上で閲覧することが可能となっております。 これにより、シェアオフィス利用時であってもあたかも本社にいるかのように、勤怠管理をすることが可能となっております。
- 結論として、NewWorkの入退室システムにはkintoneを導入するに至ったわけですが、 選定理由としてはスピード、カスタマイズ性、そして導入コストの3点です。 昨年12月にシステムの検討を開始した時点においては、 スライド右側にあるようなごく簡単な模式図しかなく、 どのようなシステムを使うのか、どのような構成にするのかなどは全く決まっていない状態でした。 一方でサービスのローンチは今年の5月となっており、また、社内決裁の関係上開発に着手できるのは今年の2月、 すなわち、約3か月でのシステム開発が必須条件となっておりました。 システム開発を検討するにあたり、スクラッチ開発によりゼロベースでNewWorkの仕様に合うものを制作するパターンや、 入退室システムに関わるパッケージソフトを導入することを検討しておりましたが、 スクラッチ開発の場合においては、開発期間が短く、スケジュールの後ろ倒しが必要であるという点、 さらに、当然のことながら開発費用が高額になるという点が、ネックとなっておりました。 一方パッケージソフトの導入においては、NewWorkが、 利用者へのログの開示や在室時間に応じた料金計算などを必要としていたことから、 一般の利用方法とは大きく異なり、フィットしないことが問題でした。 その点、kintoneにおいては、段階的な開発により、必要最小限の機能からスタートさせることで、 スケジュールの後ろ倒しが不要となるほか、業務にフィットするようカスタマイズが可能な点が、 大きな後押しとなり、kintoneの導入が決定いたしました。 また、スクラッチ開発に比べて開発費用が低く収まることも大きなポイントであったことはいうまでもありません。
- NewWorkにてkintoneに持たせた特徴的な機能は大きく2つです。 1つ目はkintoneにより利用者の利用から請求までを全自動で実施しているという点です。 利用者の入退室に伴う、入退室時間の記録からその時点での混雑状況をホームページに反映させるほか、 利用時間を計算し、その時間に応じて、利用料金を計算し、支払方法に応じて、請求書の発行またはクレジットカードへの請求までを、 全てweb上で実行しています。 これにより時間計算や料金計算において人の手が入らない為、 ヒューマンエラーを極力排除しております。
- 2つ目は利用企業にもkintoneアカウントを発行し、利用状況を可視化しているという点です。 前述の勤怠管理を可能にしている点の他、 どの従業員がテレワークを利用しているのか、それによりどの程度のコストがかかっているのか、 都度当社に問い合わせをすることなく、kintone上で確認をすることができるため、 人事担当者の手間を軽減するだけでなく、 企業の働き方改革推進をサポートする機能を実装しております。
- このNewWork事業は当社の社内ベンチャー制度により実施が決定された事業ですが、 企業における新規事業開発においてはいくつかのアルアルが存在していると考えております。 1つ目は完璧なシステムを求め、細かな仕様書を作成したり、議論をしているうちにそもそも企画倒れになってしまったり、 それほど利用頻度が高くないにもかかわらず、不安感から実装することになった本来必要でない機能の追加によるコストオーバーがあります。 kintoneを利用することにより必要最小限の機能でまずはサービスをスタートすることが可能となり、 まずはやってみる、ということが可能となります。 2つ目は、運用開始後の予期せぬ修正対応による追加コストやシステムに合わせた運用方法の変更により、 現場が混乱してしまったり、結果として開発費用が高くなってしまうという点ですが、 kintoneはご存じのとおり、必要に応じて随時カスタマイズが可能となっており、 実際に運用しながら詳細を検討することが可能となっており、このような事態を回避することが可能です。 3つ目は社内のIT部門やシステムに精通した限られた担当者により、仕様書が作られ、システムが完成しまうことにより、 運用フェーズに入った際に、実務担当者がシステムを使いこなすことができない、 いわゆる宝の持ち腐れという状況です。 こちらに関してもkintoneを利用することで運用シーンをイメージしながら開発をすることができ、 開発の現場にも実務担当者が積極的に参加することができ、実際に運用に則したシステム開発をすることが可能となります。 事実NewWorkにおいても私を含めシステムに無知な担当者がシステム開発に取り組み、 スムーズに運用フェーズに移行することができています。
- 今回当社では社内でも初めてkintoneを利用しておりますが、 従来の当社のシステム開発では、社内ICT部門による事前承認が必要となり、大手ベンダーに寄る傾向があったため、 運用部署とICT部門の間での齟齬も少なからずあり、開発期間が長期化するばかりか、開発コストも増大し、 折角多額の投資をして制作したシステムが使いこなせていないなどの問題がありました。 しかし、今回は比較的ライトな開発であったことからも、ICT部門はあくまでアドバイザー的なポジションとして、 我々運用部署がイニシアティブをとり、開発をすることで、開発スピードアップや開発業者の選択肢が広がりコストを低減することにもつながり、 社内におけるシステム開発の新たな選択肢となりました。 もちろん全社横断的な大規模なシステムであれば従来のようにICT部門がイニシアティブをとり、 形式的にシステム開発をするという必要性がある場面も多々あるかと思いますが、 現代のようにあらゆるものがシステム化している中においては、 業務部門が単独で使うような中小規模のシステム開発においては、 今回のような進め方がまさにフィットすると考えております。
- その結果、当社の中でもkintoneは早速広がりを見せており、 当社鉄道部門が2017年の夏に運航を開始する予定の伊豆観光列車における、 業務システムにもkintoneを利用することが決定しております。 このサービスは週3～6本運行し、上質なサービスや上質な空間、お食事を提供するラグジュアリーサービスであるため、 配席や顧客情報の管理が特殊であり、通常の予約システムでは対応できないものでしたが、 予約の受付、確定から座席の登録、バウチャー券の発行、さらには乗務員が当日お客様の情報を入力する機能までを、 kintoneで実現すべく開発を進めております。 当社におけるkintone活用事例のご紹介は以上となりますが、 本日の内容が少しでも皆様もお役にたてればと思います。 ご清聴ありがとうございました。