Presentatie op Informatie aan Zee (11/09/2009)

1. Werkprocessen in de Bib Project organisatieontwikkeling Maike Somers Philippe Liesenborghs

2. 1. Duiding project organisatieontwikkeling 2. Werkprocessen in de Bib 3. Vragen en opmerkingen

3. 1. Zeven uitdagingen voor de lokale bibliotheek Project organisatieontwikkeling * Doel * Voortraject * Kadertekst * Ontwikkelingsfase * Implementatie en visieontwikkeling

4. Doel Imago van de bib inhoudelijk voeden Inhoud imago toetsen aan eigen werking Bibliotheken uitdagen om het nieuwe imago te realiseren Eigen werking verbeteren

5. Voortraject Uitgebreide bevraging Consultatieronde Enquête Visieworkshops  Strategisch kader Zeven strategische domeinen, zeven uitdagingen

6. Titel 1. Inzetten op de strategische sterktes 2. Meer aandacht hebben voor de lokale specificiteit en voor het eigen gemeentelijk beleid 3. Inspelen op het gewijzigde gedrag van mensen in een digitale omgeving 4. Infrastructuur en dienstverlening aanpassen aan de lokale noden 5. De werkprocessen optimaliseren 6. Een nieuw organisatiemodel uitwerken 7. Een geschikt medewerkerbeleid uitwerken Zeven uitdagingen voor de Bib Kadertekst

7. Kadertekst als instap voor organisatieontwikkeling Ontwikkelingsgroepen Zelfanalyse en evaluatie Medewerkers Klanten Werkprocessen Besturen Ontwikkelingsfase

8. * Implementatiefase * Naar een visie

9. 2. Werkprocessen in de Bib * Wat zijn processen? * Enkele processen in de bib * Waarom denken in termen van processen? * Wat kunnen we met processen doen? * Hoe pakken we het aan: rekenmodellen brown paper

10. Wat zijn processen? Proces is een andere naam voor ‘werkstroom’ Elk proces : - heeft een begin of start - kent een aantal stappen die in een bepaalde volgorde doorlopen worden - eindigt in een resultaat

11. * verschillende groepen werkprocessen: Beleidsprocessen Front office processen Back office processen Ondersteunende processen (zoals administratie e.a.) * In een proces onderscheiden we: Subprocessen Activiteiten Taken

12. Marketing en PR Informatiebemiddeling Ontlenen door de klant Aankoopsuggesties IBL Aankoop en logistiek Klachtenbehandeling Rondleidingen Aanmaningen Beleidsproces … . Enkele processen in de Bib

13. Omdat al ons werk tot stand komt via processen Omdat elke verandering dus een impact heeft op ons proces Omdat vele processen niet ‘verticaal’ lopen maar ‘horizontaal’ Omdat veel problemen pas echt opgelost worden als we het onderliggende proces aanpakken (= ijsberg) Omdat we ze goed grafisch kunnen voorstellen, en dan analyseren, verbeteren en vernieuwen Waarom denken in termen van processen ?

14. Omdat we op die manier de klant centraal kunnen stellen

15. Wat kunnen we met processen doen? * In kaart brengen van de werkstroom * Definiëren hoe het werk moet gedaan worden * Basis voor training / nieuwe medewerkers * Verbeteringen vaststellen * Automatisering * Nieuwe processen ontwerpen * …

17. Brown paper methode Rekenmodel tijdsanalyse Rekenmodel RFID instrumenten werden ontwikkeld door ontwikkelingsgroep werkprocessen en het PSLB implementatie: nauwe samenwerking met PSLB, SBB Vlaams-Brabant en SBB Antwerpen Aanpak

18. Aan de slag met de zeven uitdagingen - Opleidingstraject start: 8, 14 of 22 oktober einde: juni 2010 Plenaire sessies, intervisies Begeleiding op maat Gratis voor de pilootbibliotheken => Meer info aan de stand van LOCUS en Bibnet

19. Vragen? Opmerkingen? Suggesties?

20. Meer info Maike Somers Philippe Liesenborghs Priemstraat 51 1000 Brussel 02/213.10.41 maike.somers@locusnet.be [email_address]