SharePoint 2010Enterprise Taxonomy een generieke en laagdrempelige aanpak voor een gedragen resultaat

1. SharePoint 2010
Enterprise Taxonomy
een generieke en laagdrempelige
aanpak voor een gedragen resultaat

2. Iets over mij
Gerard Doeswijk
Principal Consultant @ Wortell
• Ben aan de basis een techneut…
• ECM, ERP, BI… ik vind het allemaal geweldig!
• Werk met SharePoint sinds v. 2001
• Daarvoor Oracle, JAVA & FileNET
gerard.doeswijk@wortell.nl

3. Iets over deze presentatie

4. Wat is een Enterprise Taxonomy?

5. Het is:
• SharePoint!
• Service applications
• Content hub
• Term store
• Enterprise content types
• Managed metadata columns
• Enterprise Keywords
• Workflow
• Information management
policies
• SEARCH!!

7. Wat komen we tegen bij onze klanten?

8. Maar toch vooral… nog veel
netwerkschijven

9. Een hier en daar dan nog wat..

10. Hiërarchie is nog steeds erg belangrijk
• Mappen
– Mappen
• Mappen
– Mappen
» Mappen
• …

11. Wie komen we tegen?

12. Wie komen we tegen?

13. Een paar voorbeelden
• Een academisch ziekenhuis
• Een bouwonderneming
• Een (energie-) netwerkbeheerder
• Een bank-verzekeraar

14. Een academisch ziekenhuis
• Meerdere divisies
• Meerdere directoraten
en stafafdelingen
• Veel hoogopgeleid
personeel
• Regelgeving &
compliance spelen een
belangrijke rol
• Informatie is opgesloten
in verschillende silo’s en
moeilijk vindbaar

15. Een bouwonderneming
• Meerdere divisies
• Meerdere
werkmaatschappijen en
stafafdelingen
• Veel hoogopgeleid
personeel
• Regelgeving &
compliance spelen een
belangrijke rol
• Informatie is opgesloten
in verschillende silo’s en
moeilijk vindbaar

16. Een energienetwerkbeheerder
• Meerdere divisies
• Meerdere productie- &
stafafdelingen
• Veel hoogopgeleid
personeel
• Regelgeving &
compliance spelen een
belangrijke rol
• Informatie is opgesloten
in verschillende silo’s en
moeilijk vindbaar

17. Een bank-verzekeraar
• Meerdere divisies
• Meerdere productie- &
stafafdelingen
• Veel hoogopgeleid
personeel
• Regelgeving &
compliance spelen een
belangrijke rol
• Informatie is opgesloten
in verschillende silo’s en
moeilijk vindbaar

19. Redenen om SharePoint te
implementeren
Academisch ziekenhuis Bouwonderneming
Netwerkbeheerder
Bank-verzekeraar

20. Niemand had het over
• Content types
• Managed metadata
• Search
• …

21. De uitdaging(en)

22. De uitdaging(en)
• SharePoint wordt nog vaak gezien als slechts
een collaboration platform
• De terminologie die we als SharePoint experts
en specialisten gebruiken is bepaald niet
georiënteerd op de gebruikers
• Onze doelgroep heeft een hoop ervaring, kent
een hoop systemen en heeft vaak een
duidelijke mening

23. We beginnen dus vaak met:

24. Wat hebben we gedaan?
• Het academisch ziekenhuis:
– Enterprise Taxonomie uitgewerkt voor alle medewerker portalen
• De bouwonderneming
– Enterprise Taxonomie uitgewerkt en geïmplementeerd voor:
• Het P-Dossier
• Een projecten portaal
• Kwaliteitsmanagement (ISO 9001)
• De (energie-) netwerkbeheerder
– Enterprise Taxonomie uitgewerkt en geïmplementeerd voor:
• Een kennisbank
• Medewerker portalen (incl. document management)
• De bank-verzekeraar
– Enterprise Taxonomie wordt uitgewerkt en geïmplementeerd voor:
• Een financieel rapportage portaal
• …
• …

25. Onze aanpak
• We beginnen zo vroeg mogelijk met
gebruikersadoptie
• We werken vanuit ons model
• We prototypen vroeg & snel
• We implementeren het model (vaak) zonder
het direct te toe te passen
• We passen het model toe gedurende de
implementatie

26. We beginnen zo vroeg mogelijk met
gebruikersadoptie:
• We leren een aantal kerngebruikers:
– Hoe ze een site column kunnen toevoegen
– Hoe ze een content type moeten aanmaken
– Wat de Enterprise Taxonomie betekent (voor hun
organisatie )
• We beginnen vroeg met deze gebruikers te
identificeren:
– Wat de overeenkomsten zijn tussen de verschillende
bedrijfsprocessen
– Waar ze informatie op zoeken
– Waar ze informatie op willen vinden
• We werken vanuit ons model

27. One size does fit all

28. We werken vanuit ons model
• We gebruiken een werkend model om het
SharePoint jargon te vertalen naar een voor
de gebruiker herkenbare (werkbare) oplossing
• Dit is een sandbox omgeving
• We hanteren het minder = meer principe

29. Do more with less
• Ons model bevat:
– 3 content types:
• … Dossier
• … Document
• … Fax
– 3 managed metadata
velden
• Organisatieonderdeel
• Dossier/document soort
• Proces
– Daarnaast hebben alle 3
de content types ook een
Enterprise Keywords
kolom

30. We prototypen vroeg & snel
• De kracht van het
model zit hem in de
uitbreidbaarheid
• We beginnen dus met
één gemene deler voor
de hele organisatie
• We maken
specialisaties voor
specifieke afdelingen
• Dit doen we m.b.v.
prototypen

31. We implementeren het model (vaak)
zonder het (direct) te toe te passen
• Door te beginnen met
gebruikersadoptie
kunnen we de
technologische aspecten
al op een vroeg stadium
implementeren
• We doen dit vaak in
“Stealth Mode”
• We maken veel gebruik
van PowerShell 

32. We passen het model toe gedurende
de implementatie
• Pas bij het gebruik worden de verschillen
duidelijk
• Het is utopisch om te denken dat het allemaal
van te voren kan worden bedacht
• De meeste specialisaties ontstaan dan ook pas
in het veld
• Dit vergt dus de nodige adoptie 

33. En de verbindende factor

34. Vragen

35. Bedankt voor jullie aandacht
gerard.doeswijk@wortell.nl
http://blog.wortell.nl