Документ обсуждает важность управления IT-бюджетом в небольших компаниях, включая стратегию планирования, исполнения и контроля бюджета на предстоящий год. Он выделяет преимущества, такие как эффективность использования ресурсов и гарантия наличия средств на обязательные платежи. Также рассматриваются сложности, с которыми могут столкнуться компании, включая необходимость точного прогнозирования и учета расходов.

1. Управление ИТ-бюджетом в небольших компаниях Евгений Шилов Заместитель директора по консалтингу компании Cleverics

2. О чём мы будем говорить Бюдже́т (от старонормандского bougette — кошель, сумка, кожаный мешок) — схема доходов и расходов определённого лица (семьи, бизнеса, организации, государства и т. д.), устанавливаемая на определённый период времени, обычно на один год. ( WikipediA ) Сегодня мы поговорим о том, зачем необходимо бюджетирование, в чем сложность составления, защиты и контроля исполнения бюджета Все на примере небольшой организации Плановая длительность вебинара – 45 минут + вопросы

3. Зачем управлять бюджетом? Бюджетное управление могут спустить сверху. «В компании так принято». Преимущества для организации: возможность резервирования средств из денежного потока возможность планирования расходов будущего периода (как в виде общей суммы, так и с учетом распределения платежей во времени) возможность более эффективно использовать имеющиеся ресурсы Преимущества для ИТ-подразделения: гарантия наличия средств на обязательные платежи и приоритетные направления развития отсутствие необходимости согласовывать платежи, уже заложенные в бюджет

4. Работы в рамках управления бюджетом Цикл Планирование Защита Исполнение и контроль Анализ «план-факт» Типовая длительность – 1 год Бывают промежуточные корректировки – 1 раз в квартал

5. Планирование Планируется годовой бюджет Обычно планирование выполняется по статьям расходов* Иногда полезно разбивать расходы по времени (обычно по кварталам) Классификация: Затраты на оборудование Затраты на программное обеспечение Трудовые затраты Накладные расходы Затраты на размещение оборудования Внешние услуги (связь, поддержка и т.д.) * предполагается, что ИТ-подразделение не зарабатывает деньги

6. Основание для планирования Анализ текущих расходов Поправки с учетом прогнозов по росту стоимости услуг/товаров, других внешних факторов Планы по развитию бизнеса/ИТ Другие внешние факторы Статьи расходов Факт 2011 План 2012 1кв.2012 2кв.2012 3кв.2012 4кв.2012 Услуги внешних поставщиков Доступ в интернет 20.000р 24.000р 6.0000р 6.0000р 6.0000р 6.0000р Обслуживание орг.техники 60.000р 72.000р 18.000р 18.000р 18.000р 18.000р Расходные материалы Картриджи для МФУ 120.000р 136.000р 34.000р 34.000р 34.000р 34.000р …

7. Защита бюджета Обоснование статей бюджета Данные за прошлые периоды Основания для роста стоимости относительно прошлых периодов Расходы на развитие (приобретение техники, ПО, проекты и т.д.): Связь с планами бизнеса («вы растете и мы растем») Связь с рисками («если не сделать, то …») Связь со стратегией развития, если она есть Урезанные статьи расходов «Сервер стоящий 100 т.р., за 30 т.р. не купить» Расстановка приоритетов Исключенные статьи расходов Взаимосвязь с другими статьями Планирование на следующие периоды

8. Исполнение и контроль Исполнение с привязкой к статьям бюджета Контроль позволяет: Не выйти за рамки бюджета Вовремя спохватиться и изыскать дополнительные средства (возможно перераспределить в рамках имеющего бюджета) Собрать данные для будущих периодов В некоторых случаях, по итогам контроля, осуществляется корректировка бюджета, например, раз в квартал

9. Анализ «план-факт» Оценка точности планирования Выявление причин отклонения: учесть в будущем периоде обосновать дополнительные затраты Требователен в информации Привязка расходов к статьям бюджета Основание для расходов Дополнительные сведения: привязка к подразделениям привязка к бизнес-процессам привязка к изменениям в организации привязка к внешним событиям

10. Сложности Отсутствие поддержки на уровне организации Отсутствие учета расходов Трудности в определении потребностей Изменчивость внешней среды, малая точность прогнозов Сложность в прогнозировании изменений в организации Трудоемкость, бумагоемкость процесса, высокие требования к информации

11. Полезно иметь Оговоренный объем работ и оказываемых услуг (на который составлен бюджет) Количество пользователей Количество филиалов Количество единиц техники Правила исполнения бюджета Необходимость доп. согласования заложенных бюджет денег Учет расходов Правила согласования отклонений Возможность переноса средств на другие статьи и периоды Выделение доп. средств Неизрасходованные средства

12. Дополнительная информация Тренинг «Экономика и финансы ИТ» http://www.cleverics.ru/ru/services/education/it-economics Проводится регулярно, ближайшие даты: 1 5.1 2 -16.1 2 Корпоративные блоги по тематике ИТ-менеджмента http://www.realitsm.ru/ Можно задать свой вопрос ( [email_address] ) или комментировать в существующих постах Книга «Овладевая ITIL » http://www.cleverics.ru/ru/subject-field/owning-itil Трезвый взгляд на ITIL: честный, непредвзятый и основанный на огромном практическом опыте в сочетании с широкой эрудицией

13. Спасибо за внимание! Мы знаем как управлять ИТ Вы можете это использовать