Документ описывает управление затратами и бюджетирование в процессных организациях, акцентируя внимание на важных концепциях построения бюджета и мониторинга его выполнения. Рассматриваются методологии снизу вверх и сверху вниз, а также инструменты управления затратами и планирования бюджетных циклов. Основная цель заключается в рациональном использовании ресурсов для достижения финансовых результатов и оценки эффективности управления.

1. Управление затратами и бюджетирование в процессных организациях Алексей Гирняк, IBM Ukraine Киев, 31 мая 2011 г.

2. Содержание Цели бюджетирования Концепции построения бюджета Как выглядит типовой бюджетный процесс Мониторинг выполнения бюджета Управление затратами – зачем это нужно? Инструментарий управления затратами

3. Цели бюджетирования Ожидаемый финансовый результат работы База для сравнения (план-факт анализ) Цели для оценки менеджмента Индивидуальные цели для сотрудников

4. Концепции построения бюджета в многоуровневых компаниях (1) Бюджет многоуровневой (страна - регион – штаб-квартира) организации можно строить по двум противоположным концепциям: Снизу вверх ( bottom up) – классическая концепция, процесс начинается в стране. Сверху вниз ( top down) – более новая концепция, получившая развитие с распространением централизации; процесс начинается в штаб-квартире

5. Концепции построения бюджета в многоуровневых компаниях (2) Страна – подготовка полного бюджета Регион - консолидация Штаб-квартира ( HQ) – групповая консолидация Снизу вверх Штаб-квартира ( HQ) – подготовка бюджета, разбивка по регионам Регион - разбивка по странам Страна – разбивка бюджета по линиям доходов и затрат Сверху вниз

6. Типовой бюджетный цикл Утверждение руководством компании Консолидация данных, сравнение результата с ожидаемым, при необходимости – доработка на уровне страны и повторная консолидация Моделирование показателей следующего года на основании вводных данных с использованием статистических данных прошлых лет или на основании реальных потребностей (бюджетирование с нуля) Финальная корректировка бюджета (при необходимости), остаточное утверждение руководством Проверка соответсвия ожданиям Обновление данных на основании фактических результатов года Получение вводных данных, базирующизся на прогнозных результатах года Процесс Зимний цикл (февраль) Осенний цикл (сентябрь-ноябрь) Этап 1-2 месяца 2-3 месяца Длительность

7. Мониторинг выполнения бюджета Раз в неделю: Анализ промежуточных данных текущего месяца Обновленный прогноз на квартал Раз в месяц: Детальный анализ фактических данных Обновленный прогноз на год Выработка плана действий (если прогноз значительно отклоняется от ожидаемых показателей)

8. Управление затратами Суть управления затратами не в том, чтобы не тратить деньги, а в том, чтобы тратить их разумно Эффективные рычаги оптимизации затрат: Многоступенчатый контроль Назначение персональных ответственных за каждый вид затрат Зависимость части бонуса персонала от выполнения той или иной строки затрат Индивидуальные цели для сотрудников

9. Инструментарий управления затратами Разделение затрат по видам затрат и по центрам затрат Назначение ответственных для каждого вида затрат Создание набора политик по контролю за расходами При наличии ERP системы – каждый заказ утверждается ответственным (владельцем), при отсутствии системы – каждый бумажный документ (можно ввести порог обязательного утверждения – например больше 5 тыс. грн.) Ежемесячные встречи финансового контролера с владельцами видов затрат Разработка планов ликвидации перерасходов сверх бюджет, их ежемесячный мониторинг