Volunter admin IOS bertugas membantu institusi mendaftar ke IOS, mereview dan memperbaiki data registrasi, serta menganalisis masalah dan berkomunikasi dengan admin repositori terkait. Tugas ini mencakup verifikasi nama institusi, library, repositori, URL OAI, serta melakukan harvesting, indexing, dan memonitor prosesnya untuk memastikan kualitas data IOS.

1. Registrasi Repositori ke
dalam IOS dan Fungsi
Volunter Admin
Ismail Fahmi, PhD.
Inisiator
Indonesia OneSearch (IOS)
Ismail.fahmi@gmail.com
Workshop OAI-PMH Indonesia OneSearch
16 November 2016

2. Skenario Harvesting
2

3. Any Platforms – Any Collections
3
Any Platforms Any Collections

4. Standard OAI-PMH
4
Harvester Provider
(Repository)
Request Verbs:
• Identify
• ListMetadataformats
• ListSets
• ListIdentifiers
• ListRecords
• GetRecord
https://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html

5. Semua Harus Mengikuti Standard
5
http://an.oa.org/OAI-script?
verb=ListRecords&
from=1998-01-15&set=physics:hep&
metadataPrefix=oai_rfc1807
https://jurnal.uns.ac.id/index.php?
journal=alchemy&
page=oai&
verb=ListRecords&
metadataPrefix=oai_dc
badArguments:
journal,page
https://www.openarchives.org/OAI/openarchivesprotocol.html

6. Metadata
6
Paling banyak dimplementasikan
(berdasarkan data Indonesia OneSearch):
• MARC à marcxml
• DC à oai_dc
http://an.oa.org/OAI-script?
verb=ListRecords&metadataPrefix=oai_dc
http://an.oa.org/OAI-script?
verb=ListRecords&metadataPrefix=marcxml

7. Metadata Harus Standard
7
Semua platform software yang berbasis open source
seperti OJS, Eprints, Dspace, dan Koha, sudah
medukung dan comply dengan standard OAI-PMH dan
metadata.
Software lokal cukup banyak yang tidak mendukung
OAI-PMH, atau yang tidak comply.
SLIMS paling banyak digunakan di Indonesia, dan versi
lama belum comply. Versi OAI-PMH untuk SLIMs dapat
didownload di:
http://wiki.onesearch.id/doku.php?id=oai-slims

8. Registrasi Repositori ke
dalam IOS
8

9. Struktur Informasi
9

10. Institusi
• Level tertinggi dari sebuah repositori yang didaftarkan di IOS
adalah ‘Institusi’.
• Ada banyak jenis institusi, namun di dalam IOS, institusi
dikelompokkan berdasarkan 6 sektor yang terkait dengan
repositori:
• Library
• Museum
• Arsip
• Ada pemikiran untuk
memasukkan juga:
• Kebun binatang (living
documentation)
• Taman tematik
10

11. Form Institusi
11

12. Library & Department
• Di dalam sebuah institusi terdapat satu atau lebih
perpustakaan/departemen yang memiliki pengelola masing-
masing maupun terpusat.
• Misal:
• Sebuah Universitas memiliki:
• UPT Perpustakaan Pusat
• Perpustakaan Fakultas A
• Perpustakaan Kampus B
• Dst.
12

13. Form Departemen
13

14. Repositori
• Di dalam sebuah Institusi, database atau repositori itu biasanya
dikelola oleh satu atau lebih departmen atau perpustakaan.
• Misal:
• UPT Perpustakaan Pusat mengelola:
• Database katalog buku
• Repositori full teks untuk skripsi, tesis, dan disertasi
• Repositori jurnal elektronik
• Jurusan Arkeologi mengelola:
• Museum atau galleri artefak
• Database koleksi
14

15. Form Repositori
15

16. Data OAI
16

17. Base URL OAI
Benar:
http://domainname.ac.id/oai.php
Salah:
http://domainname.ac.id/oai.php?verb=ListRecords&metadataPrefix=mar
cxml
17

18. Konsorsium / Group Repositori
18
Repository Group ini
memungkinkan
pengelompokan
repositori berdasarkan
kebutuhan tertentu.
Misal untuk konsorsium,
untuk jurnal-jurnal yang
diindex Scopus, dll.

19. Subject Area
19
Beberapa repositori memiliki
kontent khusus untuk subyek
area tertentu. Misal sebuah
jurnal, hanya berisi artikel
tentang sebuah subyek area.
Kita bisa menandai setiap jurnl
dengan subyek area yang sesuai,
sehingga akan memudahkan
pengguna yang ingin
mendapatkan jurnal untuk
subyek area yang diminati.

20. Otomasi Pengolahan
20
Valid?
Repository Admin
Harvester Admin
OAI Harvester & Index
Periodic
Harvesting
No Yes

21. Deduplication
Proses deduplikasi dilakukan secara otomatis oleh sebuah
program di dalam IOS. Setiap record yang mirip dengan record
sebelumnya berdasarkan judul, penulis, penerbit, dan tahun, akan
ditandai sebagai duplikat.
21

22. Deduplication
22

23. IOS Search Widget
23

24. Memasang IOS Search Widget
• IOS menyediakan fitur embedded search.
• Search form dapat dipasang pada situs web milik partner.
• Ada 3 pilihan widget berdasarkan cakupan repositori:
• Widget level repositori
• Hanya menampilkan satu repositori
• Widget level library
• Menampilkan seluruh repositori dalam sebuah library
• Widget level institusi
• Menampilkan seluruh repositori dalam sebuah institusi, meliputi seluruh library
dan departemen di bawahnya.
24

25. Widget IOS
25

26. Buat file index.html
• Buat file index.html kosong, dan tempel kode widget ke
dalamnya.
26

27. Widget: OneSearch Library
27

28. Volunter Admin Repositori
IOS
28

29. Tugas Volunter Admin IOS
• Membantu institusi untuk registrasi ke dalam IOS.
• Melakukan review dan perbaikan terhadap data registrasi
institusi, library, dan repositori.
• Melakukan analisa terhadap isu yang terjadi, dan
mengkomunikasikan masalah dan solusi kepada admin
repositori yang terkait.
29

30. Syarat Volunter Admin IOS
• Mengerti cara instalasi OAI PMH versi IOS untuk SLIM.
• Mengerti lokasi URL OAI dari seluruh software repositori yang
sering digunakan.
• Memahami cara kerja OAI PMH.
• Bisa melakukan troubleshooting terhadap masalah yang muncul
saat harvesting/indexing.
• Mampu berkomunikasi dan bekerjasama dengan admin mitra.
• Sudah mendapat training menjadi admin IOS.
30

31. Verifikasi Institusi
• Nama institusi:
• Tidak boleh berupa nama library atau department
• Nama istitusi yang tidak sesuai akan dihapus atau diedit oleh admin
• Sektor:
• Institusi harus masuk ke dalam sektor yang benar
• Sektor yang salah akan dibetulkan oleh admin
31

32. Institusi
32

33. Edit Institusi
33
Penulisan huruf besar/kecil kurang
tepat, harus diperbaiki oleh admin

34. Verifikasi Library/Departemen
• Nama perpustakaan atau departemen harus mencerminkan
unit/fakultasnya.
• Harus lengkap data lokasi dan kontak.
34

35. Edit Library/Departemen
• Nama dan Lokasi
35

36. Edit Library/Departemen (2)
• Kontak pustakawan dan admin
36

37. Bulk actions
• Harvest: mendownload metadata dari server mitra melalui OAI-
PMH, lalu mengindeks.
• Index: mengindeks metadata yang sudah tersimpan dalam
server IOS, tanpa perlu mendownload ulang dari server mitra.
• Warning: hanya gunakan pada kondisi khusus. Biasanya aksi ini
tidak digunakan.
37

38. Verifikasi Repositori
• Nama repositori harus unik untuk setiap library.
• Tidak boleh didaftarkan lebih dari satu kali.
• URL OAI harus benar.
38

39. Edit Repositori
• Pilih repositori yang akan diedit
39

40. Cek Nama Repositori
40

41. Cek URL OAI
• URL OAI tidak boleh duplikat, dan harus benar.
41

42. Cek Group/Konsorsium
• Pada umumnya pilihan ini tidak perlu diisi, karena tidak dicocok
buat kebanyakan repositori.
• Harus dipastikan apakah institusinya tergabung dalam group ini
atau tidak.
42

43. Hasil Review
• Status dan Alasan hasil review.
• OK = valid
• Invalid = ada yang salah, perlu
perbaikan
• Deleted = akan dihapus
• Pending = menunggu direview
• Note: catatan buat admin mitra jika
invalid
• Kirim email: status akan dikirim ke
admin mitra
• Aksi:
• Lanjutkan harvesting = update
penambahan data terbaru
• Harvest ulang = download ulang
semua metadata
• Indeks = mengindeks metadata yang
sudah ada di server IOS
• Hapus = hanya untuk repositori yang
statusnya DELETE
43

44. Memonitor log proses
• Cek status proses harvesting / indexing
44

45. Detail log proses
• Periksa apakah ada error dalam proses
45

46. Error Harvesting
• Contoh ada error pada saat harvesting
46

47. Cek hasil harvesting dan indexing
• IOS Page: Cek apakah repositori sudah diindex dan bisa
disearch?
47

48. Hasil Indexing
48

49. Terimakasih
49
Ismail Fahmi, PhD
Email: ismail.fahmi@gmail.com
Hp: 0812 8908 3894