Materi pada kegiatan Advokasi Sistem Introplabilitas, yang diselanggarakan oleh Perpustakaan Nasional RI 29 Juni 2018 di Hotel Aryaduta, Jakarta.

1. MODUL PENGELOLAAN INDONESIA
ONESEARCH
htpp://onesearch.id
2018

2. Daftar Isi
Tata cara mendaftarkan repositori di IOS Hlm 3
Cara mengaktifkan peran sebagai Reviewer IOS Hlm 4
Panduan melakukan review Hlm 5
Panduan melakukan edit repo Hlm 9
Panduan edit repo ke Konsorsium IOS Hlm 11
Sekilas Penulis Hlm 14
2

3. I. Tata cara mendaftarkan repositori di IOS
Gambar 1.
Catatan :
Hirarki IOS = Library (Instansi) → Perpustakaan (Satuan Kerja) → Repositori (Koleksi)
Contoh :
Gambar 2.
3

4. II. Cara mengaktifkan peran sebagai Reviewer IOS
1. Buat akun seperti halnya akan mendaftarkan repositori.
Gambar 3.
2. Konfirmasi Desired Username ke email helpdesk_ios@perpusnas.go.id
3. Login kembali dengan menggunakan Desired Username dan Password, pastikan ada
keterangan Edit pada sisi kanan di tiap repo, seperti di gambar 4.
Gambar 4.
4

5. III. Panduan melakukan review
Catatan awal : Setelah user mengisi tiap kolom pendaftaran kemudian akan
menghasilkan status PENDING, disaat itulah tugas Reviewer dimulai.
Tahap awal me-review
Pastikan kolom – kolom berikut ini terisi dengan tepat. Pada gambar 5 content types
kurang tepat, seharusnya eJournal (Tugas Reviewer untuk merubahnya) :
Gambar 5.
5

6. Tahap lanjut me-review
Perlu diperhatikan, pada bagian system information merupakan keterkaitan ditiap
kolomnya. Pada gambar 6 disediakan kolom pemilihan software seperti OJS, Inlis lite,
SLiMS, SETIADI, Eprints, Dspace, Omeka. Beberapa format OAI Base URL yang
familiar ditiap software :
OJS = http://jurnal.unpad.ac.id/jane/oai
Inlis lite = http://opac.perpusnas.go.id/oai/oai2.aspx
SLiMS = http://elib.upiyptk.ac.id/opac/oai2.php
Eprints = http://eprints.radenfatah.ac.id/cgi/oai2
Dspace = http://dspace.uc.ac.id/oai/request
Omeka = http://repository.fkip.unla.ac.id/oai-pmh-repository/request
OAI Base URL penting untuk lebih diperiksa kevalidannya. Caranya bisa diperiksa
dengan menggunakan a) validator.oaipmh.com b) klik ListRecords c) cek protocol dari
URL user = http/htttps/www
Gambar 6.
6

7. Untuk add to this group, jika user melakukan check list pada tiap grup maka
lakukan uncheck list dan sesuaikan dengan beberapa opsi antara lain
 Instansi user (Universitas Muhammadiyah Sukabumi) sama dengan grup
(PTMA : Perguruan Tinggi Muhammadiyah/Aisyiyah).
 Instansi user (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta) sama dengan grup (APPTIS :
Asosiasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam).
 Instansi user (Poltekkes Kemenkes Jakarta II) sama dengan grup
(onesearch.kink.kemkes.go.id).
 Instansi user (Universitas Brawijaya) sama dengan grup (MILL : Malang Inter
Library Loan).
Begitu pula di Subject Area, jika user tidak mengisi diharapkan reviewer dapat
mengisi sesuai dengan subject masing-masing repository yang didaftarkan.
Tahap akhir me-review
Pada bagian review seperti di gambar 7, merupakan tahap akhir untuk memastikan
bahwa repository sudah sesuai atau belum sesuai melakukan pertukaran data.
Catatan yang harus diperhatikan :
 OK : Jika setelah diperiksa OAI URL valid dan dapat berjalan dengan baik.
 Invalid : Jika setelah diperiksa OAI URL tidak valid, tidak dapat berjalan dengan
baik (harvesting error) dan server tidak dapat dipanggil di browser (server is
down or unreachable).
 Deleted : Jika setelah diperiksa OAI URL sudah terindeks di IOS (menghindari
duplikasi) dan user mengirimkan OAI URL yang masih local.
Tindak lanjut yang harus dilakukan ketika sesuai catatan diatas yaitu :
OK -> OAI is valid -> Harvest ulang semua record
Invalid -> Invalid OAI URL -> Tidak ada
Deleted -> Source is already exits -> Tidak ada
Catatan spesifik :
Lanjutkan harvesting sebelumnya -> Jika user minta reponya diupdate mendadak
Hapus semua record -> Jika alamat reponya berubah, maka index harus didelete dulu,
repo diupdate urlnya, lalu di harvest ulang
7

8. Kemudian klik centang pada Kirim email notifikasi kepada admin repositori ini dan
berikan notes dikolom yang telah disediakan.
Gambar 7.
Selesai.
8

9. IV. Panduan melakukan edit repo
1. Pastikan bahwa repo sudah diganti oleh pengelola terlebih dahulu, bisa dalam
bentuk laporan kepada helpdesk atau bisa secara pribadi ke reviewer IOS.
2. Klik repo yang dimaksud pada bagian Repositori.
Gambar 8.
Pada contoh diambil ID repo 941 lalu akan muncul hasil berikut :
Gambar 9.
9

10. Setelah itu, klik edit pada bagian action.
Pada contoh, URL dari jurnal sudah diubah menjadi https dari sebelumnya
menggunakan http. Solusinya ubah pada bagian Home URL dan OAI URL dengan
menambahkan dahulu https ditiap kolom.
Gambar 11.
Kemudian klik save. Selanjutnya klik aksi harvest ulang semua record, dan terakhir klik
save dibawah kolom aksi. Selesai.
10

11. V. Panduan edit repo ke Konsorsium IOS
Jika ada repo yang masuk kedalam Konsorsium IOS namun tempatnya tidak tepat,
berikut proses editnya :
Pada contoh menggunakan repo dari Katalog Buku STEI TAZKIA di KINK (Katalog Induk
Nasional Kesehatan) Kemenkes. Repo tersebut salah masuk, karena KINK diperuntukan
hanya bagi Satuan Kerja dibawah Kemenkes.
1. Cari ID repo tersebut dengan klik bagian Top Collections :
Gambar 12.
2. Dapatkan ID reponya dengan melihat dibagian ini (Gambar 13) :
Gambar 13.
11

12. 3. Pada contoh, ID reponya IOS5798. Kemudian login sebagai Reviewer dan ketik di
bagian repositori ID repo tersebut.
4. Lalu lakukan edit pada REPOSITORY GROUP, seperti gambar 14. SESUAIKAN dengan
kedudukan repo tersebut. Jika tidak termasuk dalam Konsorsium apapun, lakukan
unchecked dan klik simpan.
Gambar 14.
5. Tahap terakhir, pilih Index ulang semua record pada bagian Aksi dan lakukan
penyimpanan (Gambar 15).
12

13. Gambar 15.
6. Pastikan indeks ulang repo berjalan dengan baik dengan melihat pada masing –
masing Konsorsium IOSnya dan status pada review IOS menjadi reindexed seperti
gambar 16.
Gambar 16.
13

14. Sekilas Penulis
Dwi Fajar Saputra atau biasa dipanggil dengan Dudu adalah alumni dari Departemen
Ilmu Informasi dan Perpustakaan, FIKOM UNPAD. Kesehariannya merupakan seorang
praktisi dibidang perpustakaan dan dokumentasi informasi. Tertarik untuk mendalami
teknologi informasi perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pengembangan
aplikasi dan inovasi layanan perpustakaan. Aktif mengembangkan aplikasi SLiMS
untuk elektronik tesis dan disertasi (SETIADI) bersama tim pengembang lain. Saat ini
diberi amanah untuk menjadi Manager Helpdesk Indonesia Onesearch dan mengelola
sistem otomasi perpustakaan dan aplikasi repositori institusi dibeberapa instansi baik
swasta maupun pemerintahan. Karya diri dari Dudu bisa dilihat pada
http://slideshare.net/dwifajarsaputra
14