1. Intrane 2.0: alle me
et a ensen: wat ee kenn
en nis!
d
door Pim va Wetten
an
H intranet is bij veel organisaties ee n plek waar een serene rust heerst. O eigenlijk, een pijnlijke
Het s r Of e
tilte. Want ee intranet zou een centr
st en rale, drukke ontmoetingsplaats moete zijn waar alle
en
m
medewerkers voortdurend informatie k
s d kunnen halen en brengen. De realiteiit is vaak andders. Dankzij j
W
Web2.0 techn nologieën zijn er nu moge
n elijkheden om het intrane om te bouw tot een bruisende
m et wen
netwerkomge eving voor de hele organi satie.
e
h
huidige prob
blemen
D eerste gen
De netten, zoals die door vee organisatie nog steed wordt gebruikt, levert
neratie intran el es ds
doorgaans tw belangrijk klachten o
wee ke op:
1. Er gebeu te weinig op het intran et;
urt o
2. de inform
matie is niet meer up-to-da
m ate.
B
Belangrijkste oorzaak van het eerste p
n punt is dat he vaak lastig is om inform
et g matie op het intranet te
krijgen. Meestal wordt het gedaan doo een vaste redacteur op de commun
t or p nicatieafdelin die met
ng
het intranet 'b
belast' is. De artikelen kom keurig in een wachtrij en het duu dan ook enkele dagen
men urt e n
vo
oordat een a aangeleverd artikel is bek keken, getoe aan redactiecriteria e n eventueel gecorrigeerd
etst d.
N echt bem
Niet moedigend vo de colleg die de info
oor ga ormatie heeft aangeleverd En omdat de
t d.
procedure wa omslachtig is, zie je da t de informat ook niet wordt geüpda en zo sne veroudert.
at g tie w ate el
H gevolg: nog minder be
Het ezoekers.
in den beginne: Commu
n unicatie
D eerste stap die een on
De nderneming d doorgaans ze bij de
et
in
ntroductie van een intrane is ervoor z
et zorgen dat de afdelingen
H en Comm
HR municatie hun handboeke n en algeme
n ene
bedrijfsinform
matie kwijt kun
nnen. Hierme wordt in de eerste
ee d
basisbehoefte van een int
e tranet voorzie commun
en: nicatie vanuit
de afdelingen naar de org
n ganisatie. Vaa wordt daa
ak arnaast een
zoogenaamd s smoelenboek ontwikkeld zodat medew
k werkers
elkaar sneller kunnen vind
r den. Daarme wordt teve de basis
ee ens
gelegd voor d tweede ba
de asisbehoefte : Connectivit Toch blijft
ty.
het angstvallig stil op veel intranetten. Er moet iets gebeuren.
g l s
E dat kan. Z
En Zowel op het punt van com mmunicatie als van
a
coonnectivity z belangrijk verbeterin
zijn ke ngen mogelijkk.
V
Verbeterpunt communicatie
ten
E wordt voor
Er rtdurend creaatief nagedac over nieu
cht uwe toevoegingen op het intranet om de
t
bezoekersaan ntallen op te krikken. De beste manie om dat te realiseren is echter niet door iets toe
er r d
te voegen ma door iets weg te halen de drempe om te pub
e aar n: els bliceren. De strakke work kflow die is
in
ngericht rond publicaties op intranette zou ingeru moeten worden voor een laagdre
d en uild w r empelige
m
manier voor a medewer
alle rkers om zelf artikelen te kunnen plaa
f atsen. Meer v vrijheid dus. Blogs zijn
hiervoor zeer geschikt. Ee groot voor
en rdeel van blo is bovend
ogs dien dat je e r als lezer op kunt
p
re
eageren. En discussies binnen een o
b organisatie zijn natuurlijk waardevolle neveneffect van deze
w ten e
nieuwe vorm van commun nicatie. De exxplosieve groei van blogs op het web en in organ
b nisaties zijn
daarvan het bbeste bewijs.
Veel bedrijven durven het echter niet a om hun medewerker autonoom te laten pub
V n t aan rs m bliceren op
het intranet. V
Vooral beursggenoteerde o onderneming huiveren ervoor, uit v
gen n vrees dat onjjuiste of
gevoelige infoormatie ‘op straat’ komt te liggen. Een vrees die onterecht is w
e n o want er zijn voldoende
v
andere kanale waarlangs dat veel ee
en s envoudiger zou kunnen zoals bijvoorb
z z beeld email. Dat kan het
argument dus niet zijn. He komt er op aan dat dire
s et p ecties op dit punt meer zo
zouden moete loslaten
en

2. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-ooffice.com
The Netherlands info@e-office.com
en vertrouwen op de verantwoordelijkh
n heid van hun medewerke Net zoalls ze dat doe als het
n ers. en
gaat om de kl
lantenbehandeling en de bedrijfsvoer
e ring. Mensen voelen zich prettiger en presteren
n h n
beter in een werkomgeving waar ze in vrijheid ku nnen operer
b ren. In de
praktijk zie je dan ook da het met de kwaliteit van de artikelen erg
p e at n
meevalt. Bov
m vendien beseeffen auteurs terdege dat collega’s meelezen en
s t m
‘publiekelijk’ op een blog kunnen reag
‘ geren. Er tre
eedt altijd een zekere
n
mate van ze lfregulering op.
m o
Een toevoeg
E ging aan het intranet zou daarom een Twitter-acht
n tige oplossin
ng
kunnen zijn. Over Twitter is al veel ge
k r ezegd en ges
schreven. Maar één ding g
kan niet word ontkend: het is zeer laagdrempe
k den elig. En niet in elke
n
persoon sch uilt een blogger, maar in 140 karakte vertellen aan welk
p ers a
project je mom
menteel werk kan echt iiedereen.
kt,
v
verbeterpunt connect
ten tivity
O het smoe
Ook elenboek is vaak een sta tisch elemen op het intra
v nt anet dat sne l veroudert. En ook dat is
s
lo
ogisch want e is geen no
er oodzaak om jje profiel bij te houden. Bovendien ko het weer allemaal
B ost
extra tijd.
H biedt Soc Networking uitkomst. Social Netw
Hier cial . working is beekend geword door site als
den es
Facebook en Linkedin. Wat die sites h
F heel knap doen is de geb bruikers in sta stellen om een
aat m
netwerk op te bouwen. De echte waar ligt echte in de moge
e e rde er elijkheid om hheel snel een overzicht te
krijgen van wa je netwerk aan het doe is (profiel gewijzigd, nieuwe foto's, nieuwe mensen in hun
at k en ,
netwerk, statu
usupdate, co
ommentaar o een blog etc).
op e
D is precies wat de nieuw
Dit wste Web2.0 tools voor bedrijven ook bieden. In p
0 b k plaats van fo
ocus te
le
eggen op het 'gezellige' karakter word hier echter de aandach gelegd op het zakelijke karakter
t k dt r ht e
(e
expertise upddate, nieuw project, micro
p ding van een presentatie voor een
oblog over de voorbereid
d n
klant, een nieuwe bookma over een kennisgebie etc.).
ark ed
H profiel wo dan naas een plek v
Het ordt st voor de statissche informatie die we ke
ennen uit het
t
smoelenboek een plek waar alle activ
k, viteiten van die persoon geaggregeer worden. De bezoeker
d g rd D
is in één oogo
s opslag op de hoogte van wat zo'n per
e rsoon werkelijk doet.
structuur
N
Naast bovens staande verbbeterpunten o het gebied van communicatie en c
op d connectivity kan er ook
k
ve verbeterd worden in de navigatie . Wat wij bij e-office veel zien is dat d structuur van het
eel d d e de v
in
ntranet een a
afspiegeling is van de org
i ganisatie. Da lijkt logisch maar het m
at h maakt het las voor
stig
m
mensen om h weg te vi
hun inden op het intranet. Je moet immer altijd bede nken voor wie de
t rs w
gezochte informatie bedoe was.
eld
D manier wa
De aarop medew werkers zich organiseren is een heel andere. Zij g
geven niet om afdelingen
m n
of divisies. Zij verzamelen mensen om zich heen die ze nodig hebben om h werk goed te kunnen
j n m d hun n
doen. Hierdoo ontstaat een heel ande soort netw
or er werk. Ogensc chijnlijk chao
otisch maar in de praktijk
n
effectiever.
E zinvolle t
Een toevoeging aan het intran is daarom om naast de oorspronk
a net m d kelijke structu
uur,
gebaseerd op de organisa
p atie-inrichting ook een st
g, tructuur te bieden rondom deze netw
m werken. Een
coommunity is uitstekend in staat om ze een plek te geven: een plek waar g
n e e n gelijkgestemd mensen
de
zich verzamelen rondom een onderwe
e erp. Hiermee doorbreek je de silo's b
e binnen een organisatie
o
omdat deze ccommunities kunnen best taan uit mensen uit allerlei afdelingen Juist in die
n. e
‘o
onverwachte’ verbindinge schuilt vee meerwaar
en el rde. De kennis in de orga anisatie word beter
dt
ontsloten en g
gebruikt.

3. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-ooffice.com
The Netherlands info@e-office.com
m
mensen!
B alles wat e op het intra
Bij er anet gebeurt zou de aute zichtbaar moeten zijn en klikbaar zodat je
t eur r n
direct naar zijn/haar profie kunt gaan. Het is imme veel hand
el ers diger om iem
mand te vinde die alles
en
afweet van he onderwerp waar je naa op zoek be dan drie artikelen. D e persoon ka je namelij
et p ar ent, an jk
in vijf minuten op weg helpen. Dat zal aanzienlijke tijdswinst op
n n pleveren. Bo
ovendien zal iemand nooiit
al zijn kennis (de zgn 'tacit' knowledge in artikelen kunnen sto
e) n oppen (het za maximaal 20% zijn).
al
Insta Messagi
ant ing
Als je eenmaal d juiste pers
de soon hebt gevonden voor het juiste onderwerp,
r
dan wil je die perrsoon natuur snel bere
rlijk eiken. Instan Messaging (IM) is hier
nt g
uiter
rmate goed in Het grote voordeel van IM is dat je aan de status van
n. n e
iema kunt zien of de perso bereikbaar is of niet. Is de persoo bereikbaa
and n oon on ar
dan kun je hem/h haar direct een vraag ste
ellen. Duurt d vraag en het antwoord
de h d
langer dan vijf re
egels typen, kun je de persoon natuur
k rlijk ook gewoon even
belle
en.
in the flow
n
Meer dan een plek om documenten te dumpen zo het intrane een plek m
M n e ou et moeten zijn om 'dingen te e
doen'. Door de componen Samenwer
nt rken (Collabo
oration) aan het intranet t te voege verandert
toe en
het van een p plek waar je naar toe gaa om iets te halen of te brengen (een eindresultaa van
n at h at
productie), in een onmisba tool voor je dagelijkse werk. Dit is het echte w
aar r s walhalla van intranetten,
omdat de drempel om naa het intrane te gaan er niet meer is Het is er ge
ar et r s. ewoon en zit in de flow
t
va je organis
an satie: je schr je docum enten in een centrale wik i.p.v. in ee n document. De
rijft n ki .
vo
oorbereiding en daadw
gen otulen worden live op het intranet gez en de
werkelijke no zet
projectvoortgaangs overleg ggen worden geblogd.
n
conclusie: In
ntranet 2.0 = Intranet + W 2.0
Web
A intranetbe
Als eheerders éé ding kunne leren van het huidige internet (We
én en n eb2.0) dan is het wel de
s
kunst om de g
gebruiker centraal te stel len. Veel tec
chnieken die zijn besprok in dit artikel hebben
ken
hun waarde a ruimschoot bewezen o het internet:
al ts op
- Blogs (laagd
drempelig inf
formatie dele
en)
- Social Networking (mens vinden o expertise)
sen op
D
Door het toev
voegen van deze twee on
d nderdelen kri
ijgen de best
taande doele van het in
en ntranet,
co
ommunicatie en connect
e tivity een extr boost.
ra
D andere Web2.0 onderd
De delen die we kort bespro
e oken hebben:
- Wiki (centrale plek van in
nformatie)
- Instant Messsaging (bescchikbaarheid van collega is duidelijk)
E wiki is ee goede start om ervoor te zorgen dat het intrane 'in the flow van je orga
Een en r et w' anisatie komt.
In
nstant Messa
aging zorgt ervoor dat de mensen bin
e e nnen een bed gemakke
drijf elijker te bere
eiken zijn.
B
Belangrijker n dan bove
nog enstaande to
ools om de organisatie prroductiever te maken is de bereidheid
e d d
bij directies om deze weg echt in te sla
m aan. Het is een andere manier van w
e m werken. Een manier die
m
vruchten afwe erpt. Dat wor steeds op
rdt pnieuw aange etoond door organisaties die inzien dat het een
s d
vo
oorwaarde is om te kunn overleven in de huidige complexe netwerkeco
s nen n e onomie. U be aan zet.
ent