Sessieronde 5 Titel: IT-organisatie van Beheer naar Regie Sprekers: Sir Bakx (SURF) Locatie: Boston 17

1. Van Beheer naar Regie
HO Link conferentie
20 juni 2014

2. Even voorstellen
Sir Bakx
Voorheen: Universiteit Twente: vakdidacticus wiskunde, directeur ICT, CIO
Nu:
• SURF Tasforce Cloud / Projectgroep Regie in de Cloud
• Template Sourcing Strategie
• Juridisch Normenkader Cloudservices
• i-Strategie HO
• Van Beheer naar Regie
• Inholland
• IT-Sourcing Strategie
• ICT Masterplan
• Aeres Groep
• IT-Sourcing Strategie
• Evaluatie VDI-project
• IT-Governance, IT-regieorganisatie, werkplekbeleid, …
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie2

3. Agenda
• Aanleiding en Doel
• Referentiemodel IT-regieorganisatie
• IT-regierollen
• IT-regie in coalitie
• Archetypen IT-regieorganisatie
• Transitiescenario’s
• Succesfactoren
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie3

4. Aanleiding en Doel
• Steeds meer: naar de cloud (heel veel? alles?)
• Steeds minder: gecontroleerd zelf beheren van
informatiesystemen en technische infrastructuur
• Steeds meer: “Shadow-IT”
• Nog meer: focus op Business-IT alignment
• Oplossing: meer IT-regie
• Hulpmiddel:
whitepaper ‘naar een IT-regieorganisatie’
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie4

5. Referentiemodel IT-regieorganisatie
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie5
Instelling
management
Vraag
management
Aanbod
management
IT-leverancier
(intern of extern)
Business-IT alignment
Richten
Inrichten
Verrichten
IT-regieorganisatie

6. Referentiemodel IT-regieorganisatie
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie6

7. IT-regierollen
Vraagmanagement
• Startpunt: implementatie,
instandhouding, verbetering
bedrijfsprocessen
• Expliciteren functionele IT-vereisten
• Bundeling behoeften en doorgeleiden
naar juiste besluitvormingsprocessen
• Effectiviteit!
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie7

8. IT-regierollen
Aanbodmanagement
• Startpunt: Functionele IT-vereisten
• Expliciteren IT-oplossingen
• Mogelijkheden (interne/externe) markt
• Contractmanagement
• Efficiëntie!
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie8

9. IT-regierollen
Niveau’s
• Richten
• Strategie, meerjarenplan, jaarplan, functionele
innovatie, (architectuur)principes/kaders,
budgetten
• Inrichten
• Projectenportfolio, projecten, service-levels,
middelen inzet
• Uitvoeren
• Gebruikersondersteuning, incident
management, operationele bewaking, …
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie9

10. IT-regierollen
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie10
1. Doelen-resultaten
2. Taken
3. Bevoegdheden
4. Relatiebeheer
5. Activiteiten
6. Competenties
7. Functiebenamingen
8. Bedrijfsfuncties
Strategisch
aanbod
management
Instelling
management
Vraag
management
Aanbod
management
IT-leverancier
(intern of extern)
IT afstemming/regie
Strategisch
vraag
management
Tactisch
vraag
management
Tactisch
aanbod
management
Operationeel
vraag
management
Operationeel
aanbod
management
Strategie
(richten)
Tactiek
(inrichten)
Operatie
(verrichten)

11. Inspiratiebron
European ICT Professional Profiles
(voorbeelden)
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie11

12. Inspiratiebron
European e-Competence Framework 2.0
(voorbeeld)
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie12

13. IT-leverancier(s)
Instellings-
management
Vraag-
management
Aanbod-
management
Instellings-
management
Vraag-
management
Aanbod-
management
Instellings-
management
Vraag-
management
Aanbod-
management
A
Gebundeld
Vraag-
management
Gemeenschappelijk
Business-IT alignment
Regie in coalitie
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie13
C
Gezamenlijk
Aanbod-
management
D
B

14. Archetypen regie-organisatie
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie14
Front-end
Externe
leverancierExterne
leverancier
Onderwijs
Onderzoek
Bedrijfsvoering
Regie
functie
Interne
IT
dienst-
verlener
Externe
leverancier
Vraag
Diensten
Back-end
Externe
leverancierExterne
leverancier
Onderwijs
Onderzoek
Bedrijfsvoering
Regie
functie
Interne
IT
dienst-
verlener
Externe
leverancier
Vraag
Diensten

15. Transitie scenario’s
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie15
Volwassenheid niveau
rol invulling
1. Niet bestaand
2. Initiëel / ad-hoc
3. Herhaalbaar, maar intuïtief
4. Gedefinieerd
5. Beheerst en meetbaar
6. Geoptimaliseerd
Werk naar de balans !

16. Succes factoren
Juridisch Normenkader Cloud Services HO2
Van Beheer naar Regie16
 een expliciete implementatiestrategie van de IT-regieorganisatie, welke taakstellingen –
verantwoordelijkheden - bevoegdheden en welke (nog) niet.
 een duidelijke functionele IT-behoeftearticulatie door onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering,
inclusief het vermogen daarin te bundelen en te standaardiseren in het licht van de diversiteit in
vragen (procesvolwassenheid), met voldoende organisatie-eenheid overstijgende
beslissingsbevoegdheid en financiële sturing.
 realistische doelen en ter verhoging van de flexibiliteit een gestandaardiseerd, modulair
dienstenportfolio.
 competent verandermanagement, meting van resultaten/effecten/toegevoegde waarde (op basis
van KPI’s), sturing op tevredenheid van klanten en gebruikers, en actieve communicatie om
draagvlak bij de stakeholders te creëren.
 medewerkers hebben de gewenste, vooraf bepaalde competenties, of worden daarin bijgeschoold.
 leveranciers zijn best-of-class.
 er is veel aandacht voor dienstenintegratie.
 continue leveranciersmanagement in exploitatiefase, sturing en afrekening op resultaat, dreiging
van concurrentie.

17. Vragen?