De ICT organisatie wordt regisseur

22,799 views

Published on

ICT organisatie

Een overzicht van de veranderaanpak bij sourcing en het inrichten van de ICT regieorganisatie


Published in: Business

De ICT organisatie wordt regisseur

  1. 1. De ICT organisatie wordt regisseurOver de verandering van het werkveld, de rollen en decompetentiesAmersfoort8 oktober 2009Frank WillemsFrank WillemsHanzehogeschool GroningenNovember 2010
  2. 2. De ICT organisatie wordt regisseurAgenda1.  De veranderende rol van ICT organisatie en ICT manager2.  Wat is regie en hoe moet je de regie managen?3.  De veranderaanpak4.  Spelsimulatie voor het testen van de verandering5.  4 gouden tips bij regie en sourcing© Twynstra Gudde 8-10-2009 2
  3. 3. De ICT organisatie wordt regisseurHet gaat allemaal over veranderen–  En dat vinden wij best spannend en het roept veel vragen op: –  Waar gaan we naartoe? –  Hoe ziet dat er dan uit? –  Waar staan we nu? –  Hoe komen we daar? –  Wat heb ik nodig om dat te kunnen? –  Wat hebben mijn mensen nodig om dat te kunnen? –  Wat als er tussentijds van alles gebeurt? –  Is er nog een weg terug?–  Als je zelf niet verandert, verandert je organisatie ook niet© Twynstra Gudde 8-10-2009 3
  4. 4. De ICT organisatie wordt regisseur Wij zijn niet de enige die het spannend vinden Bij een zeezeilreis van IJmuiden naar Engeland gaat het ook om reisdoel, voorbereiding, positie, route, alternatieven, competenties bemanning en goede instructies…Engeland IJmuiden © Twynstra Gudde 8-10-2009 4
  5. 5. De ICT organisatie wordt regisseur De veranderende rol van ICT organisatie en ICT manager© Twynstra Gudde 8-10-2009 5
  6. 6. De ICT organisatie wordt regisseurUitkomsten uit ons CIO onderzoek–  Klantorganisaties moeten keuzes maken in het organiseren van ICT-capaciteit: wat concentreren, wat centraal, wat uitbesteden en wat decentraal?–  De relatie met de business ontwikkelt zich van opdrachtnemer-opdrachtgever naar regie, samenwerking en partnership–  Leveranciersorganisaties ontwikkelen zich van productaanbieders naar solution providers en bieden steeds meer business proposities (BPO trends en overname uitvoerende taken inclusief menscapaciteit en hosting)© Twynstra Gudde 8-10-2009 6
  7. 7. De ICT organisatie wordt regisseurUitkomsten uit ons CIO onderzoek–  Dit leidt tot een verschuiving in de keten: klanten en leveranciersorganisatie schuiven beiden op en moeten inspelen op de verandering–  Er zijn businesskennis, veranderkennis, softskills en andere competenties nodig in plaats van tot nu toe noodzakelijke ITIL-, software- en technologiekennis–  De business is hierbij nog onvoldoende aangesloten–  De CIO’s staan nu voor de vraag: hoe kan ik waarde blijven creëren met mijn ICT organisatie en de ICT middelen?© Twynstra Gudde 8-10-2009 7
  8. 8. De ICT organisatie wordt regisseur Maatregelen in perspectief geplaatst BesparingspotentieelMaatregel op functioneel niveau: Concentratie, integratie, fusie, overname of uitbesteding Volledige uitbesteding Ingericht Shared Services Center Integratie, fusie en concentratie Maatregel op procesniveau: Uitbesteding op deelgebieden Samenwerking en gemeenschappelijke investering Procesoptimalisatie en standaardisatie Systeemoptimalisatie Maatregel op taakniveau: Samenwerking op inkoop, support etc. Stopzetten investeringen of afbouwen lopende Stoppen projecten initiatieven Beperken opleidingen Beperken inhuur externen Verzilvering effecten Korte termijn Middellange termijn Lange termijn (0,5-1 jaar) (1-2 jaar) (2-5 jaar) © Twynstra Gudde 8-10-2009 8
  9. 9. De ICT organisatie wordt regisseurTrend #1 nu en de komende jaren–  Het organiseren van een professionele en flexibele capaciteit tussen vraag en aanbod (sourcing en regie): –  Dreigend tekort aan ICT specialisten vraagt om andere manier van inzetten capaciteit –  Leveranciers realiseren nog onvoldoende kostenreductie en vernieuwing en opdrachtgevers vullen hun rol nog niet goed in –  Lage lonenlanden liggen op de loer, de trend zal met name een stukje verschuiving van productiecapaciteit (engineering, programmering, testen en servicecenters) voor grotere organisaties en providers met zich meebrengen –  ICT is volwassen geworden en het gaat steeds meer om de functionaliteit in plaats van de software en hardware –  Er is grote behoefte aan business architectuur, informatie architectuur en governance© Twynstra Gudde 8-10-2009 9
  10. 10. De ICT organisatie wordt regisseurDe ICT organisatie staat onderdruk–  Grote noodzaak tot verandering van zichzelf, de business en de aansturing van leveranciers: –  Er zijn (te) veel modellen en best practices, waar moet ik beginnen? –  Heb ik de juiste mensen in huis en hoe hou ik de goede binnen? –  Mijn business begrijpt me niet en toont erg weinig betrokkenheid –  Ik krijg steeds meerwerk van mijn leverancier doorbelast terwijl we toch goede SLA afspraken hadden gemaakt –  En dan nog de openstaande incidenten, de toenemende storage problemen en het grote implementatieproject dat dreigt te mislukken© Twynstra Gudde 8-10-2009 10
  11. 11. De ICT organisatie wordt regisseurWat is regie en hoe moet je regiemanagen?© Twynstra Gudde 8-10-2009 11
  12. 12. De ICT organisatie wordt regisseurDe nieuwe taken van de ICT organisatie Elkaar in een betere positie brengen: - spelregels opstellen (IT governance en Governance samenwerking) - wettelijke bepalingen toetsen (Sox,security etc.) - afspraken maken over verantwoordelijkheden en besturing Sourcing Architectuur management Unieke oplossingen met standaard- Coördinatie besturing en dienstverlening: bouwstenen: - beleidsrichtlijnen - Business, informatie en technische - standaardisatierichtlijnen architectuur op elkaar aansluiten - bewaken integrale P&C cyclus - ontwerpen, ontwikkelen & beheren van - integraal contractmanagement - constructieprincipes (SLA’s, inkoop en leveranciersmanagement) - portfoliomanagement - bewaken besturing - oplossen security issues - functioneel beheer - coördinatie samenwerking© Twynstra Gudde 8-10-2009 12
  13. 13. De ICT organisatie wordt regisseurKader voor organiseren vraag en aanbod –  Het hierna gepresenteerde 9-vlaksmodel bestaat, zoals de naam al suggereert, uit negen vlakken. –  De drie kolommen vertegenwoordigen drie domeinen. Van links naar rechts zijn dit het bedrijfsdomein, het regiedomein en het (ICT)servicedomein. –  Het bedrijfsdomein (de bedrijfsvoering) omvat de reguliere bedrijfsvoering met al haar facetten, zoals mensen, middelen, processen enz. –  In het regiedomein wordt de vraag naar informatievoorziening vanuit het bedrijfsdomein vertaald in een vraag naar (ICT)diensten. –  Het ICT-(services) omvat de ontwikkeling en exploitatie van ICT(technologie) –  De drie rijen van de matrix vertegenwoordigen de besturing op strategische niveau (richten), het tactische niveau (inrichten) en het operationele of uitvoerende niveau (verrichten).© Twynstra Gudde 8-10-2009 13
  14. 14. De ICT organisatie wordt regisseurKader voor samenhang vraag enaanbod Bedrijfsvoering Regie (ICT) services Richten Bepalen strategie Bepalen strategie Bepalen strategie bedrijfsvoering informatie ICT service voorziening en regie Inrichten Ontwerpen en Ontwerpen en Ontwerpen en plannen plannen plannen ICT bedrijfsvoering informatie service voorziening en regie Verrichten Exploiteren Beheren en Beheren en bedrijfsvoering gebruiken exploiteren ICT informatie services voorzieningen© Twynstra Gudde 8-10-2009 14
  15. 15. De ICT organisatie wordt regisseurDe drie kolommen in het 9-vlaksmodel Bedrijfsvoering Regie (ICT) services Richten Bepalen strategie Bepalen strategie Bepalen strategie Leveranciersorganisatie bedrijfsvoering informatie ICT service voorziening en regie De business Inrichten Ontwerpen en Ontwerpen en Ontwerpen en Regie plannen plannen plannen ICT bedrijfsvoering informatie service voorziening en regie Verrichten Ontwerpen en Beheren en Beheren en exploiteren gebruiken exploiteren ICT bedrijfsvoering informatievoozien services ingen© Twynstra Gudde 8-10-2009 15
  16. 16. De ICT organisatie wordt regisseurDe drie rijen in het 9-vlaksmodel Bedrijfsvoering Regie (ICT) services Richten Bepalen strategie Bepalen strategie Bepalen strategie bedrijfsvoering informatie ICT service Visie en governance voorziening en regie Inrichten Ontwerpen en Ontwerpen en Ontwerpen en plannen plannen plannen ICT Planning, inrichting en bedrijfsvoering informatie voorziening en service projecten regie Verrichten Ontwerpen en Beheren en Beheren en exploiteren gebruiken exploiteren ICT bedrijfsvoering Uitvoering informatievoozien services ingen© Twynstra Gudde 8-10-2009 16
  17. 17. De ICT organisatie wordt regisseurDe besturing op het 9-vlaksmodel Bedrijfsvoering Regie (ICT) services Richten Bepalen strategie Bepalen strategie Bepalen strategie bedrijfsvoering informatie ICT service Opstellen voorziening en Governance van Business regie Cases Inrichten Ontwerpen en Ontwerpen en Ontwerpen en Architectuur plannen plannen plannen ICT Applicatie bedrijfsvoering informatie service Ontwikkeling voorziening en Managen regie van Sourcing projecten management Datacenter Verrichten Exploiteren Beheren en Beheren en Inrichten bedrijfsvoering gebruiken exploiteren ICT van Shared Service informatievoozien services beheer Systeem processen en Helpdesk ingen© Twynstra Gudde 8-10-2009 17
  18. 18. De ICT organisatie wordt regisseurRegie niet alleen uniek voor ICT Primair proces Regie Ondersteunende diensten Richten Bepalen strategie Bepalen strategie Bepalen strategie primair proces faciliteiten, ondersteunende Goverance en informatievoorzieni diensten Architectuur ng en regie Samenwerken Account en en project Inrichten Ontwerpen enPortfolio mgt Ontwerpen en Ontwerpen en besturing plannen primair plannen faciliteiten, plannen proces Informatie informatie ondersteunende Sourcing managementvoorziening en management diensten regie Sourcing Contract mgt administratie en performance Verrichten Exploiteren Beheren en monitoring en Beheren primair proces gebruiken exploiteren Functioneel en faciliteiten ondersteunende beheer informatievoozienin diensten gen© Twynstra Gudde 8-10-2009 18
  19. 19. De ICT organisatie wordt regisseurHuidige rolbeschrijving van ICTprofessional–  Kennis van IT op HBO-niveau–  Beheersing van ITIL–  Ervaring met relevante hard- en software, datacommunicatie, netwerken en randapparatuur–  Implementeren van ICT oplossingen en applicaties–  Kennis van de business en de organisatie van de klant–  Kennis van de relevante bedrijfsprocessen en hun samenhang© Twynstra Gudde 8-10-2009 19
  20. 20. De ICT organisatie wordt regisseurDe nieuwe competenties van ICTregie–  ICT Management –  Helicopterview, Groepsgericht leiderschap, Strategische oriëntatie –  Organisatievermogen, Loyaliteit, Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.–  Adviseurs en architecten –  Helicopterview, Visie, Oordeelsvorming, Organisatievermogen –  Realiteitszin, Probleemanalyse, Anticiperen, Oplossingsgerichtheid.–  Sourcing management –  Helicopterview, Individugericht leiderschap, Omgevingsbewustzijn –  Onderhandelen, Oordeelsvorming, Commercieel handelen –  Networking, Visie© Twynstra Gudde 8-10-2009 20
  21. 21. De ICT organisatie wordt regisseurCompetentieverandering gaat overmensen–  En vraagt dus om een veranderaanpak–  Besturing en opdrachtgevers mogen hierin niet achterblijven–  Borging van nieuwe regierol en veranderaanpak begin bij heldere governance–  Dit begint dus met een machtspel en dat gaat ook over mensen–  Het gaat echter ook om volwassenheid en kwaliteit van de dienstverlening© Twynstra Gudde 8-10-2009 21
  22. 22. De ICT organisatie wordt regisseur Voor regie is governance nodig Corporate Governance Shareholders Andere stakeholders RvB Monitoring Uitsluitingsregels Senior ManagementTeam Strategie Verwacht gedrag Hoofd aandachtsgebieden Financieel Huisvesting Intellectueel Informatie Relaties en HRM mgt en middelen eigendom en IT middelen partners Financiele governance IT governance mechanismen mechanismen (Procuratie, budgetten, etc. (Bevoegdheden, budget, etc. Governance terreinIT Governance © Twynstra Gudde 8-10-2009 22
  23. 23. De ICT organisatie wordt regisseurHoe krijg je werkende governance?–  Besturingsniveaus en besluitvormingsprocessen –  Goverance besturingsmodellen en het 9-vlaksmodel als handvat–  Kwaliteitsniveau –  Vraag en aanbod moeten op elkaar afgestemd zijn: CMM als toetsingskader voor volwassenheid vraag, regie en aanbod–  Besturingsregels –  Invulling besturing op 9-vlaksmodel, goveranceregels en met behulp van RACI matrix met invulling verantwoordelijkheden© Twynstra Gudde 8-10-2009 23
  24. 24. De ICT organisatie wordt regisseur Mogelijke IT besturingsmodellen Gericht op Risico’sBusiness monarchie Betrokkenheid topmanagement Geen state of the art technologie Snelle besluitvorming Geen ICT-samenhang (architectuur) Alignment business-ICTIT monarchie Synergie Geen alignment business-ICT Technologische ontwikkeling Geen strategische visie (tenzij CIO in RvB) Klant Aanbodgestuurd Snelle besluitvormingInformatie Synergie business-ICT Klant ver wegmonarchie Technologische ontwikkelingFeodaal model Klant Geen state of the art technologie Betrokkenheid gebruikers Geen ICT-samenhang (architectuur) Geen strategische visieIT duopolie Synergie Geen strategische visie (tenzij CIO in RvB) Snelle besluitvorming Aanbodgestuurd Alignment business-ICTInformatie duopolie Technologische ontwikkeling Trage besluitvorming Klant Alignment business-ICTFederaal model Betrokkenheid gebruikers © Twynstra Gudde 8-10-2009 Trage besluitvorming, compromissen 24 Betrokkenheid topmanagement
  25. 25. De ICT organisatie wordt regisseur CMM als toetsing voor volwassenheid–  Vijf niveaus van toenemende volwassenheid en kwaliteit: –  Niveau 1 (initieel) heeft een ad-hoc karakter –  Niveau 2 (beheerst) heeft een beheerste manier van werken en heeft heldere afspraken met de klant en leveranciers over de verantwoordelijkheden in de dienstverlening. –  Niveau 3 (gedefinieerd) heeft een gestandaardiseerde manier van werken en speelt in op een veranderende omgeving. –  Niveau 4 (kwantitatief beheerst) kan ketengericht werken en kan op grotere schaal interne en externe wijzigingen beheersen –  Niveau 5 (optimaliserend) heeft focus op externe samenwerkingsrelaties en kan zichzelf en de partners voortdurend te verbeteren–  CMM stelt eisen aan opdrachtgever, regie- en beheerorganisatie–  Met de erkende IT werkstandaarden (ITIL, Prince2, ASL en BISL) kan de activiteit inhoudelijk worden ingericht en geborgd. © Twynstra Gudde 8-10-2009 25
  26. 26. De ICT organisatie wordt regisseur Detaillering CMM levelsCMM niveau Activiteiten die moeten zijn ingevuld5 Optimaliserend -­‐‑ Procesmanagement van grootschalige wijzigingen -­‐‑ Change management van innovaties en grote technologie wijzigingen -­‐‑ Pro actief Probleem management en preventie4 Kwantitatief beheerst -­‐‑ Financieel management voor de keten -­‐‑ Kwantitatief proces- en projectmanagement -­‐‑ Integraal kwaliteitsmanagement van de ontwikkeling en het beheer van de informatievoorziening en de dienstverlening3 Gedefinieerd en -­‐‑ Integraal service- en accountmanagementgestandaardiseerd -­‐‑ Organisatiebrede vraagarticulatie en service definitie (inclusief acceptatieprotocol) -­‐‑ Organisatiebrede proces- en productdefinitie en eisenmanagement -­‐‑ Organisatiebrede proces- en projectfocus -­‐‑ Besturing van projecten en programma’s -­‐‑ Training programma voor professionals -­‐‑ Coördinatie van groepen binnen en buiten de organisatie -­‐‑ Resource management (HW, SW en personeel) -­‐‑ Problem management2 Beheerst -­‐‑ Service level- en accountmanagement -­‐‑ Service leveringsplanning en validatie van eisen -­‐‑ Service capaciteitsplanning en monitoring en projectbeheersing -­‐‑ Leveranciersmanagement -­‐‑ Configuratie management -­‐‑ Service verzoek en incident management -­‐‑ Service kwaliteitsmanagement1 Ad-hoc -­‐‑ Processen en activiteiten zijn ad-hoc ingevuld © Twynstra Gudde 8-10-2009 26
  27. 27. De ICT organisatie wordt regisseurCMMi acq. geplot op het 9 vlaksmodel Bedrijfsvoering Regie (ICT) services Richten Bepalen strategie Bepalen strategie ICT Governance Bepalen strategie bedrijfsvoering informatie Strategy ICT service voorziening en Project Portfolio regie management CRM System Portfolio management Architecture Management Inrichten Ontwerpen en Ontwerpen en & Project Monit. Ontwerpen en Control plannen plannen Planning Project plannen ICT bedrijfsvoering informatie Measurement and service Analysis voorziening en Process & Product QA regie Sol. & Suppl. Agr. Dev. Acquisition Management Verrichten Exploiteren Eisen Management en Configuration Beheren Beheren en bedrijfsvoering gebruiken Management exploiteren ICT informatievoozien services ingen© Twynstra Gudde 8-10-2009 27
  28. 28. De ICT organisatie wordt regisseur Voorbeeld regieketen op 9-vlaksmodel Bedrijfsvoering Regie ServicesRichten Bepalen strategie Strategy Bepalen strategie Bepalen strategie bedrijfsvoering informatie voorziening en ICT service Governance regie Architecture Management Opstellen Infra architectuur ontwikkeling Project Portfolio System Portfolio Project portf management management mngtInrichten Ontwerpen en plannen Resource Ontwerpen en plannen Ontwerpen en plannen ICT CRM mngt bedrijfsvoering informatie voorziening en & service Project Measurement Project analysis Acq mngt Project Monit. & Control planning Kennis mngt regie resources Project Planning Project
 Project Project Sol & supp intake mngt Measurement and aggr dev realisatie Analysis Project Demand org Kwaliteits resources borging Project Process&&prod Proces Product QA quality ass support Release &Service level Uitvoeren Sol. & Suppl. Agr. Dev. Change (tac) Applicatie managementimpact analyse Projecten Eisen mngt Supplier mngt integratie Service SLM op Eisen Managementmanagement UPC’s AcquisitionVerrichten Exploiteren bedrijfsvoering ITIL Beheren en gebruiken Management Beheren en exploiteren Technisch Change / Appl mgt informatievoozieningen config ICT servicesbeheer Service Service desk Service Management Op service management Applicatie Technisch app Infra mgt management onderhoud beheer © Twynstra Gudde 8-10-2009 28
  29. 29. De ICT organisatie wordt regisseurHoe bepaal wat je moet outsourcen? Bedrijfsvoering Regie (ICT) services Richten Bepalen strategie Bepalen strategie Bepalen strategie bedrijfsvoering informatie ICT service voorziening en regie Inrichten Ontwerpen en Ontwerpen en Ontwerpen en plannen plannen Dit gedeelte plannen ICT bedrijfsvoering informatie servicemeestal komt voorziening en in aanmerking regie voor oursourcing Verrichten Exploiteren Beheren en Beheren en bedrijfsvoering gebruiken exploiteren ICT informatievoozien services ingen© Twynstra Gudde 8-10-2009 29
  30. 30. De ICT organisatie wordt regisseur Positionering van producten / dienstentoegevoegde waarde Wat is mate waarin het product / dienst toegevoegde Hefboom 8 Veel Strategisch waarde levert voor de business? 46 45 25 47 28 29 5 34 30 38 27 33 3 48 11 4 1 35 44 2 42 50 43 10 41 26toegevoegde waarde 39 17 21 23 7 12 16 15 14 19 32 20 22 13 Beperkte 9 6 31 36 18 49 24 40 Routine 47 Knelpunt Vergelijkbaarheid in de markt Is het een standaard of een gespecialiseerd product? 30 © Twynstra Gudde 8-10-2009 Standaard Gespecialiseerd
  31. 31. De ICT organisatie wordt regisseurtoegevoegde waarde Wat is mate waarin het product / dienst toegevoegde Hefboom Regie uitgeverij Veel Strategisch waarde levert voor de business? Huisvest projecten FMI/E Laboratoria ICT Databeheer Archief 2.0 Literatuur search Huisv. Projecten ICT applicatie kantoor Meldpunt Archief ICT werkplekken AO&D Tekenkamer ICT beheer infra Uitgeverij Bibliotheek Repro centrum Koel/ vries Chaufeursdienstentoegevoegde waarde Beveiliging Receptie / Energie MOD DC Telefonie Schoonmaak OHD Beperkte Cleanroom Werkplaats Afval Catering schoonmaak Groenvoorziening Routine Knelpunt Verkijgbaarheid in de markt Is het een standaard of een gespecialiseerd product? Standaard Gespecialiseerd Operational Excellence Product Leadership Customer intimacy © Twynstra Gudde 8-10-2009 31
  32. 32. De ICT organisatie wordt regisseurDe veranderkundige aanpak© Twynstra Gudde 8-10-2009 Bron Prof. Dr. Leon de Caluwé, Twynstra Gudde 32
  33. 33. De ICT organisatie wordt regisseurGeplande veranderingVeranderen is ….–  het realiseren van uitkomsten die je beoogt–  gebaseerd op aanleiding, context en filosofie,–  door middel van een beïnvloedingsspel van actoren,–  door het doorlopen van een traject in fasen/stappen,–  door communiceren en betekenis geven,waarbij het gehele proces wordt gestuurd door bewusteinterventies van veranderaars© Twynstra Gudde 8-10-2009 33
  34. 34. De ICT organisatie wordt regisseurOrganisatieverandering vaak nietgepland 4% gepland en geslaagd 16% gepland, niet geslaagd 80% ongepland© Twynstra Gudde 8-10-2009 34
  35. 35. De ICT organisatie wordt regisseurVeranderen is betekenisgeving enwordt in interactie bekrachtigd© Twynstra Gudde 8-10-2009 35
  36. 36. De ICT organisatie wordt regisseurVerandering ontstaat, zodramensen ermee aan de slag gaan© Twynstra Gudde 8-10-2009 36
  37. 37. De ICT organisatie wordt regisseurIeder mens heeft een eigenverandercyclus •  Boos worden •  Conflict, staking •  Sabotage •  Ongeloof •  Geruchtenmachine •  Nieuwe situatieActief •  Ontkennen •  Ziek melden aanvaarden •  Cynisme •  Nieuwe moed •  Nieuw elan •  Weer creatief Aangekondigde veranderingPassief •  Dichtslaan •  Verdringen •  Stil worden •  Afhaken •  Verdriet, huilen •  Ziek worden •  Weinig energie •  Informeren •  Toelaten •  Helpen •  Perspectief geven •  Realiteit tonen •  Bespreekbaar •  Luisteren •  Opleiden, trainen Wat •  Erbij betrekken maken •  Niet forceren •  Stimuleren doen? •  Luisteren •  Conflict aanpakken •  Verwerkings- •  Delegeren •  Opnieuw •  Grenzen stellen bijeenkomsten informeren •  Bemiddelen organiseren © Twynstra Gudde 8-10-2009 37
  38. 38. De ICT organisatie wordt regisseurWaarom denken in kleuren?–  Gemeenschappelijke taal (communicatie)–  Inzicht in eigen voorkeur(en) en de consequenties daarvan (zelfreflectie) en voorkeur van de omgevingen (business en leverancier–  Kiezen van een bewuste strategie–  ‘’Tussen wijsheid en domheid’’: –  stapelen kennis en ervaring –  blijvende zoektocht© Twynstra Gudde 8-10-2009 38
  39. 39. De ICT organisatie wordt regisseurDenken in vijf kleuren© Twynstra Gudde 8-10-2009 39
  40. 40. De ICT organisatie wordt regisseurZes basisvragen voor strategiekeuze1.  Wat zijn de beoogde uitkomsten in termen van inrichting en besturing, producten en processen, mensen en interactie?2.  Wat is de stand van zaken op dit moment, wat komt er uit de diagnose?3.  Wat is het verschil tussen huidig en gewenst en betreft het verbeteren of vernieuwen?4.  Waar zit weerstand, blokkades en energie (individu, groep en organisatie)?5.  Kunnen en willen de veranderaars het (visie, kracht, bereidheid en vaardigheden)?6.  Kan het eigenlijk wel (haalbaar en realistisch)?© Twynstra Gudde 8-10-2009 40
  41. 41. De ICT organisatie wordt regisseurDe veranderkundige aanpak op ICTregie Interventiegerichte communicatie over plan en uitvoering Ondersteuning door Veranderhelpdesk Veranderanalyse + Cultuurscan Aanpassing structuur en processen Kenmerken van producten, pro- Inrichting regieorganisatie en voorbereiden sourcing cessen en structuur Klanten,Veranderidee Verandering cultuur en ontwikkeling competenties Bestuur en leveranciers Kenmerken Kenmerken Contracteren en uitvoeren sourcing van interactie van medewerkers Leren samenwerken …. Voortgang Voortgang meting meting Interventies Her- Interventies Her- en (her)- bezinning en (her)- bezinning planning op doelen planning op doelen Veranderdoelen Kick off Plateau 1 Plateau 2 DD MM YYYY Toetsing door Changeboard Afstemming met Klankbordgroep Klant … CIO© Twynstra Gudde 8-10-2009 41
  42. 42. De ICT organisatie wordt regisseurDiverse veranderstratgieën Er verandert iets als… –  Je belangen bij elkaar kan brengen en gebruik maakt van posities en context (geel) –  Goed resultaten van tevoren definieert: de wereld is maakbaar en planbaar (blauw) –  Mensen veranderen en het zichzelf eigen maken (groen) –  Juiste fit tussen organisatiedoelen en individuele doelen weet te bereiken (rood) –  Energie losgemaakt wordt, inspelen op reeds bestaande patronen (wit)© Twynstra Gudde 8-10-2009 42
  43. 43. De ICT organisatie wordt regisseurMaak een mix van inrichten enveranderen Verandercomponenten Systemen en Structuur en processen Besturing en cultuur technologie Veranderen en ontwikkelen Rationalisatie IT Cultuurscan en Functies/competenties Ontwerpen en inrichten systemen, uitwerken functies, Cultuurscan / harmoniseren besturing, en veranderanalyse en beheerprocessen competenties inrichten regie Architectuur Koppelen strategie Ontwikkelen implementatie plan, regie en selectie samenwerking / leverancier leidinggevers en cases opbouwen Stabiel IT portfolio Inrichten structuur, Mobiliteit en training van Kennisborging borging processen, medewerkers, resultaten start sourcing en plaats laten zien en doelen medewerkers bereiken© Twynstra Gudde 8-10-2009 43
  44. 44. De ICT organisatie wordt regisseur De veranderaanpak met mijlpalenStrategie Ontwerp en Planvorming Contracting Transitie en Optimalisatie besluitvorming samenwerking Verander- Gewenste Context Componenten situatie op 9-vlaks modelAanleiding Mogelijke samen- Werkings- Huidige situatie vormen Besturingsmodel en Overeenkomsten Gekozen eindsituatie inrichtingsplannen Samenwerkverklaring Visie Geeldrukfase Blauwdrukfase Rooddrukfase GroendrukfaseActoren Sponsor, adviseur en Mgt, regie en Sonsor, mgt, Mgt, regie en Supply, mgt,Sponsor, adviseur mgt. adviseur supply, regie en supply regieen mgt. adviseur Samenwerkings teamCommunicatie Veranderplan Protocol Nieuwsbrief Migratieplan Service rapportStrategie paper Stuurgroep Werkgroep Medezeggen- Userboard Userboard Klankbord Sociaal plan schap Accountmgt Change board Closing document SamenwerkbriefResultaten Sourcingkeuze PvE, Contract Migratie ContinueVeranderstrategie Sourcingontwerp Inrichtingsplan Dealsheet Overdracht Assets afstemming opSourcing strategie Governancekeuze Formatieplan Standaarden Services ingericht veranderingenAanpak en planning Besluit Besturingsmodel SLA, DAP Borging kennis en grip op kosten Spelsimulatie Arbeidscontract Spelsimulatie © Twynstra Gudde 8-10-2009 44
  45. 45. De ICT organisatie wordt regisseurSpelsimulatie voor testen verandering© Twynstra Gudde 8-10-2009 45
  46. 46. De ICT organisatie wordt regisseurMet spelsimuatie leer je veranderen–  De spelsimulatie is gebaseerd op de toekomstige situatie en laat betrokkenen inzien het het gaat werken–  Het gaat over het volgen van de werkwijze, samenwerking met andere processen in de keten, besturing en uitvoering–  Een proces van enkele dagen wordt in 2 á 3 uur gespeeld.–  Het wordt ingezet als veranderinterventie en er kunnen concrete afspraken worden gemaakt over ontwerp, communcatie, consequenties en verbeteringen© Twynstra Gudde 8-10-2009 46
  47. 47. De ICT organisatie wordt regisseur Voorbeeld spelsimulatie operationeel proces Stap 1 Incident Mngt Stap 2 Toewijzen call/incident Analyse eerste en tweede lijns Operations Mngt support Support Center Support Center Tweede lijns support Derde lijns support1A) Uitvoeren intake 1B) Verwerken 2A) Analyseren 2B) Analyseren melding melding melding melding Medewerker Medewerker TL Centrale Systemen TL Centrale Systemen TL Desktop- Verwerkte De De Impact + diensten Analyse afbeel melding afb ding Melding melding eel kan doorlooptijd Incident De De afbeel afb Manager Operations ding eel kan ‘Klant’ Incident Manager ‘Klant’ Manager TL Middleware Geen Middelen te matching beperkt (kennis + autorisatie) Melding Registratie Analyse + Analyse Prioritering Prioritering- Bijgewerkte Validatie bevestiging melding Matching = deze medewerker heeft de regie in de stap © Twynstra Gudde 8-10-2009 47 = gegenereerd document
  48. 48. De ICT organisatie wordt regisseur Voorbeeld spelsimulatie met life- cycle Ontwi Bouwen Testen Uitvoeren Uitvoeren k- kelen 4D) Bouwen en 4F) Afronden 4E) Implementatie Testen change Goedge- Projectleider De De afbeel afb ding keurd Projectleider Projectleider De De eel afbeel kan afb Change ding door OG eel kan Mngr IncidentContract Gereed Goed- Mngr Getest mgr produkt of produkt afkeuring “CMDB” PL Leverancier ‘Klant’ Functioneel Beh. Gebouwd Melding Werkend produkt afgeronde produkt voor Getest change eindgebruikers produkt © Twynstra Gudde 8-10-2009 48
  49. 49. De ICT organisatie wordt regisseur4 gouden tips bij regie en sourcing© Twynstra Gudde 8-10-2009 49
  50. 50. De ICT organisatie wordt regisseurTip 1: maak eerst een crisisplanDaarmee is in één overzicht veel informatie voor besluitvormingen de business case beschikbaar:–  Duidelijkheid over de essentiele functies van de organisatie–  Inzicht in de afhankelijkheden van de organisatie–  Inzicht in risico’s, kans en de tegenmaatregelen–  Vertaalslag naar vitale ICT onderdelen die bij de essentiele functies behoren (en gelijk gedocumenteerd)–  Duidelijkheid over bevoegdheden en handelswijze bij calamiteiten (en wie het echt voor het zeggen heeft)–  En is zichtbaar welke zaken professionalisering verdienen© Twynstra Gudde 8-10-2009 50
  51. 51. De ICT organisatie wordt regisseurTip 2: maak vier businesscasesMaak een kwantitatieve en kwalitatieve opzet voor een aantalsourcingmogelijkheden:–  Scenario 0: is de huidige situatie kwalitatief en kwantitatief–  Scenario 1: zelf professionaliseren–  Scenario 2: werkplekbeheer, systeembeheer en netwerkbeheer uitbesteden–  Scenario 3: werkplekbeheer, systeembeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer uitbesteden–  Scenario 4: professioneel samenwerken© Twynstra Gudde 8-10-2009 51
  52. 52. De ICT organisatie wordt regisseurErvaring met de vier businesscasesKwantitatieve gemiddelde uit tientallen business cases in MKB*:–  Scenario 0: jaarkosten ICT = 0–  Scenario 1: zelf professionaliseren ≅ 10% duurder–  Scenario 2: werkplekbeheer, systeembeheer en netwerkbeheer uitbesteden ≅ 3-10% goedkoper exclusief over te dragen personeel–  Scenario 3: werkplekbeheer, systeembeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer uitbesteden ≅ 5-15% duurder exclusief over te dragen personeel–  Scenario 4: professioneel samenwerken ≅ 5-10% goedkoper–  De noodzaak kan hiermee ook scherp worden gemaakt* Situaties kunnen uiteraard per business case en omgeving verschillen, deze weergave zijn gemiddeldes© Twynstra Gudde 8-10-2009 52
  53. 53. De ICT organisatie wordt regisseurTip 3: Maak een Pro forma SLA enPVE–  Op basis van het crisisplan is duidelijk welke ICT diensten belangrijk zijn en welke minder–  Met de gebruikers wordt vastgesteld welke eisen zij stellen aan de diensten–  Diensten worden ingedeeld in belang voor de business en markttransparantie voor invulling van passende samenwerking–  De kwaliteit van de diensten toetsen met bijvoorbeeld CMMi–  Het Programma van Eisen maakt de SMART eisen zichtbaar en geeft houvast in het selectietraject© Twynstra Gudde 8-10-2009 53
  54. 54. De ICT organisatie wordt regisseur Tip 4: zoek naar passende samenwerking Delen Van aspecten van 2e generatie sourcing Organiseren 4e generatie sourcing Crowd sourcing Functioneel Ondernemend Samenwerken Samenwerken Business Proces Outsourcing Business development Backoffice uitbesteding 3e generatie sourcingVerbeteren Shared Service VernieuwenVan de bestaande Centers Van Diensten en Bedrijfsvoering DataCenter competenties uitbesteding Facilities uitbesteding Uitbesteding Werkinnovatie werkplekbeheer 1e generatie sourcing Operations 2e generatie sourcing uitbesteding Transactioneel Verkennend Samenwerken Samenwerken Uitwisselen © Twynstra Gudde 8-10-2009 Van Producten, diensten en middelen 54
  55. 55. De ICT organisatie wordt regisseurConclusies–  De ICT organisatie en ICT manager verandert naar regisseur–  Regie is besturing (governance), architectuur (constructie) en sourcing management (aansturen vraag en aanbod)–  Veranderen is mensenwerk en vraagt naast goede veranderaars ook om een strategie en veranderaanpak die zich richt op mensen–  Spelsimulaties als manier om de verandering te testen houdt ook een krachtige interventie in© Twynstra Gudde 8-10-2009 www.frankwillems.nl 55

×