Fungsi IF , Hlookup dan Vlookup

1. Oleh
Destiana Kumala, S.Kom.MM

2. Fungsi IF adalah salah satu fungsi dalam kategori Logical
atau logika. Kegunaan fungsi IF yaitu untuk memanggil
suatu nilai jika suatu kondisi yang kita tentukan bernilai
TRUE atau benar dan memanggil suatu nilai yang lain jika
kondisi yang kita tentukan bernilai FALSE atau salah.
Contoh sederhana dalam kehidupan sehari-hari, misalnya,
jika cuaca hujan, kita perlu payung, dan jika kondisi cuaca
tidak hujan maka kita tidak perlu payung. Cuaca disebut
sebagai kondisi, sedangkan perlu dan tidak perlu payung
disebut sebagai nilai atau keputusan yang akan diambil
tergantung apakah kondisi cuaca hujan tersebut benar
atau salah.

3. RUMUS
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
Perlu diingat bahwa penulisan rumus IF urutannya selalu
logical_test, value_if_true, dan value_if_false di mana
value_if_true harus berada sebelum value_if_false dan tidak
boleh terbalik.
CONTOH
=IF(5<3,TRUE,FALSE)
Jika kita tulis formula tersebut ke dalam sembarang cell, akan
menghasilkan nilai FALSE karena pernyataan 5 < 3 bernilai
salah. Jika kita tulis formulanya menjadi
=IF(5<3,FALSE,TRUE), maka akan menghasilkan nilai TRUE
padahal pernyataan 5 < 3 bernilai salah atau FALSE. Inilah
alasan mengapa urutan menulis formula IF harus benar.
Jika kita menulis formula IF tanpa diikuti value, maka akan
menghasilkan salah satu dari nilai 1 jika TRUE, dan 0 jika
FALSE. Misalnya, jika kita menulis rumus =IF(5<3,,) maka

4. IF Yang Serbaguna
Fungsi IF merupakan fungsi yang banyak dipakai karena dalam
pekerjaan banyak sekali kondisi yang sesuai dengan fungsi ini.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memberikan bonus
kepada tenaga penjualan atau sales jika berhasil menjual
produk dengan nilai tertentu dengan bonus sekian persen,
maka kondisi seperti ini cocok menggunakan fungsi IF.
Salah satu kegunaan IF adalah bisa digunakan dalam satu
fungsi yang memiliki banyak kondisi atau yang disebut dengan
IF bersarang atau nested IF. Pada Excel, kita bisa
menggunakan 64 fungsi IF sekaligus. Penggunaan IF
bersarang ini misalnya mengubah nilai dalam bentuk angka
kedalam huruf misalnya A, B, C, D, dan E yang biasanya
dipakai di bidang akademik, sangat cocok buat kamu yang
berprofesi sebagai guru atau dosen

5. Maka rumusnya (pada C4) adalah sbb:
=IF(B3>89;”A”;IF(B3>79;”B”;IF(B3>69;”C”;IF(B3>59;”D”;”E”))))
Dan hasilnya adalah sebagai berikut.

6. Menggunakan Fungsi
VLOOKUP
Fungsi VLOOKUP adalah bagian dari fungsi LOOKUP, bersama
dengan HLOOKUP. Fungsi dari VLOOKUP adalah untuk mencari
suatu nilai yang sama pada kolom pertama suatu tabel, kemudian
memanggil nilai di kolom yang lain dari tabel tersebut.
Jadi, untuk bisa menggunakan fungsi VLOOKUP kita harus punya
nilai yang sama sebagai acuan. Sebagai contoh, seorang staf
akuntansi ditugaskan oleh manager untuk membuat rekonsiliasi
pajak, yaitu membandingkan bukti lapor pajak yang dibuat oleh
staf pajak dengan pencatatan transaksi di buku besar. Untuk
keperluan ini, kita membutuhkan nilai yang sama misalnya nomor
faktur pajak.
RUMUS
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_look
up)

7. PENJELASAN
lookup_value. Nilai yang digunakan untuk melookup. Nilai ini
harus ada di tabel yang akan kita lookup, dalam kasus ini
misalnya nomor faktur pajak.
table_array. Tabel yang akan kita lookup, misalnya buku besar
penjualan. Pastikan nilai yang sama dengan dengan
lookup_value menjadi kolom pertama.
col_index_num. Nomor urut kolom yang akan kita ambil
nilainya sesuai dengan jumlah kolom yang ada di tabel. Jika
kita isi dengan nilai >1 menghasilkan ERROR #VALUE!,
sedangkan jika kita isi dengan angka yang lebih besar dari
jumlah kolom dalam tabel menghasilkan error #REFF!.
range_lookup. Isi dengan FALSE jika kita ingin hasil yang exact
atau pasti. Isi dengan TRUE jika kita ingin hasil approximate
atau yang mendekati. Agar rumus kita jadi lebih singkat, ganti
dengan nilai 0 untuk FALSE dan 1 untuk TRUE. (Ingat
FALSE=0, TRUE=1)

9. KESALAHAN YANG SERING TERJADI SAAT
MENGGUNAKAN VLOOKUP
Range tabel tidak dibuat mutlak (tidak pakai simbol $),
misalnya A1:E20, seharusnya $A$1:$E$20.
Kategori nilai yang digunakan untuk melookup tidak sama
(misalnya yang satu kategorinya number sedangkan yang lain
text)
TIPS & TRIK
Untuk mempermudah dan menghindari kesalahan dalam
menggunakan fungsi VLOOKUP, berilah nama untuk cell atau
table yang akan kita VLOOKUP dengan fungsi Define Name
ada di Menu/Formula/Define Name/). Misalnya kita namai
lookup_value yang berupa nomor faktur kita namai
dengan no_faktur dan table_array kita namai
dengan penjualan.

10. Memberi Nama Tabel dengan Define Name

11. Sehingga rumus VLOOKUP di atas bisa menjadi lebih singkat
dan mudah diingat serta memiliki resiko kesalahan yang lebih
sedikit sbb:
=VLOOKUP(no_faktur,lapor_pajak,2,0) pada kolom Versi
Lapor Pajak atau
=VLOOKUP(no_faktur,buku_penjualan,3,0) pada kolom Versi
Buku Besar.

12. Rumus Excel untukmenghitung umuratau
usia kerja
Beberapa pekerjaan atau departemen tertentu, sangat
memerlukan data yang berkaitan dengan umur atau pun usia
kerja seseorang. Misalnya bagian HRD yang memerlukan
usia kerja seseorang untuk menghitung THR/bonus, pensiun
ataupun keperluan lain. Selain itu, ada juga bagian
administrasi klinik atau rumah sakit yang memerlukan
informasi umur seorang pasien.
Pada tulisan ini, kami akan membahas bagaimana
menghitung umur atau usia kerja dengan Excel dengan
format “YY Tahun, MM Bulan, DD Hari”. Jadi output yang
dihasilkan misalnya “29 Tahun, 3 Bulan, 24 Hari”. Pada

13. Fungsi DATE
DIFKonsep utama untuk menghitung umur atau usia kerja dengan
Excel adalah membandingkan dua buah tanggal, yaitu antara
tanggal lahir atau tanggal hari pertama kerja dengan tanggal
sekarang. Fungsi atau rumus Excel untuk menghitung umur
atau usia kerja yaitu DATEDIF (baca: datedif) jumlah tahun,
bulan dan hari antara dua tanggal adalah dengan
menggunakan DATEDIF().
Syntax:
DATEDIF(start_date,end_date,unit)
Keterangan:
start_date yaitu tanggal awal dalam hal ini adalah Tanggal Lahir
atau Tanggal Hari Pertama Kerja
end_date yaitu tanggal akhir dalam hal ini adalah tanggal
sekarang yang bisa kita ganti dengan TODAY() atau NOW()
unit yaitu tipe unit informasi yang dibutuhkan apakah dalam
tahun (Y), bulan (M), hari (D), bulan pada tahun yang sama

14. Dalam contoh ini, tanggal lahir atau tanggal hari pertama
kerja bisa dibuat konstan atau tetap, sedangkan Tanggal
Sekarang atau Tanggal Hari Pertama Kerja bisa dibuat relatif
dengan fungsi TODAY() atau NOW(). Unit yang digunakan
untuk tujuan ini adalah Y Tahun YM Bulan dan MD Hari.
Rumus Excel untuk menghitung umur atau usia kerja pada cell
C6 adalah sebagai berikut:
=+DATEDIF(B6,NOW(),”Y”)&” Tahun,
“&DATEDIF(B6,NOW(),”YM”)&” Bulan,
“&DATEDIF(B6,NOW(),”MD”)&” Hari”

15. Alternatif lain rumus Excel untukmenghitung umur
Selain menggunakan DATEDIF(), alternative rumus Excel yang
digunakan untuk menghitung umur atau usia kerja yaitu dengan
mengurangkan tanggal sekarang dengan tanggal lahir atau
tanggal pertama kerja dengan rumus NOW()-tanggal_lahir atau
NOW()-tanggal_join. Output dari rumus ini menghasilkan
sebuah tanggal yang merupakan usia orang tersebut dikurangi
sebulan dari tahun 0.
Sebagai contoh, jika kita mengurangkan tanggal hari ini (22-
Mar-2016) dengan tanggal lahir seseorang bernama James
Sunarto yang lahir pada 18-Aug-1986, maka akan
menghasilkan tanggal 4-Aug-1929. Tanggal tersebut
menunjukkan usia James Sunarto (dibaca dari belakang) yaitu
29 Tahun, 7 Bulan, 4 Hari.
Rumus Excel untuk menghitung umur atau usia kerja dengan
metode ini pada cell D6 adalah sebagai berikut:
=+TEXT(NOW()-B6,”yy “)&” Tahun, “&TEXT(NOW()-B6,”mm

16. Meskipun secara sekilas sepertinya menghasilkan output
seperti yang kita inginkan, dengan metode ini kita terlebih
dahulu harus memodifikasi rumusnya dengan mengurangi
sebulan. Kesulitannya, jumlah bulan bervariasi dari 28, 29, 30
dan 31 sehingga rumusnya akan menjadi lebih panjang dan
rumit. Padahal, Excel sudah menyediakan fungsi DATEDIF
yang jauh lebih efisien.

17. Menggunakan Fungsi Find
Salah satu keunggulan Excel yang saya sukai adalah
kemampuannya mengolah berbagai tipe data. Selain data
dalam bentuk number atau angka, Excel juga
sangat po we rful untuk mengelola data dalam bentuk teks,
seperti contoh kasus berikut ini.
Salah satu tantangan (pertanyaan) yang masuk ke inbox Excel
Corner adalah seperti berikut. Seorang staf PPIC (Production
Planning & Inventory Control) ingin membuat tabel Mesin dan
Spare part yang dipakai. Jika kita mengisi Nomor Mesin di
kolom B, maka akan muncul keterangan “OK” di kolom Nomor
Mesin sesuai dengan baris Nomor Spare part (lihat gambar di
bawah).

19. Jika kita harus menuliskan keterangan “OK” secara manual,
pekerjaan tersebut menjadi sangat tidak efisien. Bagaimana
caranya agar keterangan “OK” muncul begitu kita menulis
Nomor Mesin? Caranya adalah dengan membuat formula yang
bisa menemukan text yang berisi Nomor Mesin, misalnya “MC
01”, “MC 06”, “MC 24”, dll. Salah satu fungsi yang cocok untuk
menemukan text adalah Fungsi Find.
RUMUS
=FIND(find_text,within_text,start_num)PENJELASAN
find_text yaitu teks yang ingin kamu temukan.
within_text yaitu teks (yang sama dengan atau lebih
panjang) di mana teks yang ingin kamu temukan berada.
start_num yaitu karakter spesisifik di mana untuk memulai
pencarian teks
CONTOH
=FIND(“a”,A2,5)

20. Formula tersebut akan menghasilkan value 10, yaitu letak huruf
“a” yang dimulai dari karakter ke-5. Huruf “a” di posisi ke-4
tidak terbaca karena pencarian dimulai dari karakter ke-5. Perlu
diingat bahwa fungsi FIND ini bersifat Case Sensitive, yaitu
sensitif dengan format besar kecilnya huruf di mana “a” tidak
sama dengan “A”.

21. Pada kasus Nomor Mesin dan Sparepart di atas, cara kerjanya
adalah sebagai berikut.
Pertama, kita akan menggunakan fungsi FIND dengan awal
pencarian karakter ke-1 untuk mencari Nomor Mesin di kolom
B3 sampai B22. Jika ada teks yang sama dengan Nomor
Mesin di row 2, misalnya “MC 01”, tidak peduli letak “MC 01”
berada di mana atau dipisahkan oleh apa, maka akan
menghasilkan value berupa angka yang merupakan posisi ke-
X dari teks “MC 01”. Jika tidak ada karakter yang dicari, akan
menghasilkan error #VALUE! Pada cell C3, formulanya adalah
=FIND(C2,B3)
Kedua, kita akan memunculkan keterangan “OK” jika teks
yang kita temukan ada di cell pencarian. Jika teks yang kita
cari tidak ada, maka akan menghasilkan error #VALUE
sebagai hasil dari fungsi FIND. Pada C3, fungsinya akan
menjadi bersarang =IF(FIND(C2,B3),”OK”)

22. Ketiga, kita harus menghilangkan error #VALUE! dengan
rumus IFERROR sehingga formulanya menjadi
=IFERROR(IF(FIND(C2,B3),”OK”),””). Untuk menghilangkan
error, kita gunakan “” sebagai value_if_error yang berarti tidak
ada value apa pun jika formula menghasilkan value error.
Dan jadilah laporan staf PPIC tersebut seperti ini, dimana jika
kita menulis Nomor Mesin di kolom B3 sampai B22, akan
menghasilkan keterangan “OK” di kolom Nomor Mesin.