1. L’Expediting
gestirlo in outsourcing
Ravenna 24 Marzo 2010

2. L’evoluzione nei progetti
La velocità con cui si rinnovano le tecnologie
può far sì che un impianto
diventi obsoleto ancor prima che venga completato
Pertanto
si tende a ridurre sempre più ai minimi termini
possibili i tempi per lo
sviluppo e la costruzione con date contrattuali e
termini di consegna
ridotti al minimo.

3. L’evoluzione nei progetti
Oramai i progetti sono sempre più difficili
da gestire per un Project Manager.
La difficoltà deriva dalla concomitanza di fattori
che interagendo tra loro, creano una
serie di problemi.

4. “Rischi nei progetti”
DEFINIZIONI
“Combinazione della frequenza
o della probabilità dell’incorrenza
in specifici eventi di pericolo
connessi al progetto”
(Norma IEC 60300-3-9)
“Il rischio si riferisce alla possibilità che azioni
umane o eventi ad esse collegati portino
a conseguenze che influenzano
aspetti o azioni di altre cose collegate
e con notevole importanza”
(Klinke e Renn)

5. “Rischi nei progetti”
Di conseguenza la parola “Rischio”
comprende in sé un numero di
indesiderati pericoli/eventi che si
potrebbero verificare in seguito ad
un tipo di scelta.

6. Progetto
Ingegneria
Procurement
EXPEDITING
Costruzione
Montaggio
Collaudo
Consegna

7. Perché effettuare l’Expediting
L’effettuazione di Expediting aiuta a valutare i rischi
ed evita
di accorgersi troppo tardi
di un problema, quando
ormai le conseguenze sono
disastrose e talvolta irreparabili.

8. Perché effettuare l’Expediting
L’azione di Expediting è un processo continuo
che comincia con il piazzamento di un ordine e l’azione deve
assicurare la conclusione sia per la data di consegna
della merce/servizio che
per la documentazione relativa,
il tutto nel più breve tempo possibile.

9. Perché effettuare l’Expediting
L’Expediting deve essere effettuato
INDIPENDENTEMENTE
dalle Ispezioni
e dai Collaudi che devono essere svolti
per quella determinata fornitura.

10. “To Expedite”
Verbo inglese il cui significato letterale è:
Accelerare, facilitare, sbrigare, sollecitare

11. “To Expedite”
La traduzione letterale dall’inglese “to Expedite” porterebbe
alla parola “SOLLECITARE”, quindi “EXPEDITOR” sarebbe
tradotto in italiano come “colui che sollecita”.
Eseguire un Expediting su qualcosa significa:
approfondire un argomento nei suoi dettagli e valutarne ogni
singolo punto (i pro ed i contro di qualsiasi cosa),
al fine di ottimizzare, accelerare
e sollecitare l’evasione di un ordine.

12. “Expediting”
L’azione di Expediting è fondamentalmente quella di
SORVEGLIANZA.
Però nel caso si manifestassero “problemi” l’Expeditor
deve agire “aiutando” il fornitore nella gestione delle criticità.

13. Vari metodi di Expediting
• Desk/Telephone Expediting
• Field Expediting
• Full Time Monitoring

14. Azione di Expediting
L’azione di Expediting si svolge su tutte le FASI di gestione di un ordine
quali:
• Contrattuale
• Ingegneria
• Approvvigionamento
• Costruzione
• Collaudi
• Spedizione
• Documentazione

15. Azione di Expediting
Partendo dal presupposto che ogni singolo
Item acquistato è importante
per la riuscita del progetto per eseguire
al meglio l’attività di Expediting,
diventa necessario classificare
gli ordini di acquisto

16. Azione di Expediting
“Rischi”
Valore Esempio di classificazione degli ordini
€ 10.000
€ 9.000
€ 8.000
€ 7.000
€ 6.000 Medio Alto
€ 5.000
€ 4.000
€ 3.000
€ 2.000
€ 1.000 Marginale Basso
12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Tempo di Consegna

17. Azione di Expediting
Affidabilità “Rischi”
Fornitore Esempio di classificazione degli ordini
1
2
3
4
5 Medio Alto
6
7
8
9
10 Marginale Basso
12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Tempo di Consegna

18. Azione di Expediting
“Rischi”
La classificazione del rischio dell’Ordine ci permetterà
di definire la cadenza ed il metodo degli interventi.
Ad esempio:
•Rischio Marginale: Monitoraggio mensile Desk Expediting
•Rischio Basso: Monitoraggio quindicinale Desk Expediting/Field Expediting
•Rischio Medio: Monitoraggio settimanale Field Expediting/Desk Expediting
•Rischio Alto: Monitoraggio giornaliero Desk Expediting/Field Expediting/
Full Time Monitoring

19. Flusso Attività/Reporting
Desk Expediting
Emissione Report
NO OK Online (Web Manager)
Field Expediting
Emissione Report
NO OK Online (Web Manager)
Emissione Report
Full Time Monitoring Online (Order Manager e/o
Web Manager)

20. Outsourcing
delle attività di Expediting
• Un’azienda non sempre ha la necessità di
eseguire azioni di Expediting sui propri
fornitori.
• Il carico di lavoro e il numero di progetti
sono variabili

21. Outsourcing
delle attività di Expediting
• Quando affidare a terzi le attività di
Expediting?
– Per una società che gestisce progetti è
importante avere Personale interno qualificato
che svolge Expediting ma questo comporta
costi fissi e variabili altamente significativi che
in alcuni periodi o per lo svolgimento di alcune
attività si possono dimostrare assolutamente
NON economici per l’Azienda.

22. Outsourcing
delle attività di Expediting
Per capire la scelta del grado di Outsourcing
è necessario analizzare
l’Attività e l’Efficienza

23. Outsourcing
delle attività di Expediting
Rilevanza Strategica Forniture
Internamente
Alta
o Internamente
Terziarizzare
Internamente
Bassa
Terziarizzare o
Terziarizzare
Bassa Alta
Livello Efficienza Interna attuale

24. Outsourcing
delle attività di Expediting
Affidare a terzi le attività di Expediting ci consente
sicuramente di avere:
• Personale Qualificato e Specializzato in più settori;
• Personale residente;
• Flessibilità del personale;
• Costo certo.

25. Servizio E.I.T. – Macro attività
Organizzazione
Servizio
Visita di Desk
Expediting Expediting
Ispezione
Collaudo
Reporting

26. Order Manager

27. Order Manager

28. Order Manager

29. Order Manager
29

30. Order Manager
Visualizzato dal Cliente

31. Order Manager
Visualizzato dal Cliente

32. Servizio E.I.T. – Macro attività
Organizzazione
Servizio
Visita di Desk
Expediting Expediting
Ispezione
Collaudo
Reporting

33. Work Manager
Software per la
gestione delle
risorse umane e
assegnazione di
compiti differenziati
per commessa:
- Anagrafica
Ispettori
(informazioni
curricolari);
- Gestione commesse
(Inserimento di
commessa associata
al Cliente con assegnazione di
risorse umane alla commessa);
- Gestione orario (assegnamento o rilevamento del tempo impiegato da ogni
risorsa umana per ogni singola commessa).

34. Work Manager
Dettagli personali sugli Ispettori, Clienti e Fornitori
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35. Work Manager
Registro Ispettori

36. Work Manager
Inserimento visite per Cliente, Commessa e Ordine di Lavoro
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37. Work Manager
Riepilogo Visite per Cliente
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38. Work Manager
Riepilogo visite per Cliente

39. Web Manager
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40. Servizio E.I.T. – Macro attività
Organizzazione
Servizio
Visita di Desk
Expediting Expediting
Ispezione
Collaudo
Reporting

41. Reporting
Dopo ogni visita di E.I.T. viene emesso un Report con tutti i
dati riguardanti il fornitore, la fornitura, lo stato attuale,
l’avanzamento, tutta la relativa documentazione e foto.

42. Il servizio di EXPEDITING è erogato da EQUA s.r.l.
www.equasrlra.it
Le applicazioni web sono state sviluppate da ab studio s.r.l.
www.abstudio.it