Il documento offre una guida alle istituzioni formative sull'adeguamento alla norma ISO 9001:2015, evidenziando che le organizzazioni hanno tre anni per effettuare tale transizione e suggerendo di non affrettarsi. Si sottolinea l'importanza di semplificare la documentazione, eliminando la necessità di manuali e procedure obbligatorie, e la centralità dell'analisi del contesto interno ed esterno per gestire i rischi e migliorare le performance organizzative. Infine, viene enfatizzato che la norma incoraggia un approccio proattivo nella gestione dei rischi e delle opportunità, senza la necessità di documentazione aggiuntiva rispetto a quella già esistente.

1. Pagina 1 di 18
Cosa
cambia?
Appunti per le
istituzioni formative
iscriviti alla news letter per avere
informazioni gratuite
www.tutorcorsi.it

2. Pagina 2 di 18
Introduzione
Non farò la trattazione teorica del nuovo modello di norma, questo
compito lo lascio ai professori della qualità,
In questa sede darò alcuni spunti per comprendere lo spirito della
norma.
E' opportuno chiarire alcuni punti per non essere fraintesi.
1) Tutto l'ebook è riferito all'ambiente formativo.
Pertanto non è usufruibile da soggetti appartenenti ad altre
categorie professionali. La mia esperienza professionale è
particolarmente incentrata sugli enti formativi, (scuole di ogni
ordine e grado, come CFP, scuole pubbliche e università). In
questo lavoro affronto la norma dal punto di vista di chi deve
implementarla negli enti formativi, quindi gli argomenti e gli
esempi saranno riferiti a tale realtà.

3. Pagina 3 di 18
2) Questo ebook, non affronta tutte le novità della nuova
norma, offre solo una visione su alcuni punti. Quindi una
trattazione parziale, per una visione completa rimando al sito
www.tutorcorsi.it.
3) Per fornire una trattazione agevole nella lettura proverò a
rispondere alle domande che solitamente mi vengono poste.

4. Pagina 4 di 18

5. Pagina 5 di 18
Quando adeguarsi alla nuova
norma?
Diciamo subito che le organizzazione hanno
tre anni di tempo per adeguarsi alla UNI EN ISO 9001:2015,
pertanto consiglio di " non correre all'adeguamento", ma di
effettuarlo in occasione del rinnovo triennale della certificazione.
Il periodo di transizione di tre anni vale a partire dalla data di
emissione della versione definitiva.
Nella fase di transizione bisogna rimanere conformi alla versione
del 2008 e adeguarsi progressivamente alla ISO del 2015.
Facciamo un esempio, se la nuova norma uscisse in dicembre
2015 il periodo di transizione finirebbe in dicembre 2018.
Cosa significa?
Che il certificato ISO 9001:2008 sarà valido per il triennio con una
limitazione, il rinnovo dovrà essere effettuato necessariamente con
la nuova norma.
Pertanto poiché il certificato vale tre anni, nel migliore dei casi chi
ha il rinnovo adesso ha tre anni per adeguarsi, chi ha avuto il
rinnovo nel 2014, deve rinnovarlo entro il 2017 e deve farlo con la
nuova norma.

6. Pagina 6 di 18
Chi ha il rinnovo nei primi mesi del 2016?
Sempre con la simulazione che la norma esca a dicembre del 2015,
chi deve rinnovare nei primi mesi del 2016 deve iniziare ad
adeguarsi da subito e, contemporaneamente, chiedere una proroga
all'ente di certificazione per posticipare la data dell'audit. In genere
può essere concesso per un massimo di qualche mese.
Ovviamente gli enti saranno maggiormente comprensivi con i primi
che vanno alla certificazione, per poi andare a pieno regime negli
audit nella seconda metà dell'anno, quando le prime esperienze si
saranno consolidate.
Quindi certificarsi subito non è detto che sia uno svantaggio.

7. Pagina 7 di 18
Attuare la semplificazione documentale
Cosa devo fare dei documenti attuali: manuale, procedure ecc?
Tutto da rifare?
Assolutamente no!
Analizziamo la documentazione prescrittiva del sistema
qualità.
La documentazione sarà più snella,
non esiste obbligo di manuale e di
procedure. Con buona pace di tanti
consulenti che vendevano il sistema
qualità un tanto al chilo della
documentazione. Più era pesante il
manuale e più valore aveva la
consulenza.
Si sono creati sistemi documentali con manuali giganteschi,
procedure a non finire, moduli, istruzioni di lavoro, che alla fine
complicavano la vita, ostacolando la ricerca di efficacia e di
efficienza, primo obiettivo del sistema qualità.
Per questo motivo, molte volte i documenti sono stati chiusi in un
cassetto e venivano ritirati una volta all'anno, al momento della
verifica dell'ente di certificazione.
Con la nuova norma l'organizzazione, può decidere sia cosa
descrivere e sia il livello di approfondimento delle sue procedure,
tarando il tutto in base alle competenze ed alle esperienze del suo
personale.

8. Pagina 8 di 18
La procedura deve indicare come una certa attività deve essere
svolta. In questo non esistono obblighi, ma solo l'utilità.
Bisogna chiedersi: scrivere questa procedura è utile, ci serve avere
su carta la spiegazione del "come si fa?". Se la riposta è SI è bene
farla, se invece l'attività è talmente nota ed usuale che non ha
senso scriverlo, non si fa la procedura.
Ora la mia domanda è: come ci può aiutare il consulente
esterno a scrivere le procedure? Cosa sa più di noi di come
svolgiamo le nostre attività.
Il personale che opera nella scuola o il consulente esterno che non
vive nella scuola e che magari non ha mai insegnato?
La risposta è banale!
Quindi se non esistono i documenti obbligatori, definiti secondo la
ISO 9001, ma solo procedure operative che servono, cambia
l'approccio per l'implementazione del sistema qualità.
Facciamo il caso che una scuola abbia definito la procedura per le
gite, nel senso di moduli di autorizzazione, moduli di consenso
ecc...,
Quale necessità si ha di avere una procedura?
Basta la solita circolare, che una volta
fatta può essere messa in rete e
utilizzata per tutti gli anni, finché non
interviene una modifica.
Finalmente non si è costretti a
documentare.

9. Pagina 9 di 18
Si passa da documentazione prescrittiva
(obbligatoria) alla documentazione necessaria.
Pertanto fate pulizia di procedure non
utilizzate ma definite solo perché
consigliate dal consulente e richieste
dall'ente di certificazione.
Conservate solo i moduli e le procedure
che effettivamente usate.
Il manuale?
Non è proibito tenerlo, è solo eliminato
l'obbligo, se vi serve tenetelo ed
usatelo, anche ridotto, eliminando le
parti che non vi servono, usatelo per
descrivere la vostra scuola, con i suoi
pregi e gli sforzi per lavorare meglio.
Immaginatelo come una brochure
articolata.
Oppure eliminatelo in tronco.

10. Pagina 10 di 18
Audit interni?
Ma gli audit chi li fa se non abbiamo il
consulente?
Rimane l'attività di auditing che deve essere
fatta da personale indipendente e
competente.
L'indipendenza la si ottiene facendo fare gli
audit su un processo a chi non coinvolto nello
stesso.
Facendo un esempio, la verifica dei laboratori
di chimica deve essere fatta da chi non usa i
suddetti laboratori, per esempio l'insegnate di
lettere.
Una volta definito quali sono i punti critici di ogni attività, si può
definire una lista di riscontro che può aiutare chi deve effettuare gli
audit.

11. Pagina 11 di 18
Rimane da chiarire la competenza.
La competenza viene attuata e documentata tramite corsi ad hoc.
Per esempio un corso online come quello che sto per mettere in
linea sul sito www.tutorcorsi.it, consente di documentare la
competenza.
Per chi si prenota al corso entro il 30 ottobre, solo prenotazione
gratuita senza oneri, avrà uno sconto del 50% sul costo del
corso che sarà messo on line dopo l'uscita della ISO 9001 versione
2015.
Quindi il corso online al responsabile qualità, o ai rappresentanti
della funzione qualità, o ai docenti interessati disposti ad effettuare
negli audit può essere una soluzione. Se il corso viene frequentato
da più soggetti appartenenti allo stesso ente, si possono fare audit
incrociati, per raggiungere l'indipendenza nell'esecuzione degli
audit.

12. Pagina 12 di 18
Analisi del contesto.
Bisogna analizzare il
contesto interno ed
esterno. I cambiamenti e le
tendenze che possono avere
impatto sul funzionamento
dell'organizzazione.
Le scuole questo lo fanno da sempre: conoscere le esigenze del
mondo del lavoro (contesto esterno) per definire percorsi formativi
non autoreferenziati e tarati sul livello degli allievi che si iscrivono,
utilizzando al meglio le risorse interne sia umane e sia tecnologiche
(contesto interno).
Questo processo, su cui esiste una grande esperienza all'interno
dell'ente formativo, deve essere trasferito a tutti gli aspetti (esterni
ed interni) su cui agisce l'organizzazione con una attività
sistematica di controllo e verifica.
Il contesto va analizzato per i fattori esterni: aspetti legali,
tecnologici, di competitività, culturali,
sociali, economici, banche, soci, i
concorrenti, creditori, enti locali,
ambiente, mercato del lavoro, richieste
di professionalità nel territorio, eventuali
finanziamenti esterni, opinione pubblica,
fornitori, tipologia di utenti del servizio di
formazione...

13. Pagina 13 di 18
Mentre il contesto interno è
caratterizzato dalle risorse umane,
dallo spirito di collaborazione
instauratosi, dall'ambiente di
lavoro, dalle tecnologie, dai mezzi,
dalla tipologia di formazione
erogata, dalle competenze del
personale, dall'età degli stessi, dai
sistemi di gestione implementati (9001, 231, 196, 81...), ecc...
E' vero che le scuole già lo fanno questo, anche l'accreditamento
chiede una analisi su moti di questi parametri.

14. Pagina 14 di 18
Non bisogna più fare perché lo chiede una norma, sia essa la
ISO o l'accreditamento, bisogna fare perché ci serve, l'analisi
deve servire per individuare limiti e potenzialità, punti di forza e di
debolezza.
Tutto il processo va analizzato per individuare eventuali rischi di
insuccesso, chiedendosi: quali sono i fattori che possono far fallire
la nostra azione?
Tutto questo non per semplice esercizio speculativo, ma per
individuare percorsi di azione nella gestione in grado di prevenire i
rischi e dare solidità all'organizzazione.
Uno strumento che per ogni rischi possibile ne indichi il grado, gli
attori coinvolti, le misure da adottare e i parametri per misurare la
situazione.

15. Pagina 15 di 18
Rischio
Parola d'ordine della nuova norma.
Il contesto serve anche per definire ed identificare i fattori di rischio
presenti nell'organizzazione. Conoscere i limiti e le potenzialità,
sapere quali possono essere gestiti e quali sono, possono
pregiudicare e creare un pericolo.
Parafrasando il motto dell'oracolo di
Delfi, potremmo dire "conosci te stesso
per meglio organizzarti", per capire quali
pericoli corri e quali possono inficiare la
tua prestazione nel fornire servizi
soddisfacenti. Conoscerli per evitarli e/o
per essere in grado di resistere a
perturbazioni che possano intervenire
dall'esterno o dall'interno.

16. Pagina 16 di 18
Se si conoscono i rischi si possono intraprendere contromisure,
anche preventive, per rendere l'organizzazione stabile e garantire la
continuità operativa.
Nel corso verranno illustrate delle metodologie per aiutare ad
effettuare questa analisi, fornendo strumenti per registrare l'analisi e
poter trarre conclusioni operative e pratiche.
Bisogna porsi la domanda: la mia organizzazione può essere
sottoposta a eventi di crisi e ad eventi disgreganti? Nel caso a
quali e con quali conseguenze?

17. Pagina 17 di 18
Mi viene spesso obiettato che queste sono domande che già la
direzione si pone quotidianamente, senza bisogno che ci "istruisca"
la 9001.
Ora bisogna farlo con sistematicità e verificare nel tempo
l'andamento delle situazioni.
Le opzioni per gestire i rischi e le opportunità possono includere:
Evitare il rischio
Correre il rischio per cogliere una opportunità
Eliminare la fonte del rischio
Cambiare le probabilità o le conseguenze del rischio
Accettare il rischio

18. Pagina 18 di 18
Per l'autoimplementazione
La nuova norma NON richiede documentazione integrativa, nel
senso di manuali, procedure ecc. Lasciate la documentazione che
avete ed eliminate quella che non usate, vedrete che tante
procedure andranno al macero.
Fate un elenco dei possibili rischi (vedi tabella proposta in allegato)
e fate una valutazione del rischio dando un punteggio ad ognuno di
essi, definite cosa intendete fare per affrontare i rischi individuati.