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#MakeItDigital Il valore del sistema di gestione (qualità) nell'era digitale
Programma della giornata
Ore 15:00 Registrazione Partecipanti
Ore 15:15 Saluti ed Introduzione ai lavori
Silvia Montanari - President and CEO Talea Consulting
Ore 15:30 La nuova ISO9001:2015, novità e benefici per le aziende
Giovanni Balducci – Direttore Divisione Sistemi di Gestione, Kiwa
Cermet
Ore 16:30 L’approccio per processi e la gestione documentale
Luca Tumidei – Project Manager Talea Consulting
Ore 17:30 Aperitivo
Ravenna 27 Gennaio 2016Talea Consulting S.r.l.
Azienda specializzata in ambito
Enterprise Information Management
Document Management System
Business Process Management
Conservazione Sostitutiva
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
I Servizi Talea Consulting
Consulting Projects Soluzioni
Verticali
..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali
adattandoli continuamente alle esigenze di mercato
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Un insieme di cambiamenti (tecnologici, culturali, organizzativi) abilitato dallo sviluppo di nuove
tecnologie, che non si limita però limita alla loro adozione, ma integra e coinvolge tutto
l'ecosistema toccato dal processo, incentivando la trasparenza, la condivisione e l’inclusione di
tutti i partecipanti.
Digital Transformation
Ravenna 27 Gennaio 2016Talea Consulting S.r.l.
 Riduzione Tempi e Costi tipici del
trattamento della carta
 Maggiore efficacia ed efficienza dei
processi operativi
 Riduzione errori umani
 Adeguamento alla spinta normativa, al
controllo preventivo e al monitoraggio
Digital Transformation:
quali benefici aspettarsi
 Maggiore integrità, tracciabilità,
trasparenza, sicurezza e valore legale
 Reindirizzamento personale in
attività a valore aggiunto
 Accesso condiviso alle informazioni e
maggiore integrazione
 Miglioramento dell’immagine
aziendale e tutela dell’ambiente
Bologna 26 maggio 2015Talea Consulting S.r.l.
WORKSHOP
Ravenna 27 Gennaio 2016
Digital Process
Luca Tumidei
Project Manager Talea Consulting
Organizzazione e condivisione delle
informazioni dentro e fuori l’azienda
Mobile
Client
ARX-Drive
Applicativi
esterni
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Ambiti Applicativi
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Qualità (alcuni esempi)
Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità
Possibilità di raccogliere ed archiviare la documentazione, e “guidare”, grazie all’ utilizzo di specifici
workflow, il corretto avanzamento delle procedure e dei processi adottati dalle funzioni aziendali.
Gestione delle Non Conformità
Rilevare, identificare e trattare le non conformità interne ed esterne per
garantire i requisiti di controllo e sicurezza fondamentali
ed avviare tempestivamente le azioni correttive.
Gestione Procedure
Uno strumento per formalizzare le procedure aziendali e la modulistica da utilizzare nelle varie fasi
dei processi (es. richiesta del cliente, pianificazione, produzione, controllo, azioni correttive,
rilevazione non conformità, consegne, verifiche, ecc.).
Gestione Reclami e Resi
Creare procedure strutturate
per il controllo e l’eventuale
richiesta di modifica dei
prodotti soggetti a reclami e resi.
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Gestione Documentale (alcuni esempi)
Relazioni tra documenti
Collegamenti logici tra documenti richiamabili vicendevolmente , ad esempio Ciclo Attivo e
Ciclo Passivo.
Archiviazione strutturata
Facile ricerca dei documenti e delle informazioni archiviati in base a tipologie documentali e
catalogati automaticamente tramite fascicoli.
Gestione integrata delle Informazioni
Collegamento e interfacciamento diretto con tutti gli applicativi per avere
un allineamento costante delle informazioni.
Sicurezza
Impostazione di permessi di
visibilità e modifica personalizzabili
su ciascun utente ed Area
Organizzativa.
Condivisione
Documenti e informazioni condivisi dentro e fuori l’azienda
con un unico strumento .
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Gestione Documentale (alcuni esempi)
Gestione PEC
Invio ed acquisizione di messaggi inviati tramite PEC che mantengono la validità legale e
sono opponibili a terzi.
Conservazione Elettronica
Procedura legale/informatica che permette di memorizzare i documenti in formato digitale
mantenendo la loro validità legale negli anni.
Firma Elettronica
Possibilità di apporre la firma elettronica sui documenti archiviati,
anche durante lo svolgimento di un processo aziendale.
Protocollo PA
Attribuzione di una numerazione univoca per
i documenti ricevuti ed emessi,
come obbligatorio per
le Pubbliche Amministrazioni.
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
.
Amministrazione (alcuni esempi)
Gestione Fatture Fornitori
Approvazione pre Registrazione e completamento informativo
post Registrazione.
Verifica Solvibilità Cliente
Attivazione automatica di procedure di raccolta informazioni per il controllo della solvibilità dei
clienti e conseguente gestione dei pagamenti.
Gestione Solleciti di Pagamento e Insoluti
Notifica automatica per le fatture con pagamento in scadenza e
gestione delle successive
procedure di sollecito e insoluto.
Fatturazione PA
Trasmissione e conservazione Fatture Elettroniche, gestione notifiche e stati di avanzamento.
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Gestione Fascicolo di Commessa
Dalla creazione dell’offerta, alla generazione delle commesse di lavoro, alle rendicontazioni degli
operatori.
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Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
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Gestione Fasciolo Dipendente
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di tenere sotto controllo
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Approvazione Ferie e Permessi
Gestione delle richieste di ferie ed invio automatico all’approvatore,
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Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti
Creazione e condivisione automatica dei documenti a tutto il personale interessato, in base ai
gruppi di utenti creati.
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CRM (alcuni esempi)
Gestione Lead, Prospect, Account
Profilazione dedicata per le varie tipologie di contatto
per gestione differenziata delle attività.
Coordinamento centralizzato e
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Gestione Opportunità
Creazione di nuove opportunità ed avvio di workflow
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Gestione Mass mailing e DEM
Invio automatico secondo scadenze prestabilite di mail commerciali e possibilità di controllare le
letture e eventualmente attribuire scadenze per la consultazione.
Gestione documentazione per la rete commerciale
Possibilità di creare e condividere documenti commerciali all’interno e al di fuori dell’azienda.
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
IT e Organizzazione (alcuni esempi)
Gestione Progetti di Sviluppo
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del versioning e tracciabilità di tutti gli passaggi.
Gestione Ticket di Assistenza
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Gestione Rapportini Elettronici
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Archiviazione Licenze Software e gestione Scadenze
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Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Vendite (alcuni esempi)
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Gestione Ordini Clienti
Elaborazione tempestiva ed invio delle conferme e dei documenti richiesti, nel momento in cui si
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Approvazione e Distribuzione circolari
Predisposizione di modelli standard per la creazione
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Gestione Contratti
Richiesta di approvazione per i nuovi contratti archiviati basata
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Reportistica per la gestione delle scadenze per i rinnovi contrattuali.
Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
Acquisti (alcuni esempi)
Gestione RDA
Possibilità di gestire le differenze e le eccezioni di ciascuna Richiesta di Acquisto ricevuta dai diversi
settori.
Approvazione e Spedizione Ordini di Acquisto
Automatizzazione dell’iter per l’autorizzazione della spesa da parte
del responsabile aziendale e per l’invio dell’ordine.
Acquisizione e Verifica Bolle di entrata merce
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tramite l’apposizione di etichette barcode.
Immediata richiesta
di approvazione
all’amministrazione.
Gestione Contratti di Acquisto
Invio automatico di notifiche agli utenti preposti ai rinnovi, in base alle scadenze associate a
ciascun contratto.
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Talea Consulting Srl
Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555
www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it
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#MakeItDigital Il valore del sistema di gestione (qualità) nell'era digitale

  • 2. Programma della giornata Ore 15:00 Registrazione Partecipanti Ore 15:15 Saluti ed Introduzione ai lavori Silvia Montanari - President and CEO Talea Consulting Ore 15:30 La nuova ISO9001:2015, novità e benefici per le aziende Giovanni Balducci – Direttore Divisione Sistemi di Gestione, Kiwa Cermet Ore 16:30 L’approccio per processi e la gestione documentale Luca Tumidei – Project Manager Talea Consulting Ore 17:30 Aperitivo Ravenna 27 Gennaio 2016Talea Consulting S.r.l.
  • 3. Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management Document Management System Business Process Management Conservazione Sostitutiva Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 4. I Servizi Talea Consulting Consulting Projects Soluzioni Verticali ..per migliorare ed ottimizzare i processi di business aziendali adattandoli continuamente alle esigenze di mercato Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 5. Un insieme di cambiamenti (tecnologici, culturali, organizzativi) abilitato dallo sviluppo di nuove tecnologie, che non si limita però limita alla loro adozione, ma integra e coinvolge tutto l'ecosistema toccato dal processo, incentivando la trasparenza, la condivisione e l’inclusione di tutti i partecipanti. Digital Transformation Ravenna 27 Gennaio 2016Talea Consulting S.r.l.
  • 6.  Riduzione Tempi e Costi tipici del trattamento della carta  Maggiore efficacia ed efficienza dei processi operativi  Riduzione errori umani  Adeguamento alla spinta normativa, al controllo preventivo e al monitoraggio Digital Transformation: quali benefici aspettarsi  Maggiore integrità, tracciabilità, trasparenza, sicurezza e valore legale  Reindirizzamento personale in attività a valore aggiunto  Accesso condiviso alle informazioni e maggiore integrazione  Miglioramento dell’immagine aziendale e tutela dell’ambiente Bologna 26 maggio 2015Talea Consulting S.r.l.
  • 7. WORKSHOP Ravenna 27 Gennaio 2016 Digital Process Luca Tumidei Project Manager Talea Consulting
  • 8. Organizzazione e condivisione delle informazioni dentro e fuori l’azienda Mobile Client ARX-Drive Applicativi esterni Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 9. Ambiti Applicativi Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 10. Qualità (alcuni esempi) Modifica / Approvazione di un Documento di Qualità Possibilità di raccogliere ed archiviare la documentazione, e “guidare”, grazie all’ utilizzo di specifici workflow, il corretto avanzamento delle procedure e dei processi adottati dalle funzioni aziendali. Gestione delle Non Conformità Rilevare, identificare e trattare le non conformità interne ed esterne per garantire i requisiti di controllo e sicurezza fondamentali ed avviare tempestivamente le azioni correttive. Gestione Procedure Uno strumento per formalizzare le procedure aziendali e la modulistica da utilizzare nelle varie fasi dei processi (es. richiesta del cliente, pianificazione, produzione, controllo, azioni correttive, rilevazione non conformità, consegne, verifiche, ecc.). Gestione Reclami e Resi Creare procedure strutturate per il controllo e l’eventuale richiesta di modifica dei prodotti soggetti a reclami e resi. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 11. Gestione Documentale (alcuni esempi) Relazioni tra documenti Collegamenti logici tra documenti richiamabili vicendevolmente , ad esempio Ciclo Attivo e Ciclo Passivo. Archiviazione strutturata Facile ricerca dei documenti e delle informazioni archiviati in base a tipologie documentali e catalogati automaticamente tramite fascicoli. Gestione integrata delle Informazioni Collegamento e interfacciamento diretto con tutti gli applicativi per avere un allineamento costante delle informazioni. Sicurezza Impostazione di permessi di visibilità e modifica personalizzabili su ciascun utente ed Area Organizzativa. Condivisione Documenti e informazioni condivisi dentro e fuori l’azienda con un unico strumento . Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 12. Gestione Documentale (alcuni esempi) Gestione PEC Invio ed acquisizione di messaggi inviati tramite PEC che mantengono la validità legale e sono opponibili a terzi. Conservazione Elettronica Procedura legale/informatica che permette di memorizzare i documenti in formato digitale mantenendo la loro validità legale negli anni. Firma Elettronica Possibilità di apporre la firma elettronica sui documenti archiviati, anche durante lo svolgimento di un processo aziendale. Protocollo PA Attribuzione di una numerazione univoca per i documenti ricevuti ed emessi, come obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016 .
  • 13. Amministrazione (alcuni esempi) Gestione Fatture Fornitori Approvazione pre Registrazione e completamento informativo post Registrazione. Verifica Solvibilità Cliente Attivazione automatica di procedure di raccolta informazioni per il controllo della solvibilità dei clienti e conseguente gestione dei pagamenti. Gestione Solleciti di Pagamento e Insoluti Notifica automatica per le fatture con pagamento in scadenza e gestione delle successive procedure di sollecito e insoluto. Fatturazione PA Trasmissione e conservazione Fatture Elettroniche, gestione notifiche e stati di avanzamento. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 14. Gestione Fascicolo di Commessa Dalla creazione dell’offerta, alla generazione delle commesse di lavoro, alle rendicontazioni degli operatori. Gestione Concept Nuovo Prodotto Iter approvativo e revisioni per l’ideazione di nuovi prodotti. Gestione Documentazione Tecnica di Prodotto Acquisizione automatica, archiviazione strutturata e successivo avvio dell’iter approvativo. Progettazione (alcuni esempi) Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 15. Risorse Umane (alcuni esempi) Gestione Fasciolo Dipendente Dall’archiviazione dei Curriculum Vitae alla ricerca di nuovo personale e all’ avvio dell’eventuale iter di assunzione e successiva richiesta dei documenti per la creazione Fascicolo Dipendente. Gestione Note spese e Trasferte Gestione flusso di richieste e autorizzazioni, con la possibilità di tenere sotto controllo i costi sostenuti. Approvazione Ferie e Permessi Gestione delle richieste di ferie ed invio automatico all’approvatore, tramite mail con possibilità di conferma/rifiuto immediato. Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti Creazione e condivisione automatica dei documenti a tutto il personale interessato, in base ai gruppi di utenti creati. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 16. CRM (alcuni esempi) Gestione Lead, Prospect, Account Profilazione dedicata per le varie tipologie di contatto per gestione differenziata delle attività. Coordinamento centralizzato e condiviso tra i vari commerciali. Gestione Opportunità Creazione di nuove opportunità ed avvio di workflow per la gestione di tutte le attività correlate, come l’invio di documentazione. Gestione Mass mailing e DEM Invio automatico secondo scadenze prestabilite di mail commerciali e possibilità di controllare le letture e eventualmente attribuire scadenze per la consultazione. Gestione documentazione per la rete commerciale Possibilità di creare e condividere documenti commerciali all’interno e al di fuori dell’azienda. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 17. IT e Organizzazione (alcuni esempi) Gestione Progetti di Sviluppo Gestione degli step di controllo, approvazione e rilascio con storicità del versioning e tracciabilità di tutti gli passaggi. Gestione Ticket di Assistenza Gestione assistenza e servizi erogati ai clienti con la possibilità di differenziare i processi in base al servizio /attrezzatura richiesta e alle tempistiche. Gestione Rapportini Elettronici Compilabili dagli operatori anche fuori sede e offline, poi archiviati nel sistema centrale quando si ha la connessione, possono fare partire in automatico la relativa fatturazione. Archiviazione Licenze Software e gestione Scadenze Raccolta e catalogazione di tutte le licenze software e gestione automatica delle scadenze. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 18. Vendite (alcuni esempi) Emissione ed Approvazione Offerte a clienti Archiviazione automatica RDO ed assegnazione al commerciale per la creazione dell’Offerta. Impostazione successive notifiche di scadenza per invio offerta. Gestione Ordini Clienti Elaborazione tempestiva ed invio delle conferme e dei documenti richiesti, nel momento in cui si riceve un ordine. Approvazione e Distribuzione circolari Predisposizione di modelli standard per la creazione di circolari e comunicazioni ai clienti. Workflow per l’invio automatico. Gestione Contratti Richiesta di approvazione per i nuovi contratti archiviati basata sul fascicolo cliente contenente tutti i documenti relativi. Reportistica per la gestione delle scadenze per i rinnovi contrattuali. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 19. Acquisti (alcuni esempi) Gestione RDA Possibilità di gestire le differenze e le eccezioni di ciascuna Richiesta di Acquisto ricevuta dai diversi settori. Approvazione e Spedizione Ordini di Acquisto Automatizzazione dell’iter per l’autorizzazione della spesa da parte del responsabile aziendale e per l’invio dell’ordine. Acquisizione e Verifica Bolle di entrata merce Archiviazione strutturata dei documenti di trasporto tramite l’apposizione di etichette barcode. Immediata richiesta di approvazione all’amministrazione. Gestione Contratti di Acquisto Invio automatico di notifiche agli utenti preposti ai rinnovi, in base alle scadenze associate a ciascun contratto. Talea Consulting S.r.l. Ravenna 27 Gennaio 2016
  • 20. Talea Consulting Srl Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555 www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it https://goo.gl/nn2P6w