Důvěryhodný reproting pro pojišťovny - Jak věřit svým očím

1. Jak věřit svým očím
Praha
24.5.2011
© 2011 Ness Consulting – Proprietary and Confidential

2. O čem to dnes bude…
Příběh nepovedeného zásahu
Provozně-procesní opatření
Jak pomůže metodika?
Na kontroly nezapomínat
Jak zajistit pomoc technologií?
2 www.ness.com

3. Příběh nepovedeného zásahu
3

4. Příklad na začátek
Výchozí situace
Pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla
• Sjednání prostřednictvím on-line aplikace na internetu
• Podmínkou platnosti smlouvy je zaplacení prvního pojistného
• Většina klientů platí pojistné prostřednictvím platební brány přímo v rámci
aplikace pro sjednání
Implementace
Sjednání Nahrání dat Nastavení Generování
smlouvy na do systému stavu smlouvy předepsaného
webu pojišťovny na „platná“ pojistného
4 www.ness.com

5. Co všechno je špatně?
Sjednání Nahrání dat Nastavení Generování
smlouvy na do systému stavu smlouvy předepsaného
webu pojišťovny na „platná“ pojistného
Dopady Porušení pravidla
• Předepsané pojistné
Správnosti
• Rezervy
• Pohledávky
Srozumitelnosti
• Provize
• Škody
• Zajištění
Souvislosti
6 www.ness.com

6. Pokus o vylepšení
Nový report Původní report Report předepsaného
předepsaného předepsaného pojistného na
pojistného pojistného smlouvách bez platby
Dopady Porušení pravidla
• Předepsané pojistné
Správnosti
• Rezervy
• Pohledávky
Srozumitelnosti
• Provize
• Škody
• Zajištění
Souvislosti
7 www.ness.com

7. Jak by to mělo být správně?
Sjednání Nahrání dat Nastavení Generování
smlouvy na do systému stavu smlouvy předepsaného
webu pojišťovny na „platná“ pojistného
Třeba takto
Sjednání Nahrání dat do Nastavení stavu Generování
smlouvy na Platba? systému smlouvy na předepsaného
webu pojišťovny „platná“ pojistného
Čekat
Nebo jinak
Sjednání Nahrání dat do Nastavení stavu Generování
smlouvy na systému Platba? smlouvy na předepsaného
webu pojišťovny „platná“ pojistného
Nastavení stavu
smlouvy na
„návrh“
8 www.ness.com

8. Jaké z toho plyne poučení?
Napravovat příčinu, nikoliv • Příčinu musíme nejprve poznat
následek • Pozor na „zjevné příčiny“
Neřešit problém izolovaně, ale • Musíme souvislosti znát
vždy v souvislostech • Vědět, co „se stane, když…“
Zvažovat poměr cena/výkon • Zjistit dopad problému
• Vybírat z více variant řešení
Zvýšení důvěryhodnosti reportingu
nedosáhneme pouhou úpravou reportů!
9 www.ness.com

9. Jaká opatření nám důvěryhodnost posílí
Provozně-procesní Metodická
Jaká
opatření?
Kontrolní Technologická
10 www.ness.com

10. Provozně-procesní opatření
11

11. Provozně-procesní opatření
Následky chybně nastaveného procesu zpravidla nelze Správnost
zachránit úpravou reportingu. Souvislosti
Cílem je odstranit příčinu a ne opravovat následky.
• Příčinu musíme znát a musí být opravdová.
Náklady na změny by měly být přiměřené následkům.
• Analýza dopadů a možností řešení
Proces musí být správně nastaven v informačním systému.
• „Ruční korekce“ možná pomohou Správnosti, ale zhorší
Souvislosti.
Pozor na „fascinaci procesy“ – nelze vše „zprocesovat“,
ne vždy to má smysl.
• Komplikované, nepružné
• Ztráta schopnosti řešit mimořádné situace
• Alibismus při nutnosti „udělat něco jinak“
• Ztráta motivace (pocit „kolečka v soukolí“)
12 www.ness.com

12. Jak pomůže metodika?
13

13. Metodická opatření
Sledování účelu
Slovníky pojmů
Vlastnictví dat
Referenční data a výpočty
Náležitosti reportů
Vznik rozhodných údajů pro reporting
14 www.ness.com

14. Sledování účelu – naplnění účetních zásad
Účetní zásada Komentář
Nezávislost účetních Naplnění lze dosáhnout těmito kroky:
období • Uzavírat období.
• Změny provádět pouze účetním postupem.
• Zajistit neměnnost výstupů.
• Využívat historický pohled.
Vymezení účetní jednotky
Zákaz kompenzace
Nepřetržitost trvání firmy
Neměnit reporty v průběhu účetního období (roku), nebo provést zpětně
Stálost metod
opravu v účtování na základě nově vytvořených reportů.
Zvýšení důvěryhodnosti může mít vliv například na úpravu
Zásada opatrnosti konzervativního přístupu k rezervování.
Zásada objektivity Zajistit důvěryhodnost finančního reportingu.
Nutno dodržet pro položky, pro které platí aplikace historických cen (např.
Historické ceny cizoměnové operace).
Zajistit návaznost u podkladových reportů – vstupů do finančního
Bilanční kontinuita účetnictví.
Zásada materiality Naplnění zásady je přímo úměrné důvěryhodnosti finančního reportingu.
15 www.ness.com

15. Slovníky pojmů – trocha teorie
Vytvářejí je uživatelé za účelem sjednocení názvosloví,
Srozumitelnost
zajištění používání stejných pojmenování a výrazů pro stejné
skutečnosti a jednotné chápání jejich významu.
Slouží k jednoznačné a zjednodušené komunikaci mezi
uživateli a IT a mezi uživateli navzájem.
Jejich vytváření za strany IT nevede k očekávaným
výsledkům. Problémem je duplicita pojmů a nedůslednost v
užívání (něco, co se „musí“).
Základní pravidla
• Pojem, který není ve slovníku, jako by nebyl.
• Každý používaný pojem je definován právě jednou.
• Existující pojmy lze využít pro definici nových pojmů.
• Každý pojem má svého vlastníka.
• Zajistit odpovídající kulturu definování (např. metodicky).
16 www.ness.com

16. Slovníky pojmů - příklad
Název pole Význam Příklad
Pojem Jednoznačný název pojmu používaný při definici požadavků Měsíční účetní hrubý předpis
uživatelů na report, nebo pro definice jiných pojmů.
Definice pojmu Přesná definice pojmu. Lze použít přesný popis, nebo třeba Hrubé předepsané pojistné, jehož účetní
popis typu „pole Roční pojistné na obrazovce Detail období odpovídá požadovanému měsíci.
smlouvy“.
Oblast Skupina pojmů mající mezi sebou logický vztah. Předpisy
Doména reportingu Označuje, pro jaký typ reportingu se daný pojem výhradně Finanční reporting
používá.
Vlastník Kdo za daný pojem obsahově a věcně odpovídá a určuje Odbor účetnictví
pravidla pro jeho užívání.
Označení v reportu Označení pojmu v reportech (název sloupce). Hrubý předpis
Výpočet U pojmů pro vypočítávané hodnoty obsahuje vzorec. N/A
Použití K čemu se pojem smí používat a k čemu se výslovně použít Pro závěrkové reporty pracující
nesmí. s předepsaným pojistným (předpisy,
pohledávky, rezervy, zajištění, provize).
Nepoužívat při výpočtu dluhu k upomínání.
Verze Datum, od kterého lze pojem používat. 1.1.2011
Název pole v IT Název datového pole v IT systému A, nebo způsob, jak je Premium.Monthly když
systému A možno pole získat. Premium.AccPeriod=účetní období and
Premium.Type=’Account‘
Název pole v IT Název datového pole v IT systému …, nebo způsob, jak je …
systému … možno pole získat.
Poznámka Libovolná poznámka nezařaditelná v rámci jiných položek Náhrada za dříve chybně definovaný
slovníku pojmů. 17
pojem Měsíční předpis www.ness.com

17. Vlastníci dat – opět teorie
Vlastníkem dat není IT ! 3S
A kdo tedy? Jak ho určit?
Vlastník je ten, kdo má z dat největší užitek a má nejvíce možností
jejich obsah ovlivnit ať pozitivně, nebo negativně.
Jaké má vlastník dat úkoly?
• Odpovídá za obsahovou správnost dat.
• Určuje pravidla přístupu a používání dat (po dohodě s ostatními
uživateli).
• Podílí se na definici pojmů a kontroluje používání slovníku pojmů.
• Popisuje objektivně existující souvislosti mezi daty.
• Spolupracuje na tvorbě reportů využívající tato data.
• Kontroluje dodržovaní metodických opatření pro práci s daty.
V čem nám jeho stanovení pomůže?
• Správnost se zlepší v důsledku určení „osobní zodpovědnosti“.
• Srozumitelnosti pomůže ten, kdo významu dat nejvíc rozumí.
• Vlastník dat pomůže vysvětlit18a zajistit Souvislosti. www.ness.com

18. Vlastníci dat – příklad nastavení
Oblast Vlastník Spoluvlastník
Klienti Obchodní služba
Smlouvy a rizika Správa smluv
Předpisy Správa smluv
Platby Platební styk
Výplaty plnění Platební styk Likvidace
Unity Správa smluv Asset management
Technické rezervy Pojistná matematika
Podíly na zisku a bonusy Správa smluv
Škody Likvidace
RBNS Likvidace
IBNR Pojistná matematika
Pohledávky a přeplatky Správa smluv
Provize Obchodní služba
Pasivní zajištění Pojistná matematika
Odměny zaměstnavatelům Obchodní služba Správa smluv
19 www.ness.com

19. Referenční data a výpočty
Data, která jsou považována za nejlepší možná a proto jsou Správnost
využívána jednotně v rámci celého reportingu. Souvislosti
V ideální případě jsou uložena na jednom místě.
Na referenční data aplikujeme ve zvýšené míře pravidelné
kontroly.
Referenční data je vhodné propojit s referenčními
výpočty, jejichž (mezi-)výsledky jsou ukládány pro další
využití (princip „jednoho výpočtu“).
Referenční výpočty by neměly využívat jiná data než
referenční.
20 www.ness.com

20. Náležitosti reportů
Čeho tím dosáhneme? Srozumitelnost
• Zprůhlednění práce s reporty
• Eliminace omylů a nesprávného používání
Co musí report obsahovat?
• Názvy sloupců pouze v souladu se slovníkem pojmů
• Název reportu a jeho doména
• Datum a čas vytvoření reportu
• Seznam a hodnoty všech parametrů, se kterými byl report vytvářen
• Verzi reportu
Co by bylo dál dobré, aby obsahoval?
• Informaci o tom, zda byl vytvářen za uzavřené období
• Informaci o tom, zda se jedná o první spuštění s danými parametry
• Uživatele, který report vytvářel
21 www.ness.com

21. Náležitosti reportů - příklad
Měsíční změna RBNS Verze: 3.11
Doména: Finanční reporting
Datum a čas vytvoření: 3.5.2011 14:32
Parametry: Účetní měsíc: 201104
Útvar: L03 – Likvidace pojištění osob
Skupina: Vše
Uzavřené období: Ano
Spuštění reportu: 1
Uživatel: Příhodová Alena
Útvar Skupina Riziko- Riziko- Stav-1.1. Stav- Stav- Změna Změna
kód název počátek konec za měsíc YTM
měsíce měsíce
22 www.ness.com

22. Klíčové údaje
Jaké to jsou? Správnost
Údaje, které věcně a časově jednoznačně Souvislosti
zařazují každou transakci (předpis, škoda, změna
rezervy, provize atd.). Například: produkt, riziko,
typ předpisu, druh plnění, datum, účetní měsíc atd.
V čem je problém?
Část údajů nevzniká společně s transakcí, ale je generována
později, pokud vůbec (typicky účetní měsíc). Položkový report
prvotních dat pak neodpovídá reportovaným sumárním hodnotám.
Jak situaci řešit?
IT systém musí generovat veškeré klíčové údaje společně s
transakcí. Obvyklý protiargument: „To se bude řešit až v reportingu“.
23 www.ness.com

23. Na kontroly nezapomínat
24

24. Kontrolní opatření
Kontrolní datových toků 3S
• Data nemění svůj význam.
• Související veličiny mají svůj společný zdroj (výpočet).
Kontrolní body a součty Správnost
• Kontrolní body jsou zpravidla ta místa, kde data přecházejí
ze systému do systému.
• Platí zákon zachování dat. Kontrolní součty jsou
jednoduchou metodou pro ověření jeho dodržování.
Kontroly dávek Správnost
• Logy dávek - Analogie „Náležitosti reportů“ rozšířené o Souvislosti
výsledek zpracování dávky.
• Navazující dávky lze spouštět až teprve poté, co
předchozí dávka úspěšně skončila.
Správnost Model – skutečnost
• Predikce výsledků budoucích období na základě
Souvislosti
předešlých období a analýza odchylek.
25 www.ness.com

25. Kontrola datových toků-příklad
Platba pojistného Výpočet Pohledávky
zaplaceného
pojistného
Výpočet
Výpis Systém pro Provize
Párování provizí
z účtu správu (výpočet
plateb
smluv zaplaceného
pojistného)
Výpočet
zajištění Zajištění
(výpočet
zaplaceného
pojistného)
Pohledávky
Výpis Systém pro Výpočet Provize
Párování Výpočet
z účtu správu zaplaceného
plateb provizí
smluv pojistného
Výpočet Zajištění
zajištění
26 www.ness.com

26. Model-skutečnost
Vstupy Odhad
• Předepsané pojistné • Předepsané pojistné
• Nové smlouvy • Technické rezervy
• Storna • Škody
• Technické změny • Provize
• Škody • Pohledávky
• Platby • Zajištění
Otevřené otázky
• Granularita – jak detailní má být model?
• Sezonní pohled – odlišný vývoj některých produktů, nebo událostí.
• Vliv mimořádností ve vstupech – kalamity, marketingové akce atd.
• Pracnost – není cílem kontrolní model, jehož pracnost bude vyšší
než například zvýšená kontrola výstupů.
• Přijatelná odchylka – co je ještě přijatelný rozdíl?
27 www.ness.com

27. Jak zajistit pomoc technologií?
28

28. A nakonec technologie
Požadavky na úpravy Požadavky na odstranění
• Změny procesů
• Metodická opatření
• Kontrolní mechanismy
& chyb
Nedorozumění, chybné závěry, nespolupráce a nebezpečí zhoršení stavu
Jak tyto jevy eliminovat?
• Co nejpřesněji formulovat a ověřovat pochopení požadavku.
• Průběžně monitorovat jeho vypracování (prototypy, vzorky apod.).
• Používat slovníky pojmů a vyžadovat to i po IT.
• Důsledně a průběžně testovat (např. při novém produktu).
• Ideálně si maximum věcí dělat sami.
29 www.ness.com

29. Kontakt
30 www.ness.com

30. Děkuji za pozornost
31