Denis Shemyakin: Communication and Stakeholder Engagement (UA) Lemberg PMO School 2023 Website – https://lembs.com/pmoschool Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference

2. Денис Шемякін
Директор Команди
підтримки реформ
Мінекономіки
PMO DAY 2023-09-28
Communication and
Stakeholder
Engagement

3. 3

4. Досвід
4

6. Хто такі стейкхолдери?
6

7. Методології з продажів
7

8. Методології з продажів

9. Кількість стекхолдерів
9
ПІБ, Посада Рівень впливу Бізнесові та/або особисті виграші Рейтинг
Заступник міністра Високий
Голова Укрпатенту Середній
Директора деп-ту 1 Низькій
Фіксувати результати після кожної зустрічі
Ідефінтикуювати антагоністів та ключових союзників рішення
Замовник формує реальність.
Задача її враховувати і шукати відповідність «потреби – рішення»
Хто приймає рішення після якого не потрібно узгоджень?

10. SRP Матриця
10
Дороня карта підвищення
ефективності продажів
Довільний
процес
Неформальний
процес
Формальний
процес
Динамічний
процес
Довірений
партнер
Стратегічиний
учасник
Консультатн по
рішенням
Кращий
продавець
Погоджений
постачальник

11. 11

12. 12

13. Формат «Було-Стало»

14. • ЗУСТРІЧІ

15. МЕТА ЗУСТРІЧІ. ВАГОМА ПРИЧИНА? Навіщо нашому стейкхолдеру інвестувати час у
цю зустріч?
Проговоріть і зафіксуйте бажані результати від зустрічі до самої зустрічі
Кращій результат:
затверджено картку проєкту та бюджет 1млн. $
Мінімальний результат:
затверджено картку проєкту і бюджет 0,5$ з відповідним
коригування scope

18. Зворотній зв'язок

19. NPS для підтримки на пульсі
19

20. Як сприймати зворотній зв’язок

21. COIN
21

22. COIN
22

23. COIN
23

24. COIN
24

25. COIN
25

26. Карта стекхолдерів
26

27. Stakeholders map
Stakeholder Existing pains
Added value
(How are we going
to solve the
problem?)
Products
(What will we do?)
KPI
Teachers • E.g. necessity to prepare
lessons
• E.g. Make preparation
for lessons easier
• E.g. fully-developed lesson
• Cartoon
• Quiz
• Info campaign
• …
2-4 class
pupils
• … • … • … • …
Parents • … • … • … • …
27

28. Stakeholders (EITI example)
EITI: Extractive Industries Transparency Initiative
Industry
expert
institutions
Independent
policy
experts
Journalists
Scientists
Int’l
organizations
Ministry of
Ecology
Fiscal Service
Ministry of
Energy
Cabinet of Ministers
President
Parliament Extractive
companies,
operating in UA
Potential
investors
Local
authorities
Local activists
Households
Software
developers
Auditors
Extractive
industry
consumers
Entrepreneurs
Association
Energotranspa
rentnist
EITI
NGО
Public Service of Geology
EITI
Secretariat
Int’l
governments
Hromadas
Independent
administrator
28

29. Stakeholders (public procurement department example)
29

30. 30

31. Stakeholders map example
For whom? Existing pains Added value Products KPI
Experts • Irrelevant info
• Inaccurate info
• Incomplete data
• Inconvenience in data
processing
• Increase the
relevance, reliability,
completeness and
convenience of data
processing
• BI
• Open API
• # registered users
• # data downloads
• # session
• # quotations
• Users evaluation (NPS)
NGOs • Irrelevance
• Incomprehensibility
• Manipulation of data
• Incomplete data
• Increase the
relevance, reliability,
completeness and
convenience of data
processing
• Increase simplicity of
data presentation and
clarity
• Analytical reports (basic +
extended)
• Data visualisation
• Convenient search and
multilanguages
• Machine readable API data
format
• Automated risk-management
system
• # registered users
• # data downloads
• # session
• # quotations
• Users evaluation (NPS)
• # subscriptions
• # media products
Business • Difficult reporting (duplication)
• Lack of sufficient information for
risk assessment
• Complexity of data presentation
format
• Opposing communities for
investments
• Simplify reporting to
the state
• Reduce the risks of
investment decisions
• Improve access to
information and
regulatory policies
• “Single window” (analytics,
legal acts, info on projects)
• Analytical reports
• Visualised map
• # registered users
• # info downloads
• # platform sessions
• # investors & investment
amount
• Length of approval
31

32. Risk management map
32

33. Джерело: Dr. Tom E Smith, University of Southern California
Сприйняття змін
Група 4
• Не
впевнений,
що хоче,
тому чинить
супротив
• Розуміє
• Не знає як
Стратегія
спостереження
• Перевірити
розуміння
• Показати переваги
• Чітко показати
очікування
• Бути чітким,
лаконічним
• Давати конкретні
дедлайни задач та
короткі проміжки між
контролями
Група 3
• Хоче, але
• Не розуміє
• Не знає
що/як
Стратегія навчання
• Вивчити, що
означають ці зміни
• Програмувати
(замість коучинга)
чітко говорити як
робити
• Контролювати
(замість керування)
• Давати постійний
зворотній зв’язок
Група 2
• Хоче
• Розуміє
• Не знає як
Стратегія коучинга
• Керувати
• Розбивати на
частини
• Коучинг
• Допомагати
фокусуватись
• Показувати як
• Спрямовувати
Група 1
• Хоче
• Розуміє
• Знає що
робити
Стратегія визнання/
винагородження
• Винагороджувати
• Заохочувати
• Підтримувати
• Бути вболівальником
• Не заважати
• Бути помічником
• Визнавати/публікувати
• Делегувати
Група 5
• Не
впевнений,
що хоче,
тому чинить
супротив
• Не розуміє
• Не знає як
Стратегія контролю
• Кар’єрні поради:
варіанти
• Показати конкретні
наслідки
• Бути чесним,
прямолінійним з
самого початку
• Бути жорстким,
контролювати
• Чітко контролювати
виконання плану по
контрольним точкам
Група 6
• Не хоче
• Не хоче
розуміти
• Не хоче
знати як
Стратегія виведення
• Одразу припинити
консультації
• Виключити, усунути,
позбутись
Стратегії управління/контролю
33

34. 34