D1.04 uniwork-automation computerizationofcareerservices-reingenieria

1. Компьютеризация
бизнес-процессов
Реинжиниринг против
автоматизации
Анхель Де Сильва
Университет Аликанте
1

2. Автоматизация
• Если компьютеризировать процесс,
который работает неправильно, вы
получите неправильный результат быстрее.
• Большинство процессов автоматизованно,
вне зависимости от эффективности
• Прежде чем компьютеризовать процесс,
выясните, как он работает.
2

3. Процесс реинжениринга
• Что такое реинжиниринг бизнес-
процесса(РБП)?
• Стратегия управления бизнесом
• Акцент на анализ и планирование
– Трудового процесса
– Бизнес-процессов внутри организации.
3

4. Процесс реинжиниринга (2)
• Помочь организациям переосмыслить их
деятельность
– Значительно улучшить обслуживание клиентов
– Снизить цены
4

5. Процесс реинжиниринга (3)
• РБП – это применение
– Технических инструментов
– методов
• Продление срока службы применяемых
систем в соответствии с затратами на
поддержание их работы
5

6. Процесс реинжиниринга (4)
• В процесс реинжиниринга входит разбитие
бизнес-процессов организации на
подпроцессы и задания, которые
выполняются несколькими специальными
функциональными отделами внутри
организации.
• Зачастую никто не ответственнен за общую
производительность всего процесса.
6

7. Процесс реинжиниринга (5)
• Реинжиниринг включает в себя
оптимизацию производительности
подпроцессов, которая
– Может принести прибыль,
– Но не может привнести существенные
улучшения,
– Если процесс сам по себе не является
эффективным.
• Акцентирование внимания на переработке
процесса в целях извлечения выгоды
– Как для организации, так и для клиентов. 7

8. Процесс реинжиниринга (6)
Реинжиниринг рабочего процесса: не
автоматизируйте.
8

9. Роль Информационных Технологий
• Сыграли важную в истории концепции
реинжиниринга.
• Стали одним из главных инструментов при
создании новых форм работы и
сотрудничества внутри организации
9

10. Примеры ИТ
• Общие базы данных
• Экспертные системы
• Сети телекоммуникаций
• Инструменты поддержки принятия
решений
• Беспроводной обмен информацией,
портативные компьютеры, смартфоны
• Автоматический идентификация и
отслеживание 10

11. Чем не является РБП
• Не имеет ничего общего с автоматизацией
текущих процессов
• Не является реинжинирингом
программного обеспечения
• Не является реорганизацией структуры
компании
• Не путать с программой обеспечения
качества
• Реинжиниринг ищет новые модели
организации, отказ от традиционных
методов и старт с нуля. 11

12. Методика работы
• 5 шагов
12

13. Шаг 1
• Развить деловое виденье и обозначить
цели. Снизить затраты.
– Сохранить время
– Уменьшить расстояния
– Повысить качество продукции
– Улучшить трудовой процесс служащих
13

14. Шаг 2
• Обозначить процесс для дальнейшего
реинжиниринга
• Два основных подхода к обозначению
процессов на для дальнейшего
реинжиниринга
– Всесторонний
– Высокоэффективный
14

15. Шаг 3
• Понимание и оценка текущих процессов
– Понять проблемы во избежание повторного
столкновения с ними
– Точно оценить процесс
– Обозначить возможности
– Проверить и контролировать
– Цикличность процессов
– Случаи, в которых процессы происходят
быстрее/медленнее
15

16. Шаг 4
• Определить информационно-
технологическую поддержку
• Наличие точных знаний о потенциальных
информационных технологиях должно
влиять на процесс разработки процесса
• Важность роли информационных
технологий должна быть обозначена еще
на начальных стадиях процесса
16

17. Шаг 4 (2)
• Потенциальные ИТ:
– Автоматизация. Замена физического труда
– Отчеты. Предоставление информации и статуса
– Слияние отделов и компаний
– Сокращение географических расстояний
– Сокращение затрат времени на
последовательные задания, которые могут
выполняться одновременно
– Соединение двух частей процесса без
промежуточных стадий 17

18. Шаг 5
• Разработка и построение прототипа
процесса
– Дизайн проекта не является конечным
продуктом,
– А прототипом
– Тщательный контроль тестовых испытаний
18

19. Компьютеризация
бизнес-процессов
Анализ опыта GIPE
(Кабинета инициатив по
занятости)
Анхель Де Сильва
Университет Аликанте
19

20. GIPE (1)
• Бюро занятости в Университете Аликанте
• Работает с 1995-го года.
• Помогает найти работу студентам и
выпускникам Университета Аликанте
– В наиболее близких от их места обучения
регионах
20

21. GIPE (2)
• Предоставляет студентам и выпускникам
возможность воспользоваться
инструментами и программами по
общественной занятостиe
• Повышает шанс найти работу
21

22. GIPE (3)
• 4 сферы
– Занятость
– Стажировка
– Предпринимательство
– Гиды по обучению и занятости
22

23. Трудоустройство
• Центр сбора предложений о работе
• Активный поиск предложений о работе
– Проводя мероприятия
– Посещая организации
– Проводя поиск партнеров
• Программа занятости
– База данных выпускников и предложений о
работе
23

24. Трудоустройство (2)
• Эффективно обеспечивает компании
– Кадрами в соответствии с нуждами компании
– Высококвалифицированными кадрами
– Которые подходят компании по профилю их
деятельности
24

25. Стажировка
• Студенты, находящиеся на двух последних
годах обучения
• Обеспечение студентов стажировкой по их
профессии
– Первый контакт с бизнес-миром
– Студенты проходят стажировку в компаниях
• Объединение компании и студентов
– Знакомство компании с будущими
профессионалами
25

26. Стажировка (2)
• Программа стажировки
– База данных студентов и предложений о
работе
26

27. Предпринимательство
• Предоставление услуг
– Студентам и предпринимателям
– Лицам, готовым выполнить бизнес-проект
• Предоставляемые услуги
– Консультации
– Тренинги по планированию бизнеса
– Центра предпринимательства
– Тренинги и семинары
27

28. Руководство по тренингам и
трудоустройству
• Создание руководств, отвечающих
индивидуальным деловым требованиям
• Организация и предоставление курсов по
– Личному и профессиональному развитию
– Составление резюме
– Техникам и инструментам для активного
поиска работы
28

29. Реинжиниринг работы GIPE
• Пример программы трудоустройства
• Шаги по реинжинирингу
– Развитие делового видения и постановка целей
– Определение процессов для дальнейшего
реинжиниринга
– Понимание и оценка текущих процессов
– Определение уровня информационно-
технологической поддержки
– Разработка и построение прототипа процесса
29

30. Шаг 1: Развитие делового видения
• Программа трудоустройства, управляемая
базой данных Microsoft Access
• Информация о студенте
– Имя, фамилия, степень, дата рождения, адрес,
номер телефона, знание языков, компьютера,
опыт работы, предпочтения в поездках, права
на вождение автомобилем, рабочий статус.
• Пользователь базы данных
30

31. Программа трудоустройства
• Программа трудоустройства, управляемая
базой данных Microsoft Access
• Информация о студенте
– Имя, фамиля, степень, дата рождения, адрес,
номер телефона, знание языков, компьютера,
опыт работы, предпочтения в поездках, права
на вождение автомобилем, рабочий статус.
• Пользователь базы данных
• Резюме в бумажном виде
31

32. Один день в GIPE• 09:42 Телефонный разговор о подтверждении
стажировки (2мин)
• 09:50 Телефонный разговор с представителем
администрации (8мин).
• 09:54 Визит представителей организации с целью
получения информации, которую невозможно
отправить по факсу (2мин)
• 09:58 Прочтение письма
• 10:07 Телефонный разговор с г-ном Хосе, который не
в офисе
• 10:08 Ноэлия звонит работодателю, чтобы
проинформировать его о кандидатах
• 10:10 Два студента хотят получить место в компании
(2мин 30с)
• …
32

33. Один день в GIPE (2)
• 10:20 Ноэлия начинает искать предложения о работе
• 10:35 Студент прибывает, чтобы обновить резюме (14 мин)
• 10:55 Mª José baja a por unas guías de la Gaceta Universitaria ?? (2min)
• …
• 11:25 Студент приносит резюме (4 мин).
• 11:40 Г-н Хосе отправляет факс (3 мин).
• …
• 11:45 Один студент подает заявку на работу (15с).
• 12:00 Один студент подает заявку на работу (15s).
• 12:05 Ноэлия подготавливает резюме студентов для компании
• …
• 12:11 Студенты запрашивают информацию о ИПЭГ (30с).
• 12:15 Компания звонит в ИПЭГ с целью узнать о предоставляемых услугах (5мин).
• 12:25 Студент приносит резюме (4мин ждёт 10с отдаёт).
• 12:47 Ноэлия снова начинает искать предложения о работе
• …
33

34. Программа трудоустройства (2)
• Мы наблюдали за работой GIPE на протяжении недели
день за днём
• Обнаружили недостаток ресурсов и персонала
• Который препятствует достижению желаемого качества
услуг
• Бюджетом GIPE в значительной мере ограничен
(первоначально в него входит исключительно заработная
плата сотрудников)
– Задания, не требующие больших затрат или сложной
автоматизации, выполняются вручную
– Значительные затраты времени на задания, которые могли бы
быть выполнены без потерь времени
• Например
– Копирование документов
–
34

35. Пример подбора персонала
• Ручной поиск предложений среди более чем тысячи
кандидатов в шести папках
• Отбор академических и профессиональных требований
• Прочтение резюме
• Потраченное время: около 2 часов
• Большая часть резюме хранится на компьютере
– Недостаток нужного программного обеспечения заставляет
выбирать кандидатов вручную.
– Время, потраченное на задание, можно сократить до 1-2 секунд.
35

36. Подбор персонала (2)
36

37. Заключение
37
• Набор нового персонала не является
первым шагом, хоть и является
необходимым.
• Цели GIPE
– Сокращение затраченного времени
– Повышение качества услуг
– Повышение качества жизни на трудовых
местах

38. Шаг 2: определение процессов для
реинжиниринга
38
• Определение 3 основных процессов для
реинжиниринга.
• Соответствие трём сферам деятельности.
– Тренинг
– Трудоустройство
– Стажировка

39. Задачи в ходе осуществления
программы трудоустройства
39
• GIPE:
– Студенты и компании должны знать об услугах
GIPE.
• Студент:
– Получить заявку
– Заполнить заявку
– Подать заявку

40. Задачи в ходе осуществления
программы трудоустройства (2)
40
• Компания
– Связаться с GIPE
– Заполнить и подать заявку
• GIPE
– Внести студента в базу данных
– Хранить резюме и заявку
• Компания
– Заявить о наборе студентов(определенного
профиля)

41. Задачи в ходе осуществления
программы трудоустройства(3)
41
• GIPE
– Найти студентов, отвечающих критериям
– Связаться со студентами
– Отправить резюме студентов
• Компания
– Интервью со студентов и наём
• GIPE
– Обновление статуса студента

42. Шаг 3: Понимание и оценка процесса
42
• Изучить весь процесс
• Цель программы занятости
– Предоставить выпускникам их первую
возможность занятости
– Позволить использовать теоритические знания,
накопленные во время обучения, на практике
• Студент знает об услугах GIPE
– Подает заявку по программе занятости
– Соответствует требованиям
– Прикладывает к заявке резюме и диплом

43. Шаг 3: Понимание и оценка процесса(2)
43
• Студент подаёт заявку
– Она хранится согласно его специальности
• Компании и организации,
заинтересованные в найме персонала
– Заполняют форму
– Указывают требуемый профиль специализации
– Количество студентов для интервью
– Форма хранится не в электронном виде

44. Шаг 3: Понимание и оценка процесса(3)
44
• GIPE предварительно отбирает кандидатов
– Профили, которые отвечают требованиям
запрашивающей компании
• Отбор выполняется вручную
– Запись за записью
– Без компьютера.
• GIPE связывается со студентом
– Узнать, не заинтересован ли тот
трудоустройстве
– Резюме отправляют компании

45. Шаг 3: Понимание и оценка процесса(4)
45
• Компания проводит завершающий отбор
• После того как отбор завершен
– Компания информирует GIPE о заключении
контрактов
– Статус студентов в базе данных обновляется

46. Шаг 4: определение уровня ИТ
поддержки
46
• 1 компьютер на сотрудника
• Компьютерная сеть
• Факс сервер
• Доступ к интернету
• Электронная почта
• База данных
• Заявки в электронном виде
• Онлайн-формы

47. Шаг 5: Разработка и построение
прототипа процесса
47
• Предложить студентам и компаниям
заполнить формы в базе данных или через
интернет
• Предоставить всю информацию на сайте
GIPE
• Изменить процесс с тем, чтобы вся
информация хранилась в базе данных для
автоматического отбора предложений о
работе

48. Компьютеризация
бизнес-процессов
Разбор случаев в
центрах занятости
Анхель Де Сильва
Университет Аликанте
48