Cơ sở lý luận về dịch vụ hội nghị, hội thảo trong khách sạn được AD sưu tầm được của một bạn sinh viên chuyên ngành Nhà hàng - Khách sạn khóa trước đạt 9,5 điểm. Liên hệ với ad qua zalo: 0934536149

1. Cơ sở lý luận về dịch vụ hội nghị, hội thảo
trong khách sạn
Hoạt động dịch vụ hội nghị, hội thảo trong khách sạn
Khái niệm dịch vụ hội nghị, hội thảo
• Khái niệm dịch vụ:
Theo ISO 9004-2.1991E: Dịch vụ là kết quả mang lại nhờ hoạt động tương tác
giữa người cung cấp và khách hàng, cũng như nhờ các hoạt động của người
cung cấp để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Dịch vụ là kết quả của những hoạt động không thể hiện bằng những sản phẩm
vật chất, nhưng bằng tính hữu ích của chúng và có giá trị kinh tế như thượng
mại, y tế, giáo dục, du lịch…
• Khái niệm dịch vụ hội nghị, hội thảo:
Từ cách tiếp cận dịch vụ theo ISO, chúng ta có thể đưa ra khái niệm dịch vụ hội
nghị, hội thảo như sau: Dịch vụ hội nghị, hội thảo là kết quả mang lại nhờ hoạt
động tương tác giữa người cung cấp dịch vụ tiệc hội nghị, hội thảo và khách
hàng, cũng như nhờ hoạt động của các người cung cấp để đáp ứng nhu cầu của
người tiêu dùng tiệc hội nghị, hội thảo.
Hội nghị, hội thảo là loại tiệc được tổ chức để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
tham dự hội nghị, hội thảo đang diễn ra tại khách sạn đó. Hội nghị, hội thảo
được diễn ra dưới 3 hình thức: Coffee break (tiệc giữa giờ giải lao) và tiệc hội
nghị, hội thảo đứng hoặc ngồi, chủ yếu trong giờ ăn trưa hoặc ăn tối kèm theo
hội nghị, hội thảo.
Tiệc giữa giờ giải lao ( Coffee break) là tiệc đứng ăn nhẹ, là loại tiệc mà thực
đơn chủ yếu là các loại bánh ngọt, mặn, hoa quả, trà và cà phê mà không có đồ
uống có cồn. Thường diễn ra giữa giờ giải lao các buổi hội nghị, hội thảo.
Coffee break được phục vụ kèm phục vụ hội nghị, hội thảo nói chung và phục
vụ Coffee break nói riêng, chính là các hoạt động phục vụ cụ thể của nhân viên
phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ăn nhẹ và uống trà, cà phê của khách.
Đặc điểm về phục vụ hội nghị, hội thảo
Đặc điểm chung của phục vụ tiệc
• Tính kế hoạch
Đặc điểm lớn nhất của dịch vụ tiệc là các hoạt động phục vụ được thực hiện theo
kế hoạch đã dịnh sẵn. Kế hoạch này được thiết lập sau khi chủ tiệc đã kí hợp
đồng đặt tiệc của khách sạn. Dựa vào các thông tin đã kí trong hợp đồng mà
người quản lý nắm được những yêu cầu từ phía khách hàng về quy mô tiệc, thời
gian diễn ra tiệc, số khách tham dự, hình thức tiệc…Từ đó chuẩn bị kế hoạch
phục vụ tiệc theo những yêu cầu của họ.
• Tính nghi thức về tổ chức phục vụ tiệc:

2. Tiệc được tổ chức thịnh soạn với nhiều món ăn, đồ uống do đó việc tổ chức tiệc
cũng không đơn giản.Từ việc bố trí phòng tiệc, sắp xếp bàn ghế, đến nhân viên
phục vụ tất cả đều phải thể hiện được sự trang trọng, lịch sự. Nhân viên đón tiếp
phải ăn mặc chỉnh tề, trang phục gọn gàng, phong thái phục vụ phải nghiêm
trang. Bàn ghế phải được sắp xếp ngay ngắn, phòng tiệc phải được trang trí phù
hợp với mục đích của buổi tiệc.
• Cơ sở vật chất:
Cơ sở vật chất trong phục vụ tiệc đòi hỏi phải có tính đồng bộ cao, tương ứng
với quy mô tiệc và yêu cầu của khách hàng. Sự đồng bộ ấy được biểu hiện ở các
dụng cụ thường in biểu tượng của khách sạn, các đồ dùng trong phòng tiệc như
bàn ghế, hệ thống âm thanh, ánh sáng…phải phù hợp với số lượng khách tham
dự và trong quá trình ăn uống như bát, đĩa, dụng cụ ăn…
• Cường độ phục vụ cao, thời gian phục vụ ngắn
Các buổi tiệc thường ấn định về mặt thời gian như giờ bắt đầu, giờ kết thúc.Mỗi
loại tiệc khác nhau thì diễn ra trong thời gian khác nhau. Như:
- Tiệc cưới từ 1 – 2 giờ
- Coffee break diễn ra không quá 20 – 30 phút.
Do có khoảng thời gian nhất định, số khách đông và lượng món ăn, đồ uống
nhiều thì đòi hỏi nhân viên làm việc với cường độ cao, tập trung, nhanh để phục
vụ khách kịp thời và đủ.
• Có sự phối hợp giữa các bộ phận trong khách sạn:
Gồm các bộ phận như: bộ phận phục vụ tiệc, bộ phận bếp, bộ phận bar, bộ phận
kĩ thuật…
Mỗi bộ phận với chức năng của mình sẽ cung cấp các yếu tố nhất định phục vụ
cho quá trình phục vụ tiệc như: bộ phận bếp cung cấp các món ăn, bộ phận bar
cung cấp các loại thức uống, bộ phận phục vụ tiệc chịu trách nhiệm trực tiếp
chuẩn bị và phục vụ khách…
• Có sự tham dự của khách hàng
Cũng như bất kì một sản phẩm dịch vụ nào, quá trình phục vụ tiệc diễn ra đồng
thời với quá trình tiêu dùng dịch vụ tiệc của khách, do đó cần có sự tham dự trực
tiếp của khách hàng.
Đặc điểm riêng của phục vụ Coffee break cho hội nghị, hội thảo
Nhìn chung Coffee break cũng có đầy đủ các đặc điểm của phục vụ tiệc nói
chung, nhưng cũng có một số khác biệt sau:
- Coffee break được phục vụ cho khách tham dự hội nghị, hội thảo. Nên nó được
phục vụ kèm với phục vụ cho hội nghị, hội thảo, không thể tổ chức riêng như
những tiệc khác.
- Những khách tham dự hội nghị, hội thảo là những người được lên danh sách
gồm họ tên, nghề, địa chỉ,… do vậy khi phục vụ ít xảy ra hiện tượng khách đông
quá mức dự kiến( trừ trường hợp ban tổ chức yêu cầu thêm người đột xuất).
- Kĩ năng phục vụ yêu cầu có tính chuyên nghiệp hơn các tiệc khác do đặc điểm
của khách là những người có trình độ, am hiểu, có khi lại thành thạo các dịch vụ
có trong khách sạn.
- Nhân viên phục vụ đòi hỏi phải có trình độ ngoại ngữ nhất định để giao tiếp

3. với khách vì trong hội nghị thường xuyên có khách nước ngoài.
- Coffee break là bắt buộc phải có trong hội nghị, hội thảo. Do vậy khi có hội
nghị, hội thảo tổ chức trong khách sạn thì nhân viên phục vụ phải tiến hành công
việc chuẩn bị cho Coffee break để cho khách giữa giờ giải lao.
- Thời gian diễn ra Coffee break là ngắn ( không quá 30 phút) nhưng công việc
chuẩn bị và thu dọn lại diễn ra trong thời gian dài. Cường độ phục vụ là khá cao
do lượng khách đông lại tập trung tiêu dùng dịch vụ và trong thời gian ngắn.
Coffee break cần nhiều nhân viên phục vụ trong thời gian ngắn.
Chức năng, nhiệm vụ của hoạt động phục vụ hội nghị, hội
thảo
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bàn
Chức năng của bộ phận bàn là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồ uống
chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh.
Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm phục vụ khách ăn uống tiệc hội nghị, hội thảo đúng giờ, kịp
thời, chính xác, đúng nguyên tắc và động tác qui định.
- Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường.
- Thực hiện tốt việc bảo vệ tài sản, lao động, kĩ thuật của khách sạn.
- Thường xuyên thu nhập thông tin từ khách hàng và nghiêm chỉnh báo cáo với
cấp trên để nâng cao chất lượng phục vụ.
- Thường xuyên trau dồi kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ, có ý thức
đoàn kết lẫn nhau nhằm nâng cao năng suất, chất lượng.
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bếp
Chức năng của bộ phận bếp: là chế biến những món ăn đảm bảo theo đúng yêu
cầu của khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm chọn nguyên liệu và chế biến những món ăn đảm bảo kịp
thời gian, đúng yêu cầu, đúng quy định.
- Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường.
- Thực hiện tốt việc bảo vệ tài sản, lao động, kĩ thuật của khách sạn.
- Thường xuyên trau dồi kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, đoàn kết hợp tác với
các bộ phận khác để nâng cao năng suất, chất lượng.
- Thường xuyên thu thập thông tin từ khách hàng để điều chỉnh sao cho hợp lí.
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bar
Chức năng của bộ phận bar: là kinh doanh dịch vụ phục vụ nhằm thỏa mãn yêu
cầu về đồ uống cho khách trong thời gian ngắn nhất.
Nhiệm vụ:
- Pha chế các loại đồ uống có chất lượng, đảm bảo vệ sinh đáp ứng nhu cầu của
khách.
- Đi sâu nghiên cứu từng nhóm đồ uống, cách sản xuất, cách sử dụng phù hợp
với nhu cầu của khách.
- Phục vụ khách tại quầy, tại bàn theo yêu cầu đảm bảo tiêu chuẩn định mức và

4. trình tự phục vụ qui định.
- Đảm bảo thanh toán chính xác với khách và thực hiện tốt quản lý nguyên liệu
hàng hóa, lao động, kĩ thuật trong khách sạn.
- Đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, không ngừng nâng cao chuyên môn và cải tiến
phương pháp phục vụ.