hệ thống thông tin kế toán

1. Chapter 7
HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH
VÀ HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ

2. Mục tiêu
• Các đặc điểm hoạt động của hệ thống sổ cái
chung, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
• Kiểm soát các đặc điểm của hệ thống sổ cái
chung và báo cáo tài chính
• Yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế báo cáo
quản trị

3. Chức năng của hệ thống sổ cái chung
(GLS - General ledger systems)
• Hệ thống sổ cái chung:
– Thu thập dữ liệu giao dịch một cách nhanh chóng
Đầu vào
và chính xác
– Phân loại và mã hóa dữ liệu và tài khoản
– kiểm tra các giao dịch và duy trì kiểm soát tài
khoản (vd: cân bằng giữa nợ và có)
Xử lý
– Xử lý dữ liệu giao dịch
Đầu ra
• ghi giao dịch vào tài khoản riêng (post transactions to proper
accounts)
• cập nhật các tài khoản sổ cái và tập tin nghiệp vụ (update
general ledger accounts and transaction files)
• ghi điều chỉnh các tài khoản (record adjustments to accounts)
– Lưu trữ các dữ liệu giao dịch
– Tạo các báo cáo tài chính theo giai đoạn

4. HT
Báo cáo
tài chính
Hóa đơn
Doanh
thu
Hóa đơn
tiền mặt
Kế toán
chi phí
HT
Sổ cái
chung
(GLS)
HT
Báo cáo
quản trị
Kiểm
soát
HTK
Bảng
lương
Chi
tiền mặt
TK
phải trả

5. Cơ sở dữ liệu GLS
• Tập tin chính sổ cái chung (General ledger master file)
– Các tập tin FRS chính dựa vào biểu đồ các tài khoản
• Tập tin lịch sử sổ cái chung (General ledger history file)
– được sử dụng để hỗ trợ so sánh các chỉ số tài chính
• Tập tin nhật ký chứng từ (Journal voucher file)
– tập hợp tất cả chứng từ trong giai đoạn hiện tại hoạt
động
• Tập tin lịch sử nhật ký chứng từ (Journal voucher history
file)
– tập hợp các chứng từ trong quá khứ phục vụ mục đích
kiểm toán

7. Quy trình xử lý Kế toán tài chính
Chứng từ
Ghi sổ nhật ký
Chuyển sổ vào
sổ cái
Điều chỉnh và khóa
sổ
Cân bằng thử
Báo cáo tài chính

8. Sơ đồ luân chuyển chứng từ của QT xử lý BCTC

9. Báo cáo hệ thống sổ cái chung
• Phân tích sổ cái chung:
–
–
–
–
Liệt kê các giao dịch
Phân bổ chi phí
So sánh cân bằng tài khoản
Lập bảng cân bằng thử (trial balances)
• Báo cáo tài chính (FRS):
– Bảng CĐKT
– Báo cáo thu nhập
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Báo cáo quản trị (MRS):
– Phân tích doanh thu bán hàng
– Phân tích tiền
– Phân tích nợ phải thu
• Biểu đồ tài khoản: mã hóa danh sách tài khoản

10. Rủi ro tiềm ẩn trong sổ cái chung và BCTC
•
•
•
•
•
•
•
•
Ghi sổ nhật ký không đúng
Không ghi sổ nhật ký
Nợ không cân bằng Có
Sổ cái chi tiết không cân bằng tài khoản kiểm
soát trong sổ cái chung
Truy cập trái phép vào sổ cái chung
Chứng cứ kiểm toán kém
Mất hoặc bị hư hỏng dữ liệu
Số dư tài khoản sai vì nhật ký chứng từ không
đúng

11. Thủ tục kiểm soát GL/FRS
• Xác thực giao dịch: Nhật ký chứng từ
phải được xét duyệt bởi nhà quản lý tại
bộ phận phát hành chứng từ
• Phân chia trách nhiệm – NV ghi chép
sổ cái chung thì không:
– chịu trách nhiệm ghi chép vào sổ cái chi
tiết hoặc các chứng từ đặc biệt
– chuẩn bị nhật ký chứng từ
– đảm nhận quản lý tài sản

12. Thủ tục kiểm soát GL/FRS (tt)
• Kiểm soát truy cập:
– Truy cập trái phép vào G / L có thể dẫn đến
sai sót, gian lận trong báo cáo tài chính
– Giới hạn các điều khiển truy cập CSDL cho
các cá nhân chỉ được uỷ quyền
• Ghi chép kế toán: theo vết các nguồn
chứng từ từ khi thành lập báo cáo tài
chính

13. GL/FRS sử dụng cơ sở dữ liệu

14. GL/FRS sử dụng cơ sở dữ liệu
• Thuận lợi:
– Cập nhật và điều chỉnh lập tức
– Cung cấp thông tin kịp thời
• Xóa bỏ sự phân chia giữa quyền giao dịch
và xử lý
• Truy cập để ghi chép kế toán được tập trung
– Kiểm soát mật khẩu và phân quyền truy xuất, ghi
chép dữ liệu

15. Hệ thống báo cáo quản trị
• Tạo ra các thông tin tài chính và phi tài
chính cần thiết cho nhà quản lý lập kế
hoạch, đánh giá và kiểm soát các hoạt
động trong DN
• Luôn được xem là báo cáo linh hoạt,
tùy vào nhu cầu nhà quản lý
• MRS cung cấp phương tiện chính
thức để theo dõi, kiểm soát nội bộ

16. Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế MRS
• Nguyên tắc quản lý
• Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định
• Cấu trúc của vấn đề: có cấu trúc, bán cấu trúc,
không cấu trúc
• Loại báo cáo quản trị: được lên lịch hoặc tùy
theo nhu cầu nhà quản lý
• Sự hạch toán có trách nhiệm: mọi sự kiện kinh
tế ảnh hưởng đến DN thì được chịu trách
nhiệm và được theo dõi bởi 1 nhà quản lý

17. Nguyên tắc quản lý
• Cụ thể hóa công việc:
– Cấu trúc DN theo hiệu quả công việc sẽ
tốt hơn theo quản lý từng cá nhân
– Chỉ ra các thông tin cần thiết để hỗ trợ
công việc

18. Nguyên tắc quản lý
• Trách nhiệm và quyền hạn:
– trách nhiệm: nghĩa vụ đạt được mục
tiêu
– quyền hạn: quyền ra quyết định trong
phạm vi của trách nhiệm
– ủy quyền cho quản lý cấp dưới
– xác định kênh báo cáo trực tiếp theo
chiều dọc

19. Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định

20. Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định
• Quyết định lập kế hoạch chiến lược:
– mục tiêu của DN
– phạm vi hoạt động kinh doanh
– cấu trúc tổ chức
– triết lý quản lý
– dài hạn
– không theo định kỳ và thường không chắc chắn
– cần thông tin được tổng hợp ở mức độ cao
– đòi hỏi nguồn thông tin bên trong và bên ngoài
DN

21. Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định
• Quyết định lập kế hoạch chiến
thuật:
– phụ thuộc vào quyết định lập kế
hoạch chiến lược
– ngắn hạn
– mục tiêu rõ ràng
– được thực hiện định kỳ
– thường chắc chắn

22. Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định
• Quyết định kiểm soát quản trị:
– sử dụng nguồn lực sao cho hiệu quả trong các
khu vực chức năng của DN
– đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên cấp
dưới

23. Cấp độ quản lý và kiểu ra quyết định
• Quyết định kiểm soát tác nghiệp:
– đảm bảo công việc được thực hiện đúng
– tập trung vào phạm vi nhỏ và chi tiết
– khoảng thời gian ngắn

24. So sánh các đặc điểm của các
kiểu ra quyết định

25. Báo cáo quản trị
• Mục tiêu của báo cáo: đánh giá và cung
cấp thông tin
• Báo cáo:
– hỗ trợ ra quyết định bằng cách đưa ra những
thông tin chắc chắn hơn cho nhà quản lý
– ảnh hưởng đến việc ra quyết định một cách
tích cực

26. Các đặc điểm của báo cáo
•
•
•
•
•
•
•
Phù hợp: hữu ích cho việc ra quyết định
Tổng hợp: từ các chi tiết
Xác định rủi ro
Chính xác
Đầy đủ
Kịp thời
Ngắn gọn: sử dụng định dạng phù hợp để biểu
diễn nội dung: bảng, biểu đồ...

27. Các đặc điểm của thông tin tốt
Giá trị
phản hồi
Có tính đại diện
Được kiểm
chứng
Độc lập
Thông tin
phù hợp
Thông tin
đáng tin cậy
Kịp thời
Giá trị dự
đoán

28. Các loại báo cáo quản trị
• Báo cáo đã được dự tính trước:
– báo cáo được lên lịch: hàng tuần, hàng
tháng, quý, năm...
– báo cáo được tạo khi nhà quản lý có nhu cầu
• Báo cáo không dự tính trước:
– được thiết kế và tạo ra theo nhu cầu
– trong các tình huống đòi hỏi những thông tin
mới, không có sẵn

29. Kế toán trách nhiệm
• Các sự kiện kinh tế ảnh hưởng đến DN
được chịu trách nhiệm và theo dõi bởi 1
nhà quản lý
• Bao gồm 2 trách nhiệm
– Thiết lập mục tiêu tài chính: thiết lập các mục
tiêu có thể định lượng được, nhà quản lý chịu
trách nhiệm đảm bảo nhân viên cấp dưới
thực hiện đúng mục tiêu này
– Báo cáo và đo lường hiệu quả của các mục
tiêu này