Tổng quan về quản lý thu mua

1. Chương 1
Tổng quan về quản lý thu mua
trong chuỗi cung ứng
Giảng viên: Ts. Đoàn Thị Trúc Linh
1

2. Các em sinh viên giới thiệu
(Ice-breaking activity )
• Tự giới thiệu về bản thân
• Mục tiêu của SV học môn này?
• Mong ước của em sau khi tốt nghiệp….
• Sở thích
2

3. 3
a. Khái niệm
Thu mua là gì?
Thu mua liên quan đến việc tìm nguồn cung
ứng, thanh toán và phân phối hàng hóa, dịch
vụ mà một công ty cần trong hoạt động sản
xuất và quản lý kinh doanh của mình để tạo
ra lợi nhuận
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

4. 4
a. Khái niệm
Ví dụ: nguyên liệu sản xuất
thức ăn thủy sản
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

5. 5
a. Khái niệm
Ví dụ: nguyên liệu sản xuất
thức ăn thủy sản
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

6. 6
Ví dụ: nguồn nguyên liệu thủy sản
“VASEP cho biết nguyên liệu thủy sản huy động cho chế biến-xuất
khẩu cũng chỉ đạt khoảng 40-50% so với nguồn nguyên liệu bên ngoài
do việc thực hiện giãn cách chung.
Dự tính nguy cơ nguồn nguyên liệu cho sản xuất xuất khẩu những
tháng cuối năm sẽ thiếu hụt 20-30%” (2021)
Nguồn: https://vietnambiz.vn/nguy-co-nguon-nguyen-lieu-cho-xuat-khau-thuy-san-cuoi-nam-se-thieu-hut-20-30-20210802121530468.htm
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

7. 7
a. Khái niệm (tt)
- Là giai đoạn đầu tiên của quá trình
lưu chuyển hàng hóa
- Là quan hệ giữa người mua và
người bán về giá trị hàng hóa thông
qua quan hệ thanh toán tiền hàng
- Là quá trình vốn có của doanh
nghiệp chuyển hóa từ hình thái tiền
tệ sang hình thái hàng hóa
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

8. 8
Một số thuật ngữ:
- Purchasing: tập trung vào quy trình thu mua, tập trung vào hoạt động
chính và cốt lõi: mua hàng
- Sourcing: chú trọng hơn vào hoạt động tìm kiếm nguồn hàng
- Procurement: chú trọng hơn về mặt quy trình
- Procurement management: quản lý mua hàng nói chung bao gồm đầy đủ
các hoạt động của các thuật ngữ trên
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

9. 9
b. Mục tiêu
- Tổng thể: Nhằm đảm bảo cung cấp mọi vật tư cần thiết một cách kịp thời
cho quá trình sản xuất của tổ chức/cơ quan/đoàn thể.
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

10. 10
b. Mục tiêu (tt)
- Cụ thể:
+ Đảm bảo cho dòng vật tư dịch chuyển vào tổ chức một cách ổn định
+ Thúc đẩy mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức
+ Tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng tốt cho tổ chức
+ Đảm bảo thu mua đúng loại vật tư, theo đúng yêu cầu về mặt chất lượng
đem đến đúng thời gian và địa điểm
+ Đảm bảo mua với mức giá và điều kiện kèm theo tốt nhất
+ Giúp quá trình dích chuyển vật tư trên chuỗi cung ứng một cách nhanh
chóng
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua

11. 11
c. Nhiệm vụ:
- Đem về mọi vật tư cần thiết cho các hoạt động của công ty/doanh nghiệp
đúng và đủ
d. Yêu cầu/Vai trò của hoạt động thu mua
- Đúng chất lượng
- Đúng số lượng
- Đúng thời gian
- Đúng nguồn cung cấp
- Đúng giá/giá cả hợp lý
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua (tt)

12. The value chain gives companies a competitive advantage in the
industry, while the supply chain leads to overall customer satisfaction.
12
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua (tt)
Supply chain vs Value chain

13. 13
1. Khái niệm, nhiệm vụ, yêu cầu của hoạt động thu mua (tt)

14. Tầm quan trọng của hoạt động thu
mua
- Sự kết nối giữa tổ chức với chuỗi cung ứng
- Tiến hành kết nối các hoạt động trong Chuỗi
- Giảm thiểu chi phí thu mua toàn Chuỗi giúp nâng cao lợi nhuận cho
Doanh nghiệp
VD: Một công ty với doanh thu hiện tại là 100tr USD, mong muốn tăng
lợi nhuận gấp đôi, bằng cách nào?
Có thể cắt giảm các chi phí như NVL, Nhân công, chi phí quản lí
14

15. 2. Các phương thức mua hàng
15
Nguồn: https://www.pc.gov.au/what-is-productivity

16. 2. Các phương thức mua hàng
a. Căn cứ theo quy mô đơn hàng
- Mua hàng theo nhu cầu: Doanh nghiệp cần bao nhiêu thì
chỉ mua hàng tương ứng vừa đủ cho khoảng thời gian
nhất định. Quy mô đơn hàng được quyết định dựa vào
diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét
trên lương hàng thực tế của doanh nghiệp
- Mua hàng theo lô lớn: Lượng hàng mua vào nhiều hơn
nhu cầu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian
nhất định
16

17. Các phương thức mua hàng
b. Căn cứ theo thời hạn tín dụng
- Mua đến đâu thanh toán tới đó: Khi nhận được hàng từ bên giao hàng, thì
doanh nghiệp sẽ làm thủ tục cho bên bán (Bị ảnh hưởng bởi sự biến động
giá cả theo thời gian trên thị trường)
- Mua giao hàng trước: Sau khi nhận được hàng hóa một khoảng thời gian
thì doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó
- Mua đặt tiền trước, nhận hàng hóa sau: Ký hợp đồng mua bán rồi doanh
nghiệp sẽ phải thanh toán trước theo hợp đồng. Hàng được chuyển dến
theo thời hạn được kí kết. (Hạn chế vì sự ràng buộc giữa hai bên, nhưng
hưởng lợi từ tín dụng, giá trị ngoại tệ)
17

18. Các phương thức mua hàng
c. Căn cứ theo nguồn hàng
- Mua trong nước: Nguồn hàng sản xuất trong nước (Lợi ích: Giảm chi phí
vận chuyển, tránh các rủi ro như bị mất, bị cướp,… Hạn chế: Bị hạn chế về
nguồn hàng)
- Mua từ nước ngoài: Mua hàng từ nước ngoài để phục vụ sản xuất kinh
doanh trong nước thông qua 2 hình thức:
+ Nhập khẩu ủy thác: Những công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến
hành các nghiệp vụ nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng
+ Nhập khẩu trực tiếp: Nhập khẩu giao dịch trực tiếp với nhà sản xuất
để đàm phán kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
Lợi ích: Đa dạng hàng hóa, có thể rẻ hơn
Khó khăn: Thủ tục lằng nhằng, có các rào cản về thuế quan
18

19. Các phương thức mua hàng
e. Quy trình mua hàng
(1) Lập kế hoạch mua: số lượng, loại hàng cần mua…
(2) Xác định các tiêu chuẩn: vd: kích thước, chất lượng, màu sắc…
(3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp: dùng phương pháp Analytic
Hierarchy Process (AHP)
(4) Phân tích giá trị
(5) Tài chính
(6) Đàm phán giá cả
(7) Mua hàng
(8) Quản lý hợp đồng cung cấp
(9) Kiểm soát hàng tồn kho
(10) Thanh toán và các chức năng khác có liên quan
19

20. Thương mại điện tử (E-commerce)
Định nghĩa: Giao dịch thương mại điện tử là việc
mua/bán hàng hóa/dịch vụ
Giữa doanh nghiệp, người tiêu dùng, chính phủ
và các tổ chức nhà nước hoặc tư nhân được
tình hàng thông qua các mạng kết nối qua trung
gian máy tính. Hàng hóa hoặc dịch vụ được đặt
mua qua mạng nhưng việc thanh toán và giao
hàng hóa có thể dược thực hiện theo phương
pháp truyền thống
20
Nguồn: https://www.google.com/search?q=e-
commerce&sca_esv=595327113&rlz=1C1ONGR_en-
GBAU987AU987&tbm=isch&source=lnms&sa=X&ve
d=2ahUKEwj93LmaiMG

21. Thương mại điện tử (E-commerce)
- Hệ thống mua hàng điện tử:
+ Xử lý lệnh đặt hàng
+ Kết nối Nhà cung cấp (NCC)
+ NCC đấu thầu
+ Quyết định NCC
+ Gửi đơn hàng tới NCC
21

22. Thương mại điện tử (E-commerce)
22
Các hình thức thương mại điện tử:
+ B2B (VD: Các công ty thông qua Shopee để bán hàng)
+ B2C (VD: Vinamilk mở cửa hàng trực tiếp để bán cho khách hàng)
+ C2C (VD: Bán đồ secondhand)
+ G2B (VD: Dịch vụ hành chính công)
+ B2G (VD: Các doanh nghiệp đấu thầu nhà nước)
+ C2G (VD: Hình thức nộp phạt)
Ưu điểm của thương mại điện tử:
+ Tiết kiệm thời gian
+ Tiết kiệm chi phí:
+ Chính xác: Thông tin đưa lên nền tảng được tiêu chuẩn hóa vào các hệ thống
danh mục
+ Đúng giờ:
+ Linh hoạt
+ Dễ dàng theo dõi
+ Quản lý tốt hơn

23. Thương mại điện tử (E-commerce)
23
Lợi ích với nhà cung cấp
- Ưu điểm cua thương mại điện tử:
+ Chi phí hoạt động thấp:
•Giảm công việc giấy tờ
•Giảm thời gian tìm nguồn hàng
•Cải thiện việc kiểm soát kho và chi tiêu
+ Cho phép tiếp cận nhà cung cấp ngay tức thời: không phụ thuộc
vào khoảng cách địa lý
+ Tạo ra thị trường minh bạch: trong đó hàng hóa và các điều
khoản liên quan đến mua hàng rõ ràng và sẵn có
+ Tự động hóa quá trình mua bán: Các quá trình này được chuẩn
hóa
+ Hệ thống thông tin của các nhà cung cấp có thể kết hợp nhằm
cung cấp sản phẩm cho khách hàng nhanh nhất

24. Thương mại điện tử (E-commerce)
24
Nhược điểm của thương mại điện tử:
•Vấn đề an ninh
•Thiếu liên lạc trực tiếp giữa người và người
•Các vấn đề về công nghệ khác (độ tin cậy của hệ thống)
- Phát triển thương mại điện tử tại Việt Nam
- Mô hình hoạt động Logistics trong TMĐT
- Thách thức hiện tại cho nhanh e-logistics tại Việt Nam
+ Nhiều lệnh cấm
+ Phương tiện vận chuyển không đa dạng
+ Nguồn nhân lực chưa phát triển mạnh, thiếu kinh nghiệm và trình
độ
+ Các dịch vụ còn yếu kém
+ Vẫn là nước sử dụng tiền mặt nhiều nhất trong khu vực ĐNA

25. Quan điểm thu mua ở thế kỷ 21
25

26. Công việc của nhân viên thu mua
1. Tóm lược:
Một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ
phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất xủa công ty được mua từ các
nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận.
2. Công việc cụ thể:
- Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất, để lập kế hoạch và lên
ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
- Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, và quản lý quá trình
lựa chọn.
- Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng
hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
26

27. Công việc của nhân viên thu mua (tt)
2. Công việc cụ thể (tt):
- Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng
và chi phí.
- Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
- Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết
quả lên quản lý.
- Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp
nhận hóa đơn sai lệch.
- Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
- Góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.
27

28. KỸ NĂNG CỦA MỘT CHUYÊN VIÊN
THU MUA
• Quản lý tài chính
• Khả năng giao tiếp và đàm phán, có hiểu biết về thị trường quốc tế, có sáng
tạo và luôn đổi mới.
• Kỹ năng quản lý tốt các mốt quan hệ – kỹ năng nghe, hiểu biết, giao tiếp và
đồng cảm.
• Kỹ năng mua sắm truyền thống, chẳng hạn như quản lý tài chính, quản lý
hợp đồng, giảm chi phí và đàm phán cơ bản sẽ luôn là nền tảng cho quá
trình thu mua.
• Các mối quan hệ hiện tại với các đối tác (nhà cung cấp) ngày nay tương đối
bình đẳng. Người mua và nhà cung cấp làm việc với nhau ngay từ khi bắt
đầu đàm phán để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào kỹ thuật và ý
tưởng để làm giảm tổng chi phí.
• Đồng thời người mua cũng cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để
đảm bảo nhu cầu của họ được đáp ứng và tối ưu hóa quá trình này.
28