Presentaties KING over DAO

1. Digitaal Aangifte Overlijden
Implementatiebijeenkomst 27 september 2016
Arend van Beek

2. Agenda
Esther Hengeveld
Uw gemeentelijke ambities en Digitale Agenda 2020
Tjerk Venrooy
Digitale Aangifte Overlijden
Monique Treffers
De aansluiting van de gemeente Zuidplas
Splitsen in 2 groepen:
1. Aansluiten in 2016 – 2017
2. Welke drempels moet u overwinnen alvorens
aan te sluiten
Afsluiting 15:45 uur

3. Uw gemeente
&
Digitale Agenda 2020
Esther Hengeveld
Programma-manager Implementatie
esther.hengeveld@kinggemeenten.nl
06 – 2481 9623

5. 5
Geluiden uit het veld
De
samenleving
verandert ook
door
ontwikkelingen
in de
informatie-
technologie.
Gemeenten
onderscheiden
zich niet op
hun digitale
infrastructuur,
maar op wat zij
ermee doen.
Wat
samen of
collectief kan
ook
samen doen!
Hoe verhoud ik
me als
gemeente
tot die
veranderende
samenleving?

6. Massaal digitaal,
maatwerk lokaal
Werken als één
efficiënte overheid
Ambities Digitale Agenda 2020
Open & transparant
in de participatie-
samenleving

7. 7
Massaal Digitaal, Maatwerk lokaal
Projectbreakdown
Versterken ICT
opdrachtgeverschap
Nieuw convenant /
Leveranciersman.
Nieuwe stijl
Pilot
brons-zilver-goud
Adenda
1,2, …..
Uitvoering
Brons-zilver-goud
Interne
Monitor
Lev.management
Monitor
Digitale
Dienstverlening
Realisatie
Invoering
Roadmap
Professionalisering
Uniformering
ICT Inkoop Kwaliteit
GIBIT
Uniforme inkoopvw
Instrumenten
voor ICT inkoop
Invoering/
Adoptie
Standaarden /
kaders
Architectuur voor
apps
En……????
Advisering
Marktbeinvloeding
BetereICTcontracten
Informatie
management
Architetcuur/standaarden

8. Roadmap: idee
U bent ingelogd
Open en transparant
in de participatie-
samenleving
Ambitie
Strategisch gebruik
maken van informatie
én intelligent
voorsorteren op
maatschappelijke en
technologische
ontwikkelingen
Doelstelling
Dit levert een
verhoogde
innovatiesnelheid op
en geeft praktische
successen van
gemeente-
geïnitieerde
collectivisering.
Baten
Wij willen binnen deze
informatie- en
participatie-
samenleving een
proactieve rol (blijven)
vervullen.
Motieven
GEMMA
Architectuur Principes
Publieke Waarden
Doelstelling

9. Roadmap: idee
U bent ingelogd
Vereenvoudiging van de melding van overlijden en
het daaropvolgende verlof tot begraven of
cremeren door het bieden van één landelijke
digitale voorziening aan begrafenisondernemers
om 24x7 via ondernemingsdossier.nl digitaal
aangifte van overlijden te doen bij een gemeente.
Definitie
De gemeente kan
gebruik maken van
een gratis landelijk
voorziening die wordt
ontsloten achter het
ondernemingsdossier
en gebruik maakt van
de berichtenbox voor
bedrijven
Resultaat
Gemeenten kunnen
zonder extra kosten te
maken toch voldoen
aan wensen van
ondernemers die
aangifte digitaal willen
doen
Beoogd effect
Resultaten
50%
75%
100%
50%
25%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
2017
2018
2019
Deelnemende gemeenten

11. Meer weten?
1. Website KING over DA2020:
https://www.kinggemeenten.nl/secties/digitale-agenda-2020/digitale-agenda-
2020-het-kort
2. Website VNG en ALV juni 2016:
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-
informatiebeleid/dienstverlening-aan-inwoners-en-
ondernemers/nieuws/digitale-agenda-2020-de-themas-in-2017 en het werk
in 2017 https://vng.nl/files/vng/brieven/2016/attachments/bijlage-digitale-
agenda-2020-het-werk-in-2017.pdf
3. Website BZK over Digitaal 2017: https://www.digitaleoverheid.nl/digitaal-
2017
4. Onderzoek naar toptaken op gemeentelijke websites:
http://magazine.kinggemeenten.nl/topdiensten-gemeenten

12. Digitaal Aangifte Overlijden
Tjerk Venrooy/ Randy Eichhorn
Randy Eichhorn
Projectleider Digitalisering
randy.eichhorn@kinggemeenten.nl

13. Agenda
• Massaal digitaal, maatwerk lokaal
– Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?
– Wat betekent dit voor de gemeenten?
– Hoe worden gemeenten betrokken?
– Hoe wordt de markt betrokken?
• Digitaal Aangifte Overlijden
– Wat is de status?
– Hoe werkt het?
– Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?
13

14. Poll
Wat is de reden dat u hier vandaag aanwezig bent?
• Nieuwsgierig wat het onderwerp voor mijn gemeente
betekent
• DAO is bij ons al mogelijk, maar ben benieuwd naar dit
alternatief
• Ik wil gebruik maken van deze voorziening en hoor graag hoe
14

15. Waarom een centrale
voorziening voor
dienstverlening?
15

16. Vanuit DA2020 wordt gewerkt aan ‘Massaal
digitaal, maatwerk lokaal’, waarbij samenwerken
en kostendeling centraal staat
• Doelgroep
– Burgers en ondernemers verwachten een goede digitale
dienstverlening van de gemeenten, waarbij niet naar de bekende
weg wordt gevraagd
• Ambities Rijk
– In het regeerakkoord is afgesproken dat bedrijven en burgers
uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, digitaal
kunnen afhandelen.
• Nuance gemeenten: Focus op toptaken
• Status
– Realisatie blijft achter bij ambities
– Grote verschillen tussen gemeenten
– Kosten/batenverhouding staat onder druk
16

17. Wat betekent dit voor de
gemeenten?
17

18. Het Hoe is ondergeschikt aan het Dat!
• Gemeenten kunnen gebruik maken van de landelijke
voorziening of hun inwoners en ondernemers op een andere
manier bedienen.
• 3 opties
– Huidige (lokale) digitale voorziening als deze aan uw eisen en
wensen voldoet.
– De lokale voorziening aanpassen op basis van de aangescherpte
specificaties voor eFormulieren.
– Gebruik maken van de landelijke voorziening.
18

19. Hoe worden gemeenten
betrokken?
19

20. De gemeenten bepalen de agenda
• Werkgroepen om inhoud formulier en de gemeentelijke
processen uit te werken.
• Deelname aan selectie van nieuw te standaardiseren
formulieren
20

21. Hoe wordt de markt
betrokken?
21

22. Marktpartijen gaan de voorziening leveren
• Europese aanbesteding (DAS) gestart per 26 september 2016
• 1e offerte voor Digitaal Aangifte Overlijden en Digitale
verhuisservice staat uit per 30 september 2016
– Definitieve gunning medio december
– Oplevering Digitaal Aangifte Overlijden per februari
– Oplevering Digitale verhuisservice per april
• Vanaf 2017 2 offerterondes per jaar voor nieuwe formulieren
– Meerdere marktpartijen worden dus actief in het domein
• Gunning is voor 2-4 jaar,
zodat we innovatief blijven
en de markt kansen blijft houden
22

23. Resumé
23

24. Met een centrale voorziening
• Bundelen we de krachten.
• Beperken we de kosten.
• Geven we een impuls aan de digitalisering van de
gemeentelijke dienstverlening.
• Behouden gemeenten die het ‘goed voor elkaar hebben’ de
vrijheid om hun eigen keuzes te maken.
24

25. Agenda
• Massaal digitaal, maatwerk lokaal
– Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?
– Wat betekent dit voor de gemeenten?
– Hoe worden gemeenten betrokken?
– Hoe wordt de markt betrokken?
• Digitaal Aangifte Overlijden
– Wat is de status?
– Hoe werkt het?
– Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?
25

26. Wat is de status?
26

27. De 1e versie is beschikbaar en begin 2017 volgt de
verbeterde versie
• Wat is het?
– Centraal ontsloten formulier, na inlog met eHerkenning
niveau 2+ beschikbaar op het Ondernemingsdossier en
communicatie tussen gemeenten en Uitvaartverzorger verloopt
via de Berichtenbox voor Bedrijven.
• Wat hebben we al bereikt?
– Afschaffing handtekening uitvaartonderneming
– Afschaffing formulier registratie successie
– Verlof tot begraven en uittreksel digitaal via de Berichtenbox
Wat gaan we nog verbeteren?
27
Eind 2016 Medio 2017
• Online betalingen
• Aanpassing wet op de
lijkbezorging (digitalisering
Afschrift overlijden)
• Digitaliseren verlof
• Koppeling formulier met
Zaaksysteem/
burgerzakenmodule
• B-verklaring van Arts naar
CBS

28. Waarom al aan de slag met de 1e versie?
Nu nog geen besparingen in
afhandelproces?
• Handmatig invoeren
• (maandelijkse) facturen
versturen
• Administratie voor ontvangen
B-Verklaring
Waarom nu toch al starten?
• Tijd beter indelen
• Impuls dienstverlening
• Tijdsbesparing bij
Uitvaartonderneming
• Direct voordeel van
toekomstige
procesaanpassingen
– B-verklaring direct naar CBS
– Online betaalmogelijkheid
– Schriftelijk versturen Afschrift
overlijden
– Koppeling gemeentelijke
systemen
28

29. Hoe werkt het?
29

30. Proces voor digitaal aangeven en verwerken van
Overlijden?
30
OndernemerGemeente
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
8. Verwerkt de
aangifte in
gemeentelijk
systeem
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en afschrift
via Berichtenbox
10B Verzendt
acte per post
(aangetekend)
9. Maakt verlof
en Afschrift
overlijden op
5b. Verzend B-
formulier
(periodiek) per
post

31. 31
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

32. 32
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

33. 33
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

34. 34
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

35. 35
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

36. 36
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

37. 37
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

38. 38
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

39. 39
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

40. 40
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

41. 41
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

42. 42
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

43. 43
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

44. 44
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

45. 45
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven

46. 46
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

47. 47
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

48. 48
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

49. 49
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

50. 50
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

51. 51
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

52. 52
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

53. 53
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

54. 54
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

55. 55
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

56. 56
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox

57. Wat moet ik doen om het
formulier te implementeren?
57

58. Eenmalige inrichting
58
1. Maak afspraken
over verwerken
aangiftes
2. Richt de
afspraken in de
Berichtenbox in
3. Maak afspraken
over facturatie
4. Maak afspraken
over verzenden
Verlof en Afschrift
overlijden
5. Maak afspraken
over doorzetten B-
verklaring
6. Meld je aan bij
VNG/KING
7. Pas de
gemeentelijke
website aan
8. Informeren
uitvaart
ondernemers
Kijk op
www.kinggemeenten.nl/aangifte
overlijden voor:
• De link naar de online leeromgeving
met aansluitstappen /
aansluitdocumentatie /
voorbeeldteksten voor uw website en
informatie voor de uitvaartverzorgers
• Het aanmelden voor de Digitaal
Aangifte Overlijden

59. Vraag
Wilt u aan de slag met Digitaal Aangifte Overlijden?
• Nee
• Weet ik nog niet
• Ja in 2016
• Ja in 2017
Afhankelijk van uw antwoord zal vanuit KING contact met u
worden opgenomen.
59

60. Vervolg
• Kijk op de online leeromgeving (www.e-vng.nl) voor het
concrete stappenplan.
• Kijk op www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden voor
uitgebreide informatie.
• Mail uw vragen naar info@kinggemeenten.nl of bel met
KING:
– Joey van Aken 06 – 4086 9148
– Arend van Beek 06 – 3487 8633
60

61. Maak afspraken over verwerken aangiftes
• Stel vast welke gemeentelijke medewerkers (burgerzaken) de
digitaal binnengekomen aangiftes gaan verwerken.
• Bepaal of je 1 centrale postbus gebruikt om binnengekomen
notificaties te ontvangen, of dat meerdere medewerkers een
notificatie ontvangen.
• Stel een gemeentelijk coördinator aan om (zeker in het
begin) het proces te monitoren
61

62. Richt de afspraken in voor de Berichtenbox
• Neem contact op met de servicedesk van de Berichtenbox
voor Bedrijven.
• Voeg de verschillende mailadressen voor notificatie toe
(hoofdstuk 10 Handleiding Berichtenbox).
• Maak in de inbox van de Berichtenbox 2 mappen aan.
(Hoofdstuk 6 handleiding Berichtenbox)
– Map 1 ‘Verwerkt’ voor aangiftes die door de gemeente zijn verwerkt.
– Map 2 ‘Afgerond’ voor aangiftes waarvan het verlof en de Afschrift
overlijden zijn verzonden.
• Stel de emailbevestiging met standaard teksten in (hoofdstuk
9.3 Handleiding Berichtenbox).
62

63. Maak afspraken over facturatie
• Stem af of facturatie centraal of vanuit de vakafdeling
plaatsvindt en richt werkafspraken in. Voorstel om:
– per Begrafenisondernemer op de vakafdeling te registreren
hoeveel Afschrift overlijden er per Aangifte zijn aangevraagd
– Deze gegevens (periodiek) door te geven aan de administratie
– De administratie een factuur te laten versturen.
63

64. Maak afspraken over verzenden verlof en Afschrift
overlijden
1. Stel een verantwoordelijke en plaatsvervanger aan om het
verlof tot begraven/cremeren en een uittrekstel van de akte
van overlijden digitaal via de Berichtenbox te verzenden.
(https://www.berichtenbox.antwoordvoorbedrijven.nl/).
Plaats na verzenden de aangifte vanuit de map ‘Verwerkt’
naar de map ‘Afgerond’.
2. Maak werkafspraken over per post verzenden van Afschrift
overlijden.
64

65. Maak afspraken over het versturen van B-verklaring
1. Ontvangen enveloppen worden voorzien van aktenummer en
CBS code van gemeente
2. Gemeente voert administratie van alle aan CBS toegestuurde
B-verklaringen (losse administratie per gemeente)
65

66. Meld je aan bij VNG/KING
1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en meld
je aan als geïntegreerde gemeente.
2. KING zorgt voor de noodzakelijke openstelling van het
formulier en zorgt voor de terugkoppeling naar de gemeente
op het moment dat deze stap is uitgevoerd.
66

67. Pas de gemeentelijke website aan
1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en
gebruik de voorbeeldtekst uit het documenten-blok. Deze
tekst is geoptimaliseerd voor conversie op het digitale kanaal.
2. Pas de tekst aan uw eigen situatie.
3. Plaats de tekst op de website.
67

68. Informeer uitvaartondernemers
1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en
gebruik de voorbeeldtekst voor gemeenten uit het
documenten-blok om uitvaartondernemers te informeren over
het nieuwe digitale aangifte van overlijden.
2. Ga het gesprek aan met de uitvaartondernemers in uw
gemeente.
68