[Ringkasan] Teks tersebut merupakan studi kasus mengenai penerapan konsep Enterprise Resource Planning (ERP) pada aplikasi BE One Enterprise (BOE/B-1) di PT Bentoel Prima. Teks ini membahas latar belakang pemilihan sistem BOE 1 oleh PT Bentoel International, dampak penerapan ERP pada sistem tersebut, serta tujuan dilakukannya penelitian ini.

1. PENERAPAN KONSEP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
PADA APLIKASI BE ONE ENTERPRISE (BOE/B-1)
(STUDI KASUS : PT BENTOEL PRIMA)
DISUSUN OLEH :
ROFDIYAN : 30811003
BENHIL MAKBULLAH : 30811
ANDE PRASTOWO : 30811
SUSI : 30811
ELY :30811
.....?
....?
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI (SI)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA
DAN TEKNIK KOMPUTER INDONESIA
JAKARTA
2014

2. KATA PENGANTAR
Assalamualaikum
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena hanya dengan Ridha-Nya
penulis bisa menyelesaikan tugas kelompok dengan berjudul
PENERAPAN KONSEP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
PADA APLIKASI BE ONE ENTERPRISE (BOE/B-1)(STUDI KASUS : PT
BENTOEL PRIMA).
Dengan semua kemampuan yang ada, kami terus berusaha semaksimal
mungkin untuk menyajikan karya ilmiah ini dalam bentuk sebaik- baiknya, namun
peneliti menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam hasil laporan studi
kasus ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik guna
kesempurnaan hasil laporan karya ilmiah yang penulis buat ini.
Dengan mengucapkan Alhamdullilah semoga hasil penulisan dan penelitian
ini bermanfaat dan bisa diterima oleh pembaca.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Jakarta, 2014

3. DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

4. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line
dalam manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang
cukup tinggi.Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu
yang menjadi pra-syarat dasar bagi perusahaan. Indonesia merupakan negara yang
sedang berkembang, dimanabasis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis,
makaefisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap
perusahaan.
Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berskala besar
yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan
salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi
perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup
optimal dalam mengintegrasikansetiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam
suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaan - perusahaan yang
lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan
pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih
menjadi suatu hal yang baru. Oleh karena i tu, dalam paper ini akan dilakukan
observasi untuk menganalisadan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di
perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam
perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan
bagi perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal sistem
yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalampengimplementasian ERP.
Selain itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna
bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta memberikan
informasi yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensi dalam
sistem di perusahaan.
Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang
menjalankan fungsi dan objekttif masing-masing, kerap kali terjadi bias

5. informasi.persepsi danpengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan
unit yang lain.ERP merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna
mengintegrasikan seluruhdepartemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu
sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan
efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara
keseluruhan, fleksibilitias dalam organisasi untuk bertransfomasi dan
meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatankapabilitas
yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional
yang serba terisolasi ke arah penggunaan informasi teknologi yang lebih
terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level
organisasional maupun departemental. Untuk melakukan implementasi ERP yang
sukses, ERP sebenarnya bertujuan menyatukan semua department/divisi dan
seluruh fungsi dalam perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan yang mampu
dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang
meminimalkan biaya dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi.
Sebuah implementasi ERP, meskipun pada ideal-nya akan membantu dalam
mendapatkan informasi planning/perencanaan dan fungsi advance (lanjut) yang
dapat mempridiksi apapun, tentunya-memiliki syarat untuk sampai pada titik ideal
tersebut. Ketika melakukan implementasi penting untuk mengerti bahwa akan ada
efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi pengguna dan
perusahaan, sehingga yang terbaik yang bisa dilakukan adalah merancang
implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang
menguntungkan. Adalah penting untuk mengerti bahwa masing-masing
perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP, namun hal
terbaik yang bisa dilakukan adalah impelementasi secara bertahap berdasarkan
kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan, termasuk budget dan kemampuan
SDM, atau jika perusahaan benarbenar mempertimbangkan merombak
keseluruhan proses bisnis, maka cara „big bang’ atau full modul implement secara
berkesinambungan.
1.2 Rumusan Masalah

6. A. Mengapa PT Bantoel International memilih sistem BOE 1 dengan berbasis
penerapan ERP (jawaban hal 16)
B. Apa dampak dari penerapan ERP pada aplikasi sistem BOE 1 ini (jawaban
22).
1.3 Batasan Masalah
A. Implementasi konsep ERP pada aplikasi sistem BOE 1 hanya pada
cangkupan yang terintegrasi pada departement lain tidak dengan suplier
lain (Back Office).
B. Untuk penerapan industri ini menggunakan ERP Proven Path.
C. Pembahasan ini dilakukan pada proses manufaktur rokok Bantoel Prima
1.4 Tujuan Penelitian
A. Untuk mengelolah data penanggulangan terhadap sistem softwere
development PT Batoel Prima.
B. Membantu pihak user dalam hal peningkatan efektivitas kerja terhadap
departement lain dalam mengelolah data yang saling terintegrasi.

7. BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Manajemen
Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Sistem informasi adalah
sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses,
menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang
spesifik.
Menurut Bodnar dan HopWood (1993) Sistem informasi adalah kumpulan
perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke
dalam bentuk informasi yang berguna.
Menurut Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur
kerja,informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.
Menurut Ferdinand Magaline, suatu sistem pada dasarnya adalah
sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem
dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen,
atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama
lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem
secara umum, yaitu:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya
yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan

8. atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan
keputusan.
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu
organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini
menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan
informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan
sistem lainnya.
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya
yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan.
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem
Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan
informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen
dalam suatu organisasi.
Atau bisa dijabarkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah
serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara
rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi
lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya
dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
A. Defenisi ERP dan Implementasi ERP
Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi.
Berikut ini merupakan beberapa pengertian tentang Enterprise Resources
Planning. Diantaranya :

9. 1. ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta
eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP
mengelola operasi dan fungsifungsi pendukung dari industri manufaktur
dengan harus memperhatikan sumber - sumber daya kritis dari perusahaan.
2. ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan
sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi,
keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan.( O‟Brien, 2006).
3. ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber
daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu,
material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen
paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat
dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi
seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.
4. ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka
kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan
pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan,
perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan.
Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk
mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting,
produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu
database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting
tools.(Brady, Monk dan Wagner 2001).
B. Konsep Dasar ERP
1. Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari
istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem
informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa
yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang

10. berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan.
2. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem
ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Gambar 1. Konsep Dasar ERP
Sistem ERP adalah solusi bisnis yang terintegrasi bagi perusahaan untuk
mencapai sasaran bersaing yang kuat dengan kompetitor. Sistem ERP
memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam
proses bisnis yang unified dan terintegrasi. Bagi perusahaan yang
mengimplementasikan sistem ERP, masalah yang sulit dan besar dihadapi adalah
mengintegrasikan sistem yang terpisah-pisah diperusahaan, berpindah area
fungsional yang terpisah menjadi sebuah sistem komputer yang dapat melayani
kebutuhan antar departemen yang berbeda (Ethie dan Madsen, (2005) dalam
Amaranti (2006).
Sayangnya, kebanyakan implementasi sistem ERP tidak dapat memenuhi
harapan. Banyak perusahaan yang telah mengeluarkan biaya besar untuk

11. implementasi sistem ERP akan tetapi tidak berhasil memperoleh manfaat dan
keuntungan dari implementasi sistem ERP tersebut. Kegagalan dalam
implementasi sistem ERP pada dasarnya bukan terletak pada kesalahan instalasi
software tapi sebagianbesar disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan
perusahaan untuk menentukan sistem yang tepat untuk menyelesaikan masalah
bisnis dan kebutuhan yang sebenarnya (Brynjolfsson, et.al, 1993 dalam Amaranti
(2006)). Hal lain yang menyebabkan tidak diperolehnya manfaat dan keuntungan
darisistem ERP adalah adanya keengganan dan penolakan dari user dan
ketidakmampuan perusahaan-perusahaan untuk menentukan perubahan pada
desain dan struktur organisasi sesuai dengan manfaat teknologi yang dipilih (Ethie
dan Madsen, 2005 dalam Amaranti, 2006).
Penggunaan sistem ERP adalah keharusan bagi user atau sering disebut
sebagai penggunaan yang bersifat mandatory. Keengganan atau penolakan user
untuk mengadopsi atau menggunakan sistem baru (sistem ERP) adalah salah satu
alasan kegagalan implementasi yang harus diperhatikan perusahaan (Barker &
Frolick, 2003; Krasner, 2000; Scott & Vessey, 2002; Umble & Umble, 2002;
Wah, 2000 dalam Nah et al, (2004)). Kurangnya penerimaan User tersebut dapat
menyebabkan user hanya sekedar terpaksa menggunakan dan tanpa diimbangi
dengan penggunaan yang handal pada sistem ERP. Selain itu juga dapat
menyebabkan masalah ketidakpuasan bagi user terhadap sistem ERP.
Beberapa literatur review yang mengkaji penerimaan user pada sistem
implementasi sistem ERP adalah sedikit dan belum ada yang memasukkan
pengaruh variabel yang berkaitan dengan konteks individu dan organisasi untuk
mengkaji penerimaan end-user pada sistem ERP.
C. ERP Critical Success Factor dan terhadap Implementasi ERP
Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran
dalam mengukurkinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang
dipergunakan adalah bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan
secara otodidak sendiri tanpamelibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap

12. dianggap sebagai aplikasi ERP.Berdasarkan metode CSF (Cri tical Success
Factor), faktor-faktor kesuksesan dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok yaitu:
1. Management/organisasi;meliputi komitmen, edukasi , keterlibatan,
pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
2. Proses; meliputi ; alignment , dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
3. Teknologi; meliputi : hardware, software, manajemen sistem, dan
interface.
4. Data; meliputi ;file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance
dan integrasi data.
5. Personel; meliputi ; edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan
pengembangan pengetahuan.
Turbit (2005) menyatakan bahwa kunci kesuksesan dalam implementasi ERP
adalah :
1. Manajemen perubahan yang baik. Manajemen perubahan sangat
diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan
bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Secara praktek, untuk
mengelola perubahan-perubahan tersebut perusahaan dapat mengadopsi
beberapa metode yang ada diantaranya Change Acceleration Project
(CAP) atau model yang diusulkan oleh Aladwani (2001). Dari penjelasan
pada sub bab implementasi ERP dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut
telah mengelola perubahan - perubahan dengan cukup baik, terbukti
dengan dilakukannya aktivitas berikut :
2. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi
dengan mengadopsi CAP.
3. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan
diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat
penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan
mendukung sistem ERP. Disamping itu pendekatan kepada departemen
dilakukan untuk mengatasi kendala politis yang diakibatkan ketakutan

13. akan kehilangan pekerjaan, keraguan akan manfaat dari implementasi
sistem tersebut dan sebagainya.
D. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP
Beberapa penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
1. Manajemen perubahan dan training. Kesulitan terletak pada perubahan
praktek pekerjaan yang dilakukan. Training yang melibatkan banyak
modul harus dilaksanakan seawal mungkin.
2. To BPR* or not to BPR. Perusahaan harus memilih antara merubah bisnis
proses untuk menyesuaikan sistem atau sebaliknya, dengan implikasi
berupa biaya dan waktu untuk merubah sistem. (* Business Process
Reengineering)
3. Perencanaan yang buruk. Perencanaan harus mencakup beberapa area
seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan
pada konfigurasi sistem.
4. Meremehkan keahlian IT. Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff
ditingkatkan dengan baik.
5. Manajemen proyek yang buruk. Hanya sedikit organisasi yang
mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali
konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak
membagi tanggung jawab.
6. Percobaan-percobaan teknologi. Usaha-usaha untuk membangun interface,
merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data
biasanya diremehkan.
7. Rendahnya keterlibatan Eksekutif. Implementasi membutuhkan
keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang
terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
8. Meremehkan sumber daya. Sebagian besar budget melebihi target
terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian
integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya
konsultan.

14. 9. Evaluasi software yang tidak mencukupi.Organisasi biasanya tidak cukup
memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka
sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi tersebut ada dua cara yang
disarankan oleh Turbit (2005) yaitu melakukan perubahan budaya dan
manajemen perubahan yang baik
10. Beberapa perubahan budaya yang harus dilakukan organisasi diantaranya :
a. Karyawan / user harus merubah fokus dari pekerjaan milik saya menjadi
pekerjaan keseluruhan organisasi.
b. Perubahan budaya biasanya memerlukan waktu beberapa waktu.
c. Perubahan dari sistem lama yang mempunyai fleksibilitas tinggi (misal
dalam pengambilan keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada
konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh perhatian pada konsistensi.