ERP

1. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
A. Pengertian Enterprise Resource Planning
Menurut Dewanto (2008), ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber
daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh
pihak yang berkepentingan (stake holder) atas organisasi tersebut. Agung (2008) menyatakan bahwa
dengan memiliki sistem ERP sebuah perusahaan dapat melakukan berbagai efisiensi, seperti mengatur
stok barang secara lebih akurat, mengontrol pembelian barang berdasarkan kebutuhan, serta mengatur
penjualan secara lebih cepat dan efisien.
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola
sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu material dan kapasitas
yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar
dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang
berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.
ERP atau Enterprise Resource Planning merupakan software yang mengintegrasikan semua
departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system komputer yang dapat melayani semua
kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Syarat
terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai
kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen
berbagi informasi dan berkomunikasi.
Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan
dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan
mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat
memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda,
dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.
ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses penciptaan produk atau jasa perusahaan, mulai
dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya produk jadi yang
siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto, 2002). Selain itu ERP juga membantu
mengintegrasikan data-data didalam organisasi di dalam sebuah platform yang umum (ERP Wire,
2006).
B. Tujuan dan Peranannya dalam Organisasi
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:
 Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
 Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
 Menghasilkan informasi yang real-time
 Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
C. Konsep Enterprise Resource Planning
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan
infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat

2. dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep
ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis komputer.
Fungsi-fungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP adalah: perencanaan
bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategis), peramalan, proses MRP II (master planning, perencanaan
produksi, pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja
manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harga tetap, general
ledger), sumber daya manusia, sistem informasi, rekayasa pabrik dan peralatan, dan lain-lain (Gasperz,
2004).
D. Evolusi Sistem ERP
 Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
 Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian
masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
 Tahap III: Manufacturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan
penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
 Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi
keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan
dilakukan secara mudah
 Tahap V: Extended ERP (ERP II)

3. Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih kompleks dari ERP
sebelumnya.
E. Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi
ERP:
 ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup
perusahaan.
 Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan
memberikan dukungan ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan
produktivitas, bukan sebaliknya.
 Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan Pelajari
kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek
implementasi ERP.
 Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
 Penyebab kegagalan implementasi ERP :
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
F. Keuntungan ERP
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara
lain dapat disebutkan sebagai berikut:
 Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol
kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
 Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan
produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
 Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan
besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg
berbeda-beda.
G. Kelemahan ERP
 Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
 Sistem ERP sangat mahal
 Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
 ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu
dalam beberapa organisasi
 Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

4.  Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal
ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem
keamanan
H. Modul yang digunakan dalam software ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul
pendukung yakni Finansial, Distribusi & Manufakturing serta Human resource serta Sumber Daya
Manusia (Zeplin, 2007), antara lain:
A. Financial
1. FI - Financial Accounting
Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan.
Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi
intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu
melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke
data transaksi awalnya.
2. CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional:
 Pengendalian capital investment.
 Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan
pembayaran.
 Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di
setiap area.
 Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.
3. IM - Investment Management
Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR,
namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka
panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat
keputusan.
4. EC - Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller
mengenai hal-hal berikut:
 Kondisi keuangan perusahaan.
 Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan.
 Investasi.
 Maintenance dari aset perusahaan.
 Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan.
 Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar,
market share, competitor performance.
 Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya,
neraca dan laporan rugi laba.

5. 5. TR – Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting
dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.
B. Distribution dan Manufacturing
1. LE - Logistics Execution
Modul LO juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu
modul PP, EC, SD,MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan
logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt
hingga delivery.
2. SD - Sales Distribution
Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif
terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah
untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol
aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang
layak dalam periode akuntansi yang akan datang.
3. MM - Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-
hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan
servis.
4. PP - Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai
kepada proses pengiriman produk.
5. PM - Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan
bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen
peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.
6. QM - Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM
adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari
ISO-9000 series.
7. PS - Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatankegiatan berikut ini:
 Perencanaan terhadap waktu dan nilai.
 Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost
dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan.
 Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan
kapasitas material, serta sumber daya manusia.
 Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan.
 Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.

6. I. Macam-macam Software ERP
1. AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah
aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply
chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana
software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan
mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu
manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila
digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu
bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku
besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan
kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
Keunggulan yang dimiliki oleh Microsoft Dynamics AX ini antara lain :
a) Microsoft Dynamics AX ini menggunakan platform microsft sehingga sangat mudah
untuk diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya. Tampilan dari software inipun
mirip dengan aplikasi Microsoft pada umumnya sehingga lebih familiar dang lebih
mudah mengoperasikannya.
b) Jika dibandingkan dengan yang lain, Microsoft Dynamics AX sangat fleksibel dan
mudah dimodifikasi. Jika dalam perusahaan sudah terbuasa menggunakan satu cara
input data, maka cara itu tidak perlu mengalami perubahan yang berarti karena sifat
fleksibel yang ia miliki.
c) Bagi sebuah perusahaan dengan skala yang besar, Microsoft Dynamics AX adalah
pilihan yang tepat karena dapat membantu perusahaan dalam menerima informasi
terbaru dari berbagai bagian dalam perusahaan dan bahkan dapat meng-update data dari
kantor cabang perusahaan yang berbeda lokasi. Sebagai contoh, manager bagian
persedian dari sebuah perusahaantidak perlu bertanya-tanya kepada manager bagian
produksi mengenai berapa banyak bahan baku yang perlu dibeli karena informasi
mengenai pesanan dan skala produksi akan ter-update setiap saat dan dapat membeikan
informasi yang tepat bagi manager bagian persediaan.
d) Microsoft Dynamics AX mampu memperluas areal bisnis di internet. Solusi yang
ditawarkan dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnisnya dari yang
paling dasar hingga akses langsung ke klien, mitra, pegawai, dan juga komunitas
dagang. Solusi ini juga sangat membantu bagi perusahaan yang bergerak dalam areal
yang sangat luas yang bahkan mencapai skala internasional kareana dapat disesuaikan
dengan semua mata uang dan bahasa.
e) Microsoft Dynamics Ax terjangkau bagi perusahaan kelas menengah kebawah.
Kelemahan yang ada pada Microsoft Dynamics AX adalah :
a) Dalam Microsoft Dynamics Ax hanya tersedia beberapa modul yang dinilai kurang
lengkap dan tidak menunjang bagi beberapa bagian dalam perusahaan.
b) Microsoft Dynamics Ax hanya cocok digunakan pada platform Windows

7. 2. ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu
system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali
dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang
dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperti Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga
saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventory, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM,
WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
Kelebihan Dari Oracle ERP adalah :
a) Oracle bekerja di jaringan computer. Oracle memisahkan proses antara database server
dan aplikasi client. Server yang terinstal Oracle bertangungjawab menangani proses
database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi
menampilkan data. Struktur ini akan mengurangai kemacetan jaringan.
b) Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte.
Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk sehingga ruangan
harddisk termanfaatkan secara efisien.
c) Oracle mendukung pelayanan multiuser yang terkoneksi pada waktu yang sama dan
mengakses data yang sama serta mengatur system agar pemrosesan data dapat berjalan
dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada waktu yang hampir
bersamaan karena Oracle dapat menggunakan berbagai system operasi dalam suatu
jaringan untuk mengakses data. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari konflik
data dengan baik. Selain itu Oracle dapat menjalankan database selama 24jam dalam
sehari sehingga pemisahan system computer dan proses backup dapat dilakukan secara
online tana harus mematikan database.
d) Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatasi dan dan memonitor akses data
sehingga dapat menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
Control untuk mengendalikan data tersebut ddapat mengendalikan data dari manapun
sehingga tidak perlu membuat kode di banyak aplikasi, cukup di satu database Oracle
saja.
e) Oracle dapat berjalan di berbagai system operasi dan aplikasi yang menggunakan data
Oracle dapat dengan mudah megakses data Oracle yang berjalan di system apapun.
f) Oracle dapat memishkan datebasenya dalam computer-komputer yang secara fisik
erpisah namun secara logis terlihat seperti satu database.
g) Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda.
Hal ini sangat membantu jika salah satu sdeervver rusak maka server lain dapat
langsung menggantikan fungsinya.
Kelemahan dari Oracle ERP adalah :
a) Ukuran yang dibutuhkan menjadi lebih besar. Dengan penyimpanan di dalam database,
setidaknya dibutuhkan ukuran tambahan untuk indexing dan ukuran redo log yang besar
pula.

8. b) Akses menjadi lebih lambat.
c) Lisensi Oracle sangat mahal, lebih mahal dari Microsoft Dynamics Ax dan SAP
sehingga Oracle lebih banyak digunakan pada perusahaan pada kelas atas karena tidak
terjangkau bagi kelas bawah dan menengah.
3. SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri
sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk
CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan
industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer
Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier
Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke
atas.
Keunggulan SAP adalah :
a) Sebagai sebuah aplikasi ERP, SAP tergolong sangat lengkap karena terdiri dari berbagai
macam modul yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna yang bergerak pada berbagai
macam bidang usaha. Modul-modut tersebut antara lain dapat membantu pengguna
dalam hal Financial and controlling, Project System, Sales and Distribution, Production
Planning, dan Material Management.
b) Implementasi SAP terbukti secara signifikan dapat mengurangi proses administrative,
mendukung cost reduction, dan meningkatkan produktifitas.
c) Hambatan memperoleh informasi dapat dihilangkan karena informasi yang ada bukan
lagi milik unit kerja melainkan milik perusahaan.
Kelemahan SAP adalah :
a) Untuk mendapatkan keuntungan penuh dari penggunaan SAP harus terjadi penggantian
90% hingga 100 % teknologi yang ada sebelumnya. Hal ini menyebabkan berubahnya
budaya kerja yang telah ada sebelumnya.
b) Penggantian system memerlukan biaya yang tinggi dan waktu implementasi bisa
berkepanjangan.
J. Perusahaan yang Mengimplementasikan ERP
1. PT Kereta Api Indonesia (PT KAI)
Software yang digunakan : SAP ERP
Unit Fungsional : unit kerja di Kantor Pusat, Daerah Operasi, serta Divisi Regional
Tujuan :
Dengan adanya penerapan SAP ERP, akan menciptakan sebuah platform tunggal yang
terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan operasional PT KAI
lainnya. Selain itu, SAP ERP juga bisa berguna untuk menentukan apakah sebuah rute yang
dilalui oleh kereta api bisa ditambah frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan.
2. PT. Semen Gresik
Software : JD Edwards
Unit Fungsional : Bagian Finansial
Tujuan :

9. Untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali
dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian
penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.
3. PT. Jamu Puspo Indonesia (JPI)
Software : SAP
Unit Fungsional : Divisi Pemasaran
Tujuan :untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta
menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Serta dapat merespon permintaan pelanggan
dengan lebih cepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
http://erpsinus.files.wordpress.com/2012/10/pertemuan-1-konsep-erp.pdf
http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/2947/1/Artikel_11104011.pdf
http://ephie.staff.umm.ac.id/files/2011/02/10.-Pengantar-ERP.ppt
http://idnetku.com/enterprise-resource-planning-erp/