analisis dan perancangan sistem informasi erp, sistem informasi pada PT Astra Argo Lestari, Kelebihan dan kekurangan sistem ERP

1. ANALISIS dan PERENCANAAN SISTEM INFORMASI ERP
(Enterprise Rsources Planning)
Dosen pengampu Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, M.M, CMA
Disusun oleh :
SRI ANJANI
43216110057
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2017

2. KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
ini dengan baik.
Makalah ini telah saya susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu
saya menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
dalam menyusun bahan laporan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, saya menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan
baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan
tangan terbuka saya menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar saya dapat
memperbaiki makalah ini.
Akhir kata saya berharap semoga makalah tentang Analisis dan Perencanaan
sistem informasi ERP dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap
pembaca.
Jakarta, 20 Oktober 2017

3. ABSTRAK
Dalam era persaingan global ini, perusahaan jasa dan manufaktur dituntut
untuk bersaingan dengan maksimal dengan para kompetitor untuk mendapatkan
pendapatan yang lebih agar perusahaan lebih bertahan. Apalagi perusahaan juga
harus melakukan respon yang cepat terhadap pasar yang ada dikarenakan
tuntutan dari pasar yang bergerak secara dinamis. Selain itu rantai pasok (supply
chain) harus bergerak secara cepat untuk memenuhi kebutuhan mulai dari bahan
baku dari pemasok (supplier) sampai barang yang sudah jadi yang berada di
konsumen. Oleh karena itu perlu suatu adanya monitoring untuk memantau
aktivitas perusahaan untuk memudahkan proses kerja.
Salah satu sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut
yaitu dengan menggunakan sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP)
atau perencanaan sumber daya perusahaan. ERP dapat berperan dalam memantau
proses produksi, ketersediaan bahan material, logistik, distribusi, akuntansi,
keuangan dan sumber daya manusia yang nantinya akan dijadikan sebagai analisis
pengambil keputusan manajemen.

4. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk
mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi
sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat kurang mendapatkan informasi, dalam
waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan strategis perusahaan sangat terganggu, yang pada
akhirnya akan mengalami kesulitan dalam bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain.
Salah satu fungsi yang erat kaitannya dengan keputusan manajemen adalah
fungsi akuntansi yang bertanggungjawab mengontrol dan melaporkan kinerja keuangan
perusahaan. Agar laporan keuangan dan analisa laporan keuangan yang dihasilkan sesuai
dengan karakteristiknya, perlu suatu sistem yang komparatif dan integratif dari
keseluruhan proses bisnis yang ada. Dengan menerapkan sistem komputerisasi akuntansi,
maka akan mempercepat proses penyajian analisa dan laporan keuangan, karena aplikasi
komputerisasi akuntansi diciptakan untuk mengotomatisasi transaksi-transaksi akuntansi
kedalam sebuah laporan dan analisa laporan untuk mendukung pengambilan keputusan
sehubungan dengan keadaan keuangan perusahaan dalam suatu periode akuntansi.

5. BAB I
PENDAHULUAN
Perlu diketahui bahwa akuntansi merupakan aspek yang sangat
penting bagi perusahaan. Dan perusahaan sangat membutuhkan sistem
informasi akuntansi ini untuk mengolah data perusahaan. Dengan proses
bisnis yang begitu banyak maka akan susah jika perusahaan tidak
memakai sistem infomasi akuntansi. Maka sangat penting bagi
perusahaan untuk mengimplementasi sistem informasi akuntansi supaya
dapat membantu kelancaran proses bisnis perusahaan dan bisa menjadi
lebih cepat dan efisien.

6. 1.2 RUMUSAN MASALAH
Bagaimana analisis dan perancangan sistem informasi Enterprise Resource
Planning(ERP) di PT Astra Agro Lestari.
1.3 TUJUAN MAKALAH
Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah sistem
informasi manajemen dan untuk mengetahui sistem informasi yang digunakan pada PT
Astra Agro Lestari.
1.4 METODE PENELITIAN
Studi Kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan berbagai sumber-sumber
dan referensi baik berupa buku, artikel, dan sumber-sumber lainnya sebagai acuan
dalam sistem informasi. yang dijadikan tempat penelitian untuk mendapatkan data dan
informasi sebagai bahan utama dalam pembuatan makalah ini.

7. BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem informasi manajemen
Raymond McLeod Jr(1996:54) mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai suatu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan
kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer
dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah.Sedangkan
menurut Komaruddin dalam Effendy (1989:111) SIM adalah pendekatan yang terorganisir
dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang memberikan
kemudahan bagi proses manajemen.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai sistem berbasis
komputer yang menyediakan informasi bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan
yang sama. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga lebih bermakna. Informasi
juga biasanya menyampaikan sesuatu yang baru dan belum diketahui oleh pengguna.
Pengguna SIM umumnya terdiri dari anggota organisasi-organisasi formal, seperti
perusahaan dan sub unitnya. Informasi menyampaikan apa saja yang telah, sedang, dan
akan terjadi di perusahaan serta sistem utamanya. Output informasi digunakan oleh
orang dalam perusahaan yang membuat keputusan untuk memecahkan berbagai
masalah organisasi.

8. 2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari
istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi
yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan
(Wikipedia, 2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem
informasi yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam
meningkatkan kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu
sistem perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono,
2005).
ERP membantu sebuah perusahaan merampingkan proses bisnis
mereka. Hal ini akan memastikan alur kerja dapat berjalan secara halus dan
komunikasi antar departemen menjadi lebih baik. Fungsi otomatisasi dalam
sistem ERP menjamin aliran informasi tersampaikan dengan jelas dan bebas
dari kesalahan, sehingga proses bisnis menjadi lebih sederhana dan responsif.
Best-practise yang terorganisir dalam sistem ini dapat memberikan dukungan
operasional yang lebih baik dan kustomisasi yang lebih mudah.

9. BAB III
PEMBAHASAN
Saat ini para pelaku bisnis kelapa sawit mempunyai perhatian yang rendah
terhadap pemanfaatan tekhnologi informasi pada manajemen yang ada, kebanyakan
mereka masih berkonsentrasi dengan perluasan lahan kebun itu sendiri. Faktor
pengawasan yang berhubungan dengan kebijakan pengawasan harga, penyediaan dan
proses produksi sangat lemah , dan hampir sulit mengawasi jalannya proses bisnis itu
sendiri. Solusi dari permasalahan ini adalah menerapkan sistems informasi manajemen
perkebunan yang memantau setiap proses bisnis yang berlangsung di industri kelapa sawit
dari hulu ke hilir. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengontrol
setiap proses bisnis yang berlangsung, mulai dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor
cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat menghitung setiap aktivitas yang
dilakukan, membandingkan kondisi sebelum dan keadaan sesudah sebuah aktivitas
dilaksanakan.
AAL menerapkan program ERP untuk menangani masalah payroll, human
resource, finance, dan sebagainya. Program ERP yang digunakan adalah Oracle untuk
memproses semua data yang berhubungan dengan sistem yang dimiliki oleh AAL. AAL
menggunakan Oracle 9.i dan Oracle 10.i sebagai database servernya. PT AAL menggunakan
software database Oracle untuk kepentingan database servernya. Hal ini lebih dikarenakan
Oracle dikenal sebagai software database server skala besar yang mempunyai kemampuan
yang baik dalam menangani transaksi data dalam jumlah yang besar dan kemampuan
proses data yang cepat

10. Komponen utama yang ada dalam ERP
ERP biasanya terbagi atas modul utama Operasi dan modul pendukung Finansial, Akunting
dan Sumber Daya Manusia sebagai berikut :
 Modul Operasi
Terdiri atas General Logistic, Sales and Distribution, Materials Management, Logistic
Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production
Planning and Control, Project System, Environment Management.
 Modul Finansial dan Akunting
Terdiri atas General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment
Management, Treasury, Enterprise Controlling.
 Modul Sumber Daya Manusia
Terdiri atas Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and
Event Management, Organizational Management, Travel Management.

11. 1. FINANCIAL
 FI- Financial Accounting
Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap
angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.
 CO- Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional.
 IM- Investment Management
Untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan
dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.
 EC- Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller
mengenai kondisi keuangan perusahaan, pengembangan SDM perushaan.
 TR- Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash
forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

12. 2. DISTRIBUTION DAN MANUFACTURING
 LE- Logistic Execution
modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari
purchase requisition, good receipt hingga delivery.
 SD- Sales Distribution
Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang
mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan
kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan
datang.
 MM- Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas
sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk
energi dan servis.
 PP- Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material
sampai kepada proses pengiriman produk.
 PM- Plant Maintenane
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan
bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data
komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

13. 3. HUMAN RESOURCES
Berfungsi untuk :
• Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap
gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
• Melindungi data personalia dari pihak luar.
• Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui
manajemen karir.
Dengan adanya ERP, manajemen bisa melakukan analisa terhadap
perusahaan untuk mengetahui tren dan perkembangan di perusahaan sehingga dapat
melakukan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.

14. Keuntungan Implementasi Sistem ERP
Keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur :
1) Integrasi data keuangan
Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan
memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan
lebih baik.
2) Standarisasi Proses Operasi
ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem
dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan
dengan lebih efisien dan efektif.
3) Standarisasi Data dan Informasi
Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga
informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada
dalam perusahaan.

15. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on
Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
 Pengurangan lead-time
 Peningkatan kontrol keuangan
 Penurunan inventori
 Penurunan tenaga kerja secara total
 Peningkatan service level
 Peningkatan sales
 Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
 Peningkatan market share perusahaan
 Pengiriman tepat waktu
 Kinerja pemasok yang lebih baik
 Peningkatan fleksibilitas
 Penggunaan sumber daya yang lebih baik

16. Kerugian Implementasi Sistem ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP
adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
1) Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan
organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP
ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena
imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2) Biaya implementasi ERP yang sangat mahal.
3) Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah.
4) Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental
maupun keahliannya.

17. Keberhasilan Penerapan Sistem ERP
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah
ERP:
• Bisnis proses yang matang.
ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki
bisnis proses yang jelas.
• Change Management yang baik.
Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada
pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan
sistem yang baru.
• Komitmen.
Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
• Kerjasama.
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan
pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini.
• Good Consultant.
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh
dalam sebuah implementasi.

18. KESIMPULAN
ERP sangat dibutuhkan perusahaan karena perusahaan
memerlukan manajemen biaya yang baik dan akurat mengingat komoditi
CPO sangat fluktuatif di pasar dunia.
PT Astra Agro Lestari menerapkan program Enterprise Resource
Planning (ERP) untuk menangani masalah payroll, human resource, finance,
dan sebagainya. Program ERP yang digunakan adalah Oracle untuk
memproses semua data yang berhubungan dengan sistem yang dimiliki oleh
AAL. AAL menggunakan Oracle 9.i dan Oracle 10.i sebagai database
servernya.
Dengan adanya ERP, manajemen bisa melakukan analisa terhadap
perusahaan untuk mengetahui tren dan perkembangan di perusahaan
sehingga dapat melakukan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.

19. DAFTAR PUSTAKA
Carlin, 2012,
https://www.academia.edu/8883511/MAKALAH_ENTERPRISE_RESOURCE_PLA
NNING_ERP_PENERAPAN_ERP_ENTERPRISE_RESOURCE_PLANNING_PADA_PT.
_ASTRA_AGRO_LESTARI
Dina, 2012, http://dina48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/penerapan-
erp-pada-pt-astra-agro-lestari/
FITRIA GAYO, 2016, http://binjaitanjungjati.blogspot.co.id/2016/10/makalah-
enterprise-resource-planning-erp.html
Mariobross Teguh, 2013, http://ldse-bussiness.blogspot.co.id/2013/04/part-
10-enterprise-resource-planning-erp.html