Accounting information that small real estate brokers need to know

1. CCrreeaattiinngg tthhee SSttaarrttuupp
TThhee AAccccoouunnttiinngg
PPaannoorraammaa

2. FFoorrmmss ooff BBuussiinneessss OOwwnneerrsshhiipp
 SSoollee PPrroopprriieettoorrsshhiipp
 PPaarrttnneerrsshhiipp
 LLiimmiitteedd LLiiaabbiilliittyy CCoommppaannyy
 SS--CCoorrppoorraattiioonn
 CC--CCoorrppoorraattiioonn

3. SSoollee PPrroopprriieettoorrsshhiipp
 OOnnllyy oonnee oowwnneerr
 AAllll ddeebbttss ooff tthhee bbuussiinneessss aarree ddeebbttss ooff tthhee oowwnneerr
 OOwwnneerr hhaass uunnlliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy
 MMaayy ddoo bbuussiinneessss wwiitthh aa ttrraaddee nnaammee ((ddbbaa)) ootthheerr
tthhaann hhiiss oorr hheerr lleeggaall nnaammee

4. SSoollee PPrroopprriieettoorrsshhiipp
 AAddvvaannttaaggeess
 EEaassyy ttoo ssttaarrtt uupp
 RReellaattiivveellyy ffeewweerr rreegguullaattiioonnss
 FFuullll ccoonnttrrooll oovveerr tthhee bbuussiinneessss
 EEaassyy ttoo ddiissccoonnttiinnuuee
 TTaakkeess aallll tthhee pprrooffiittss ooff tthhee bbuussiinneessss
 NNoo ddoouubbllee ttaaxxaattiioonn
 SSiimmppllee aaccccoouunnttiinngg
 DDiissaaddvvaannttaaggeess
 HHaarrdd ttiimmee rraaiissiinngg ccaappiittaall
 UUnnlliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy

5. PPaarrttnneerrsshhiipp
 PPaarrttnneerrss ((oowwnneerrss)) sshhaarree wwiitthh eeaacchh ootthheerr tthhee pprrooffiittss oorr lloosssseess ooff tthhee bbuussiinneessss
 GGeenneerraall PPaarrttnneerrsshhiipp
 PPaarrttnneerrss sshhaarree eeqquuaallllyy iinn bbootthh rreessppoonnssiibbiilliittyy aanndd lliiaabbiilliittyy
 LLiimmiitteedd PPaarrttnneerrsshhiipp ((LLPP))
 GGeenneerraall ppaarrttnneerrss ((GGPP)) aanndd lliimmiitteedd ppaarrttnneerrss ((LLPP))..
 GGPP’’ss hhaavvee mmaannaaggeemmeenntt ccoonnttrrooll
 GGPP’’ss sshhaarree tthhee rriigghhtt ttoo uussee ppaarrttnneerrsshhiipp pprrooppeerrttyy
 GGPP’’ss sshhaarree tthhee pprrooffiittss ooff tthhee ffiirrmm iinn pprreeddeeffiinneedd pprrooppoorrttiioonnss
 GGPP’’ss hhaavvee jjooiinntt aanndd sseevveerraall lliiaabbiilliittyy ffoorr tthhee ddeebbttss ooff tthhee ppaarrttnneerrsshhiipp
 GGPP’’ss hhaavvee aaccttuuaall aauutthhoorriittyy aass aaggeennttss ooff tthhee ffiirrmm ttoo eexxeeccuuttee ccoonnttrraaccttss
 LLPP’’ss hhaavvee lliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy
 LLPP’’ss hhaavvee nnoo mmaannaaggeemmeenntt aauutthhoorriittyy
 GGPP’’ss ppaayy tthhee LLPP’’ss aann RRIIOO ((ssiimmiillaarr ttoo aa ddiivviiddeenndd)) aass ddeeffiinneedd iinn aa ppaarrttnneerrsshhiipp
aaggrreeeemmeenntt..

6. PPaarrttnneerrsshhiipp
 LLiimmiitteedd LLiiaabbiilliittyy PPaarrttnneerrsshhiipp ((LLLLPP))
 EEssppeecciiaallllyy ppooppuullaarr ffoorrmm ooff oorrggaanniizzaattiioonn aammoonngg
pprrooffeessssiioonnaallss,, ppaarrttiiccuullaarrllyy llaawwyyeerrss,, aaccccoouunnttaannttss aanndd
aarrcchhiitteeccttss..
 SSoommee oorr aallll ppaarrttnneerrss ((ddeeppeennddiinngg oonn jjuurriissddiiccttiioonn))
hhaavvee lliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy..
 OOnnee ppaarrttnneerr iiss nnoott rreessppoonnssiibbllee oorr lliiaabbllee ffoorr aannootthheerr
ppaarrttnneerr’’ss mmiissccoonndduucctt oorr nneegglliiggeennccee..

7. LLiimmiitteedd LLiiaabbiilliittyy CCoommppaannyy
 PPrroovviiddeess lliimmiitteedd lliiaabbiilliittyy ttoo iittss oowwnneerrss
 RReellaattiivveellyy nneeww –– hhaass bbeeccoommee ppooppuullaarr iinn tthhee ppaasstt 2200 yyeeaarrss
 HHyybbrriidd bbuussiinneessss eennttiittyy –– hhaass cchhaarraacctteerriissttiiccss ooff bbootthh aa ccoorrppoorraattiioonn ((lliimmiitteedd
lliiaabbiilliittyy)) aanndd aa ppaarrttnneerrsshhiipp ((ppaassss--tthhrroouugghh iinnccoommee ttaaxxaattiioonn))
 AAddvvaannttaaggeess::
 LLiimmiitteedd lliiaabbiilliittyy –– aaccttss aanndd ddeebbttss
 MMuucchh lleessss ppaappeerrwwoorrkk aanndd rreeccoorrdd kkeeeeppiinngg tthhaann aa ccoorrppoorraattiioonn
 PPaassss--tthhrroouugghh ttaaxxaattiioonn
 CChheecckk--tthhee--bbooxx ttaaxxaattiioonn.. AAnn LLLLCC ccaann bbee ttaaxxeedd aass aa ssoollee pprroopprriieettoorr,, ppaarrttnneerrsshhiipp,,
SS--CCoorrpp oorr CC--CCoorrpp
 DDiissaaddvvaannttaaggeess::
 AAlltthhoouugghh nnoott rreeqquuiirreedd,, sshhoouulldd hhaavvee ooppeerraattiinngg aaggrreeeemmeenntt
 SSoommee ccrreeddiittoorrss wwaanntt mmeemmbbeerrss ooff ssttaarrtt--uuppss ttoo ppeerrssoonnaallllyy gguuaarraanntteeee lliiaabbiilliittiieess..

8. LLiimmiitteedd LLiiaabbiilliittyy CCoommppaannyy
KKeeyy TTeerrmmss::
 MMeemmbbeerr –– OOwwnneerrss ooff tthhee LLLLCC.. CCaann bbee aa nnaattuurraall ppeerrssoonn,, ccoorrppoorraattiioonnss,,
ppaarrttnneerrsshhiippss oorr ootthheerr LLLLCCss
 MMeemmbbeerrsshhiipp IInntteerreesstt –– UUnnlleessss ootthheerrwwiissee pprroovviiddeedd iinn tthhee ooppeerraattiinngg
aaggrreeeemmeenntt,, aa mmeemmbbeerr’’ss ddiissttrriibbuuttiioonnss aanndd ccoonnttrrooll iiss pprrooppoorrttiioonnaattee ttoo tthheeiirr
mmeemmbbeerrsshhiipp iinntteerreesstt
 MMaannaaggeerr –– MMaayy bbee mmaannaaggeedd bbyy tthhee mmeemmbbeerrss iinn pprrooppoorrttiioonn ttoo tthheeiirr
mmeemmbbeerrsshhiipp iinntteerreesstt.. AA mmaannaaggeerr oorr bbooaarrdd ooff mmaannaaggeerrss mmaayy bbee eelleecctteedd ttoo
oovveerrsseeee ddaayy--ttoo--ddaayy ooppeerraattiioonnss.. TThheeiirr ccaann bbee aa mmaannaaggiinngg mmeemmbbeerr..
 AArrttiicclleess ooff IInnccoorrppoorraattiioonn –– AAllll LLLLCC’’ss mmuusstt ffiillee eevviiddeennccee ooff tthheeiirr eexxiisstteennccee
wwiitthh tthhee ssttaattee wwhheerree tthheeyy cchhoooossee ttoo bbee oorrggaanniizzeedd
 OOppeerraattiinngg AAggrreeeemmeenntt –– ddeetteerrmmiinneess,, ddeeffiinneess aanndd aappppoorrttiioonnss tthhee rriigghhttss ooff tthhee
mmeemmbbeerrss aanndd tthhee mmaannaaggeerrss ((iiff aannyy)).. NNoott aa ssttaattuuttoorryy rreeqquuiirreemmeenntt..

9. CCoorrppoorraattiioonn
 AA lleeggaall eennttiittyy sseeppaarraattee ffrroomm tthhee ppeerrssoonnss tthhaatt ffoorrmm iitt..
 CCoonnttrrooll ooff tthhee ccoommppaannyy iiss ppllaacceedd iinn tthhee hhaannddss ooff tthhee
bbooaarrdd ooff ddiirreeccttoorrss..
 LLiimmiitteedd lliiaabbiilliittyy ooff sshhaarreehhoollddeerrss
 IInnvveessttoorr oowwnneerrsshhiipp –– oowwnneerrsshhiipp bbyy sshhaarreehhoollddeerrss
 SSeeppaarraattee lleeggaall ppeerrssoonnaalliittyy ((rriigghhtt ttoo ssuuee oorr bbee ssuueedd iinn iittss
oowwnn nnaammee))
 TTrraannssffeerraabbllee sshhaarreess ((uussuuaallllyy oonn aa lliisstteedd eexxcchhaannggee))

10. SS CCoorrppoorraattiioonn
 CCoorrppoorraattiioonn tthhaatt mmaakkeess aa vvaalliidd eelleeccttiioonn ttoo bbee
ttaaxxeedd uunnddeerr ssuubbcchhaapptteerr SS ooff cchhpptt.. 11 ooff tthhee
IInntteerrnnaall RReevveennuuee CCooddee..
 PPaassss--tthhrroouugghh eennttiittyy

11. CCrreeaattiinngg aanndd MMaaiinnttaaiinniinngg aann EEnnttiittyy
 RReesseeaarrcchh aa ttrraaddee nnaammee oonn tthhee AAZZ SSeeccrreettaarryy ooff
SSttaattee oorr CCoorrppoorraattiioonn CCoommmmiissssiioonn wweebbssiittee
 RReeggiisstteerr yyoouurr ttrraaddee nnaammee wwiitthh tthhee SSeeccrreettaarryy ooff
SSttaattee
 AArrttiicclleess ooff OOrrggaanniizzaattiioonn oorr IInnccoorrppoorraattiioonn aanndd
CCoorrppoorraattee RReessoolluuttiioonn ccrreeaattiioonn aanndd mmaaiinntteennaannccee
iiss tthhrroouugghh tthhee CCoorrppoorraattiioonn CCoommmmiissssiioonn..
 RR44--2288--330022 aanndd RR44--2288--330033

12. AArriizzoonnaa
 SSeeccrreettaarryy ooff SSttaattee
 AAddmmiinniissttrraattiivvee CCooddee
 TTrraaddee nnaammeess
 DDeeppaarrttmmeenntt ooff RReevveennuuee
 IInnddiivviidduuaall aanndd BBuussiinneessss TTaaxxeess
 DDeeppaarrttmmeenntt ooff EEccoonnoommiicc SSeeccuurriittyy
 CChhiilldd SSuuppppoorrtt –– NNoottee:: tthhee DDeepptt ooff CChhiilldd SSuuppppoorrtt EEnnffoorrcceemmeenntt hhaass tthhee
lleeggaall aauutthhoorriittyy ttoo ssuussppeenndd oorr rreevvookkee tthhee pprrooffeessssiioonnaall oorr ooccccuuppaattiioonnaall
lliicceennssee ooff aa ppeerrssoonn wwhhoo hhaass ddeelliibbeerraatteellyy nnoott ppaaiidd tthheeiirr cchhiilldd ssuuppppoorrtt ffoorr
oovveerr ssiixx mmoonntthhss..
 UUnneemmppllooyymmeenntt
 WWoorrkkeerr’’ss CCoommppeennssaattiioonn
 NNeeww HHiirree RReeppoorrttiinngg
hhttttpp::////nneewwhhiirree--rreeppoorrttiinngg..ccoomm//AAZZ--NNeewwhhiirree//iinnssttrruucctt..aassppxx

13. PPaayyrroollll TTaaxxeess
 PPaayyrroollll ttaaxxeess aarree tthhee ssttaattee aanndd ffeeddeerraall ttaaxxeess tthhaatt yyoouu,, aass
aann eemmppllooyyeerr,, aarree rreeqquuiirreedd ttoo wwiitthhhhoolldd aanndd//oorr ttoo ppaayy oonn
bbeehhaallff ooff yyoouurr eemmppllooyyeeeess..
 YYoouu aarree rreeqquuiirreedd ttoo wwiitthhhhoolldd::
 ssttaattee aanndd ffeeddeerraall iinnccoommee ttaaxxeess
 ssoocciiaall sseeccuurriittyy aanndd mmeeddiiccaarree ((aallssoo kknnoowwnn aass FFIICCAA ttaaxxeess))
 EEmmppllooyyeerrss aarree rreeqquuiirreedd ttoo ppaayy aa mmaattcchhiinngg aammoouunntt ooff FFIICCAA
ttaaxxeess..
 CCuurrrreenntt ssoocciiaall sseeccuurriittyy ttaaxx rraattee iiss 66..22%% -- eemmppllooyyeerr iiss rreeqquuiirreedd
ttoo wwiitthhhhoolldd uunnttiill tthhee eemmppllooyyeeee rreeaacchheess tthhee wwaaggee bbaassee ffoorr tthhee
yyeeaarr ((ccuurrrreennttllyy 110066,,880000))..
 MMeeddiiccaarree ttaaxx rraattee iiss 22..99%% ffoorr tthhee eemmppllooyyeeee aanndd tthhee eemmppllooyyeerr..
hhttttpp::////wwwwww..ssssaa..ggoovv//OOAACCTT//PPrrooggDDaattaa//ttaaxxRRaatteess..hhttmmll

14. PPaayyrroollll TTaaxxeess
 PPaayyrroollll ttaaxxeess aarree tthhee ssttaattee aanndd ffeeddeerraall ttaaxxeess tthhaatt yyoouu,, aass aann eemmppllooyyeerr,, aarree
rreeqquuiirreedd ttoo wwiitthhhhoolldd aanndd//oorr ttoo ppaayy oonn bbeehhaallff ooff yyoouurr eemmppllooyyeeeess..
 EEmmppllooyyeerrss mmuusstt ppaayy ssttaattee aanndd ffeeddeerraall uunneemmppllooyymmeenntt ttaaxxeess ((SSUUTTAA aanndd FFUUTTAA))..
TThhee FFUUTTAA ttaaxx rraattee iiss 66..22%% ooff ttaaxxaabbllee wwaaggeess.. TThhee ttaaxxaabbllee wwaaggee bbaassee iiss tthhee ffiirrsstt
$$77,,000000 ppaaiidd iinn wwaaggeess ttoo eeaacchh eemmppllooyyeeee dduurriinngg aa ccaalleennddaarr yyeeaarr.. EEmmppllooyyeerrss wwhhoo
ppaayy tthhee ssttaattee uunneemmppllooyymmeenntt ttaaxx,, oonn aa ttiimmeellyy bbaassiiss,, wwiillll rreecceeiivvee aann ooffffsseett ccrreeddiitt ooff
uupp ttoo 55..44%% rreeggaarrddlleessss ooff tthhee rraattee ooff ttaaxx tthheeyy ppaayy tthhee ssttaattee.. TThheerreeffoorree,, tthhee nneett
FFUUTTAA ttaaxx rraattee iiss ggeenneerraallllyy 00..88%% ((66..22%% -- 55..44%%)),, ffoorr aa mmaaxxiimmuumm FFUUTTAA ttaaxx ooff
$$5566..0000 ppeerr eemmppllooyyeeee,, ppeerr yyeeaarr ((..000088 XX $$77,,000000.. == $$5566..0000)).. SSttaattee llaaww ddeetteerrmmiinneess
iinnddiivviidduuaall ssttaattee uunneemmppllooyymmeenntt iinnssuurraannccee ttaaxx rraatteess..
 CChheecckk wwiitthh ssttaattee aabboouutt SSUUTTAA ttaaxx rraatteess aanndd tthhee wwaaggee bbaassee.. GGeenneerraallllyy,, SSUUTTAA iiss
bbaasseedd oonn tthhee aammoouunntt ooff uunneemmppllooyyeemmeenntt ccllaaiimmss tthhaatt aarree ffiilleedd bbyy eemmppllooyyeeeess tthhaatt
yyoouu hhaavvee tteerrmmiinnaatteedd.. WWhheenn yyoouurr bbuussiinneessss iiss nneeww,, yyoouurr SSUUTTAA ttaaxx rraattee ssttaarrttss aatt tthhee
mmaaxxiimmuumm aanndd ddeecclliinneess iiff yyoouu bbuuiilldd aa hhiissttoorryy ooff ffeeww ccllaaiimmss..

15. PPaayyrroollll TTaaxxeess
 FFoorr iinnffoorrmmaattiioonn oonn ffeeddeerraall ppaayyrroollll ttaaxx
rreeqquuiirreemmeennttss –– IIRRSS PPuubblliiccaattiioonn 1155,, CCiirrccuullaarr EE..
 FFoorr ssttaattee,, ccoonnttaacctt AAZZ DDeepptt ooff RReevveennuuee..
 PPaayyrroollll ttaaxx ddeeppoossiittss –– SSeeee ssuupppplleemmeenntt ttoo oouuttlliinnee

16. MMoonniittoorriinngg,, MMaaiinntteennaannccee aanndd
RReeppoorrttiinngg
 QQuuaarrtteerrllyy
 EEmmppllooyyeerr’’ss qquuaarrtteerrllyy ttaaxx rreettuurrnn ((ppaayyrroollll ttaaxxeess))
 SSttaattee wwiitthhhhoollddiinnggss ((ppaayyrroollll ttaaxxeess))
 WWoorrkkeerr’’ss ccoommppeennssaattiioonn
 YYeeaarr--EEnndd
 11009999 ttoo iinnddeeppeennddeenntt ccoonnttrraaccttoorrss
 WW--22ss ttoo eemmppllooyyeeeess
 WW--33 ttoo IIRRSS ((ssuummmmaarryy ooff WW--22ss))
 FFUUTTAA // FFoorrmm 994400 ((eemmppllooyyeerrss aannnnuuaall ffeeddeerraall uunneemmppllooyymmeenntt
ttaaxx rreettuurrnn))
 SSUUTTAA SSttaattee uunneemmppllooyymmeenntt ttaaxx
 SSttaattee aanndd ffeeddeerraall ttaaxx rreettuurrnnss

17. YYeeaarr--EEnndd AAccccoouunnttiinngg PPrroocceedduurreess
 BBaacckk--uupp yyoouurr ffiinnaanncciiaall ddaattaa ((mmuullttiippllee ccooppiieess –– oonn pprreemmiisseess,, ooffff
pprreemmiisseess,, ttoo aaccccoouunnttaanntt))
 PPrriinntt hhaarrdd ccooppiieess ooff ffiinnaanncciiaall ddaattaa
 PP&&LL
 TTrriiaall bbaallaannccee ((AA wwoorrkksshheeeett lliissttiinngg tthhee bbaallaannccee aatt aa cceerrttaaiinn ddaattee ooff eeaacchh
lleeddggeerr aaccccoouunntt iinn ttwwoo ccoolluummnnss,, nnaammeellyy ddeebbiitt aanndd ccrreeddiitt.. tthhee ttoottaall ooff aannyy
ddeebbiittss mmuusstt eeqquuaall tthhee ttoottaall ooff aannyy ccrreeddiittss.. TThhee ttrriiaall bbaallaannccee sseerrvveess aass aa
ttooooll ttoo ddeetteecctt eerrrroorrss.. TThhee ttoottaall ooff tthhee ttrriiaall bbaallaannccee sshhoouulldd bbee 00..))
 LLeeddggeerrss
 CChheecckk rreeggiisstteerr
 AAnnyytthhiinngg eellssee yyoouurr aaccccoouunnttaanntt ffeeeellss iiss aapppplliiccaabbllee
 DDeepprreecciiaattee ffiixxeedd aasssseettss
 DDiissttrriibbuuttee pprrooffiittss

18. UUppddaattee AAggeenntt IInnffoorrmmaattiioonn
 VVeehhiiccllee
 EEmmeerrggeennccyy CCoonnttaacctt
 CCooppyy ooff DDrriivveerr’’ss LLiicceennssee
 PPrrooooff ooff IInnssuurraannccee
 AAggeenntt lliicceennssee rreenneewwaallss ((ddoonn’’tt ffoorrggeett yyoouurr’’ss aanndd
yyoouurr eennttiittyy’’ss))

19. MMoonntthhllyy MMoonniittoorriinngg,, MMaaiinntteennaannccee
aanndd RReeppoorrttiinngg
 RReeccoonncciillee TTrruusstt AAccccoouunnttss && OOppeerraattiinngg AAccccoouunnttss
 NNeevveerr ccoo--mmiinnggllee aaccccoouunnttss
 BBaannkk RReeccoonncciilliiaattiioonnss
 SSttaarrtt wwiitthh bbaannkk ssttaatteemmeenntt bbaallaannccee
 AAdddd ddeeppoossiittss iinn ttrraannssiitt
 SSuubbttrraacctt oouuttssttaannddiinngg cchheecckkss
 AAddjjuusstt aannyy bbaannkk eerrrroorrss
 EEnnddiinngg bbaannkk bbaallaannccee
 SSttaarrtt wwiitthh bbaallaannccee ppeerr bbooookkss
 AAdddd//SSuubbttrraacctt aannyy nnoonn--rreeccoorrddeedd ttrraannssaaccttiioonnss
 SSuubbttrraacctt bbaannkk ffeeeess
 EEnnddiinngg bbooookk bbaallaannccee
 BBaannkk bbaallaannccee == bbooookk bbaallaannccee

20. Understanding the Financial Statement Close
Process
Process
Adjusting Journal
Entries
A 18-A
Prepare Trial
Balance
Prepare Trial
Balance
AAccccoouunnttiinngg
Management
Accounting
Financial
Planning
Financial
Statement
Close
Tax
Compliance
and Reporting
Maintain and
Support
Accounts
Process
Adjusting Journal
Entries
Prepare
Financial
Reports
Prepare
Financial
Reports
Prepare
Prepare
Managements’
Managements’
Analysis
Analysis
Financial
Accounting

21. Understanding the Financial Statement Close Process
A 18-A
Process Adjusting
Journal Entries
Sub-processes:
Prepare trial balance
Process adjusting
journal entries
Draft financial reports
Prepare management’s
analysis
Draft Financial
Statements
Prepare
Management’s Analysis
Purpose:
Closes the GL, including estimates and
judgments made by management and converts
the GL into the preliminary trial balance.
Identifies and prepares final journal entries
for posting. Takes the authorized journal
entries and posts them to the trial balance.
Takes the final trial balance and disclosure
information and prepares financial reports.
Takes financial information and develops
management’s analysis of the financial and
operational performance of the business.
Prepare Trial
Balance
FSCP

22. DDrraafftt FFiinnaanncciiaall RReeppoorrttss
 BBaallaannccee SShheeeett
 IInnccoommee SSttaatteemmeenntt ((PPLL)
 CCaasshh FFllooww SSttaatteemmeenntt

23. PPrreeppaarree MMaannaaggeemmeenntt’’ss AAnnaallyyssiiss
 BBuuddggeett ttoo AAccttuuaall
 AAnnaallyyttiiccaall RReevviieeww PPrroocceedduurreess
 MMoonntthh ttoo MMoonntthh ccoommppaarriissoonn
 PPrroodduuccttiivviittyy EEvvaalluuaattiioonnss

24. BBuussiinneessss PPllaannnniinngg aanndd
MMaarrkkeettiinngg
 FFaaiill ttoo PPllaann –– PPllaann ttoo FFaaiill
 RReemmeemmbbeerr CCoommmmiissssiioonneerr SSttaannddaarrddss
 BBrrookkeerr SSuuppeerrvviissiioonn aanndd CCoonnttrrooll
 CCoonnttrrooll TTrraannssaaccttiioonnss,, FFiilleess aanndd PPeeooppllee
 NNeeeedd aa MMoonniittoorriinngg SSyysstteemm
 RReeaassoonnaabbllee SSuuppeerrvviissiioonn

25. CChhaarrtt ooff SSiiggnniiffiiccaanntt ““MMeeggaa”” PPrroocceesssseess

26. DDeessccrriippttiioonn ooff MMeeggaa PPrroocceesssseess
 GGaaiinn NNeeww BBuussiinneessss:: TThhee pprroocceessss ooff pprroossppeeccttiinngg nneeww ccuussttoommeerrss ((ggaaiinn nneeww lliissttiinnggss aanndd nneeww
bbuuyyeerrss)..
 RRiisskk MMaannaaggeemmeenntt:: TThhee pprroocceessss ooff ccoolllleeccttiivveellyy mmaannaaggiinngg rriisskkss ffrroomm tthhee nneett aaccttiivviittyy ooff aallll lliinneess ooff
bbuussiinneessss..
 OOppeerraattiioonnss:: TThhee pprroocceessss ooff pprroovviiddiinngg eeffffiicciieenntt aanndd ffaaiill--ssaaffee ooppeerraattiioonnss..
 CCuussttoommeerr SSeerrvviiccee:: TThhee pprroocceessss ooff eennssuurriinngg sseeaammlleessss sseerrvviiccee ddeelliivveerryy ddeessppiittee tthhee mmuullttii--ffaacceetteedd
nnaattuurree ooff vvaarriioouuss lliinneess ooff bbuussiinneessss aanndd ooppeerraattiioonnss..
 SSuuppppoorrtt:: TThhee pprroocceessss ooff pprroovviiddiinngg ffoorr ccuullttiivvaattiioonn aanndd mmaaiinntteennaannccee ooff tthhee oorrggaanniizzaattiioonn’’ss hhuummaann
rreessoouurrcceess aanndd pphhyyssiiccaall ppllaanntt.. PPrroovviiddiinngg lleeggaall,, aaccccoouunnttiinngg aanndd ccoommmmuunniiccaattiioonnss ffuunnccttiioonnss ttoo
ssuuppppoorrtt ooppeerraattiioonnss.. EEnnssuurriinngg tthhee aavvaaiillaabbiilliittyy ooff aaddeeqquuaattee ccoorrppoorraattee ffuunnddiinngg..
 EExxeeccuuttiivvee:: TThhee pprroocceessss ooff sseettttiinngg tthhee ssttrraatteeggiicc ddiirreeccttiioonn,, ppoolliicciieess aanndd gguuiiddeelliinneess ffoorr tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn aass aa wwhhoollee aass wweellll aass mmaannaaggiinngg ccoorrppoorraattee lleevveell rreellaattiioonnsshhiippss wwiitthh ccuussttoommeerrss,,
sshhaarreehhoollddeerrss,, rreegguullaattoorryy aaggeenncciieess,, tthhee ppuubblliicc aanndd aannyy ootthheerr ssttaakkeehhoollddeerrss..

27. Value Chain and Major Business Processes
Description The process of prospecting new
customers (gain new listings and
new buyers).
The process of collectively managinge risks from
the net activity of all lines of business
The process of providing efficient
and fail-safe operations
The process of ensuring seamless
service delivery despite the multi-faceted
nature of various lines of
business and operations
Value Chain Gain New Business Risk Management Operations Customer Service
Major
Business
Processes
¨ Product Management
¨ Marketing
¨ Sales
¨ Relationship Management
¨ Liquidity Risk
¨ Transaction Risk
¨ Compliance Risk
¨ Strategic Risk
¨ Reputation Risk
¨ Transaction Recording
¨ Information Technology
¨ Collections
¨ Customer Inquiry
¨ Customer Notification
¨ Account Maintenance

28. Value Chain and Major Business
Processes
Description
Value Chain Executive Support
Major
¨ Develop Strategic Plan
Business
Processes
¨ Develop Business
Relationships
¨ Establish Corporate Policies
¨ Allocate Corporate Resources
¨ Manage Stakeholder
Communications
¨ Human Resources
¨ Accounting
¨ Legal / Compliance
¨ Corporate Funding (Manage cash,
investments and debt. Provide
availability of long-term financing.)
¨ Communications
¨ Information Technology

29. Understand Critical Business Processes
Template
We understand critical business processes to help us:
· Further understand potential business risks,
· Identify opportunities to add value
Critical Business Process:
Related Critical Success Factor:
Process Owner/Management Responsible:
Process owner’s/management’s views of the important
strengths of the process:
Process owner’s/management’s views of the important risks
related to the process:
How the process owner/management monitors and controls
the process:
Recent or anticipated key changes in the related people,
processing activities, and technology:

30. CCaatteeggoorriieess ooff RRiisskk
 LLiiqquuiiddiittyy RRiisskk
 LLiiqquuiiddiittyy rriisskk iiss tthhee rriisskk ttoo eeaarrnniinnggss oorr ccaappiittaall aarriissiinngg
ffrroomm iinnaabbiilliittyy ttoo mmeeeett tthheeiirr oobblliiggaattiioonnss wwhheenn tthheeyy ccoommee
dduuee,, wwiitthhoouutt iinnccuurrrriinngg uunnaacccceeppttaabbllee lloosssseess.. LLiiqquuiiddiittyy
rriisskk iinncclluuddeess tthhee iinnaabbiilliittyy ttoo mmaannaaggee uunnppllaannnneedd
ddeeccrreeaasseess oorr cchhaannggeess iinn ffuunnddiinngg ssoouurrcceess.. LLiiqquuiiddiittyy rriisskk
aallssoo aarriisseess ffrroomm ffaaiilluurree ttoo rreeccooggnniizzee oorr aaddddrreessss cchhaannggeess
iinn mmaarrkkeett ccoonnddiittiioonnss tthhaatt aaffffeecctt tthhee aabbiilliittyy ttoo lliiqquuiiddaattee
aasssseettss qquuiicckkllyy aanndd wwiitthh mmiinniimmaall lloossss iinn vvaalluuee..

31. CCaatteeggoorriieess ooff RRiisskk
 TTrraannssaaccttiioonn RRiisskk
 TTrraannssaaccttiioonn rriisskk iiss tthhee rriisskk ttoo eeaarrnniinngg oorr ccaappiittaall aarriissiinngg
ffrroomm pprroobblleemmss wwiitthh sseerrvviiccee oorr pprroodduucctt ddeelliivveerryy.. TThhiiss
rriisskk iiss aa ffuunnccttiioonn ooff iinntteerrnnaall ccoonnttrroollss,, iinnffoorrmmaattiioonn
ssyysstteemmss,, eemmppllooyyeeee iinntteeggrriittyy,, aanndd ooppeerraattiinngg pprroocceesssseess..
TTrraannssaaccttiioonn rriisskk eexxiissttss iinn aallll pprroodduuccttss aanndd sseerrvviicceess..
 TTrraannssaaccttiioonn rriisskk iiss aallssoo rreeffeerrrreedd ttoo aass ooppeerraattiinngg oorr
ooppeerraattiioonnaall rriisskk.. TThhiiss rriisskk aarriisseess oonn aa ddaaiillyy bbaassiiss iinn aallll
ttrraannssaaccttiioonnss pprroocceesssseedd.. IItt iiss aa rriisskk tthhaatt ttrraannsscceennddss aallll
ddiivviissiioonnss aanndd pprroodduuccttss..

32. CCaatteeggoorriieess ooff RRiisskk
 CCoommpplliiaannccee RRiisskk
 CCoommpplliiaannccee rriisskk iiss tthhee rriisskk ttoo eeaarrnniinnggss oorr ccaappiittaall aarriissiinngg ffrroomm vviioollaattiioonnss ooff,, oorr
nnoonn--ccoonnffoorrmmaannccee wwiitthh,, llaaww,, rruulleess,, rreegguullaattiioonnss,, pprreessccrriibbeedd pprraaccttiicceess,, oorr eetthhiiccaall
ssttaannddaarrddss.. CCoommpplliiaannccee rriisskk aallssoo aarriisseess iinn ssiittuuaattiioonnss wwhheerree tthhee llaawwss oorr rruulleess
ggoovveerrnniinngg cceerrttaaiinn aaccttiivviittiieess oorr cclliieennttss mmaayy bbee aammbbiigguuoouuss oorr uunntteesstteedd..
CCoommpplliiaannccee rriisskk eexxppoosseess tthhee iinnssttiittuuttiioonn ttoo ffiinneess,, cciivviill mmoonneeyy ppeennaallttiieess,,
ppaayymmeenntt ooff ddaammaaggeess,, aanndd tthhee vvooiiddiinngg ooff ccoonnttrraaccttss.. CCoommpplliiaannccee rriisskk ccaann lleeaadd
ttoo aa ddiimmiinniisshheedd rreeppuuttaattiioonn,, rreedduucceedd ffrraanncchhiissee vvaalluuee,, lliimmiitteedd bbuussiinneessss
ooppppoorrttuunniittiieess,, lleesssseenneedd eexxppaannssiioonn ppootteennttiiaall,, aanndd llaacckk ooff ccoonnttrraacctt
eennffoorrcceeaabbiilliittyy..
 CCoommpplliiaannccee rriisskk iiss oofftteenn oovveerrllooookkeedd aass iitt bblleennddss iinnttoo ooppeerraattiioonnaall rriisskk aanndd
ttrraannssaaccttiioonn pprroocceessssiinngg.. AA ppoorrttiioonn ooff tthhiiss rriisskk iiss ssoommeettiimmeess rreeffeerrrreedd ttoo aass lleeggaall
rriisskk.. TThhiiss iiss nnoott lliimmiitteedd ssoolleellyy ttoo rriisskk ffrroomm ffaaiilluurree ttoo ccoommppllyy wwiitthh ccoonnssuummeerr
pprrootteeccttiioonn llaawwss;; iitt eennccoommppaasssseess aallll llaawwss aass wweellll aass pprruuddeenntt eetthhiiccaall ssttaannddaarrddss
aanndd ccoonnttrraaccttuuaall oobblliiggaattiioonnss..

33. CCaatteeggoorriieess ooff RRiisskk
 SSttrraatteeggiicc RRiisskk
 SSttrraatteeggiicc rriisskk iiss tthhee rriisskk ttoo eeaarrnniinnggss oorr ccaappiittaall aarriissiinngg ffrroomm
aaddvveerrssee bbuussiinneessss ddeecciissiioonnss oorr iimmpprrooppeerr iimmpplleemmeennttaattiioonn ooff tthhoossee
ddeecciissiioonnss.. TThhiiss rriisskk iiss aa ffuunnccttiioonn ooff tthhee ccoommppaattiibbiilliittyy ooff aann
oorrggaanniizzaattiioonn’’ss ssttrraatteeggiicc ggooaallss,, tthhee bbuussiinneessss ssttrraatteeggiieess ddeevveellooppeedd
ttoo aacchhiieevvee tthhoossee ggooaallss,, tthhee rreessoouurrcceess ddeeppllooyyeedd aaggaaiinnsstt tthheessee
ggooaallss,, aanndd tthhee qquuaalliittyy ooff iimmpplleemmeennttaattiioonn.. TThhee rreessoouurrcceess nneeeeddeedd
ttoo ccaarrrryy oouutt bbuussiinneessss ssttrraatteeggiieess aarree bbootthh ttaannggiibbllee aanndd iinnttaannggiibbllee..
TThheeyy iinncclluuddee ccoommmmuunniiccaattiioonn cchhaannnneellss,, ooppeerraattiinngg ssyysstteemmss,,
ddeelliivveerryy nneettwwoorrkkss,, aanndd mmaannaaggeerriiaall ccaappaacciittiieess aanndd ccaappaabbiilliittiieess..
 SSttrraatteeggiicc rriisskk ffooccuusseess oonn mmoorree tthhaann aann aannaallyyssiiss ooff tthhee wwrriitttteenn
ssttrraatteeggiicc ppllaann.. IItt ffooccuusseess oonn hhooww ppllaannss,, ssyysstteemmss,, aanndd
iimmpplleemmeennttaattiioonn aaffffeecctt aa ccoommppaannyy’’ss vvaalluuee.. IItt aallssoo iinnccoorrppoorraatteess
hhooww mmaannaaggeemmeenntt aannaallyyzzeess eexxtteerrnnaall ffaaccttoorrss tthhaatt iimmppaacctt tthhee
ssttrraatteeggiicc ddiirreeccttiioonn ooff tthhee ccoommppaannyy..

34. CCaatteeggoorriieess ooff RRiisskk
 RReeppuuttaattiioonn RRiisskk
 RReeppuuttaattiioonn rriisskk iiss tthhee rriisskk ttoo eeaarrnniinnggss oorr ccaappiittaall aarriissiinngg ffrroomm
nneeggaattiivvee ppuubblliicc ooppiinniioonn.. TThhiiss aaffffeeccttss tthhee ccoommppaannyy’’ss aabbiilliittyy ttoo
eessttaabblliisshh nneeww rreellaattiioonnsshhiippss oorr sseerrvviicceess,, oorr ccoonnttiinnuuee sseerrvviicciinngg
eexxiissttiinngg rreellaattiioonnsshhiippss.. TThhiiss rriisskk ccaann eexxppoossee tthhee ccoommppaannyy ttoo
lliittiiggaattiioonn,, ffiinnaanncciiaall lloossss,, oorr ddaammaaggee ttoo iittss rreeppuuttaattiioonn.. RReeppuuttaattiioonn
rriisskk eexxppoossuurree iiss pprreesseenntt tthhrroouugghhoouutt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn aanndd iiss wwhhyy
ccoommppaanniieess hhaavvee tthhee rreessppoonnssiibbiilliittyy ttoo eexxeerrcciissee aann aabbuunnddaannccee ooff
ccaauuttiioonn iinn ddeeaalliinngg wwiitthh tthheeiirr ccuussttoommeerrss aanndd ccoommmmuunniittyy.. TThhiiss
rriisskk iiss pprreesseenntt iinn aaccttiivviittiieess ssuucchh aass aasssseett mmaannaaggeemmeenntt aanndd aaggeennccyy
ttrraannssaaccttiioonnss..
 TThhee aasssseessssmmeenntt ooff rreeppuuttaattiioonn rriisskk rreeccooggnniizzeess tthhee ppootteennttiiaall
iimmppaacctt ooff tthhee ppuubblliicc’’ss ooppiinniioonn oonn aa ccoommppaannyy’’ss vvaalluuee.. TThhiiss rriisskk iiss
iinnhheerreenntt iinn aallll aaccttiivviittiieess..

35. IInntteerrnnaall CCoonnttrroollss
 WWCCGGWW AAnnaallyyssiiss
 NNeeww AAggeenntt HHiirriinngg
 IICCAA’’ss
 IInnddiivviidduuaall PPrroodduuccttiioonn PPllaannss ffoorr AAggeennttss
 PPoolliicciieess aanndd PPrroocceedduurreess