7 communication management

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GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE DI PROGETTO
Il termine “comunicazione” suggerisce la volontà di mettere in comune con gli altri qualche cosa. Di
trasferire il proprio patrimonio di conoscenze, di aspettative, di sentimenti, di progetti, ecc. da un
ambito ristretto e personale a una regione di fruizione più ampia di condivisione con altre persone o
gruppi. Ed è proprio in questo proposito che la comunicazione si differenzia dalla semplice
informazione la quale, usufruendo dei canali e dei codici disponibili nel particolare contesto culturale,
si limita a trasmettere dei contenuti, senza preoccuparsi minimamente della misura in cui tali
contenuti sono correttamente percepiti dai destinatari.
L’essenza di comunicazione risiede proprio nella sua intenzione di stabilire dei punti di contatto con
i propri interlocutori e di avviare, conseguentemente, n processo dinamico di relazione con gli altri.
La Comunicazione è una parte fondamentale del lavoro di gruppo e, più in generale, di tutte le attività
di progetto, che dovrebbe essere complementare e compenetrata con l’organizzazione. La
comunicazione di progetto riguarda tutti i processi che assicurano una tempestiva e appropriata
generazione, raccolta, distribuzione, archiviazione, recupero e disposizione delle informazioni di
progetto.
La comunicazione all’interno dei progetti è essenziale per mantenere alti la consapevolezza e
l’impegno di tutti (“committment”) e per mantenere un buon clima all’interno del gruppo. Di seguito
si evidenziano una serie di approcci corretti e scorretti che il P.M. deve o non deve mantenere
comunicando con i membri del gruppo:

Un progetto è portato avanti da persone che hanno la necessità di operare in modalità
interdipendente e pertanto necessitano di un sistema per coordinare lo scambio di informazioni che
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sia strumentale a un efficace lavoro di squadra.
Frequentemente, e l’ambiente di progetto non f eccezione, si sente dire che un problema è dovuto a
“un incomprensione”, a “un disguido”, in ultimo a “mancanza di comunicazione”.
La mancanza di comunicazione è in effetti alla base dei problemi più frequenti della gestione di un
progetto: una buona comunicazione rinforza i legami tattici e operativi tra i diversi stakeholder ed è
dunque essenziale per il raggiungimento degli obiettivi di progetto.
Tutto ciò comporta la necessità di definire e supervisionare tutti i collegamenti critici fra le persone
interessate e il flusso delle idee e delle informazioni che sono necessarie per il successo del progetto.
L’approccio deve essere orientato all’efficacia, ovvero c’è bisogno di coinvolgere go sforzi su una
comunicazione adeguata verso i fruitori che sia funzionale ai bisogni del progetto.
L’area di conoscenza Project Communication Management comprende i processi il cui peso, in un
progetto che si trovi nella sua fase di esecuzione, può essere molto alto: in questa fase si è soliti
affermare che il P.M. spende in comunicazione più dell’80% del suo tempo.
Fare Project Communication Management significa gestire il ciclo completo della comunicazione di
progetto, dalla definizione dei corretti flussi della comunicazione, alla distribuzione delle informazioni
pertinenti, alla verifica del processo comunicativo.
Il Project Communication Management ha un ruolo strategico nel processo di Project Management
in quanto interagisce con tutte le altre aree di conoscenza.
Il Project Communication Management riguarda i processi necessari per gestire la tempestiva e
appropriata raccolta, elaborazione, produzione e distribuzione, recupero e alienazione finale delle
informazioni di progetto ormai obsolete.

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I processi di Project Communication Management
I processi di gestione delle comunicazioni di progetto in accordo con il PMBOK sono:
o Pianificare la gestione della Comunicazione (Plan Communication Management – Processo
di Pianificazione): individuare e pianificare le esigenze informative degli stakeholder, definire
le modalità e la tempistica di distribuzione delle informazioni necessarie;
o Gestire la Comunicazione (Manage Communication – Processo di esecuzione): rendere
disponibili le informazioni previste agli stakeholder, mettendo in pratica quanto pianificato;
o Controllare la Comunicazione (Control Communication – processo di monitoraggi e
controllo): verificare l’efficacia della comunicazione al riguardo delle esigenze degli
stakeholder di progetto.
Le modalità di comunicazione possono essere:
• Interne (al progetto) ed esterna (da e verso stakeholder esterni, altri progetti, ecc.);
• Formale (report, memo, lettere, ecc.) e informale (e-mail, discussioni, ecc.)
• Verticale (verso l’alto o verso il baso nell’organigramma aziendale) e orizzontale (a pari livello)
– (vedi figura di seguito);
• Ufficiale (report annuali, verbali, newsletter, ecc.) e non ufficiale (comunicazioni non
ufficialmente registrate);

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• Scritta e orale;
• Verbale (tramite uso della voce) e non verbale (linguaggio del corpo, inflessioni della voce,
prossemica (La prossemica è la disciplina semiologica che studia i gesti, il comportamento, lo spazio
e le distanze all'interno di una comunicazione, sia verbale che non verbale), ecc.
Tecniche verbali e non verbali della comunicazione
Per una comunicazione efficace è necessario che il P.M. applichi sia tecniche verbali che non verbali.
Alcuni consigli per migliorare le tecniche verbali di comunicazione:
o Fare domande che richiedono risposte aperte;
o Richiedere maggiori informazioni;
o Rispondere positivamente alle iniziative dei partecipanti;
o Chiedere maggiore specificità o esempi;
o Reindirizzare domande o commenti ad altri membri del gruppo;
o Incoraggiare i partecipanti silenziosi a essere più partecipativi;
o Incoraggiare differenti punti di vista;
o Parafrasare per fare maggiore chiarezza e ottenere maggiore comprensione da parte degli
altri;
o Ribadire quanto detto precedentemente ad altri.

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Alcuni consigli per migliorare anche le tecniche non verbali:
o Mostrare attenzione;
o Voce confidenziale ed entusiastica;
o Espressione facciale sorridente (ma senza esagerare);
o Pausa silenziosa dopo aver fatto una domanda;
o Movimenti tranquilli
o Star seduti rilassati;
o Gestualità appropriata;
E’ stato calcolato che durante una comunicazione diretta i messaggi mandati con tecniche non verbali
siano circa il 60%, mentre soltanto il 40% del messaggio è trasmesso con la parola.
A seconda dell’importanza e della strategia comunicativa è necessario adottare uno o l’altro valore
delle varie dimensioni.
Ad es.
- Una discussione tecnica di progetto rappresenta una comunicazione interna, informale,
orizzontale, non ufficiale, orale;
- Una richiesta di modifica da parte del cliente rappresenta una comunicazione esterna,
formale, verticale, ufficiale, scritta;
- Uno sguardo preoccupato come risposta a una domanda rappresenta una comunicazione non
verbale;
Dunque è importante attivare una comunicazione efficace nel progetto. Per fare questo è necessario
avere capacità comunicative e metterle in pratica. Ecco alcuni consigli per migliorare la
comunicazione nel team di progetto:
• Ascoltare in maniera attiva ed efficace: una comunicazione è efficace se tutte le parti in causa
ascoltano e dimostrano di ascoltare. Si parla di ascolto efficace quando chi riceve mostra
anche con espressioni no verbali (tono di voce, postura del corpo, espressioni facciali, gesti,
ecc.) di essere presente efficacemente nella conversazione. Si dimostra anche ripetendo
concetti, rispondendo alle domande pensandoci un po’ prima e fornendo continuo feedback.

Nell’ambito dell’ascolto efficace, si definisce ascolto attivo quando chi riceve il messaggio
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pone domande chiarificatrici o conferma quanto ricevuto.
• Verificare che le persone comprendano bene quanto è stato detto;
• Spingere a una maggiore conoscenza delle cose e dei fatti;
• Convincere e incoraggiare le persone;
• Spingere a migliorare le prestazioni e raggiungere i risultati;
• Negoziare per addivenire ad accordi mutuamente accettabili;
• Risolvere i conflitti;
• Riassumere quanto detto prima di passare ai passi successivi.
Tra le altre capacità che dee avere il P.M. troviamo:

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PIANIFICARE LA GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE

E’ il processo di determinazione delle esigenze di informazione e di comunicazione dei singoli
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stakeholder.
Il principale obiettivo di questo processo è la definizione di un regime comunicativo efficace ed
efficiente per gli stakeholder.
Tale processo ammette come output principale il Piano di Gestione delle comunicazioni
(Communication Management Plan), in cui siano chiaramente definiti i contenuti, le modalità e la
tempistica di distribuzione delle informazioni ai rispettivi interessati (chi necessita di determinate
informazioni, quando sono richieste, come fornirle e chi deve fornirle). Le informazioni devono essere
efficienti: fornire solo le informazioni necessarie, ed efficaci: fornire informazioni nel modo giusto, al
tempo giusto ed alle persone giuste.

Durante questo processo occorre prendere in considerazione e documentare in modo appropriato i
metodi di archiviazione, recupero e disposizione finale delle informazioni di progetto. Tra le
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considerazioni importanti da tenere presenti, vi sono:
• Chi ha bisogno di quali informazioni e chi è autorizzato ad accedere a tali informazioni;
• Quando le informazioni saranno loro necessarie;
• Dove dovranno essere archiviate le informazioni;
• In quale formato devono essere archiviate le informazioni;
• In che odo è possibile recuperare le informazioni
• Se sia necessario prendere in considerazione fusi orari, barriere linguistiche e fattori
interculturali;
I risultati del processo di Pianificare le Gestione delle Comunicazioni devono essere revisionati
regolarmente nel corso del progetto e modificato ove necessario per garantirne la costa applicabilità.
Brevemente tra gli INPUT di tale processo abbiamo:
• Il Piano di Project Management: che fornisce informazioni sulla modalità di esecuzione,
monitoraggio, controllo e chiusura del progetto.
• Registro degli stakeholder: fornisce le informazioni necessarie per pianificare la
comunicazione con gli stakeholder del progetto;
• Fattori ambientali e aziendali: utili per l’attività del processo di pianificazione della
comunicazione, sono primariamente la struttura organizzativa di azienda, che orienta
nell’identificazione e nella valutazione delle necessità di comunicazione, ma anche dati storici
e lesson learned;

• Asset dei processi organizzativi: utile per le attività del processo, può consistere di lesson
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learned, dati storici di altri progetti e schemi documentali (Templates).
Tra gli strumenti e tecniche troviamo:
• L’analisi dei requisiti di comunicazione (Communications Requirement Analysis): è lo
strumento per fare efficacia nella comunicazione di progetto, cioè investire sulla
comunicazione utile al successo del progetto, o per evitare che la mancanza di comunicazione
si riveli un fattore di insuccesso del progetto.
L’analisi dei requisiti di comunicazione deve prendere naturalmente in esame le esigenze della
struttura organizzativa, le strutture di riporto gerarchico dell’organizzazione operante, oltre
che i veri e propri requisiti dei diversi stakeholder coinvolti.
Inoltre, seguendo il paradigma dell’efficacia, l’analisi dei requisiti di comunicazione deve
identificare quali tra i diversi canali di comunicazione esistenti tra gli stakeholder debbano
essere presi in carico nel piano di comunicazione di progetto.
Un canale di comunicazione è attivo fra due persone che scambiano o hanno intenzione di
scambiare delle informazioni. In un gruppo di persone il numero dei canali di comunicazione
cresce con il crescere delle persone.
Il numero di canali di comunicazione bidirezionali (C) fra N persone si calcola con la formula:
C = (N x (N-1))/2

Il paradigma dell’efficacia richiede che il P.M. selezioni i canali di comunicazione che devono rimanere
attivi, identificando in questa maniera il sottoinsieme dei canali utili e necessari al successo del
progetto, e intorno a questi, e solo intorno a questi, sviluppi il piano delle comunicazioni di progetto.
Nell’esempio riportato, il piano della comunicazione verrà realizzato su 10 canali di comunicazione
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piuttosto che sulla totalità dei 15 canali.
• Tecnologia di comunicazione (Communications Technology): ossia fattori tecnologici di
comunicazione che possono influenzare i progetto, sono uno strumento essenziale per
un’efficiente piano delle comunicazioni di progetto. Gli elementi caratteristici da considerare
sono:
o Urgenza: legata alla necessità di informazioni; il successo del progetto dipende
dall’avere frequentemente a disposizione informazioni aggiornate tempestivamente
oppure sono sufficienti dei report pubblicati a intervalli regolari?
o Disponibilità della tecnologia: i sistemi già in uso sono appropriati o le esigenze di
progetto richiedono un cambiamento?
o Personale previsto per il progetto: i sistemi di comunicazione proposti sono compatibili
con l’esperienza e le competenze dei partecipanti al progetto oppure sono necessari
addestramento e formazione aggiunti?
o Lunghezza del progetto: ci sono possibilità che la tecnologia disponibile cambi prima
della fine del progetto?
o Ambiente del progetto: il gruppo di lavoro si incontra di persona o collabora in un
ambiente virtuale?
o Confidenzialità: la tecnologia impiegata assicura il necessario livello di riservatezza per
l’informazione trattata?
• Modello di comunicazione (Communications Model): la comunicazione è la trasmissione di
un messaggio fra due parti: il mittente (Sender) e il destinatario (Receiver). Il modello di
comunicazione si basa su un’entità che invia un messaggio e una che lo riceve. I messaggi
vengono codificati (Encode) da chi li manda e decodificati (Decode) da chi li riceve e sono
sottoposti a disturbi/rumori (Noise).
E’ consigliabile pretendere sempre un riscontro o feedback da parte del destinatario per
verificare il livello di comprensione del messaggio inviato.

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A cosa serve il feedback?
Attenzione alla differenza tra messaggio di riscontro (o feedback) e messaggio di risposta: i messaggio
di risposta è dotato di contenuto elaborato (il ricevente ha decodificato, compreso il messaggio e sta
inviando una risposta), il messaggio di feedback contiene una semplice conferma di ricezione.
• I metodi di comunicazione (Communications Method): sono un altro importante elemento
utile per il disegno del piano di comunicazione di progetto. Tra essi si riconoscono:
o Metodi interattivi: tipici della comunicazione diretta o mediata tra individui. Fanno
parte dei metodi interattivi le conversazioni, gli incontri, le riunioni in presenza, le
conferenze audio, le video conferenze e altro;
o Metodi push: in cui il mittente si occupa della comunicazione a destinatari selezionati,
senza preoccuparsi della ricezione e tanto meno della comprensione del messaggio.
Fanno parte dei metodi push le lettere, le e-mail, i fax, i memo, ecc.;
o Metodi pull: in cui il mittente si occupa di rendere disponibile l’informazione affinché
tutti gli interessati possano accedervi, tipicamente utilizzata per grandi volumi di
informazione e per grandi volumi di destinatari. Fanno parte dei metodi pull i siti
intranet, gli strumenti di e-learning, gli archivi, i database della conoscenza
(Knowledge Repository), ecc.

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• Riunioni
Tra gli OUTPUT abbiamo:
• Il Piano di Gestione delle Comunicazioni ((Communications Management Plan): esso deve
principalmente individuare:
o Chi deve fornire informazioni e chi deve riceverle;
o Quali informazioni devono essere trasmesse o messe a disposizione;
o Come le informazioni devono essere trasmesse o messe a disposizione (sia come
formato che come mezzo di trasmissione);

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o Quando le informazioni devono essere trasmesse o messe a disposizione;
Il piano è un documento che provvede inoltre a descrivere:
o L’insieme dettagliato e strutturato delle metodologie che si intende utilizzare per
elaborare e memorizzare le informazioni di progetto;
o I metodi, la tempistica e la tipologia delle informazioni distribuite e la loro chiara
relazione con l’organizzazione di progetto;
o I modelli (Template) e la struttura delle informazioni prodotte;
o I metodi di accesso e aggiornamento delle informazioni da parte dei vari attori del
piano (profili di utenza);
Più in dettaglio:

Il piano di gestione delle comunicazioni di progetto può infine comprendere le linee guida per le
riunioni sullo stato del progetto, per le riunioni del gruppo di progetto, per le video conferenze e la
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posta elettronica, il glossario dei termini del progetto.
GESTIRE LE COMUNICAZIONI (Manage Communications)
E’ il processo di distribuzione delle informazioni di progetto a tutti gli stakeholder interessati nei
tempi e nelle modalità stabiliti, dunque rappresenta l’esecuzione del Communications Management
Plan.
Il principale obiettivo è la realizzazione di un efficace flusso di comunicazione verso gli stakeholder.

Nell’ambito di questo processo è necessario ricorrere ad alcune tecniche di base connesse alla
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distribuzione dell’informazione, come:
o Lo stile di scrittura (Writing Style): un uso appropriato della forma attiva o passiva, della
struttura delle frasi e della scelta delle parole;
o Tecniche di gestione delle riunioni: (Meeting Management Technique): preparare un ordine
del giorno e gestire i conflitti;
o Tecniche di presentazione: (Presentation Technique): consapevolezza del linguaggio del
corpo e progettazione di supporti visivi;
o Tecniche di agevolazione della comunicazione: (Facilitation Technique): creare il consenso e
superare gli ostacoli;
o Tecniche di ascolto: (Listening Technique): ascolto attivo (attenzione, chiarimento e conferma
della comprensione) ed eliminazione degli ostacoli che impediscono la comprensione;
o I modelli mittente-destinatario: (Sender-Receiver Models): integrazione dei cicli di feedback
per fornire opportunità di interazione/partecipazione ed eliminare gli ostacoli alla
comunicazione;
o Scelta dei mezzi di comunicazione: (Choise of Media) nelle varie situazioni come per es.
stabilire quando comunicare per iscritto o tramite una comunicazione orale, quando scrivere
un promemoria informale o un report formale e quando comunicare di persona o con un
messaggio di posta elettronica piuttosto che con una telefonata.
L’esecuzione di questo processo porta per es. a mettere a disposizione dei soggetti interessati i
risultati dell’avanzamento del progetto (Project Communication), tutto ciò secondo le modalità e i
tempi come previsto nel Communications Management Plan.
Tra gli INPUT abbiamo:
• Piano di gestione delle comunicazioni: descrive in che modo verranno pianificate,
strutturate, monitorate e controllate le comunicazioni di progetto;
• Report sullo stato di avanzamento del progetto: i report sullo stato di avanzamento del
lavoro sono un insieme di informazioni sulle prestazioni e sullo stato di progetto che è
possibile utilizzare per facilitare la discussione e per creare comunicazioni. Per ottimizzare tale
processo è importante che i report siano esaustivi, accurati e disponibili in modo tempestivo.

Essi sono relazioni scritte contenenti un certo numero di rappresentazioni grafiche, ma
possono anche essere delle vere e proprie presentazioni stampate contenenti informazioni di
progetto e diagrammi rappresentativi del suo stato di avanzamento. In realtà è possibile
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utilizzare due tipologie differenti di report:
A uso interno: report di controllo del sistema dedicati al P.M. o allo
schedule/cost Enginneer;
A uso esterno: servono per la valutazione dello stato del progetto, della
pianificazione e delle eventuali azioni correttive;
Un buon processo di reporting richiede che siano definiti a priori:
I momenti nel ciclo di sviluppo del progetto in cui deve essere effettuato;
Le informazioni da diffondere e il loro grado di dettaglio;
Le persone a cui trasmettere le informazioni, secondo il loro grado di responsabilità
nel progetto;
Differenti tipologie di report per diversi livelli di responsabilità.
Le informazioni devono essere riportate nei documenti in maniera essenziale e sintetica,
evitando informazioni poco significative e troppo dettagliate. Troppo dettaglio rende i report
non più completi, ma solo illeggibili.
Il formato del report evidenzia le capacità comunicative del P.M.
• Fattori ambientali aziendali: i fattori che possono influenzare il processo Gestire le
Comunicazioni includono:
o Struttura e cultura organizzativa;
o Standard e normative governativi o di settore
o Sistema informativo di Project Management
• Asset dei processi organizzativi: gli Asset che possono influenzare i processo Gestione delle
comunicazioni sono:
o Direttive, procedure e linee guida riguardanti la gestione delle comunicazioni;
o Modelli e documenti
o Dati storici e lesson learned
Tra gli strumenti e tecniche troviamo:

Gli strumenti utili a gestire la comunicazione sono sistemi di accesso e gestione delle informazioni
utilizzabili dai membri del team di progetto e dagli stakeholder attraverso varie modalità: schedari,
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database, software di P. Management, sistemi documentali di varia natura, e altri.
Inoltre, per la gestione della comunicazione è indicato il ricorso alle diverse opportunità offerte dalla
tecnologia, l’adesione a efficaci modelli di processo comunicativo, e la selezione di opportuni metodi
di comunicazione.
1. Tecnologie di comunicazione: la scelta della tecnologia di comunicazione è un fattore
importante da tener presente nel processo di Gestione della comunicazione. Dal momento
che tale scelta può variare in modo significativo da progetto a progetto e anche nel corso del
ciclo di vita del progetto, è necessario focalizzarsi sul garantire che essa sia adeguata alle
informazioni da comunicare;
2. Modelli di comunicazione: tale scelta è un fattore importante da considerare in questo
processo. Dal momento che i componenti delle comunicazioni contribuiscono tutti a un
processo di comunicazione efficace ed efficiente, è necessario focalizzarsi sul garantire che la
scelta del modello di comunicazione sia appropriata al progetto e che eventuali ostacoli
vengano identificati e gestiti;
3. Metodi di comunicazione: Dal momento che nel corso del processo possono presentarsi
molteplici ostacoli e sfide, è necessario focalizzarsi sul garantire che le informazioni create e
distribuite siano state ricevute e comprese per poter ottenere risposte e feedback;
4. Sistemi di gestione delle informazioni; le informazioni di progetto vengono gestite e
distribuite tramite vari strumenti, tra cui:
o Gestione dei documenti cartacei: lettere, promemoria, report e comunicati stampa;
o Gestione delle comunicazioni elettroniche: posta elettronica, fax, messaggi vocali,
telefono, videoconferenze e conferenze su web e pubblicazioni web;
o Strumenti elettronici per il P.M.: interfacce web per i sw di schedulazione e di P.M.,
software di supporto a riunioni e uffici virtuali, portali e strumenti di gestione del
lavoro collaborativo.
o Produzione di report sulle prestazioni: la produzione di report è l’attività di raccolta e
distribuzione delle informazioni sulle prestazioni, inclusi i report di stato, le
misurazioni dello stato di avanzamento del lavoro e le previsioni. Il processo di

produzione di report sulle prestazioni implica la raccolta periodica e l’analisi della
baseline rispetto ai dati consuntivi al fine di comprendere e comunicare l’andamento
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e le prestazioni del progetto, e per prevedere i risultati del progetto.
Report più elaborati possono includere:
Analisi delle prestazioni passate;
Analisi delle previsioni del prodotto;
Stato attuale di rischi e questioni;
Lavoro completato durante il periodo;
Lavoro da completare nel periodo successivo;
Riepilogo delle modifiche approvate nel periodo;
Altre informazioni pertinenti che devono essere revisionate e discusse.
Tra gli OUTPUT del processo di gestione della comunicazione troviamo:
o Comunicazioni di progetto: i processo Gestire la Comunicazione comporta attività
necessarie per la creazione, la distribuzione, la ricezione, la conferma e la comprensione
delle informazioni. Le comunicazioni di progetto possono includere: report sulle
prestazioni, stato di avanzamento dei deliverable e della schedulazione e costi sostenuti.
Le comunicazioni di progetto possono subire notevoli variazioni e sono influenzate da
fattori quali: l’urgenza e l’impatto del messaggio, il metodo di consegna e il livello di
riservatezza.
o Aggiornamenti del Paino di Project Management: tale piano fornisce informazioni sulle
baseline di progetto, sulla gestione delle comunicazioni e su quella degli stakeholder.
Ciascuna di queste aree può richiedere aggiornamenti in base alle prestazioni attuali del
progetto rispetto alla baseline di misurazione delle prestazioni. La baseline di misurazione
delle prestazioni è un piano approvato del lavoro del progetto con cui si confronta
l’esecuzione del progetto e rispetto a cui sono misurate le deviazioni per il controllo di
gestione. La baseline di misurazione delle prestazioni tipicamente integra parametri di
ambito, schedulazione e costi di un progetto, ma può anche includere parametri tecnici e
di qualità.
o Aggiornamenti dei documenti di progetto: essi possono essere:
- Registro delle questioni;

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- Schedulazione di progetto;
- Requisiti di finanziamento del progetto;
o Aggiornamento degli Asset dei processi organizzativi: questa fa se forse è la più
importante di tale processo, in quanto tutta l’informazione gestita nel progetto aggiorna
e completa la più ampia base dati di conoscenza aziendale. In particolare:
Notifiche agli stakeholder: le informazioni fornite agli stakeholder possono
riguardare questioni risolte, modifiche approvate e lo stato generale del progetto;
Report di progetto: i report di progetto formali e informali forniscono informazioni
dettagliate sullo stato del progetto, tra cui le lesson learned, la registrazione dei
problemi, i report di chiusura del progetto e gli output derivanti da altre aree di
conoscenza;
Presentazioni di progetto: il gruppo di progetto fornisce informazioni formalmente
o informalmente ad alcuni o a tutti gli stakeholder di progetto 8classica
presentazione a slide);
Archivi di progetto: tutta la documentazione che viene archiviata (corrispondenze,
promemoria, documenti che descrivono il progetto);
Riscontro dagli stakeholder: le informazioni ricevute dagli stakeholder in relazione
alle attività di progetto e ai risultati ottenuti durante la sua evoluzione, possono
essere distribuite e utilizzate per modificare o migliorare le prestazioni future del
progetto;
Documentazione delle lesson learned: comprende cause dei problemi, motivazioni
alla base dell’azione correttiva scelta e altri tipi di lesson learned relative alla
distribuzione delle informazioni. Il documento contiene tutto ciò che è stato
appreso dal P.M. e dal team durante il progetto (sia di positivo che di negativo)
relativamente ad aspetti gestionali del progetto. I concetti fondamentali legati a
tale documentazione sono:
- La raccolta delle lesson learned inizia con il progetto e termina con esso;
- Il documento si formalizza al completamento del progetto ma le
informazioni relative dovrebbero essere distribuite internamente al team
non appena si creano;

- Il documento diviene parte integrante degli Asset dei processi organizzativi
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aziendali.
CONTROLLO DELLE COMUNICAZIONI
L’efficacia della comunicazione di progetto non può essere affidata solo a una accurata pianificazione
ed esecuzione, ma è opportuna una sua verifica periodica, allo scopo di apportare i correttivi
necessari.
Questo processo ha come obiettivo principale la costanza dell’efficacia del flusso di comunicazione
verso gli stakeholder.

Questo processo si basa sui dati dettagliati relativi alla gestione della comunicazione e sulla presenza
di eventuali richieste informative di tipo estemporaneo sollevate dagli stakeholder e inserite in un
apposito giornale delle questioni (Issue Log) dal processo Manage Stakeholder Engagement
appartenente all’area di conoscenza Project Stakeholder Management. L’insieme di questi dati
consente di organizzare i dati di dettaglio in report di prestazioni e di proporre rettifiche al piano di
progetto più in generale laddove le prestazioni sulla comunicazione risultassero poco soddisfacenti.
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Tra gli INPUT troviamo:
• Piano di Project Management: scrive le modalità di esecuzione, monitoraggio, controllo e
chiusura del progetto. Fornisce preziose informazioni al processo “Controllare le
Comunicazioni”, tra le quali:
- Requisiti di comunicazione degli stakeholder;
- Ragioni per la distribuzione delle informazioni;
- Tempistica e frequenza della distribuzione delle informazioni richieste;
- Individuo gruppo responsabile della comunicazione delle informazioni;
- Individuo o gruppo che riceve le informazioni.
• Comunicazioni di progetto: le comunicazioni di progetto provengono da varie fonti e possono
variare in modo importante per quanto riguarda il formato, il livello di dettaglio, di formalità
e riservatezza. Le comunicazioni di progetto possono includere:
- Stato dei deliverable;
- Stato di avanzamento della schedulazione
- Costi sostenuti;
• Registro delle questioni: viene utilizzato per documentare e monitorare la risoluzione delle
questioni. Può essere utilizzato per facilitare la comunicazione e assicurare una comprensione
comune delle questioni. Un registro scritto documentata aiuta a monitorare che è
responsabile della risoluzione di questioni specifiche entro una data obiettivo. La risoluzione
delle questioni si occupa degli ostacoli che possono impedire al gruppo di raggiungere il suoi
obiettivi. Tali informazioni sono importanti per il processo “Controllare le Comunicazioni”
poiché forniscono sia una raccolta degli eventi già accaduti nel progetto che una piattaforma
per le comunicazioni successive da fornire.

• Dati sullo stato di avanzamento lavori: i dati possono includere dettagli sulle comunicazioni
effettivamente distribuite, feedback sulle comunicazioni, risultati dei sondaggi sull’efficacia
della comunicazione o altre osservazioni non elaborate e identificate nel corso delle attività
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di comunicazione.
• Asset dei processi organizzativi: gli Asset che possono influenzare tale processo sono:
- Modelli di report;
- Direttive, standard e procedure che definiscono le comunicazioni;
- Tecnologie di comunicazione specifiche disponibili;
- Mezzi di comunicazione consentiti;
- Direttive sulla conservazione degli archivi
- Requisiti di sicurezza
Tra gli Strumenti e Tecniche abbiamo:
• L’azione di preparazione e messa a punto dei report prestazionali sulla comunicazione può
essere efficacemente sostenuta dalla presenza di Sistemi di Gestione dell’informazione che
possono variare dalla strumentazione manuale o cartacea sino all’impiego di data base o
repository dell’informazione di progetto.
L’emissione delle richieste di modifica può richiedere il contributo di Esperti (consulenti,
stakeholder tra cui clienti o sponsor, associazioni tecniche e professionali, enti di settore,
esperti in materia, PMO) e dovrebbe essere il risultato di un’attività collettiva sostenuta da
Incontri (Meeting), Riunioni. Il momento ideale in cui verificare la bontà della comunicazione
è durante l’esecuzione delle riunioni di progetto. Le riunioni sono una palestra importante, e,
se ben guidate, possono migliorare i rapporti tra le persone e l’efficacia dell’intero progetto.
E’ necessario quindi imparare a gestire riunioni di progetti efficaci.

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Tra gli OUTPUT abbiamo:
• Informazioni sullo stato di avanzamento del lavoro: le informazioni vengono comunicate agli
stakeholder appropriati;
• Richieste di modifica: tali richieste sono elaborate tramite il processo “Eseguire il controllo
integrato delle modifiche” e possono comportare:
- Nuove o rivedute stime dei costi, sequenze di attività, date di schedulazione, requisiti
di risorse e analisi di alternative di risposta ai rischi.
- Adeguamenti al Piano di Project Management e documenti;
- Raccomandazioni di azioni correttive che possono portare le prestazioni future attese
del progetto in linea con il Piano di P.M.
- Raccomandazioni di azioni preventive che possono ridurre la probabilità di incorrere
in prestazioni future del progetto negative;
• Aggiornamenti del Piano di P.M.: tra cui i piano di gestione delle comunicazioni oltreché i
piani di gestione degli stakeholder e delle risorse umane.
• Aggiornamenti dei documenti di progetto: previsioni, report sulle prestazioni, registro delle
questioni;
• Aggiornamenti degli Asset dei processi organizzativi: gli Asset che possono essere aggiornati
includono i modelli di report e documentazione delle lesson learned.

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