Il documento tratta vari aspetti della comunicazione e della gestione del conflitto, evidenziando l'importanza del feedback e delle tecniche di negoziazione. Inoltre, affronta la gestione del tempo, sottolineando la necessità di stabilire priorità e ottimizzare l'uso degli spazi di lavoro. Infine, presenta strategie pratiche per migliorare l'efficacia personale e professionale attraverso una migliore organizzazione e gestione delle interruzioni.

1. Comunicazione, conflitto,
gestione del tempo
Corso Gestione dello Stress – Comune di Schio
1

2. Le tematiche che verranno
affrontate
1
•La comunicazione, il feedback e alcuni
suggerimenti.
2 •La gestione del conflitto e i principi
per una buona negoziazione.
3 •Il time management, l’uso dello spazio e
l’ottimizzazione dei tempi.
2

3. COMUNICAZIONE
1 Quali sono gli elementi della comunicazione?
2 Come rendere una comunicazione efficace?
3 Perché è importante il feedback?
3

4. La comunicazione interpersonale
È un aspetto fondamentale per l’efficienza e l’efficacia della
comunicazione organizzativa
TUTTI POSSONO COMUNICARE
NON TUTTI SANNO FARSI CAPIRE
La capacità di comunicare efficacemente si può apprendere
Una comunicazione è efficace quando consente di raggiungere gli
obiettivi prefissati
4

5. La comunicazione come trasmissione di informazioni
Un processo comunicativo è
MESSAGGIO
E D
CANALE
CODICE
CONTESTO
FEEDBACK
PER OTTENERE UNA COMUNICAZIONE EFFICACE BISOGNA SEMPRE
CONSIDERARE TUTTI QUESTI ELEMENTI
5

6. Ogni comunicazione deve essere considerata
sotto i due aspetti del contenuto e del messaggio relazionale
MESSAGGIO
CONTENUTO
RELAZIONALE
Trasmette Trasmette
informazioni su informazioni su
FATTI TIPO DI RAPPORTO
ARGOMENTAZIONI ATTEGGIAMENTI
DATI EMOZIONI
è espresso con il LINGUAGGIO e’ espresso con il LINGUAGGIO
VERBALE NON VERBALE
CIÒ CHE DICO COME LO DICO
6

7. Per ridurre o annullare gli effetti di
questi ostacoli occorre dare molta
importanza al feed-back
Il feed-back rappresenta le retroazioni, l’informazione di ritorno,
la reazione del ricevente al messaggio che l’emittente ha inviato
Può trattarsi di
• una risposta verbale
• un comportamento (gesto, sguardo,
spostamento, ecc.)
che esprimono assenso, negazione, perplessità,
incomprensione, condivisione...
7

8. Saper ascoltare
Quando qualcuno parla è facile mettersi a pensare che cosa si può
rispondere, invece di ascoltare. L’istinto ci porta ad esprimere il
nostro pensiero prima di aver capito quello dell’altro.
Saper rischiare
Spesso si ritiene che affermare le proprie convinzioni sia una
situazione a rischio perché si tende a credere, erroneamente, che
gli altri non saranno mai d’accordo con noi.
In realtà dire chiaramente e subito cosa si pensa e cosa si chiede ai
propri colleghi contribuisce a creare un clima di trasparenza e una
relazione sana.
8

9. Saper dire di no
È necessario fissare limiti ben precisi tra quello che è giusto e
quello che non lo è, tra ciò che si è in grado di fare e ciò che non si
è in grado di fare.
Saper criticare
Spesso c’è difficoltà nell’esprimere critiche perché vengono
accettate malvolentieri; in realtà le persone reagiscono più al
modo con cui vengono espresse le critiche che al loro contenuto.
Quando vogliamo correggere qualcuno, e’ meglio farlo così da
motivarlo al meglio, spiegando perché ha sbagliato e qual è la
procedura corretta.
9

10. GESTIONE DEL CONFLITTO
1 Quali sono le condizioni
alla base di una buona negoziazione?
2 Quali sono i principi
per una buona negoziazione?
10

11. Il conflitto
Definizione
Il tentativo di compiere una scelta ottimale entro una varietà
di opzioni
Classificazione del conflitto
1 •Intrapersonale (l’individuo ha scopi incompatibili)
2 •Interpersonale (stesso desiderio, ma i soggetti devono
fare cose diverse)
3 •Interpersonale (desideri diversi, una sola soluzione)
11

12. Condizioni per l'accrescimento del conflitto
Ambiguità di dominio Assenza di norme chiare e condivise
sulla modalità di superamento della situazione conflittuale
Ambiguità di relazione Quale delle parti ha maggiore
autorità e potere?
Dimensioni delle rappresentazioni del
conflitto
• Relazione vs. compito
• Intelletto vs. emozione
• Vittoria vs. compromesso (somma costante, variabile)
12

13. Può esservi negoziazione
se:
 le parti in causa hanno interessi in conflitto
 una delle due parti subirebbe dei danni in assenza di
un accordo
 esiste il timore di incrinare i rapporti
 le due parti sono tra loro interdipendenti
 l'accordo raggiungibile insieme è più vantaggioso delle
soluzioni che ogni parte può percorrere da sola
13

14. Principi per una buona negoziazione
• Occorre rappresentare la propria parte, anche per delega
Se non rappresento la parte in causa, non posso accettare
soluzioni negoziali
• Affrontare concretamente i problemi e gli interessi
Focalizzarsi sul problema comune, non su posizioni
• Cercare vantaggi dalla negoziazione per entrambe le parti
Ogni soluzione che porta un vantaggio solo alla mia parte non è
una buona soluzione negoziale
• Cercare e raggiungere accordi poco costosi
L'efficacia negoziale è importante
• Gestire il possibile conflitto tra interessi di parte e personali
Devo negoziare rappresentando pienamente la mia parte
• Avere credibilità relazionale
La reciproca fiducia personale è importante
14

15. • Scindere le persone dal problema
Un giusto distacco dal problema a vantaggio delle relazioni
• Concentrarsi sugli interessi e non sulle posizioni
Comunicare in modo chiaro i propri interessi, senza nasconderli
• Inventare soluzioni
Più soluzioni vengono individuate in modo creativo, più è
probabile trovarne una idonea
• Adottare criteri oggettivi su cui basare le decisioni
Negoziare su basi indipendenti dalla volontà di ciascuno,
ragionando sulle unità di misura appropriate e sul metodo
• Dare importanza all'utilizzo del tempo
La soluzione oggi può essere più utile della stessa soluzione
domani; comunque il tempo è una risorsa
• Considerare il conflitto come risorsa, non come limite
Il conflitto, se ben gestito, è una grande opportunità
15

16. La migliore alternativa
all'accordo
 Conoscere la propria migliore alternativa consente di:
 non accettare condizioni troppo sfavorevoli
 non respingere soluzioni che sarebbero vantaggiose
 Avere una migliore alternativa molto più favorevole comporta
un maggior potere negoziale
 Conoscere la migliore alternativa della controparte aiuta a
condurre il negoziato
16

17. TIME MANAGEMENT
1 Perché è importante il time management?
2 Come utilizzare efficacemente
il proprio spazio di lavoro?
3 Come ottimizzare i tempi?
17

18. Perché il tempo è importante al
lavoro?
• Il tempo è uno degli ingredienti principali della nostra
prestazione.
• Ogni progetto, azione, operazione, ha un significato
solo se all’interno di un limite temporale.
• I concetti di priorità, scadenza, durata, lo mostrano
molto bene.
18

19. Cos’è l“importanza”?
 L’importanza è la coerenza di un’azione con, e il suo
contributo a, la realizzazione dei valori più
importanti
 L’importanza non è l’urgenza; spesso le due cose vengono
confuse
• Che cosa è realmente importante per me come persona?
• Che cos’è realmente importante per la mia azienda o
organizzazione, per il mio lavoro?
• Le mie scelte di gestione del tempo riflettono questi valori
personali e professionali?
• I KPIs (Key Performance Indicator) attraverso quali valuto (o
viene valutato) il mio lavoro riflettono questi valori?
19

20. L’urgenza
• Essa dipende dalle scadenze e dal tempo necessario a
concludere un compito; in senso più allargato: dipende dalle
risorse disponibili
• È più urgente:
– un compito che richiede un mese di lavoro se mancano 10
giorni alla scadenza e non è stato ancora iniziato,
– oppure un compito che richiede due giorni di lavoro se alla
scadenza ne mancano 5 giorni?
20

21. Come attribuire priorità
La «priorità» ha due componenti:
• l’urgenza
• l’importanza Su un diagramma come
questo è possibile
posizionare gli impegni
in relazione al loro grado
di urgenza e di
Importanza
importanza.
Immagina di poter
dividere il diagramma in
alta e bassa urgenza e in
alta e bassa importanza,
ottenendo 4 zone come
Urgenza
nella figura.
21

22. Come trattare le 4 zone
Urgente = scadenza
Alta importanza Alta importanza
Bassa urgenza Alta urgenza Importante =
le mie finalità;
i miei valori
Importanza
Pianificare Fare
Bassa importanza Bassa importanza
Bassa urgenza Alta urgenza
Rimandare Delegare
Urgenza
22

23. La “to do list”
• Tieni una “to do list” ed organizzala in differenti parti, ad
esempio
– una parte relativa agli impegni del giorno
– una parte riferita ai progetti in essere nel periodo
– una parte che riguardi il medio o lungo termine
• Consultala / aggiornala costantemente e Spunta le attività già
svolte
L’agenda
L’agenda riguarda gli impegni che sono legati a scadenze,
giornate, orari specifici
individua nella giornata dei segmenti di tempo gestibili;
tieni conto di eventuali tempi di spostamento fra un
impegno e il successivo, sii realistico circa il tempo da
dedicare a ciascun impegno
23

24. Uso dello spazio e ottimizzazione
dei tempi
• Sviluppa un’organizzazione degli spazi ed una archiviazione
delle cose che funzioni per te
• Rendi confortevole lo spazio in cui lavori
Usa un criterio come il seguente, basato sulla frequenza di uso.
Ad esempio:
• Le cose che devono essere costantemente a portata di mano –
parte centrale o in vista della scrivania
• Le cose che vanno utilizzate frequentemente (alcune volte
all’ora) – parte periferica della scrivania o cassetto
• Le cose che utilizzi saltuariamente (poche volte nella giornata)
– armadio o cassettiera nella stanza
• Le cose che vanno recuperate solo eccezionalmente – archivio
nello scantinato
24

25. Le interruzioni
• Occorre conoscerle per intervenire.
• Attraverso un diario tieni nota dei motivi più frequenti di
interruzione; quando hai un quadro chiaro allora puoi
occuparti della loro gestione.
• Gestione delle interruzioni?
– Come mi comporto quando capita quel tipo di imprevisto?
– A chi posso comunicare / delegare la cosa?
– Cosa devo fare immediatamente (magari una piccola cosa)
lasciando poi il resto ad un momento successivo?
– Come posso evitare / limitare quel fattore di interruzione?
– Quali interruzioni sono invece ad alto valore aggiunto e
devono avere tutta l’attenzione?
25

26. Cesvor ® sas di Bisio Carlo e C.
Sede legale: Via Umberto I, 20 – 20862 Arcore (MB)
P. IVA 05459350962 – Registro Imprese MB 1824224
Piazza IV Novembre, 4 - 20124 Milano, Italy (MM 2 - 3, Centrale)
Tel.: +39 02 67165 307 - Fax: +39 02 67165 266
Numero verde 800 59 24 20
Cesvor - Communications House - 26 York Street, London W1U 6PZ, UK - Tel.: +442081330910
Cesvor è un'impresa affiliata alla Camera di Commercio e Industria Italiana per il Regno Unito
Cesvor ® è un marchio comunitario depositato (n° 008906661)
www.cesvor.com
26