20190221_transformatiebijeenkomst

1. Diagnostische monitoring
dr. Jan-Kees Helderman
VNG Transformatiemonitoring, Utrecht, 22 februari 2019
Governance and Innovations in social services (GAINS).
Contact: j.helderman@fm.ru.nl

2. Monitoring en verantwoording: urgente kwesties …
Vier jaar onderweg ….
• De tussentijdse evaluatie van de Jeugdwet
• Het Actieprogramma Zorg voor de Jeugd
• Het CPB rapport De wijkteambenadering nader bekeken
• Verschillende lokale Rekenkamer rapporten (“het komt niet in de buurt” –
Rotterdam)
• De budgettaire tekorten en wachtlijsten
• De uiteenlopende ervaringen van gemeenten met de transformatie
• De vraag naar leren en verantwoording op alle niveaus neemt toe.
• De fundamentele vraag naar verantwoording in een democratische
rechtstaat die geen uitstel meer duldt
• 2
2

3. NRC: “Wijkteams
maken zorg duurder”
Centraal Planbureau Door vroeg problemen te
signaleren, hadden de teams juist dure hulp
moeten vermijden.
Ingmar Vriesema, 17 januari 2019, Leestijd
1 minuut
NRC: “Wijkteams voorkomen
dat mensen zich een monster
voelen”
Wijkteams worden
ondergewaardeerd en moeten
behouden blijven, betogen Jante
Schmidt en Evelien Tonkens.
Leestijd 2 minuten

5. Leren op basis van de best beschikbare Kennis?
• 5

6. De Basis op Orde?

7. Focus op (wijk)teams, casuïstiek en maatwerk

8. Zo maar een lokale praktijk: het glas is halfvol ….
In de wijkteams
• Groot engagement en betrokkenheid;
• Veel professionele reflectie en intervisie
op basis van casuïstiek binnen de
teams;
• Teamvorming gaat samen met
ontwikkeling professionele
competenties;
• Collegiaal overleg /
casuïstiekgesprekken
• Er wordt intensief geïnvesteerd in
relaties met het wijknetwerk.
Maar daarboven en daartussen ..
• Geen publieke en maatschappelijke
leer-infrastructuur;
• Weinig systematische registratie;
• Geen actualisering van
ondersteuningsplannen;
• Nog altijd veel structurele barrières;
• Er is nog altijd een kloof tussen
(gemeentelijk) beleid en uitvoering;
• Zo dreigt er situationele willekeur!

9. BackofficeBeleid De wijkteams

10. Transformatie vraagt om Experimentele besturing:
• Bevorder lokale experimenten, geef lokale partijen (gemeenten / professionals)
discretionaire ruimte;
• Maar met de ‘verplichting’ om zich over hun activiteiten en beslissingen op
systematische wijze te verantwoorden;
• Stel voortdurend de eigen assumpties en praktijken ter discussie;
• Behandel iedere oplossing als incompleet maar corrigeerbaar;
• Vergelijk verschillende praktijken op systematische wijze;
• Onderzoek steeds weer opnieuw de organisatorische en institutionele barrieres en
randvoorwaarden rondom primaire processen;
• Zorg voor een infrastructuur voor de verspreiding van kennis, de bijstelling van
onbedoelde effecten en het generaliseren van lokale successen.

11. Verantwoording is essentieel in democratische rechtstaat
• Sturen op waarden versus sturen op regels: een valse tegenstelling
- Omdat waarden dikwijls impliciet zijn, bieden zij geen basis voor verantwoording
- Sturen op waarden (of visie) wordt vaak gepredikt vanuit een kritiek op regels.
• Maatwerk en het situationele gelijkheidsbeginsel
- In beslissingen worden regels toegepast of wordt er van afgeweken: pas toe of leg uit!
- Regels die Maatwerk belemmeren (structureel) dienen gecorrigeerd te worden!
- Regels moeten ook de kans krijgen om mee te transformeren: Institutionele transformatie
• Dan moet er wel gereflecteerd kunnen worden op regels en beslissingen.
• 11

12. Professionalisering en verantwoording
• Bewustwording van het maatschappelijk en organisatorisch krachtenveld van
verschillende normen waarbinnen jij als professional werkt.
• Vinden van de juiste rechtvaardigheidsgrond voor professioneel handelen in een
fundamenteel veranderend professioneel veld.
• Transformeren: een professionaliseringsproces:
- Gericht op het verbeteren van de eigen competenties (disciplinair)
+
- Gericht op het team (interdisciplinair) en ketenpartners
+
- Gericht op het verbeteren van de organisatorische en systemische condities waarin het werk
wordt gedaan (transdisciplinair).
• Discretionaire ruimte wordt verdiend dmv een voortdurende reflectie op en
verantwoording over het eigen professionele handelen in: de behandelrelatie, het
team, de keten en de organisatorische en bestuurlijke context!
• 12

13. Leren via (diagnostische) monitoring ….
• Monitoring wordt vaak begrepen als een vorm van audit. Het
vaststellen of een uitkomst of een handeling overeenkomt met een
vooraf vastgestelde verwachting (een indicator) of een
(beleids)regel.
• Het doel van diagnostische monitoring is om ‘beslissingen’
genomen in casuïstiek te beoordelen met het doel om de begrijpen
waarom deze beslissingen zo zijn genomen.
• om beslissingen in individuele casuïstiek – en daarachter
schuilende routines - te verbeteren wanneer dit nodig is of kan
• om de regels te veranderen wanneer blijkt dat deze een betere
beslissing en/of uitkomst belemmeren.
• Diagnostische monitoring is gericht op gezamenlijk leren van goede
en minder goede praktijken in een context waarin wij niet a-priori
kunnen weten wat goed of niet goed is.

14. Diagnostische monitoring: Quality Service Reviews
Meerdere doelen:
• Het expliciteren van besluitvormingsprocessen (bijvoorbeeld in een wijkteam) zodat
mogelijkheden voor verbeteringen en innovaties kunnen worden geïdentificeerd en
gegeneraliseerd;
• Het ondersteunen van professionals (teammedewerkers, ketenpartners en managers) in
het verdere professionaliseringsproces van de teams en ketenpartners;
• Het identificeren van systematische verschillen tussen teams en hun
ondersteuningspraktijken en het bespreekbaar maken van die verschillen zodat goede en
minder goede praktijken van elkaar kunnen worden onderscheiden;
• Het verduidelijken (duiding) van regels en richtlijnen wanneer er verwarring bestaat over
deze regels of het aanpassen van regels wanneer deze niet passen binnen bestaande –
goede – praktijken.
Voor een systematische diagnostische monitoring van (complexe) casuïstiek
zijn eenduidige en informatie-genererende registratie methoden nodig en moeten
ondersteuningsplannen worden bijgehouden en geactualiseerd.
• 14

15. Systematisch beoordelen van casuïstiek:
1. Lokale teams maken en actualiseren een ondersteuningsplan, waarbij cliënten en betrokken
(specialistische) hulpverleners zoveel mogelijk worden betrokken.
2. Ieder kwartaal worden een aantal representatieve cases van het team beoordeeld door een
team van – zeg - twee professionals (één van het team of rayon zelf, en de ander van buiten
het team of het rayon, eventueel een expert).
3. Het doel van de beoordeling is om de besluitvorming in de ondersteuningsketen te
reconstrueren, op basis van alle beschikbare documentatie en in gesprek met sleutel
personen, om te achterhalen of het ondersteuningsplan werkt(e) zoals beoogd, uitgevoerd
zoals bedoeld, en aangepast is wanneer nieuwe informatie beschikbaar kwam.
4. De bevindingen van de review worden besproken met betrokken professionals en
teamleiders om verkeerde interpretaties te corrigeren en om mogelijke verbeteringen
onderling te bespreken.
5. Wanneer noodzakelijk, worden structurele (systemische) problemen op een hoger niveau
belegd en worden er suggesties gedaan om regels, richtlijnen en instructies te herzien.
• 15

16. Bouwstenen voor diagnostische monitoring
1. Een registratiesysteem dat informatie verschaft over:
- De eventuele geschiedenis van de klant (kind en gezin);
- Initiële diagnose en triage (beargumenteerd);
- Ondersteunings- behandelplan of gezinsplan;
- Geactualiseerd en beargumenteerd indien veranderd;
- Tussentijdse en finale uitkomsten.
2. Escalatie procedure:
- Route voor stagnerende of escalerende cases naar die ‘Tafels’ waar ze met succes
kunnen worden vlot getrokken;
- Aan Tafel moet voldoende mandaat zijn georganiseerd door betrokken partijen;
- Structurele factoren achter incidenten dienen geadresseerd te worden aan het niveau en
de instanties waar ze kunnen worden opgelost.
3. Incidenten signalering:
- Onderzoek naar oorzaken van een incident of bijna-incident;
- Keten verbeterplannen die hieruit volgen
• 16

17. Ad.1: de ontwikkeling van het Utrechtse gezinsplan
2014
2015-16
2017
2018
Gezinsplan is plan van het gezin: Foto van briefje op de koelkast volstaat
Algemeen format in ons registratiestysteem
4 Formats waaronder 1 lege. Daarnaast vragenlijsten vanuit onderzoek
Academische Werkplaats
Gezinsplan als middel om te komen tot duurzame oplossingen en
bruikbaar onderdeel van Academische werkplaats
Het streven is om zoveel mogelijk in het gezinsplan te registeren. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van:
Contactjournaals inclusief conclusies; Veiligheidschecklist; Beschikking om te verwijzen naar specialistische hulp

18. Ad.2: de Utrechtse escalatie route:
Op doorbraak gerichte casuïstiekgesprekken
Op doorbraak gerichte
casuïstiekgesprekken
Commissie Passend Alternatief
Niet-ingekochte zorg: lessen voor
zorginkoop
City Deal overleg
Op doorbraak gericht in
systeemwereld
Maatwerktafel
Vastgelopen casuïstiek: leren
samenwerken

19. Ad.3: Het Rotterdamse Incidenten loket
Centraal punt binnen de gemeente waar contractpartijen incidenten en calamiteiten melden. Maar ook
incidenten en calamiteiten die via (social) media of op andere wijze in beeld komen
• Leren van incidenten en bijna-incidenten op Casus niveau (uitvoering) en Proces niveau
(bestuurlijk): zoeken naar de ‘root cause’
- Waarom nam wie deze beslissing met welke consequenties?
- Wat had wie anders kunnen doen en wat hield hen tegen?
- Wat of wie hebben ze nodig om het anders te doen?
- Waar ligt wiens verantwoordelijkheid?
- Wat als dit jouw casus is / was?
• Gemeentelijke rol:
• Partner als uitvoeringspartij; Toezichthoudend als contractmanager; Beleidsmaker
• Systeemverantwoordelijke; “in gezamenlijkheid met” door middel van stimulerend, faciliterend, coördinerend, mede lerend.
• Ketenverbeterplan:
- verbinding en aanvullend op organisatie-verbetertrajecten
- conclusies en verbetertrajecten vanuit andere casuïstiek/calamiteiten verbinden
- Betrekken van partijen die niet direct bij de casus betrokken zijn
- Samenwerking met ketenpartners
- (Trend)analyse van data incidentenloket
• Samenwerking met inspectie en AKJ
• 19

20. Diagnostische monitoring op en tussen alle niveaus
• Hoe krijgen gemeenten en regio’s de basis op orde?
1. Gemeenten en regio’s waar deze bouwstenen (registratie, escalatie
procedure, incident signalering) aanwezig zijn, of in iedergeval in
ontwikkeling, leggen aan andere gemeenten uit hoe deze bouwstenen zijn
ontwikkeld en hoe ze werken.
2. Ieder gemeente en/of regio levert jaarlijks een zelfstudie aan waarin het
uitlegt hoe het tracht de minimale vereisten van de basis op orde te
bereiken, waar vooralsnog de zwaktes liggen, en hoe deze worden
aangepakt.
3. Twee andere gemeenten, van min of meer gelijke omvang of met min of
meer een zelfde problematiek, beoordelen deze zelfstudie, bevragen de
desbetreffende gemeente, en doen in een gesprek voorstellen aan de
gemeente over hoe het anders of beter kan.
• 20