Vzdělávací systém jako základ přípravy kvalifikovaného týmu správy informací a dokumentů

1. Kvalifikovaný tým:
cesta k efektivní správě informací
Information and Records Management Society
Czech Republic Group, o.s.
Tomáš Bezouška

2. Agenda
 Scéna a rekvizity
 Information governance a.k.a. Správa informací
 Records Management vulgo Správa dokumentů, Spisová služba
 Papír, data a jiné artefakty
 Hlavní účinkující – Records Manager
 Kdo to je a co tu chce?
 Kde se tu vzal a kam půjde dál?

3. Information Governance
 Information governance je celostní přístup k řízení
podnikových informací prostřednictvím zavádění
procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s
informací jako s cenným obchodním aktivem.
 Balancování mezi informační nedostatečností a informačním
zahlcením.
 Kritická součást Corporate Governance.

4. Records Management
Definice pojmu Správa dokumentů zahrnuje:
Oblast managementu a) stanovení standardů,
odpovědná za účinné a b) stanovení odpovědností a pravomocí,
c) stanovení a vyhlášení postupů a
systematické řízení tvorby, směrnic,
přijímání, vedení, používání a d) poskytování řady služeb týkajících se
vyřazování dokumentů, správy a používání dokumentů,
včetně procesů získávání a e) navrhování, zavádění a správa
speciálních systémů pro RM
vedení důkazů o pracovních
f) integrování systému RM do
činnostech a transakcích ve agendových systémů a procesů.
formě dokumentů.

5. V hlavní roli …
 Profesionál, když dojde na správu dokumentů …
 … není IT specialista
 … není pracovník spisovny
 … není archivář
 … není manažer procesu
... kombinuje vše výše uvedené a ještě
mnohem více. Je to Records Manager.

6. … Records Manager
 Udržuje Politiku správy  Zajišťuje součinnost s vlastníky
dokumentů pracovních procesů, ICT a
 Udržuje Program správy pracovníky příslušných archivů
dokumentů  Zajišťuje havarijní
 Udržuje a prosazuje Spisový plánování, příprava na
řád, Spisový a skartační plán a mimořádné situace
další závazné předpisy  Zajišťuje systematickou a
 Zajišťuje odbornou a metodickou plánovitou kontrolní činnost
činnost a pomoc  Organizuje vyřazování dokumentů
uživatelům, včetně zajišťování a skartační řízení
vhodných komunikačních kanálů
 Informuje vedení organizace

7. A kde se bere?
 Ideální program vzdělávání Records Managera je ve
své podstatě interdisciplinární, a kombinuje jak
teoretické, tak i praktické stránky
 Klíčové oblasti znalostí zahrnují:
 Počítačové vědy, zpracování a analýzu informací
 Strategické řízení a ekonomii
 Právo a základy psychologii
 Dějiny správy i její současné trendy
 Nauky o autenticitě a pravosti dokumentů

8. IRMS Certified …
 Vzdělávací systém jak pro
uživatele, tak profesionály
 Certifikace dle
akreditovaného schématu
 Od základů pro
specializované otázky a
problémy
 audit a kontrola
 řízení a konsultace
 a další …

9. IRMS Certified …

10. Název kurzu Správa dokumentů: Úvod do problematiky (M01)
• Terminologie a základy systému správy dokumentů.
• Základní logika správy informací a dokumentů.
Základní obsah
• Legislativní rámec a klíčové standardy, jejich význam.
a cíle kurzu
• Procesy systému správy dokumentů (přehled).
• Certifikační schéma systému správy dokumentů.
• Pracovníci spisoven a spisových uzlů
Cílová skupina • Pracovníci v oblasti správy dokumentů
• Řadoví pracovníci zabývající se správou dokumentů
Délka kurzu 4 vyučovací hodiny (půl dne)
Předpoklady pro
Kurz nevyžaduje předchozí odbornou přípravu.
absolvování kurzu
Zakončení kurzu Kurz není zakončen testem.
Účasník kurzu obdrží "Osvědčení o absolvování kurzu Správa dokumentů:
Certifikát
Úvod do problematiky“

11. Název kurzu Manažer dokumentů: Základy (M11)
• Terminologie systému správy dokumentů.
• Legislativní předpisy v oblasti správy dokumentů.
• Výklad požadavků normy ISO 15489-1.
Základní obsah a cíle
• Procesy systému správy dokumentů.
kurzu
• Metodika DIRKS - implementace systému správy dokumentů
• Interní audity systému správy dokumentů.
• Certifikační schéma systému správy dokumentů.
• Pracovníci spisoven a spisových uzlů
Cílová skupina
• Pracovníci v oblasti správy dokumentů
Délka kurzu 18 vyučovacích hodin + 2 hodiny test (tři dny)
Předpoklady pro Kurz nevyžaduje předchozí odbornou přípravu, výhodou je absolvování
absolvování kurzu kurzu "Správa dokumentů: Úvod do problematiky (M01)".
Kurz je zakončen písemným testem:
Zakončení kurzu • 50 otázek s výběrem správných odpovědí
• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování
Po úspěšném absolvování testu obdrží účastník "Certifikát Records
Certifikát
Manager: Foundation“

12. Název kurzu Specialista: Procesy správy dokumentů (M23)
Cílem kurzu je seznámit jeho posluchače s následujícími základními procesy
správy dokumentů:příjem, evidence, třídění, vč. hlediska přístupu a
bezpečnosti, určení vyřazovacího znaku, ukládání, používání a sledování,
Základní obsah a cíle provádění vyřazování.
kurzu Dále budou posluchači kurzu seznámeni s následujícími tématy:
• Vazba nastavení procesů správy dokumentů a systému správy dokumentů
• Přehled využití metadat generovaných jednotlivými procesy a jejich
využitelnost v systému správy dokumentů
• pracovníci v oblasti ICT se zodpovědností za ERMS a DMS
Cílová skupina
• vedoucí pracovníci v oblasti správy dokumentů
Délka kurzu 15 vyučovacích hodin + 1 hodina test (dva školící dny)
• Úspěšně absolvovaný kurz „Manažer dokumentů – základy (M11)“
Předpoklady pro
• Základní znalosti analytických metod a postupů
absolvování kurzu
• Základní orientace v systémové integraci a procesním řízení
Kurz je zakončen písemným testem:
Zakončení kurzu • 20 otázek s výběrem správných odpovědí
• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování testu
Certifikát Osvědčení o absolvování kurzu „Specialista: Procesy správy dokumentů“

13. Název kurzu Specialista: Audit správy dokumentů (M24)
• Monitorování a provádění auditů – obecný úvod
Základní obsah a cíle • Audit shody – základní principy a postupy
kurzu • Monitorování výkonnosti
• Důkazní potenciál a váha důkazů, ediscovery
• Vedoucí pracovníci spisoven a spisových uzlů
Cílová skupina • Pracovníci interního auditu
• Auditoři
Délka kurzu 7 vyučovacích hodin + 1 hodina test (jeden školící den)
Předpoklady pro • Úspěšně absolvovaný kurz „Manažer dokumentů – základy (M11)“
absolvování kurzu • Základní znalosti metod a postupů auditu
Kurz je zakončen písemným testem:
Zakončení kurzu • 20 otázek s výběrem správných odpovědí
• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování testu
Certifikát Osvědčení o absolvování kurzu „Specialista: Audit správy dokumentů“

14. Název kurzu Manažer dokumentů: Konsultant (M31)
• Terminologie systému správy dokumentů.
• Základní normativní systémy a jejich vztahy
• Výhody využití normy ISO 15489 pro implementaci RMS
Základní obsah a cíle
• Procesy systému správy dokumentů.
kurzu
• Metodika DIRKS – postup implementace správy dokumentů v organizaci.
• Význam interních auditů v systému správy dokumentů.
• Certifikační schéma systému správy dokumentů.
• Vedoucí pracovníci spisoven a spisových uzlů
Cílová skupina
• Konsultanti v oblasti správy dokumentů a informací
Délka kurzu 18 vyučovacích hodin + 2 hodiny test (tři dny)
Předpoklady pro • Úspěšně absolvovaný kurz „Manažer dokumentů – základy (M11)“
absolvování kurzu • Nejméně dva úspěšné absolvované kurzy "Specialista ... (M2x)"
Kurz je zakončen písemným testem:
• 40 otázek s výběrem správných odpovědí
Zakončení kurzu
• minimálně 75 % správných odpovědí pro úspěšné absolvování testu
• případová studie na zadané téma včetně ústní obhajoby
Po úspěšném absolvování testu obdrží účastník "Certifikát Records
Certifikát
Manager: Consultant“

15. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)
DĚKUJI ZA POZORNOST.