Procesy správy dokumentů jsou v úřadech obvykle vnímány jako samozřejmé, lety dobře etablované mechanismy, kterým není třeba věnovat zvláštní péči. Současný trend elektronizace veřejné správy ovšem přináší celou řadu změn, a tak zavedené postupy ne vždy fungují, mění se legislativa i prostředí a požadavky na proces správy dokumentů a především vedení spisové služby je nutno opětovně promýšlet a upravovat. K tomu je však třeba efektivní nástroj. A tím je zevrubný audit celého systému správy dokumentů a spisové služby, který pomůže odhalit nejen nedostatky ve vztahu k zákonem daným povinnostem, ale také prostor pro efektivnější řešení a úspory času i nákladů.

1. Audit jako klíč k řádně fungující
spisové službě
11. 11. 2014

2. PODSTATA SPISOVÉ SLUŽBY
Příjem
Označování
a evidence
Rozdělování
a oběh
Vyřizování,
vyhotovování
a odesílání
Jedná se o proces (skupinu
procesů), řízení je tomu
třeba přizpůsobit
Ukládání
Vyřazování
a skartace
Co není možné měřit,
není možné řídit.

3. TRADICE VS. SOUČASNOST
Ověřené pravdy …
– Oběh papírových dokumentů
je zaužívaný desetiletími
praxe a zkušeností
– Autenticita papírového
dokumentu je s ním fyzicky
propojena
– Dokumenty se v čase „nekazí“
(když odhlédneme od myší)
… boří nové technologie
– Elektronizace vnáší do
procesu spisové služby nové
prvky a nové požadavky
– Autenticita elektronického
dokumentu je dána jeho
kontextem, nikoliv jím samým
– Objevují se nové problémy a
výzvy, zejména v oblasti
autenticity, integrity a
dlouhodobého uchovávání

4. NOVÁ PŘEDPISOVÁ ZÁKLADNA
Ve vnějším …
– Se zavedením nových
technologií přicházejí i
změny v zákonech,
vyhláškách a
navazujících předpisech
– Mění se obecné
standardy a normy
… i vnitřním prostředí
– Organizace musí
odpovídajícím způsobem
aktualizovat svou vnitřní
normu (Spisový řád)
– Je třeba přizpůsobovat
také procesy,
technologie a ostatní
nástroje

5. ZMĚNA PŘEDSTAVUJE ZVÝŠENÉ RIZIKO
NEJISTOTY A CHYB …

6. … KTERÉ JE MOŽNÉ ELIMINOVAT POUZE
ZVÝŠENÝM ÚSILÍM A KONTROLOU

7. AUDIT SPISOVÉ SLUŽBY
• Audit je základním nástrojem nejen pro kontrolu, ale
především pro zlepšování
• Cílem auditu je porovnání skutečnosti s předepsanou
úrovní výkonu a identifikace prostoru ke zlepšení
• Audit musí být zaměřený na zhodnocení celého
systému, ne jen na jeho dílčí aspekty
• Není důležité, kdo audit (kontrolu) provádí, ale aby
tak činil v souladu s nejlepší praxí

8. DVA PŘÍSTUPY
• Audit Scan
– Slouží k rámcové kontrole
systému
– Cílem je identifikace oblastí
s největším potenciálem
– Zaměřuje se na
konceptuální úroveň
procesů, organizace a
nástrojů, ne na detaily
• Komplexní audit
– Cílem je detailní
prozkoumání systému
spisové služby a správy
dokumentů
– Je založen na posouzení
shody se legislativou
– Současně využívá
mezinárodní standardy pro
nalézání efektivnějších
řešení

9. AUDIT JAKO SYSTÉMOVÝ PRVEK
• Nemá (téměř) smyls provést audit jako
jednorázový krok, a to bez ohledu na jeho
výsledek
• Procesy, prostředí i samotná organizace se v
čase mění, vyvíjejí, a na tyto změny musí
reagovat i systém spisové služby, proto je
nutné zavést jeho audit jako periodickou
aktivitu

10. INFORMATION AND RECORDS
MANAGEMENT SOCIETY

11. Kdo jsme …
Information and Records
Management Society –
Czech Republic Group, občanské
sdružení
www.irms.cz
Information and Records
Management Society, UK
www.irms.org.uk
Tomáš Bezouška, president
bezouska@irms.cz
• Otevřená platforma pro
odborníky a profesionály v
oblasti správy informací a
dokumentů a spisové služby
• Garant vzdělávacího systému
v oblasti správy dokumentů
• Certifikační autorita pro
systémy správy dokumentů a
spisové služby v organizacích
(audity shody se zákonem
499/2004 Sb., NSESSS a ISO
15489, ISO 30301)

12. Co děláme …
• Auditní schéma - komplexní
model pro audit systému
správy dokumentů a spisové
služby, založený na
kombinaci pohledu
prizmatem zákonů ČR
(zákon č. 499/2004 Sb.,
106/1999 Sb., 104/2000 Sb.,
ad.) a mezinárodních
standardů (ISO 15489,
ISO 30300, ISO 27000 ad.)
• Audit systému správy
dokumentů dle standardu
IRMS DMA
• Prověrka systému správy
dokumentů dle standardu
IRMS AuditScan
• Prověrka implementační
metodiky nástroje pro
správu dokumentů dle
standardu IRMS CVD

13. Co děláme …
• Slovník pojmů - Základní
pojmy z oboru správy
dokumentů podle legislativy
ČR a jejich výklad v kontextu
mezinárodních norem a
standardů.
• Systém vzdělávání -
akreditované kurzy pro
úředníky a vedoucí
pracovníky úřadů
• IRMS je akreditovanou
vzdělávací institucí (Institut pro
veřejnou správu Praha)
• Ve spolupráci s členy zajišťuje
akreditované vzdělávací kurzy
v programech pro úředníky a
pro vedoucí úředníky
• Rozvíjí portfolio vzdělávacích
akcí a připravuje spolupráci v
jednotlivých oborech s
relevantními akreditačními
středisky (IRVZ, JA, …)

14. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)
DĚKUJEME ZA POZORNOST.