Procesy správy dokumentů pohledem ISO norem (zejména ISO 15489 Informace a dokumentace - Správa dokumentů). Přednáška z konference eDoq aneb jak na správu digitálních dokumentů, pořádanou 20.4.2017 společností Evrofin v Praze.
Procesy správy dokumentů jsou v úřadech obvykle vnímány jako samozřejmé, lety dobře etablované mechanismy, kterým není třeba věnovat zvláštní péči. Současný trend elektronizace veřejné správy ovšem přináší celou řadu změn, a tak zavedené postupy ne vždy fungují, mění se legislativa i prostředí a požadavky na proces správy dokumentů a především vedení spisové služby je nutno opětovně promýšlet a upravovat. K tomu je však třeba efektivní nástroj. A tím je zevrubný audit celého systému správy dokumentů a spisové služby, který pomůže odhalit nejen nedostatky ve vztahu k zákonem daným povinnostem, ale také prostor pro efektivnější řešení a úspory času i nákladů.
Webinář: Ovládněte umění správy dokumentů ve vaší organizaciJaroslav Prodelal
Pokud chcete mít kontrolu nad oběhem dokumentů ve vaší organizaci, potom se zúčastněte webináře, který bude pojednávat o problematice správy firemních dokumentů v praxi. Webinář je určen pro ty, kteří ještě nevyužívají žádný podobný systém, ale i těm, kteří se současným nejsou spokojeni.
Na webináři budeme mluvit o nejčastějších úskalích efektivní správy dokumentů napříč různými organizacemi a odvětvími.
Představíme vám řešení M-Files DMS vhodné pro malé i velké organizace, které vám umožní vyřešit otázku správy dokumentů a vy tak budete mít kontrolu nad celým životním cyklem dokumentů. M-Files vám pomáhají i v těchto oblastech:
-Díky pracovním postupům (workflow) už se nestane, že by došlo k odeslání neschválené smlouvy, nebo že by byla zaplacena neschválená faktura.
-Budete moci přiřazovat dokumenty k vašim zákazníkům, dodavatelům a spolupracovníkům.
-Nebudete mít jeden dokumentu uložen několikrát na různých místech a snadno jej obnovíte, pokud jste ho omylem smazali.
-Ke všem dokumentům budete moc přistupovat odkudkoli.
-Řízení přístupových oprávnění zajistí přístup k dokumentům jen vyjmenovaným osobám. Tím pádem budete mít přehled o tom, kdo s jakým dokumentem pracoval a co s ním dělal.
-...a další funkce, díky kterým pro vás práce s M-Files bude příjemnou součástí každodenních povinností.
Program webináře
-Úskalí při správě dokumentů.
-Jak vybrat správné řešení pro správu doumentů.
-Představení produktu M-Files.
-Klíčové vlastnosti M-Files.
-Co řeší M-Files oproti jiným DMS systémům.
-Pro koho je M-Files vhodné řešení.
-Jak probíhá projekt zavádění DMS.
-Příklady licencování a ceny.
-Praktická ukázka.
Presentace IRMS CRG přednesená 20. 09. 2011 na konferenci Data Storage Workshop v Praze, zaměřená na vysvětlení důležitosti role Records Managera v organizaci a představení vzdělávacího konceptu IRMS.
Procesy správy dokumentů jsou v úřadech obvykle vnímány jako samozřejmé, lety dobře etablované mechanismy, kterým není třeba věnovat zvláštní péči. Současný trend elektronizace veřejné správy ovšem přináší celou řadu změn, a tak zavedené postupy ne vždy fungují, mění se legislativa i prostředí a požadavky na proces správy dokumentů a především vedení spisové služby je nutno opětovně promýšlet a upravovat. K tomu je však třeba efektivní nástroj. A tím je zevrubný audit celého systému správy dokumentů a spisové služby, který pomůže odhalit nejen nedostatky ve vztahu k zákonem daným povinnostem, ale také prostor pro efektivnější řešení a úspory času i nákladů.
Webinář: Ovládněte umění správy dokumentů ve vaší organizaciJaroslav Prodelal
Pokud chcete mít kontrolu nad oběhem dokumentů ve vaší organizaci, potom se zúčastněte webináře, který bude pojednávat o problematice správy firemních dokumentů v praxi. Webinář je určen pro ty, kteří ještě nevyužívají žádný podobný systém, ale i těm, kteří se současným nejsou spokojeni.
Na webináři budeme mluvit o nejčastějších úskalích efektivní správy dokumentů napříč různými organizacemi a odvětvími.
Představíme vám řešení M-Files DMS vhodné pro malé i velké organizace, které vám umožní vyřešit otázku správy dokumentů a vy tak budete mít kontrolu nad celým životním cyklem dokumentů. M-Files vám pomáhají i v těchto oblastech:
-Díky pracovním postupům (workflow) už se nestane, že by došlo k odeslání neschválené smlouvy, nebo že by byla zaplacena neschválená faktura.
-Budete moci přiřazovat dokumenty k vašim zákazníkům, dodavatelům a spolupracovníkům.
-Nebudete mít jeden dokumentu uložen několikrát na různých místech a snadno jej obnovíte, pokud jste ho omylem smazali.
-Ke všem dokumentům budete moc přistupovat odkudkoli.
-Řízení přístupových oprávnění zajistí přístup k dokumentům jen vyjmenovaným osobám. Tím pádem budete mít přehled o tom, kdo s jakým dokumentem pracoval a co s ním dělal.
-...a další funkce, díky kterým pro vás práce s M-Files bude příjemnou součástí každodenních povinností.
Program webináře
-Úskalí při správě dokumentů.
-Jak vybrat správné řešení pro správu doumentů.
-Představení produktu M-Files.
-Klíčové vlastnosti M-Files.
-Co řeší M-Files oproti jiným DMS systémům.
-Pro koho je M-Files vhodné řešení.
-Jak probíhá projekt zavádění DMS.
-Příklady licencování a ceny.
-Praktická ukázka.
Presentace IRMS CRG přednesená 20. 09. 2011 na konferenci Data Storage Workshop v Praze, zaměřená na vysvětlení důležitosti role Records Managera v organizaci a představení vzdělávacího konceptu IRMS.
Andrea Miranda - Archivematica a standardyLTP-portal-cz
Prezentace představuje základní standardy v oblasti LTP a certifikaci důvěryhodného digitálního úložiště a následně porovnává shodu systému Archivematicy s normou OAIS.
Presentace IRMS CRG přednesená 05. 04. 2011 na konferenci ISSS 2011, zaměřená na představení normy ISO 15489 a jejího přínosu pro standardizaci správy dokumentů v oragnizaci.
Marek Melichar - Zkušenosti se systémem ArchivematicaLTP-portal-cz
Marek Melichar se ve své prezentaci nejprve věnuje problematice digital preservation a poté shrnuje klady a zápory systému Archivematica, které byly zjištěny během testování v rámci projektu LTP-pilot.
Prezentace k projektu LTP Pilot, který má v ČR otestovat systém Archivematica. Projekt pořádá knihovna MUNI, MZK, a spolupracuje na něm i DU CESNET a možná i knihovna AV CR.
Cílem prezentace bylo podat přehledovou informaci o oblasti Digital preservation
Presentace na konferenci „Ochrana osobních údajů v éře digitalizace“ pořádané Asociací pověřenců ČR ve spolupráci s vedoucím Úřadu vlády ČR dne 29. 11. 2022 v Praze.
Presentace ze semináře IPSD ze dne 7.3.2018 na téma procesního přístupu ke spisové službě. V rámci presentace jsou představeny základy procesního přístupu k návrhu systému správy dokumentů v organizaci, obecných principů procesního modelování a řízení, stejně jako konkrétní ukázky procesních modelů spisové služby v souladu s platnou legislativou.
Přednášející: Tomáš Bezouška.
More Related Content
Similar to Tomáš Bezouška: Procesy správy dokumentů pohledem ISO norem
Andrea Miranda - Archivematica a standardyLTP-portal-cz
Prezentace představuje základní standardy v oblasti LTP a certifikaci důvěryhodného digitálního úložiště a následně porovnává shodu systému Archivematicy s normou OAIS.
Presentace IRMS CRG přednesená 05. 04. 2011 na konferenci ISSS 2011, zaměřená na představení normy ISO 15489 a jejího přínosu pro standardizaci správy dokumentů v oragnizaci.
Marek Melichar - Zkušenosti se systémem ArchivematicaLTP-portal-cz
Marek Melichar se ve své prezentaci nejprve věnuje problematice digital preservation a poté shrnuje klady a zápory systému Archivematica, které byly zjištěny během testování v rámci projektu LTP-pilot.
Prezentace k projektu LTP Pilot, který má v ČR otestovat systém Archivematica. Projekt pořádá knihovna MUNI, MZK, a spolupracuje na něm i DU CESNET a možná i knihovna AV CR.
Cílem prezentace bylo podat přehledovou informaci o oblasti Digital preservation
Presentace na konferenci „Ochrana osobních údajů v éře digitalizace“ pořádané Asociací pověřenců ČR ve spolupráci s vedoucím Úřadu vlády ČR dne 29. 11. 2022 v Praze.
Presentace ze semináře IPSD ze dne 7.3.2018 na téma procesního přístupu ke spisové službě. V rámci presentace jsou představeny základy procesního přístupu k návrhu systému správy dokumentů v organizaci, obecných principů procesního modelování a řízení, stejně jako konkrétní ukázky procesních modelů spisové služby v souladu s platnou legislativou.
Přednášející: Tomáš Bezouška.
Presentace z workshopu zaměřeného na konkrétní dopady Nařízení Rady Evropy eIDAS na elektronické systémy spisové služby, který seznamuje účastníky se situací po osmi měsících nabytí účinnosti eIDAS a upozorňuje na nejčastější chyby, kterých se původci v oblasti dokumentů v digitální podobě vzhledem k této směrnici dopouštějí.
Zabezpečení autenticity digitálních dokumentů. Přednáška z konference eDoq aneb jak na správu digitálních dokumentů, pořádanou 20.4.2017 společností Evrofin v Praze.
Digitální dokumenty a elektronické transakce v EU. Přednáška z konference eDoq aneb jak na správu digitálních dokumentů, pořádanou 20.4.2017 společností Evrofin v Praze.
Presentace ze semináře nazvaného Změny v Národním standardu a jejich dopad pro původce i dodavatele, který Institut pořádal v úterý 7. 3. 2017 a který se zaměřil především na představení změn v chystané nové verzi Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. V rámci semináře byla také představena koncepce Národního standardu, hlavní povinnosti původců a klíčové požadavky nejen na elektronické systémy spisové služby. Současně byly představeny hlavní změny, které jsou předmětem novely Národního standardu, jejíž vydání se očekává v dubnu 2017.
Presentace ze semináře zaměřeného na problematiku popisu procesů ve spisovém řádu a jejich schematického vyjádření. Tématem bude nejen rekapitulace požadavků na procesy, nejčastěji opakovaných nesrovnalostí z kontrol archivů, ale i grafické znázornění procesů správy dokumentů popisovaných zákonem, vyhláškou a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby.
Presentace ze semináře zaměřeného na problematiku nařízení eIDAS, především pak a poskytnutí zevrubné informace o dopadech zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce do problematiky správy dokumentů u veřejnoprávních původců, důsledky změn v oblasti elektronického podepisování dokumentů a dalších dopadů zejména na elektronické systémy spisové služby.
Sdružení IRMS CRG uspořádalo dne 17. 2. 2014 seminář s názvem "SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI". Setkání bylo zaměřeno na praktické řešení problematiky skartačního řízení. Presentace představila konkrétní kroky skartačního řízení zejména s ohledem na aktuální stav národního digitálního archivu..
Lektorem semináře byl ing. Stanislav Fiala, dlouholetý člen sdružení IRMS, metodik, lektor a spoluautor Slovníku základních pojmů v oblasti správy dokumentů.
Velké poděkování patří též spoluprezentátorům z Národního archivu, pánům Mgr. Zbyškovi STODŮLKOVI a Bc. Jiřímu BERNASOVI za jejich nezištné a velice zajímavé příspěvky.
Presentace z workshopu zaměřeného na připravované změny právních předpisů upravujících výkon spisové služby, která přináší ucelený přehled o chystaných změnách vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, i o dalších aspektech připravovaných změn.
Sdružení IRMS CRG uspořádalo dne 23. 10. 2014 seminář s názvem "ZABEZPEČENÍ AUTENTICITY (DIGITÁLNÍCH) DOKUMENTŮ". Setkání bylo zaměřeno na vysvětlení rozdílných přístupů k zabezpečení autenticity analogových a digitálních dokumentů. Lektorem semináře byla ing. Martina Macek, ředitelka projektu implementace elektronické spisové služby Ministerstva vnitra a vedoucí Oddělení řízení, metodiky a kontroly spisové služby Ministerstva vnitra.
Presentace z workshopu s ing. Martinou Macek, ředitelkou projektu implementace elektronické spisové služby Ministerstva vnitra a vedoucí Oddělení řízení, metodiky a kontroly spisové služby Ministerstva vnitra, zaměřeného na ozřejmení problematiky konverze dokumentů, jejich převodu a změny formátu elektronických dokumentů.
2. Představení IPSD
• Institut je profesní organizací sdružující specialisty na problematiku správy
informací a dokumentů v České republice.
• Hlavním cílem Institutu je podporovat a propagovat správné postupy správy a
řízení dokumentů a informací a usilovat o zlepšování standardů kvality v této
oblasti.
• Institut je akreditovanou vzdělávací institucí pro vzdělávání úředníků.
• Institut pro správu dokumentů jako jeden z principů své činnosti vidí
navazování úzkých vztahů s orgány státní a veřejné správy.
3. Semináře a školení IPSD
Datum Název semináře/školení Lektor Místo konání
10. 5. 2017
Změny v Národním standardu a jejich dopad pro původce i dodavatele
(Seminář)
Jan Frk Autoclub Praha
16. 5. 2017
Zveřejňování a nahlížení do dokumentů veřejnoprávních původců
(Seminář)
Stanislav Fiala
Tomáš Bezouška
Autoclub Praha
23. 5. 2017 Směrnice GDPR nejen v kontextu spisové služby (Seminář)
Miroslava
Matoušová
Autoclub Praha
24. 5. 2017
Vyhotovování jednoduchých a složitých utajovaných dokumentů dle
platné legislativy (Seminář)
Petr Fík Autoclub Praha
8. 6. 2017 Vše co jste chtěli vědět o eIDAS (a nebojte se zeptat; Seminář)
Martina Macek
Stanislav Fiala
Autoclub Praha
8. Normativní rámce správy dokumentů
• Česká legislativa
• Zákon 499/2004 Sb.,
o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška 259/2012 Sb.,
o podrobnostech výkonu spis. Služby
• Národní standard pro elektronické
systémy spisové služby
• Mezinárodní normy
• ISO 15489 Informace a dokumentace
– Správa dokumentů
• ISO 30300 Informace a dokumentace
– Systémy pro správu dokumentů
• MoReq – Modelové požadavky pro
správu dokumentů v digitální podobě
9. Normativní rámce správy dokumentů
• Česká legislativa
• Správa dokumentů je regulována
především v sektoru veřejné správy
• Normativní úprava řeší jak životní
cyklus dokumentů, tak správu
archiválií
• Mezinárodní normy
• Řeší správu dokumentů jako koncept
bez ohledu na typ organizace nebo
jednotlivce
• Řeší pouze životní cyklus dokumentů,
nezabývá se problematikou vzniku a
správy archiválií
• Uvádí problematiku správy
dokumentů do kontextu dalších
standardů, zejména integrovaného
systému řízení kvality (vazba na ISO
9000, 14000, 27000, …)
11. ISO 15489 Struktura normy
• Zásady pro správu dokumentů
• Dokumenty a systémy pro správu
dokumentů
• Dokument a metadata
• Systém pro správu dokumentů
• Zásady a odpovědnost
• Stanovení rolí
• Školení, monitorování
• Posouzení
• Co dokumentovat a na jak dlouho
• Nástroje pro správu dokumentů
• Procesy tvorby, zachycování a
správy dokumentů
• Vytváření dokumentů
• Zachycování dokumentů
• Třídění a indexování dokumentů
• Řízení přístupu
• Uchovávání dokumentů
• Využití a opakovaná použití
• Migrace a konverze dokumentů
• Vyřazování
12. ISO 15489: Zásady pro správu dokumentů
• Vytváření, zachycování a správa dokumentů tvoří nedílnou součást kteréhokoli typu
podnikání.
• Splňují-li požadavky na autenticitu, hodnověrnost, poctivost a použitelnost, jedná se o
věrohodné záznamy podnikatelské činnosti, bez ohledu na formu nebo strukturu.
• Dokument se skládá z obsahu a metadat popisujících kontext, obsah a strukturu
dokumentu, včetně postupů správy dokumentu v čase.
• Rozhodnutí týkající se vytváření, zachycování a správy dokumentů vycházejí z analýzy a
hodnocení rizik pracovních činností v kontextu dané podnikatelské činnosti a jejího
právního, regulatorního a společenského kontextu.
• Systémy pro správu dokumentů, bez ohledu na stupeň jejich automatizace, umožňují
aplikaci nástrojů a procesů pro tvorbu, zachycování a správu dokumentů. Jejich nastavení
vychází z definovaných zásad, povinností a požadavků na monitorování/hodnocení a školení
a jejich účelem je zajistit, aby dokumenty splňovaly veškeré požadavky.
13. ISO 15489: Vytváření a zachycování dokumentů
• Dokumenty jsou tvořeny, přijímány a zachycovány v rámci provádění
pracovních činností.
• Vyplyne-li z posouzení, že je pro splnění požadavků nutné dokumenty
uchovávat a spravovat po určitou dobu, je třeba příslušné dokumenty zanést
do systému pro správu dokumentů.
• Metadata dokumentující kontext dokumentu při jeho zachycení je třeba
uchovávat jako doklad dané transakce.
14. ISO 15489: Třídění a indexování dokumentů
• Díky třídění je možné přiřazovat dokumenty k jejich provoznímu kontextu.
• V průběhu své existence může být dokument zatříděn i několikrát. Dojde-li ke
změně zatřídění dokumentu, je třeba uchovat metadata o předchozím
zařazení.
• Pro usnadnění přístupu oprávněných agentů k dokumentům je také vhodné
provést indexaci metadat.
15. ISO 15489: Řízení přístupu a uchovávání dokumentů
• Přístup k dokumentům je třeba řídit za využití schválených procesů.
• Pravidla pro přístup k dokumentům mohou být nastavena pro poskytování
samotných dokumentů, metadat dokumentů, nebo redigovaných dokumentů
oprávněným uživatelům.
• Bez ohledu na formát a médium je dokumenty nutné uchovávat takovým
způsobem, který je ochrání před neoprávněným přístupem, změnou, ztrátou,
nebo zničením, včetně krádeží či katastrof.
16. ISO 15489: Využití, migrace a konverze
• Dokumenty musí být po celou dobu svého uchovávání použitelné.
• V procesních metadatech by měla být zaznamenávána též metadata o
postupech ke zvýšení použitelnosti dokumentů, jako například konverze.
• Volba formátu dokumentu při jeho tvorbě i rozhodnutí o případné konverzi či
migraci by měly být dány zajištěním použitelnosti dokumentu.
• Migrace či konverze by měly být předem naplánovány, zdokumentovány a
komunikovány interním i externím zúčastněným stranám.
• Postupy migrace či konverze mohou podléhat povinnému auditu, schválení či
certifikaci externím orgánem.
17. ISO 15489: Vyřazování
• Postupy při vyřazování dokumentů musí být v souladu s pravidly uvedenými v
platných skartačních řádech.
• Dokumenty a metadata je třeba uchovávat po dobu stanovenou v příslušném
skartačním řádu.
• Některá metadata bude třeba uchovávat nad rámec minimální lhůty pro
uchování s nimi souvisejících dokumentů. Takovýto požadavek musí být
zohledněn v nastavených procesech pro vyřazování dokumentů.
18. Děkuji za pozornost
Tomáš Bezouška
Institut pro správu dokumentů
bezouska@ipsd.cz
www.ipsd.cz
POŘADATEL PARTNEŘI